Одним из преимуществ установки онлайн-касс является упрощение бухгалтерского учета. Рассмотрим в этой статье, как вести кассовый учет при онлайн-кассе, от какой отчетности освобождены магазины, установившие онлайн-ККТ, и нужен ли бухучет индивидуальному предпринимателю, зарегистрировавшему кассу.
О чем вы узнаете:
- о переходе на онлайн-кассы
- о налоговом учете при переходе на онлайн-кассы
- о бухгалтерском учете при переходе на онлайн-кассы
- о наказании за нарушение правил учета
Переход на онлайн-кассы
1 июля 2018 года — дата «второй волны» установки новых кассовых аппаратов в торговых точках. Почему «второй»? Первыми новые устройства установили торговые сети и интернет-магазины, которые не имели возможность применять спецрежим.
«Вторая волна» накрыла предпринимателей, до этого года не работающих с кассами и не умеющих это делать. Именно от представителей малого и микробизнеса было слышно больше всего возмущений по поводу кассовой реформы.
Налоговики успокаивали их, как могли. Рассказывали про обязательный налоговый вычет с покупки онлайн-кассы и о том, как вести учет документации, обещали ввести сдачу отчетности в ФНС «в один клик» и уменьшить число проверок бизнеса.
Теперь налоговые инспекторы будут стучаться только в двери магазинов, которые проводят странные операции. Например, если часто идут возвраты и аннулирования чеков.
ФНС в режиме реального времени может следить за операциями конкретного магазина. Так что бухгалтерам и кассирам советуют быть более внимательными и следить за тем, чтобы не было ошибок.
Скачать государственный реестр контрольно-кассовой техники>>>
Скачать государственный реестр фискальных накопителей>>>
Скачать список операторов фискальных данных>>>
Пошаговая инструкция по регистрации онлайн-кассы (читать полностью)>>>
Пошаговая инструкция по перерегистрации онлайн-кассы (читать полностью)>>>
Впрочем, работу онлайн-кассы может контролировать не только налоговая, но и владелец онлайн-кассы.
Как пользоваться онлайн-кассой подробнее читайте тут.
Попробуйте онлайн-кассу Бизнес.Ру и контролируйте работу магазина. Отслеживайте движение денег и открытие/закрытие смен, настраивайте права кассира, устанавливайте запрет на продажу в минус и формируйте необходимые отчеты по продажам. Попробуйте онлайн-кассу Бизнес.Ру с бесплатной технической поддержкой прямо сейчас>>>
Из-за того, что учет ведется с помощью ПО и вся информация сохраняется, компания может перестать оформлять некоторые ранее необходимые по законодательству бумаги. Об этом свидетельствует закон об онлайн-кассах (54-ФЗ) и ряд официальных писем Минфина и ФНС.
Читайте также: Как в 2018 году 54-ФЗ изменил порядок применения онлайн-касс
Налоговый учет при переходе на онлайн-кассы
Простыми словами, главное преимущество установки онлайн-кассы – упрощение бухгалтерского учета выручки. Владельцы ККТ радуются отсутствию необходимости составления «первичек» и документов, касающихся прихода денег клиентов.
Какую отчетность отменили после внедрения ККТ
|
Номер |
Название |
|
КМ 1 |
«Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ» |
|
КМ 2 |
«Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию» |
|
КМ 3 |
«Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам» |
|
КМ 4 |
«Журнал кассира-операциониста» |
|
КМ 5 |
«Журнал регистрации показаний, суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста» |
|
КМ 6 |
«Справка-отчет кассира-операциониста» |
|
КМ 7 |
«Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации» |
|
КМ 8 |
«Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ» |
|
КМ 9 |
«Акт о проверке наличных денежных средств кассы» |
Эти документы упразднены, ведь все данные налоговики могут увидеть на своем сайте. Им доступны отчеты о работе онлайн-кассы и все данные о движении денег. Кстати, эти же отчеты могут быть полезны предпринимателям и компаниям при аналитике бизнес процессов.
Два акта из таблицы выше заменили на два новых вида чека по онлайн-ККТ:
1. Чек коррекции. Его следует выпустить, если обнаружилась неучтенная выручка или же произошел сбой онлайн-кассы, во время которого товар не был пробит.
Чек можно сформировать в любое время в период между открытием и закрытием рабочей смены ККТ. В нем должны содержаться только «приход» и «расход».
Первый признак расчета используется, чтобы отразить деньги клиента. Второй — при приобретении чего-то у физлиц (к примеру, когда магазин приобретает у фермера продукцию).
Читайте подробнее: Как пробить чек коррекции по онлайн-кассе
2. Чек, имеющий признак возврата прихода. Документ формируют, когда необходимо сделать возврат средств клиенту (наличных или на счет в банке). Причем, как объясняют налоговики на консультациях, это надо сделать, даже если деньги по кассе ранее не проходили.
Например, когда товар был передан с помощью курьерской службы, а затем покупатель от него отказался и принес в магазин.
Читайте подробнее: Как сделать возврат товара по онлайн-кассе и оформить чек
Также нельзя забывать о формировании фискальных документов. Это, прежде всего, отчеты об открытии/закрытии смены, без которых функционирование онлайн-кассы невозможно.
По сути, отчет о закрытии смены — это аналог Z-отчета, который ранее применялся, чтобы заносить сведения в «Журнал кассира» теми, кто использовал кассы старого формата.
Читайте подробнее: Что делать, если забыли закрыть смену на онлайн-кассе
В список фискальных документов, которые следует создавать с помощью онлайн-кассы, входят:
- отчет о регистрации;
- отчет об изменении параметров;
- отчет об открытии смены;
- отчет о закрытии смены;
- чек коррекции (БСО коррекции);
- отчет о закрытии ФН;
- подтверждение оператора;
- кассовый чек (БСО).
Важно! Приходной кассовый ордер (форма KO-1), в котором отражается выручка онлайн-кассы, а затем занесение его в форму KO-4 никто не отменял. Эти документы обязательны для применения в компаниях.
Физлица, зарегистрированные как ИП, по закону могут не использовать их. Однако законодательно они не освобождены от необходимости учитывать выручку. Им рекомендуется заносить эти данные в Книгу учета доходов и расходов, которую проверяющие из налоговой вправе запросить при визите.
Сам порядок кассовых операций, который установил Банк России в 2014 году, не изменился. Напомним, что он подразумевает оформление операции по кассе приходным кассовым ордером, а также расходным кассовым ордером. Сведения по каждому из них записываются в форму KO-4, которая называется «кассовая книга».
Ее должна вести каждая организация (это не зависит от системы взимания налогов или же размера), если она проводит операции с «наличкой». Согласно действующему законодательству, кассовая книга необходима даже тем, кто сдает денежные средства в банк с помощью инкассации.
Есть некоторые особенности формирования и передачи сведений с использованием онлайн-касс:
- При оформлении чека покупатель может попросить выдать ему электронный чек на e-mail или в sms-сообщении.
- Бланки строгой отчетности разрешено выпускать только с помощью автоматической системы или отправлять их на e-mail в цифровом виде. Пункт о традиционной печати бланков исключен из нормативного акта.
- Информация, которую требуют представители налоговой службы, должна передаваться только через личный кабинет кассы на портале ФНС.
Попробуйте онлайн-кассу Бизнес.Ру, с которой вы сможете быстро регистрировать продажи и отправлять электронные копии чеков вашим покупателям на e-mail или sms-сообщением. Удаленно контролируйте открытие и закрытие кассовых смен и формируйте отчеты по продажам.
Попробуйте бесплатно онлайн-кассу Бизнес.Ру прямо сейчас>>>
Бухгалтерский учет при переходе на онлайн-кассы
Индивидуальные предприниматели, которые сейчас массово устанавливают онлайн-кассы, освобождены от бухгалтерского учета. Однако информация о нем будет актуальна для компании.
Так, ККМ можно поставить на учет:
- как основное средство;
- в составе материально-производственных запасов (МПЗ).
Обычно бухгалтерский учет по онлайн-кассам предусматривает, что ККТ вносят в состав материально-производственных запасов, так как средняя стоимость техники составляет менее 40 000 рублей.
Однако, если все издержки, которые связаны с покупкой и доведением онлайн-кассы до стабильной работы, выходят за рамки положенных 40 000 рублей, ее можно внести на баланс, как основное средство.
Проводки, если кассу вносят в МПЗ
|
Суть операции |
Дт |
Кт |
|
Затраты, связанные с приобретением ККТ |
10 |
60 |
|
НДС по купленной технике |
19 |
60 |
|
Зачет НДС |
68 |
19 |
|
Введение в эксплуатацию кассы |
44 |
10 |
Проводки, если касса включается в основные средства
|
Суть операции |
Дт |
Кт |
|
Затраты, связанные с приобретением ККТ |
08 |
60 |
|
НДС по купленной технике |
19 |
60 |
|
Зачет НДС |
68 |
19 |
|
Введение в эксплуатацию кассы |
01 |
08 |
Наказание за нарушение правил учета
Если кассовая дисциплина нарушена предприятием, которое обязано использовать онлайн-кассу, то налоговики его могут оштрафовать. В частности, предусмотрено наказание за нарушение правил бухучета и использование записей об операциях посредством ККТ.
Читайте подробнее: Все о штрафах за онлайн-кассы в 2019 году
Так, если обнаружены грубые нарушения учета с помощью онлайн-кассы, согласно ст. 15.11 КоАП:
- штраф для должностного лица — от 5 до 10 тысяч рублей;
- наказание при последующем нарушении — до 20 тысяч (либо дисквалификация до двух лет).
Однако штраф предусмотрен только за грубые нарушения, в число таких входят:
- внесение неправильных сведений в регистры учета, что приводит к снижению более чем на 10% налогов от той суммы, которая могла быть вычислена при правильных сведениях в регистрах;
- преднамеренное уменьшение или увеличение более чем на 10% любых данных в отчетности;
- если в регистрах учета хоздеятельности отражена такая деятельность, которой в сущности не было;
- создание отчетного документа, который не основан на регистрах учета.
Кроме того, наказываются штрафами случаи «бездействия»:
- когда у организации нет первичных документов;
- когда торговая фирма не применяет регистры учета.
Читайте статьи про ведение учета онлайн-кассы:
1. Как пробить чек коррекции по онлайн-кассе
2. Как сделать возврат товара по онлайн-кассе и оформить чек
3. Что делать, если забыли закрыть смену на онлайн-кассе
4. Все о штрафах за онлайн-кассы в 2019 году
5. Как в 2018 году 54-ФЗ изменил порядок применения онлайн-касс
Бланки и образцы документов с инструкциями и примерами заполнения в 2019 году>>>
