Как снизить операционные затраты во время кризиса

Изменения в законах для бизнеса с мая 2024 года. Читать статью >>>

В условиях финансового кризиса задача для владельцев бизнеса – не допустить технического дефолта и предотвратить кассовый разрыв, когда компания не способна выполнить обязательства перед партнерами и сотрудниками. Снижение затрат – один из способов адаптировать бизнес под новые реалии.

Важно четко понимать, на чем можно сэкономить, а какие расходы лучше не трогать, чтобы не довести компанию до банкротства. Для этого в первую очередь необходимо четко классифицировать существующие расходы.

Классификация операционных затрат

Все расходы компании можно разделить на:

• прямые – зависят от объема производства, выполненных услуг или работ;
• косвенные — включают общепроизводственные и общехозяйственные затраты, управленческие расходы.

Более узкая классификация предполагает следующую группировку:

1. Эффективные и неэффективные.

Эффективные — это производительные расходы, которые способствуют получению материальной выгоды от реализованной продукции, на изготовление которой были выделены средства.

Неэффективные – непроизводительные затраты, которые препятствуют получению прибыли. Включают различные виды потерь: брак, порча, хищение, недостачи, простои. Их рекомендуют сокращать в первую очередь.

2. Релевантные и нерелевантные.

К первым относятся денежные затраты, которые напрямую зависят от принимаемых руководством компании решений как альтернативные издержки. Нерелевантные от управленческих решений не зависят – например, расходы прошлых периодов.

3. Постоянные и переменные.

Переменные расходы прямо пропорциональны объемам производства. Чем больше компания выпускает продукции, тем выше затраты: покупка сырья, доставка продукции, оплата ГСМ и электроэнергии, зарплата рабочим. Постоянные никак не зависят от производственных процессов и возникают даже при простое предприятия: арендные и некоторые коммунальные платежи, зарплата администрации, проценты по кредитам.

Сократить расходы в кризис: отправить сотрудников на вынужденный простой, перевести на сокращенную ставку, оформить увольнение или неоплачиваемый отпуск так, чтобы трудовая инспекция не придралась — помогут эксперты аутсорсинга Главбух Асcистент. 

Читайте по теме:

• Что такое коммерческие расходы и как их учитывать
• Как правильно составить бюджет доходов и расходов 
• Расходы на продажу: как вести учет в бухбалансе

Экспертный блог для бизнеса.
Свежие материалы:

• Изменения в законах для бизнеса с мая 2024 года
• Как не попасть в черный список работодателей в 2024 году
• Список опасных операций для ООО и ИП в 2024 году
• Как компаниям и ИП безопасно переводить деньги физлицам
• Меры поддержки бизнеса в 2024 году

Пути снижения расходов: что можно и что нельзя 

Основное правило — сокращать по максимуму постоянные или фиксированные затраты. При уменьшении прибыли покрыть их будет сложнее. Переменные расходы зависят от объема продаж, поэтому их снижают по минимуму.

Фонд оплаты труда

Действующее законодательство допускает сокращение заработной платы работников в одностороннем порядке. Но: для снижения затрат на персонал нужны веские основания. Например, работодатель сумеет доказать, что экономические санкции негативно отразились на производственном процессе (ст. 72 ТК РФ).

Проще снизить зарплату по соглашению сторон – максимум на 30%. Допустимы ограничения в части поощрительных выплат. Пересмотрите условия назначения премий и бонусов и внесите изменения в локальные нормативные акты.

Часть работ в кризис выгоднее передать на аутсорс: опытные эксперты Главбух Ассистент возьмут на себя бухгалтерский и налоговый учет, помогут решить кадровые проблемы и окажут юридическую поддержку. Обойдутся услуги аутсорсера дешевле по сравнению со штатными сотрудниками. 

Сокращение штата

Работодатель вправе сократить количество работников, главное – соблюсти определенную законодательством процедуру. В первую очередь рекомендуют сокращать управленческий состав, сотрудников, не связанных напрямую с производством: офис-менеджеров, логистов, бухгалтеров. Сокращенным работникам необходимо выплатить выходное пособие и компенсацию. 

О том, как правильно сократить сотрудников, читайте в этой статье.

Важно! Если уволить сотрудника неправильно, тот может добиться по суду восстановления на работе и компенсации за моральный вред.

Чтобы не попасть на дополнительные расходы, доверьте сокращение штатов экспертам аутсорсинга Главбух Ассистент. Опытные кадровики грамотно оформят процедуру увольнения без последствий для вашей компании. А если у налоговой возникнут вопросы, помогут пройти проверку.  

Материалы и сырье

Экономия подразумевает несколько вариантов.

• Покупка более дешевых материалов – но не в ущерб качеству продукции. Это актуально для импортного сырья, дорожающего из-за роста курса доллара. Его желательно заменить материалами отечественного производства.
• Пересмотр условий действующих контрактов или поиск новых поставщиков, которые готовы предложить более выгодные условия.  
• Кооперирование с другими компаниями для закупки крупных партий у поставщика, чтобы получить скидку за объем.
• Переход на самостоятельное производство необходимого сырья или материалов.
• Внедрение ресурсосберегающих технологий.

Арендные платежи

Опишем примеры действий.

• Пересмотр условий текущего арендного договора.
• Переезд в другое помещение: дешевле, меньшей площади, в другом районе. Но учтите, что из-за неудачного расположения прибыль компании может сократиться еще сильнее.
• Сдача части арендованного помещения в субаренду, если это предусмотрено договором.
• Закрытие точек или производств, которые приносят минимальную прибыль.

Производственные затраты

Существует несколько способов снижения затрат на производство продукции.

• Внедрение методов бережливого производства – снижение объема брака, других потерь. Результата придется ждать долго, поскольку переход потребует изменения производственной культуры.
• Обновление оборудования – для повышения эффективности переработки сырья, сокращения энергетических расходов.
• Повышение эффективности учета и контроля использования запасов сырья, целевое использование отходов производства. Сокращаются производственные потери и расходы на хранение и утилизацию отходов.

Логистические расходы

Снижение логистических затрат требует комплексного подхода.

• Улучшение планирования перевозок, грамотное управление цепями поставок. Сведите к минимуму количество простоев транспорта, порожних рейсов, выстраивайте оптимальные маршруты.
• Усиление контроля на каждом этапе логистического процесса. Используйте системы мониторинга за транспортом, маршрутами движения, чтобы вовремя среагировать на отклонения от графика.
• Детальный учет транспортных расходов поможет избежать нецелевого использования автомобилей, слива ГСМ.

Для экономии также определите, когда выгодно использовать наемный транспорт, а когда — собственными силами.

Реклама и маркетинг

Пересмотрите рекламный бюджет, чтобы понять, на чем можно сэкономить. В кризис обычно урезают расходы на прямую рекламу – на ТВ и радио, персональные рассылки. Долгосрочные инструменты продвижения лучше не трогать из-за отложенного эффекта. Если сотрудничаете с рекламным агентством, попробуйте договориться о скидке или поищите более выгодные условия. Рассмотрите варианты оплаты по бартеру.

Важно! Сокращение расходов на маркетинг без предварительного анализа эффективности каналов грозит снижением потока клиентов и, соответственно, прибыли.

Читайте по теме:

• Как и зачем проводить анализ движения денежных средств компании 
• Прямые и косвенные затраты: как их разделять и учитывать 
• Как предпринимателю оценить затраты на персонал  

Снижение затрат на предприятии: пошаговая инструкция

Разработка стратегии по снижению расходов происходит в несколько этапов:

1. Наладьте систематический учет всех расходов. Соберите все затраты минимум за 6 месяцев – на всех точках, во всех подразделениях компании. К учету принимайте даже самые незначительные, например такси после встречи с клиентом. Распределите их по месяцам, способам оплаты, направлениям затрат.

2. Сгруппируйте расходы. Постоянные и переменные затраты проанализируйте по отдельности. Это поможет определить объем расходов, которая не зависит от количества продаж.

3. Определите приоритеты. Важно оценить, насколько каждая статья затрат важна для компании, для чего разделим расходы на группы:

• высокоприоритетные – затраты на основные процессы, без которых производство не сможет функционировать нормально: оборудование, сырье, материалы;
• приоритетные – существенное урезание может привести к сбоям в работе: программное обеспечение, маркетинг;
• допустимые – расходы, которые влияют на лояльность клиентов и сотрудников, например бесплатный кофе для посетителей, бонусы за хорошую работу;
• ненужные – лишние расходы, которые не влияют на прибыль и без которых можно обойтись.

4. Проведите анализ затрат от крупных к мелким.

• Отследите динамику по периодам. Определите причины, по которым статья затрат резко снизилась или выросла.
• Оцените, насколько сильно влияет каждая группа расходов на результат деятельности компании.
• По каждой статье примите решение: отказаться, уменьшить, изменить или оставить как было.
• Определив, по каким статьям возможно снижение затрат на предприятии, выберите самые эффективные методы для их сокращения. 

5. Спланируйте бюджет. Распределите имеющиеся ресурсы компании, учтите прогнозируемые поступления и выплаты. Это поможет увидеть бизнес в цифрах и понять, насколько ожидаемые результаты соответствуют фактическим показателям.

6. Составьте схему действий. После тщательного анализа вы получаете полный список сгруппированных по категориям затрат и решения по оптимизации каждой группы. На этом этапе необходимо определить, когда и в какой последовательности эти решения будете воплощать.