Финансовая страховка от бухгалтерских ошибок       Бесплатная регистрация ООО   |   ИП       4 способа сэкономить на налогах       Бесплатный доступ в сервис для автоматизации бизнеса
Новый Бизнес.Ру

Документы юридического лица после ликвидации

3 июня 2019
13
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

Что делать с отчетностью и первичкой после ликвидации юр. лица, кто несет ответственность за хранение, когда можно утилизировать документы, в каких случаях нужно предоставить документы?

Ответ

Первичка после ликвидации

Ответственность за первичные документы и отчетность после принятия решения о ликвидации несет ликвидационная комиссия.

Сначала она должна провести экспертизу всех документов организации и выявить среди них архивные.

К архивным документам, в частности, относятся:

  • бухгалтерские документы (первичные документы, регистры бухучета, бухгалтерская отчетность и др.);
  • документы по личному составу (личные дела, трудовые договоры, лицевые счета и др.);
  • другие архивные документы.

Документы, срок хранения которых истек, ликвидационная комиссия может уничтожить.

Архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, ликвидационная комиссия передает в упорядоченном состоянии на хранение в государственный или муниципальный архив. При передаче дел оформляется опись и акт приема-передачи (п. 10 ст. 23 ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации»).

За неисполнение обязанности по сдаче документов в архив членам ликвидационной комиссии грозит штраф в соответствии со статьей 13.25 КоАП РФ.

Утилизация документов     

Документы подлежат утилизации после истечения сроков их хранения.

Предоставление документов ликвидационной комиссией

Из вопроса не совсем понятно, о какой обязанности по передаче документов и кому идет речь.

Если это касается запросов налоговой, то после завершения процедуры ликвидации и исключения компании из ЕГРЮЛ организация не обязана представлять инспекции какие-либо сведения и документы.

Сроки хранения документов

Срок, в течение которого нужно хранить документы, зависит от их вида. Если уничтожите бумаги раньше, организации грозят штрафы и доначисления.

Вид документа

Срок хранения

Основание

Финансовые документы

Документы на открытие, закрытие, переоформление расчетных счетов

5 лет

Стр. 334 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Договоры банковского счета

5 лет после окончания срока действия договора

Стр. 337 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Кредитные и заемные договоры

Документы, подтверждающие предоставление средств

5 лет после полного исполнения обязательств**

Стр. 340 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Протоколы, постановления, решения:

 

Стр. 18 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

– общих собраний акционеров и пайщиков, совещаний у руководителя организации

Постоянно

– собраний структурных подразделений организации

5 лет

Списки лиц, имеющих право:

– на дивиденды

–участие в общем собрании акционеров

Постоянно

Стр. 151 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Переписка о размещении акций, вкладов

5 лет

Стр. 341 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Переписка о начислении дивидендов

5 лет

Стр. 342 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Ведомости на выдачу дивидендов

75 лет

Стр. 419 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Бухучет и отчетность

Бухгалтерская отчетность

 

Стр. 351, 352 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ

– сводная годовая (консолидированная)

Постоянно

– годовая

Постоянно

– квартальная

5 лет (если нет годовых – постоянно)

– месячная

1 год (если нет квартальных, годовых – постоянно)

Аудиторские заключения

5 лет после отчетного года

По годовой бухотчетности – постоянно

Стр. 408 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ

Документы учетной политики

5 лет после окончания года, в котором они последний раз использовались в учете и для составления бухгалтерской отчетности

Стр. 360 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ

Первичные документы и приложения к ним:
– кассовые документы и книги
– банковские документы
– корешки банковских чековых книжек
– авансовые отчеты и др.

5 лет после отчетного года

Стр. 362 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ

Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на зарплату и другие выплаты

5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)*

Стр. 412 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Документы о дебиторской и кредиторской задолженности

5 лет**

Стр. 379 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Регистры бухучета

5 лет после отчетного года

Стр. 361 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ

Документы о недостачах, растратах, хищениях

5 лет**

Стр. 410 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Документы о приеме выполненных работ

 

Стр. 456 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

– по договорам на работы, относящиеся к основной деятельности

5 лет после истечения срока действия договора**

– по трудовым договорам, договорам подряда

5 лет

Если нет лицевых счетов:
– 50 лет, если документы оформлены начиная с 2003 года

– 75 лет, если оформлены до 2003 года*

– по остальным гражданско-правовым договорам

5 лет после истечения срока действия договора

Налоговый учет и отчетность1

Документы по НДС

счета-фактуры, их заверенные копии для комитентов, принципалов инвесторов

книги покупок, продаж, доплисты к ним, журнал учета счетов-фактур

таможенные декларации (их заверенные копии), платежно-расчетные документы на уплату НДС при импорте

заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов (их заверенные копии), платежно-расчетные документы об уплате НДС при импорте с территории ЕАЭС

заполненные бланки строгой отчетности (их копии) при приобретении услуг по найму жилых помещений и услуг по перевозке работников в период служебной командировки

документы на передачу имущества, НМА, имущественных прав (их нотариально заверенные копии) с суммами восстановленного НДС по п. 3 ст. 170 НК

первичные документы на уменьшение стоимости приобретенных товаров, работ, услуг, имущественных прав в целях восстановления НДС по подп. 4 п. 3 ст. 170 НК

сводные документы по операциям за календарный месяц (квартал), которые подлежат регистрации в книге продаж. Например, бухгалтерская справка-расчет для восстановления суммы НДС по ст. 171 (1) НК

4 года с даты последней записи

Стр. 368 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК

Абз. 4 п. 24 приложения 4 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137

Абз. 4 п. 22 приложения 5 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137

Абз. 5 п. 13 приложения 3 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137

П. 11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137

Налоговые регистры

5 лет**

Стр. 382 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Документы:

– об освобождении от уплаты налогов и сборов

– предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в них

5 лет**

Стр. 384 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Декларации (расчеты) организаций по всем видам налогов

5 лет**

Стр. 392 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Сведения о доходах физических лиц

5 лет

Если нет лицевых счетов:
– 50 лет, если документы оформлены начиная с 2003 года
– 75 лет, если оформлены до 2003 года*

Стр. 396 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Реестры сведений о доходах физических лиц

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)*

Стр. 397 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Книги учета доходов и расходов по УСН

В течение всего срока существования организации, регистрации предпринимателя

Стр. 401 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Документы о налоговых льготах для региональных инвестиционных проектов

6 лет

П. 3 ст. 89.2 НК

Страховые взносы

Документы, подтверждающие расчет и уплату взносов

6 лет

Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК

 

Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК

Расчеты по взносам на ОПС

5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)*

Стр. 395 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Расчет в ФСС, которые отправлены по ТКС

5 лет с момента принятия ФСС

Пункты 5.2, 6.2 и 6.3 Технологии приема расчетов, утвержденной приказом ФСС от 12.02.2010 № 19

Квитанция о получении расчета или о его получении с ошибками

5 лет после завершения процедуры приема расчета в ФСС

Сертификаты ключей подписи

В течение всего периода хранения электронных документов в архивном хранилище, но не менее чем за 5 лет, предшествующих текущему году

Кадровые документы

Документы по личному составу (трудовые договоры, личные карточки сотрудников, лицевые карточки, счета работников)

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)***

Стр. 657, 658 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)

На руководителей – постоянно

На сотрудников – 75 лет** либо

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)***

Стр. 656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

5 лет

При тяжелых и опасных условиях труда – 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)*

Стр.586 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Правила трудового распорядка

1 год после замены их новыми

Стр. 773 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Графики предоставления отпусков

1 год

Стр. 693 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Штатные расписания и изменения к ним

 

Стр. 71 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

– по месту разработки или утверждения

Постоянно

– в других организациях

3 года после замены новыми

Подлинные личные документы сотрудников (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения и др.)

До востребования

Невостребованные – 50 лет; 75 лет – если оформлены до 2003 года*

Стр. 664 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Документы по командировкам (служебные задания, отчеты, переписка)

5 лет (по долгосрочным зарубежным командировкам – 10 лет)**

Стр. 669 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Командировочные удостоверения***

5 лет после возвращения из командировки

Для командированных в районы Крайнего Севера и приравненных к ним местностям – 50 лет; 75 лет – если оформлены до 2003 года*

Стр. 668 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Документы о несчастных случаях на производстве

45 лет

Ч. 6 ст. 230, ч. 2 ст. 230.1 ТК

Документы по ККТ

Кассовый чек

Бланк строгой отчетности

6 месяцев со дня их выдачи на бумажном носителе

П. 8 ст. 4.7 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ

Книга кассира-операциониста

Документы, подтверждающие расчеты с покупателями

5 лет после отчетного года

Ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ

* Сроки хранения кадровых документов, которые установлены приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, должны быть приведены в соответствие со статьей 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Если документы были созданы до 2003 года, они должны храниться 75 лет со дня создания. Если начиная с 2003 года – 50 лет со дня создания.

** Часть документов нужно хранить постоянно.

*** Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (Постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595). Эти документы отменили с 08.01.2015.

×
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.