Онлайн-касса: как вести учет при ее применении

Одним из преимуществ установки онлайн-касс является упрощение бухгалтерского учета. Рассмотрим в этой статье, как вести кассовый учет при онлайн-кассе, от какой отчетности освобождены магазины, установившие онлайн-ККТ, и нужен ли бухучет индивидуальному предпринимателю, зарегистрировавшему кассу.

О чем вы узнаете:

• о переходе на онлайн-кассы
• о налоговом учете при переходе на онлайн-кассы
• о бухгалтерском учете при переходе на онлайн-кассы
• о наказании за нарушение правил учета

Переход на онлайн-кассы

1 июля 2018 года — дата «второй волны» установки новых кассовых аппаратов в торговых точках. Почему «второй»? Первыми новые устройства установили торговые сети и интернет-магазины, которые не имели возможность применять спецрежим.

«Вторая волна» накрыла предпринимателей, до этого года не работающих с кассами и не умеющих это делать. Именно от представителей малого и микробизнеса было слышно больше всего возмущений по поводу кассовой реформы.

Налоговики успокаивали их, как могли. Рассказывали про обязательный налоговый вычет с покупки онлайн-кассы и о том, как вести учет документации, обещали ввести сдачу отчетности в ФНС «в один клик» и уменьшить число проверок бизнеса.

Теперь налоговые инспекторы будут стучаться только в двери магазинов, которые проводят странные операции. Например, если часто идут возвраты и аннулирования чеков.

ФНС в режиме реального времени может следить за операциями конкретного магазина. Так что бухгалтерам и кассирам советуют быть более внимательными и следить за тем, чтобы не было ошибок.

Скачать государственный реестр контрольно-кассовой техники>>>

Скачать государственный реестр фискальных накопителей>>>

Скачать список операторов фискальных данных>>>

Пошаговая инструкция по регистрации онлайн-кассы (читать полностью)>>>

Пошаговая инструкция по перерегистрации онлайн-кассы (читать полностью)>>>

Впрочем, работу онлайн-кассы может контролировать не только налоговая, но и владелец онлайн-кассы.

Попробуйте онлайн-кассу Бизнес.Ру и контролируйте работу магазина. Отслеживайте движение денег и открытие/закрытие смен, настраивайте права кассира, устанавливайте запрет на продажу в минус и формируйте необходимые отчеты по продажам.
Попробуйте онлайн-кассу Бизнес.Ру с бесплатной технической поддержкой прямо сейчас>>>

Из-за того, что учет ведется с помощью ПО и вся информация сохраняется, компания может перестать оформлять некоторые ранее необходимые по законодательству бумаги. Об этом свидетельствует закон об онлайн-кассах (54-ФЗ) и ряд официальных писем Минфина и ФНС.

Читайте также: Как в 2018 году 54-ФЗ изменил порядок применения онлайн-касс 

Налоговый учет при переходе на онлайн-кассы

Простыми словами, главное преимущество установки онлайн-кассы – упрощение бухгалтерского учета выручки. Владельцы ККТ радуются отсутствию необходимости составления «первичек» и документов, касающихся прихода денег клиентов.

Какую отчетность отменили после внедрения ККТ

Эти документы упразднены, ведь все данные налоговики могут увидеть на своем сайте. Им доступны отчеты о работе онлайн-кассы и все данные о движении денег. Кстати, эти же отчеты могут быть полезны предпринимателям и компаниям при аналитике бизнес процессов.

Два акта из таблицы выше заменили на два новых вида чека по онлайн-ККТ:

1. Чек коррекции. Его следует выпустить, если обнаружилась неучтенная выручка или же произошел сбой онлайн-кассы, во время которого товар не был пробит.

Чек можно сформировать в любое время в период между открытием и закрытием рабочей смены ККТ. В нем должны содержаться только «приход» и «расход».

Первый признак расчета используется, чтобы отразить деньги клиента. Второй — при приобретении чего-то у физлиц (к примеру, когда магазин приобретает у фермера продукцию).

Читайте подробнее: Как пробить чек коррекции по онлайн-кассе 

2. Чек, имеющий признак возврата прихода. Документ формируют, когда необходимо сделать возврат средств клиенту (наличных или на счет в банке). Причем, как объясняют налоговики на консультациях, это надо сделать, даже если деньги по кассе ранее не проходили.

Например, когда товар был передан с помощью курьерской службы, а затем покупатель от него отказался и принес в магазин.

Читайте подробнее: Как сделать возврат товара по онлайн-кассе и оформить чек 

Также нельзя забывать о формировании фискальных документов. Это, прежде всего, отчеты об открытии/закрытии смены, без которых функционирование онлайн-кассы невозможно.

По сути, отчет о закрытии смены — это аналог Z-отчета, который ранее применялся, чтобы заносить сведения в «Журнал кассира» теми, кто использовал кассы старого формата.

Читайте подробнее: Что делать, если забыли закрыть смену на онлайн-кассе 

В список фискальных документов, которые следует создавать с помощью онлайн-кассы, входят:

• отчет о регистрации;
• отчет об изменении параметров;
• отчет об открытии смены;
• отчет о закрытии смены;
• чек коррекции (БСО коррекции);
• отчет о закрытии ФН;
• подтверждение оператора;
• кассовый чек (БСО).

Важно! Приходной кассовый ордер (форма KO-1), в котором отражается выручка онлайн-кассы, а затем занесение его в форму KO-4 никто не отменял. Эти документы обязательны для применения в компаниях.

Физлица, зарегистрированные как ИП, по закону могут не использовать их. Однако законодательно они не освобождены от необходимости учитывать выручку. Им рекомендуется заносить эти данные в Книгу учета доходов и расходов, которую проверяющие из налоговой вправе запросить при визите.

Сам порядок кассовых операций, который установил Банк России в 2014 году, не изменился. Напомним, что он подразумевает оформление операции по кассе приходным кассовым ордером, а также расходным кассовым ордером. Сведения по каждому из них записываются в форму KO-4, которая называется «кассовая книга».

Ее должна вести каждая организация (это не зависит от системы взимания налогов или же размера), если она проводит операции с «наличкой». Согласно действующему законодательству, кассовая книга необходима даже тем, кто сдает денежные средства в банк с помощью инкассации.

Есть некоторые особенности формирования и передачи сведений с использованием онлайн-касс:

1. При оформлении чека покупатель может попросить выдать ему электронный чек на e-mail или в sms-сообщении.
2. Бланки строгой отчетности разрешено выпускать только с помощью автоматической системы или отправлять их на e-mail в цифровом виде. Пункт о традиционной печати бланков исключен из нормативного акта.
3. Информация, которую требуют представители налоговой службы, должна передаваться только через личный кабинет кассы на портале ФНС.

Попробуйте онлайн-кассу Бизнес.Ру, с которой вы сможете быстро регистрировать продажи и отправлять электронные копии чеков вашим покупателям на e-mail или sms-сообщением. Удаленно контролируйте открытие и закрытие кассовых смен и формируйте отчеты по продажам.
Попробуйте бесплатно онлайн-кассу Бизнес.Ру прямо сейчас>>>

Бухгалтерский учет при переходе на онлайн-кассы

Индивидуальные предприниматели, которые сейчас массово устанавливают онлайн-кассы, освобождены от бухгалтерского учета. Однако информация о нем будет актуальна для компании.

Так, ККМ можно поставить на учет:

• как основное средство;
• в составе материально-производственных запасов (МПЗ).

Обычно бухгалтерский учет по онлайн-кассам предусматривает, что ККТ вносят в состав материально-производственных запасов, так как средняя стоимость техники составляет менее 40 000 рублей.

Однако, если все издержки, которые связаны с покупкой и доведением онлайн-кассы до стабильной работы, выходят за рамки положенных 40 000 рублей, ее можно внести на баланс, как основное средство.

Проводки, если кассу вносят в МПЗ

Проводки, если касса включается в основные средства

Наказание за нарушение правил учета

Если кассовая дисциплина нарушена предприятием, которое обязано использовать онлайн-кассу, то налоговики его могут оштрафовать. В частности, предусмотрено наказание за нарушение правил бухучета и использование записей об операциях посредством ККТ.

Читайте подробнее: Все о штрафах за онлайн-кассы в 2018 году 

Так, если обнаружены грубые нарушения учета с помощью онлайн-кассы, согласно ст. 15.11 КоАП:

• штраф для должностного лица — от 5 до 10 тысяч рублей;
• наказание при последующем нарушении — до 20 тысяч (либо дисквалификация до двух лет).

Однако штраф предусмотрен только за грубые нарушения, в число таких входят:

• внесение неправильных сведений в регистры учета, что приводит к снижению более чем на 10% налогов от той суммы, которая могла быть вычислена при правильных сведениях в регистрах;
• преднамеренное уменьшение или увеличение более чем на 10% любых данных в отчетности;
• если в регистрах учета хоздеятельности отражена такая деятельность, которой в сущности не было;
• создание отчетного документа, который не основан на регистрах учета.

Кроме того, наказываются штрафами случаи «бездействия»:

• когда у организации нет первичных документов;
• когда торговая фирма не применяет регистры учета.

Читайте статьи про ведение учета онлайн-кассы:

1. Как пробить чек коррекции по онлайн-кассе
2. Как сделать возврат товара по онлайн-кассе и оформить чек
3. Что делать, если забыли закрыть смену на онлайн-кассе
4. Все о штрафах за онлайн-кассы в 2018 году
5. Как в 2018 году 54-ФЗ изменил порядок применения онлайн-касс

Бланки и образцы документов с инструкциями и примерами заполнения в 2018 году>>>

Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг.

• Торговый и складской учет
• Интеграция с фискальными регистраторами
• Полная поддержка 54-ФЗ и ЕГАИС
• CRM, заказы и сделки
• Печать первичных документов
• Банк и касса, взаиморасчеты
• Интеграция с интернет-магазинами
• Интеграция со службами доставки
• Интеграция с IP-телефонией
• Email и SMS рассылка
• КУДиР, налоговая декларация (УСН)

Попробовать бесплатно 14 дней

От 500 руб./мес.