Онлайн-касса: как вести учет при ее применении

Одним из преимуществ установки онлайн-касс является упрощение бухгалтерского учета. Рассмотрим в этой статье, как вести кассовый учет при онлайн-кассе, от какой отчетности освобождены магазины, установившие онлайн-ККТ, и нужен ли бухучет индивидуальному предпринимателю, зарегистрировавшему кассу.

О чем вы узнаете:

• о переходе на онлайн-кассы
• о налоговом учете при переходе на онлайн-кассы
• о бухгалтерском учете при переходе на онлайн-кассы
• о наказании за нарушение правил учета

Переход на онлайн-кассы

1 июля 2018 года — дата «второй волны» установки новых кассовых аппаратов в торговых точках. Почему «второй»? Первыми новые устройства установили торговые сети и интернет-магазины, которые не имели возможность применять спецрежим.

«Вторая волна» накрыла предпринимателей, до этого года не работающих с кассами и не умеющих это делать. Именно от представителей малого и микробизнеса было слышно больше всего возмущений по поводу кассовой реформы.

Налоговики успокаивали их, как могли. Рассказывали про обязательный налоговый вычет с покупки онлайн-кассы и о том, как вести учет документации, обещали ввести сдачу отчетности в ФНС «в один клик» и уменьшить число проверок бизнеса.

Теперь налоговые инспекторы будут стучаться только в двери магазинов, которые проводят странные операции. Например, если часто идут возвраты и аннулирования чеков.

ФНС в режиме реального времени может следить за операциями конкретного магазина. Так что бухгалтерам и кассирам советуют быть более внимательными и следить за тем, чтобы не было ошибок.

Важно! Контролирующие орган могут проводить внеплановые проверки "без объявления войны" - и у вас просто не будет времени на подготовку. Подстрахуйтесь заранее с помощью сервиса Главбух Ассистент. 

Скачать государственный реестр контрольно-кассовой техники>>>

Скачать государственный реестр фискальных накопителей>>>

Скачать список операторов фискальных данных>>>

Пошаговая инструкция по регистрации онлайн-кассы (читать полностью)>>>

Пошаговая инструкция по перерегистрации онлайн-кассы (читать полностью)>>>

Впрочем, работу онлайн-кассы может контролировать не только налоговая, но и владелец онлайн-кассы.

Как пользоваться онлайн-кассой подробнее читайте тут.

Попробуйте онлайн-кассу Бизнес.Ру и контролируйте работу магазина. Отслеживайте движение денег и открытие/закрытие смен, настраивайте права кассира, устанавливайте запрет на продажу в минус и формируйте необходимые отчеты по продажам.
Попробуйте онлайн-кассу Бизнес.Ру с бесплатной технической поддержкой прямо сейчас>>>

Из-за того, что учет ведется с помощью ПО и вся информация сохраняется, компания может перестать оформлять некоторые ранее необходимые по законодательству бумаги. Об этом свидетельствует закон об онлайн-кассах (54-ФЗ) и ряд официальных писем Минфина и ФНС.

Читайте также: Как в 2018 году 54-ФЗ изменил порядок применения онлайн-касс 

Налоговый учет при переходе на онлайн-кассы

Простыми словами, главное преимущество установки онлайн-кассы – упрощение бухгалтерского учета выручки. Владельцы ККТ радуются отсутствию необходимости составления «первичек» и документов, касающихся прихода денег клиентов.

Какую отчетность отменили после внедрения ККТ

Эти документы упразднены, ведь все данные налоговики могут увидеть на своем сайте. Им доступны отчеты о работе онлайн-кассы и все данные о движении денег. Кстати, эти же отчеты могут быть полезны предпринимателям и компаниям при аналитике бизнес процессов.

Два акта из таблицы выше заменили на два новых вида чека по онлайн-ККТ:

1. Чек коррекции. Его следует выпустить, если обнаружилась неучтенная выручка или же произошел сбой онлайн-кассы, во время которого товар не был пробит.

Чек можно сформировать в любое время в период между открытием и закрытием рабочей смены ККТ. В нем должны содержаться только «приход» и «расход».

Первый признак расчета используется, чтобы отразить деньги клиента. Второй — при приобретении чего-то у физлиц (к примеру, когда магазин приобретает у фермера продукцию).

Читайте подробнее: Как пробить чек коррекции по онлайн-кассе 

2. Чек, имеющий признак возврата прихода. Документ формируют, когда необходимо сделать возврат средств клиенту (наличных или на счет в банке). Причем, как объясняют налоговики на консультациях, это надо сделать, даже если деньги по кассе ранее не проходили.

Например, когда товар был передан с помощью курьерской службы, а затем покупатель от него отказался и принес в магазин.

Читайте подробнее: Как сделать возврат товара по онлайн-кассе и оформить чек 

Также нельзя забывать о формировании фискальных документов. Это, прежде всего, отчеты об открытии/закрытии смены, без которых функционирование онлайн-кассы невозможно.

По сути, отчет о закрытии смены — это аналог Z-отчета, который ранее применялся, чтобы заносить сведения в «Журнал кассира» теми, кто использовал кассы старого формата.

Читайте подробнее: Что делать, если забыли закрыть смену на онлайн-кассе 

В список фискальных документов, которые следует создавать с помощью онлайн-кассы, входят:

• отчет о регистрации;
• отчет об изменении параметров;
• отчет об открытии смены;
• отчет о закрытии смены;
• чек коррекции (БСО коррекции);
• отчет о закрытии ФН;
• подтверждение оператора;
• кассовый чек (БСО).

Важно! Приходной кассовый ордер (форма KO-1), в котором отражается выручка онлайн-кассы, а затем занесение его в форму KO-4 никто не отменял. Эти документы обязательны для применения в компаниях.

Физлица, зарегистрированные как ИП, по закону могут не использовать их. Однако законодательно они не освобождены от необходимости учитывать выручку. Им рекомендуется заносить эти данные в Книгу учета доходов и расходов, которую проверяющие из налоговой вправе запросить при визите.

Сам порядок кассовых операций, который установил Банк России в 2014 году, не изменился. Напомним, что он подразумевает оформление операции по кассе приходным кассовым ордером, а также расходным кассовым ордером. Сведения по каждому из них записываются в форму KO-4, которая называется «кассовая книга».

Ее должна вести каждая организация (это не зависит от системы взимания налогов или же размера), если она проводит операции с «наличкой». Согласно действующему законодательству, кассовая книга необходима даже тем, кто сдает денежные средства в банк с помощью инкассации.

Есть некоторые особенности формирования и передачи сведений с использованием онлайн-касс:

1. При оформлении чека покупатель может попросить выдать ему электронный чек на e-mail или в sms-сообщении.
2. Бланки строгой отчетности разрешено выпускать только с помощью автоматической системы или отправлять их на e-mail в цифровом виде. Пункт о традиционной печати бланков исключен из нормативного акта.
3. Информация, которую требуют представители налоговой службы, должна передаваться только через личный кабинет кассы на портале ФНС.

Не успеваете следить за изменениями налогового законодательства и вовремя на них реагировать? Поручите эту работу профессионалам с помощью аутсорс-сервиса Главбух Ассистент. Как он работает:  Вы пишете в интернет-чат о задаче, которую нужно решить и загружаете документы в сервис. Дальше ассистент передает их профильным специалистам: по обработке первички, по налогам, по кадрам. Эти сотрудники ведут весь учет, готовят бухгалтерскую и налоговую отчетность, отвечают на вопросы. Попробуйте сервис прямо сейчас - первый месяц использования в подарок. 

Попробуйте онлайн-кассу Бизнес.Ру, с которой вы сможете быстро регистрировать продажи и отправлять электронные копии чеков вашим покупателям на e-mail или sms-сообщением. Удаленно контролируйте открытие и закрытие кассовых смен и формируйте отчеты по продажам.
Попробуйте бесплатно онлайн-кассу Бизнес.Ру прямо сейчас>>>

Бухгалтерский учет при переходе на онлайн-кассы

Индивидуальные предприниматели, которые сейчас массово устанавливают онлайн-кассы, освобождены от бухгалтерского учета. Однако информация о нем будет актуальна для компании.

Так, ККМ можно поставить на учет:

• как основное средство;
• в составе материально-производственных запасов (МПЗ).

Обычно бухгалтерский учет по онлайн-кассам предусматривает, что ККТ вносят в состав материально-производственных запасов, так как средняя стоимость техники составляет менее 40 000 рублей.

Однако, если все издержки, которые связаны с покупкой и доведением онлайн-кассы до стабильной работы, выходят за рамки положенных 40 000 рублей, ее можно внести на баланс, как основное средство.

Проводки, если кассу вносят в МПЗ

Проводки, если касса включается в основные средства

Наказание за нарушение правил учета

Если кассовая дисциплина нарушена предприятием, которое обязано использовать онлайн-кассу, то налоговики его могут оштрафовать. В частности, предусмотрено наказание за нарушение правил бухучета и использование записей об операциях посредством ККТ.

Читайте подробнее: Все о штрафах за онлайн-кассы в 2018 году 

Так, если обнаружены грубые нарушения учета с помощью онлайн-кассы, согласно ст. 15.11 КоАП:

• штраф для должностного лица — от 5 до 10 тысяч рублей;
• наказание при последующем нарушении — до 20 тысяч (либо дисквалификация до двух лет).

Однако штраф предусмотрен только за грубые нарушения, в число таких входят:

• внесение неправильных сведений в регистры учета, что приводит к снижению более чем на 10% налогов от той суммы, которая могла быть вычислена при правильных сведениях в регистрах;
• преднамеренное уменьшение или увеличение более чем на 10% любых данных в отчетности;
• если в регистрах учета хоздеятельности отражена такая деятельность, которой в сущности не было;
• создание отчетного документа, который не основан на регистрах учета.

Кроме того, наказываются штрафами случаи «бездействия»:

• когда у организации нет первичных документов;
• когда торговая фирма не применяет регистры учета.

Читайте статьи про ведение учета онлайн-кассы:

1. Как пробить чек коррекции по онлайн-кассе
2. Как сделать возврат товара по онлайн-кассе и оформить чек
3. Что делать, если забыли закрыть смену на онлайн-кассе
4. Все о штрафах за онлайн-кассы в 2018 году
5. Как в 2018 году 54-ФЗ изменил порядок применения онлайн-касс

Бланки и образцы документов с инструкциями и примерами заполнения в 2018 году>>>

Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг.

• Торговый и складской учет
• Интеграция с фискальными регистраторами
• Полная поддержка 54-ФЗ и ЕГАИС
• CRM, заказы и сделки
• Печать первичных документов
• Банк и касса, взаиморасчеты
• Интеграция с интернет-магазинами
• Интеграция со службами доставки
• Интеграция с IP-телефонией
• Email и SMS рассылка
• КУДиР, налоговая декларация (УСН)

Попробовать бесплатно 14 дней

От 500 руб./мес.