Финансовая страховка от бухгалтерских ошибок       Бесплатная регистрация ООО   |   ИП       4 способа сэкономить на налогах       Бесплатный доступ в сервис для автоматизации бизнеса
Новый Бизнес.Ру

Списание ГСМ по топливным картам

14 июня 2019
34
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

Компания покупает автомобили для работы сотрудникам, работникам по договорам подряда, ИП для оказания услуг компании. Все авто в разных городах. Компания заводит топливные карты для оплаты ГСМ, которые также выдаются ИП, использующих свой личный транспорт для нужд компании. Какие документы нужно оформить со штатным сотрудником, с работником по ГПХ, с ИП, чтобы принять к учету все расходы по обслуживанию автомобилей компании, списывать ГСМ, но одновременно перенести ответственность на водителя (как физ. лицо) в случае нарушения правил, возникновения чрезвычайных ситуаций, ДТП?

Ответ

Оформите передачу приказом о закреплении за сотрудником автомобиля.

При получении сотрудником автомобиля составьте акт приема-передачи. В договоре с физ. лицом или с индивидуальным предпринимателем пропишите, что ваша организация обеспечивает исполнителя автотранспортом для выполнения работ (оказания услуг). Передачу физлицу (предпринимателю) автомобиля оформите актом приема-передачи. Физлицо или предприниматель, управляющий автомобилем, должен быть вписан в полис ОСАГО автомобиля.

Оформление расходов на ГСМ

В договоре с исполнителем пропишите, что услуги оказываются иждивением заказчика – заказчик обязуется предоставлять ГСМ для оказания услуг путем передачи топливной карты.

Ваша организация может учесть расходы на ГСМ на основании первичных документов на покупку топлива, полученных от поставщика ГСМ, отчета исполнителя (физ. лица или предпринимателя) об использовании ГСМ и копий первичных документов исполнителя, подтверждающих расходование ГСМ (путевых листов и кассовых чеков на покупку ГСМ). Таким образом, заправка исполнителем автомобилей будет подтверждена кассовыми чеками, а расход ГСМ – путевыми листами.

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (п. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК). Для подтверждения используйте путевые листы. Типовые формы путевых листов, которые применяют при эксплуатации грузовых и легковых автомобилей, утверждены постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78.

Порядок заполнения путевых листов приведен в разделе 2 Указаний, утвержденных постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78, и в разделе 3 Порядка, утвержденного приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152. Эти правила требуют заполнить реквизиты, которых нет в унифицированных формах путевых листов:

  • дата и время предрейсового и послерейсового медосмотров водителя. Проставляет медработник, который проводил осмотр. Эти данные он заверяет своей подписью с указанием Ф. И. О. или соответствующим штампом;
  • дата и время предрейсового контроля автомобиля. Проставляет контролер технического состояния автотранспортных средств, который проводил осмотр. Эти данные он заверяет своей подписью с указанием Ф. И. О.

Добавьте эти реквизиты в унифицированную форму или предусмотрите их в самостоятельно разработанном бланке (п. 8, 12 Порядка, утвержденного приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152).

Читайте также: Путевые листы: правила заполнения в 2019 году

Стандартная ситуация, когда исполнитель оказывает услуги или выполняет работу иждивением заказчика. Но оформить документально такое иждивение можно по-разному: включить расходы в цену договора, оформить отдельное возмещение затрат или оплатить их непосредственно третьим лицам. С экономической точки зрения это равноценные варианты, поскольку расходы несет именно заказчик. А вот налоговые последствия будут разные.

Речь идет о командировочных, транспортных расходах, затратах на хранение, страхование и т. д. Обычно стороны договариваются о сумме компенсации без учета НДС, так как этот налог исполнитель возместит из бюджета.

При оплате расходов непосредственно третьим лицам ответственность за пороки в документах несет заказчик. Максимальный контроль за действиями исполнителя дает вариант, когда заказчик оплачивает расходы третьим лицам. В этом случае документы выставляются на имя заказчика, исполнитель в них даже не упоминается.

Учет у исполнителя

Расходы в учете исполнителя не отражаются. Лишь в отчете он обосновывает необходимость тех или иных затрат и их связь с исполнением договора. Соответственно налоговых потерь он не несет.

Учет у заказчика

Компания признает сумму расходов в налоговом учете и принимает к вычету «входной» НДС. Главное, подтвердить их экономическую обоснованность. Для этого нужен подробный отчет исполнителя о том, зачем нужны были те или иные траты.

Без надлежащего обоснования налоговики могут отказать в признании расходов. Особенно если они произведены в интересах физ. лиц — работников компании-исполнителя. Такое возможно при компенсации командировочных расходов на проживание и проезд. Кроме того, если при проверке инспекторы обнаружат недочеты в документах, то претензии они предъявят именно заказчику.

×
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.