Направили сотрудника в командировку? Узнайте, как правильно оформить документы, какие правила применяются для расчета суточных, как их выдать и облагаются ли они налогом.
Что такое командировка
Понятие служебной командировки закреплено в статье 166 ТК РФ. Согласно определению законодательства, командировка — это поездка сотрудника на определенный срок по распоряжению работодателя для выполнения поручения вне места постоянной работы. При этом местом постоянной работы следует считать место расположения предприятия или обособленного структурного подразделения, работа в котором определена трудовым договором с сотрудником.
В течение всего времени служебной поездки за сотрудником сохраняется место работы и средний заработок. Руководство обязано возместить все расходы, связанные с командировкой.
Сохраните ссылку! Сократить издержки на сотрудников, аренду и налоги поможет бухгалтерский аутсорсинг «Главбух Асcистент». Здесь умеют использовать все последние изменения в законе, чтобы снизить расходы бизнеса. Сравните, насколько сейчас это стало выгоднее, чем держать штатного бухгалтера.
Направить в командировку можно в другую организацию, в другой город или в регион, расположенный вне территории работодателя. Если работа сотрудника изначально носит разъездной характер, то служебные поездки не будут признаны командировкой. Так, стюардессам, проводникам на железной дороге, курьерам не потребуется оформлять командировку при отправке в рейс, если условие об этом прописано в трудовом договоре с сотрудником.
Читайте также: Разъездной характер работы и командировка отличия
Кого нельзя направить в командировку
В командировку нельзя направить следующие категории сотрудников:
- беременных на основании статьи 259 ТК РФ;
- несовершеннолетних, к исключению относятся представители творческих профессий и профессиональные спортсмены;
- внештатников, которые оформлены по гражданско-правовым договорам, так как отношения с ними не регулирует ТК РФ;
- работающих по ученическим договорам, если поездка не связана с ученичеством.
Таких сотрудников нельзя отправить даже в однодневную поездку.
Обратите внимание! Полезный сервис для ИП и ООО: аутсорсинг бухгалтерии. В каждый тариф включены бухгалтер, кадровик, юрист и возможность проверки контрагентов. При подключении в этом месяце - подарок. Подробности здесь.
Другой запрет касается сотрудников с семейными обязательствами. Их можно отправить в поездку только после получения письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний. Так, в служебную командировку нельзя без письменного согласия направлять:
- лиц с детьми до трех лет;
- родителей, опекунов детей-инвалидов;
- тех, кто ухаживает за престарелыми и больными родственниками;
- одиноких родителей.
В отношении иностранцев и лиц, временно пребывающих на территории России, также действует особый порядок. Законодательство запрещает им работать в регионах, на которые не распространяется разрешение или патент. Поэтому отправить их в другой регион можно только в том случае, если должность присутствует в пункте 1 перечня, утвержденного приказом Минздравсоцразвития № 564н. В таком случае командировать иностранца можно на срок, не превышающий 10 дней. Если должность специалиста не включена в указанный перечень, его командировка будет считаться незаконной.
Читайте также: Командировка начинается в выходной, как оплатить ее работнику
Командировка: порядок оформления документов
С 8 января 2015 года действуют новые правила, упрощающие оформление командировки. Работодатель может не составлять задание и не выдавать работнику командировочное удостоверение. В свою очередь работник не обязан составлять отчет о проделанной работе по возвращению. Отменена и норма о ведении журналов учета командированных. Теперь для оформления достаточно издать приказ, применяя:
- унифицированную форму № Т-9;
- или самостоятельно разработанный образец.
Читайте также: Как составить авансовый отчет по командировке: образец
Правда, при этом может возникнуть вопрос: если нет задания, где прописать цель отъезда? И если не нужно командировочное удостоверение, чем подтвердить срок нахождения в командировке?
Оказывается, все достаточно просто. В соответствии со статьей 166 ТК РФ, указывать цель поездки нужно для подтверждения ее делового характера. Работодатель вправе самостоятельно решить, в каких документах отразить эту информацию. Цель можно внести в приказ и ознакомить с ним работника под расписку. Срок отсутствия на рабочем месте подтвердить проездными документами.
Читайте также: Форма Т-10а. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. Как правильно заполнить
Смотрите, как оформить командировку на рисунке
Рассмотрим в пошаговом формате, как оформить командировку:
Шаг 1. Издать приказ
Шаг 2. Составить служебное задание и заполнить командировочное удостоверение
С 8 января 2015 года работодатели могут это не делать. Вместо задания и удостоверения можно составить служебную записку, отразив в ней цель и характер командировки или прописать это в приказе.
Шаг 3. Выплатить командировочные
В расходы входит:
- проезд,
- аренда жилья,
- суточные,
- другие суммы, которые согласованы с работодателем.
Шаг 4. Заполнить журнал учета командированных
Журнал учета заполнять необязательно, однако это полезный инструмент для работодателя. Он позволяет четко зафиксировать время отъезда и приезда. Форма журнала утверждена приказом Минздравсоцразвития от 11.09.2009 № 739н.
Шаг 5. Отразить поездку в табеле учета рабочего времени
Для служебных поездок применяют код «К» или «06», если используется табель учета унифицированной формы. Применяя самостоятельно разработанные образцы табеля, допускается использовать коды, утвержденные работодателем.
Читайте также: Начисление командировочных индивидуальному предпринимателю
Командировка: как рассчитать и выдать суточные, облагаются ли они налогом
За все дни командировки работнику выплачивают средний заработок и суточные, которые относятся к дополнительным расходам, связанным с проживанием вне постоянного места жительства. С учетом абзаца 3 части первой статьи 168 суточные выплачивают:
- за каждый день командировки;
- за нерабочие праздничные и выходные дни, а также за дни нахождения в пути;
- за время вынужденной остановки в пути.
При однодневных командировках выплата суточных производится только в том случае, если это предусмотрено локальными нормативно-правовыми актами.
Читайте также: Как уволить сотрудника, который прогуливал в командировке
Командировка по России и за границу: размер суточных
Руководство компании может самостоятельно определить размер суточных. Его закрепляют в локальных нормативно-правовых актах, например, в Положении о командировках.
Если размер суточных от 700 рублей (по территории РФ) до 2500 рублей (при поездках за границу), с этой суммы не придется платить НДФЛ. Но это не значит, что можно устанавливать только указанные суммы. Как такового лимита суточных нет, но с превышающих сумм придется оплатить НДФЛ.
Обратите внимание! Законно экономить на налогах до 400 000 рублей в год помогут специалисты «Главбух Ассистент». Узнать, как это работает, можно здесь.
По возвращению из командировки работник в течение трех дней предоставляет работодателю:
- авансовый расчет обо всех израсходованных суммах;
- окончательный расчет по выданному авансу перед отъездом.
Необходимо учитывать, что средний заработок сотрудника, сохраняемый за ним все время командировки, облагается НДФЛ. Не облагают НДФЛ в полной сумме расходы на проезд, сборы за услуги аэропортов, провоз багажа (п. 3 статьи 217 НК РФ). Но при отсутствии документов, с помощью которых можно подтвердить расходы на проезд, вся сумма облагается НДФЛ.
