Финансовая страховка от бухгалтерских ошибок       Бесплатная регистрация ООО   |   ИП       4 способа сэкономить на налогах       Бесплатный доступ в сервис для автоматизации бизнеса
Новый Бизнес.Ру

Кто подписывает УПД

21 июня 2019
423
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

Кто подписывает УПД?

Ответ

В УПД ставят свои подписи:

  • руководитель и главный бухгалтер организации – продавца или исполнителя;
  • сотрудники, ответственные за передачу или приемку товаров, работ или имущественных прав;
  • сотрудники, ответственные за правильность оформления сделки, – как со стороны продавца, так и со стороны покупателя.

Подписи продавца и покупателя в УПД

Строка УПД

Что указать

Заполняет продавец

«Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал»

Должность сотрудника, ответственного за отгрузку или уполномоченного действовать по сделке от имени экономического субъекта. Нужна его подпись с фамилией и инициалами. Если этот сотрудник одновременно подписывает счет-фактуру от имени руководителя или главного бухгалтера, в этой строке можно указать только сведения о его должности и фамилии, имени и отчестве без повторения подписи

«Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни»

Должность сотрудника, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны продавца, его подпись с фамилией и инициалами. Подпись можно не повторять, если это сотрудник, который уже расписался за руководителя или главбуха или по строке «Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал». В этом случае можно указать только сведения о должности, фамилию и инициалы.

Если за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, введите в УПД дополнительную строку для должности, Ф. И. О. и подписи второго ответственного лица

Заполняет покупатель

«Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял»

Должность сотрудника, который получил товар или уполномочен принимать услуги, результаты работ либо имущественные права от имени покупателя или заказчика. Нужна подпись, фамилия и инициалы

Передача права подписи УПД

Вместо руководителя и главбуха УПД могут подписать другие лица, уполномоченные на это приказом руководителя или доверенностью от имени организации.

Типовых образцов для приказов (распоряжений) нет. Приказ можно составить в произвольной форме. В нем руководитель или главбух должны передать право подписи, и должны быть образцы подписей этих сотрудников. В приказе можно установить срок, в течение которого уполномоченный сотрудник вправе подписывать документы. Можно предусмотреть, кто имеет право подписи вместо уполномоченного сотрудника на период его болезни или отсутствия по другим причинам.

Уполномоченные сотрудники заверяют счета-фактуры своими подписями двумя вариантами:

  • В реквизитах «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» уполномоченные лица ставят личные подписи, а в расшифровке Ф. И. О. указывают свои фамилии и инициалы.
  • Путем внесения в УПД дополнительных строк с указанием в них реальных должностей уполномоченных лиц и расшифровку их фамилий и инициалов.

Бывает, что первый и второй экземпляры одного и того же документа подписали разные уполномоченные лица. Право на вычет сохраняется у покупателя и в этом случае (Письмо Минфина 03.07.2013 № 03-07-15/25437). Данное письмо о счетах-фактурах, но такие же выводы можно применять и к УПД.

Комплекс полномочий по подписи УПД 

Подписывать документы с обеих сторон вправе как разные лица, так и лица, наделенные комплексом полномочий (Письмо ФНС от 23.09.2016 № ЕД-4-15/17910). Можно предоставить право расписываться в УПД двум лицам: бухгалтеру, который совмещает полномочия руководителя, главбуха, лица, ответственного за правильность оформления факта хозяйственной жизни и другой сотрудник, который выполняет функцию фактического приемщика-сдатчика и подтверждает принятие или сдачу товаров, услуг.

Не будет нарушением если руководитель возложит весь комплекс полномочий по подписанию УПД на одного сотрудника.

Копии документов о полномочиях для покупателей

Продавец не обязан представлять покупателю копии документов о полномочиях сотрудников подписывать УПД. Налоговая инспекция может затребовать у продавца документы о сотрудниках, уполномоченных подписывать УПД, проверяя вычеты по НДС у покупателя.

При проверке инспекторы применяют к УПД такие же правила, как и к счетам-фактурам. Если окажется, что документов о передаче права подписи нет, инспекторы могут поставить под сомнение законность вычетов по НДС. Если в дополнение к этому они найдут другие доказательства фиктивности сделки, то вычеты снимут. Поэтому копии документов о праве сотрудников подписывать счета-фактуры контрагентам по их запросу лучше представлять (п. 8 ст. 88, п. 12 ст. 89, ст. 93.1 НК РФ, Письмо ФНС от 09.08.2010 № ШС-37-3/8664).

Сам по себе факт подписи УПД неустановленными или неуполномоченными лицами не повод для отказа в вычетах. Но он может служить одним из доказательств, при наличии других признаков (ст. 54.1 НК РФ). Раньше инспекторы руководствовались понятием необоснованной налоговой выгоды из Постановления Пленума ВАС от 12.10.2006 № 53 и были случаи, когда суды признавали незаконность вычетов по НДС, если не было документов о полномочиях сотрудников подписывать счета-фактуры (Постановление Президиума ВАС от 11.11.2008 № 9299/08).

Расшифровки подписей

Подписи руководителя и главбуха организации-поставщика должны быть расшифрованы. Достаточно указать полностью только фамилии должностных лиц, а имена и отчества можно обозначить инициалами (Порядок оформления счетов-фактур Приложение 1 к Постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137). 

Если расшифровок нет, возможны такие же проблемы, что и при отсутствии подписей в УПД и счетах-фактурах. Инспекторы могут посчитать, что документы подписаны неустановленными лицами, а это один из признаков того, что сделка фиктивная, а вычеты по НДС незаконные.

Подписи в электронных УПД

Электронные УПД подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя или уполномоченного лица. Реквизит «Главный бухгалтер (подпись) (Ф. И. О.)» не нужен (п. 6 ст. 169 НК РФ, п. 8 Приложения 1 к Постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137, п. 1.5 Порядка, утвержденного Приказом Минфина от 10.11.2015 № 174н).

Документы, заверенные электронной подписью, которые прислал контрагент, нужно подписать таким же способом. Распечатывать электронную «первичку» и ставить на ней собственноручную подпись нельзя. В таком случае инспекторы посчитают, что документ подписала только одна сторона. Контрагенты должны подписывать первичные документы одним способом: либо живыми подписями с обеих сторон, либо электронными подписями (ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ,  Письмо ФНС от 23.04.2018 № ЕД-4-15/7760).

Читайте также: Усиленная квалифицированная электронная подпись – что это такое и как получить?

Факсимильные подписи

На УПД недопустимы. УПД и счета-фактуры с такими подписями не равнозначны счетам-фактурам, которые подписаны руководителем и главбухом лично. Поэтому принимать НДС к вычету по документу с факсимильной подписью нельзя (Письмо Минфина от 27.08.2015 № 03-07-09/49478, Постановление Президиума ВАС от 27.09.2011 № 4134/11).

Если УПД составляет предприниматель, то подписать документ может либо он сам, либо человек, которому предприниматель выдал доверенность. В обоих случаях в УПД указываются реквизиты свидетельства о госрегистрации предпринимателя. Электронную счет-фактуру ИП заверяет своей усиленной квалифицированной электронной подписью.

×
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.