Закон позволяет работодателям хранить копии документов сотрудников, содержащие персональные данные. Но при выполнении двух условий.
При приеме на работу сотрудник обязан предъявить кадровику оригиналы документов, подтверждающие его стаж и квалификацию. Полный перечень приведен в статье 65 ТК РФ. Копии документов, которые предъявил сотрудник, работодатель вправе хранить в его личном деле при наличии письменного согласия сотрудника на обработку и хранение его персональных данных.
И второе условие — хранить можно лишь копии документов, которые относятся к работе.
Поэтому проверьте папки с личными делами сотрудников, удалите и уничтожьте копии следующих документов:
- паспорта;
- карточки СНИЛС или свидетельства АДИ-РЕГ;
- военного билета;
- диплома об образовании;
- свидетельств о заключении и расторжении брака, о рождении ребенка, о перемене имени.
Эти документы после проверки и внесения данных в личную карточку, кадровик обязан вернуть сотруднику (ст. 65 ТК, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № А53-12557/2013).
Если проверка Роскомнадзора обнаружит копии этих документов в личных делах, работодателя оштрафуют на сумму от 30 тыс. до 50 тыс. руб. Копии документов обяжут уничтожить (ст. 13.11 КоАП, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 № А53-10287/2013, от 21.04.2014 № А53-13327/2013).
Срок уничтожения копий — 30 дней с даты, когда достигли цели обработки данных (информация Роскомнадзора от 25.09.2015). Например, если в деле осталась копия справки о рождении ребенка, а пособие уже выплатили. Копия должна быть уничтожена в течение месяца.
Способ, которым должен быть уничтожен ставший ненужным документ, законом не установлен. Работодатель может установить его своим ЛНА (п. 4 ст. 21 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
Все нужные документы за вас оформят в аутсорсинге Главбух Ассистент. Сравните, насколько сейчас это стало выгоднее, чем держать штатного бухгалтера
Сегодня актуально: