Подписан закон, разрешающий перевести трудовые договоры и другие кадровые документы в электронный вид. Какая электронная подпись подойдет работнику, а какая — работодателю.
Изменения в законах для бизнеса с мая 2024 года. Читать статью >>>
Для подписания кадровых документов работодателю будет нужна усиленная электронная подпись. Конкретный вид подписи будет зависеть от того, какую систему электронного документооборота (СЭД) использует организация и какой кадровый документ должен подписать работодатель.
Если компания использует портал «Работа в России». В этом случае все кадровые документы работодатель может подписывать усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью.
Если компания использует свою или покупную СЭД. В этом случае базовые документы подписывать нужно будет усиленной квалифицированной электронной подписью. К базовым относятся следующие документы:
- трудовые договоры,
- договоры о материальной ответственности,
- ученические договоры,
- договоры об образовании и допсоглашения к ним,
- приказы о дисциплинарных взысканиях,
- уведомления об изменении условий трудового договора.
Все остальные кадровые документы работодатель вправе подписывать или усиленной квалифицированной электронной подписью, или усиленной неквалифицированной электронной подписью. Второй вариант подписи можно использовать, если она получена с помощью инфраструктуры электронного правительства или порядок проверки подписи определили в соглашении между работником и работодателем.
Для подписания кадровых документов работнику потребуется простая или усиленная электронная подпись. Конкретный вид подписи будет зависеть от того, какую систему электронного документооборота (СЭД) использует организация и какой кадровый документ должен подписать сотрудник.
Если компания использует портал «Работа в России». В этом случае работник может использовать любую подпись: усиленную квалифицированную, неквалифицированную, а также простую. Использовать неквалифицированную электронную подпись сотрудник может, если она оформлена через инфраструктуру электронного правительства. Простую подпись можно использовать, если работник получил электронный ключ лично, например, через портал Госуслуги.
Если компания использует свою или покупную программу. В этом случае для подписания базовых документов сотруднику потребуется усиленная квалифицированная или неквалифицированная электронная подпись. Все остальные кадровые документы он вправе подписать простой подписью, а также усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписью.
Усиленной неквалифицированной подписью работник может пользоваться, если ее оформили через инфраструктуру электронного правительства или порядок проверки подписи определили в соглашении между работником и работодателем. Простой электронной подписью документы можно подписывать, если в дополнительном соглашении с работодателем оговорены правила, как определить лицо, которое подписывает документ, а также требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи.
Все нужные документы за вас оформят в аутсорсинге Главбух Ассистент. Сравните, насколько сейчас это стало выгоднее, чем держать штатного бухгалтера
Актуально сейчас:
- Как получить бесплатную электронную подпись от ФНС
- Пять способов снизить налоги, о которых часто забывают
- Как бухгалтеры разоряют компании и что делать, чтобы обезопасить себя
