text
Новый Бизнес.Ру

Бухгалтерский аутсорсинг: плюсы, минусы, советы по выбору компании

  • 2 июля 2018
  • 1105

В России растет число предприятий и организаций, пользующихся бухгалтерским аутсорсингом. Отчасти к этому подталкивает законодательство – ужесточаются требования и ответственность, даже незначительные ошибки обходятся дорого. Но не все решаются передать бухучет сторонней компании. Какие процессы можно доверить подрядчику? Как выбрать надежного партнера? Об этом читайте в нашей статье.

Бухгалтерский аутсорсинг: плюсы, минусы, советы по выбору компании

Что такое аутсорсинг бухгалтерии

Этот термин активно используется на рынке в последние десять лет. Аутсорсинг – серьезный вид оптимизации, отличающийся от традиционных услуг внештатного бухгалтера тем, что компания-подрядчик включается в бизнес-процессы заказчика. Фактически речь идет о полноценном подразделении фирмы, которое является отдельным юрлицом. Создавать эту группу нет необходимости, ее можно просто нанять.

Преимущества больших компаний перед работающими дома бухгалтерами-«одиночками» очевидны. Возможности физического лица, пусть даже  профессионала с большим опытом, нельзя сравнивать с ресурсами целой организации. С оформлением такого работника или привлечением к ответственности также могут возникнуть проблемы. Главное отличие заключается в активной включенности аутсорсера во все процессы компании или предприятия. То есть речь идет не просто о сдаче отчетности раз в квартал, но и соблюдении внутренних регламентов и стандартов, ежедневном сопровождении работы предприятия, консультировании, выстраивании от имени компании отношений с налоговиками.

Многие предприниматели всерьез воспринимают лишь одну причину перехода на услуги аутсорсинга бухгалтерского обслуживания – экономию денег. Но это не совсем правильно. Для малого бизнеса содержать квалифицированных специалистов дорого, но непрофессионалы в этой области обходятся еще дороже. Поэтому обратившись к компании по аутсорсингу бухучета можно серьезно повысить качество этой работы.

Ключевые причины, по которым ИП и ООО выбирают аутсорсинг, а не просто бухгалтера на «удаленке»:

  • Удобство и гарантия качества финансовой отчетности;
  • Оптимизация бизнес-процессов (возможность сосредоточиться на развитиии бизнеса);
  • Снижение рисков, ведущих к штрафным санкциям или приостановке деятельности организации;
  • Экономия на расходах (аренда офиса, зарплата).

Сопровождение предприятия должно основываться на принципах взаимоуважения, ответственного партнерства и профессионализма

Бухгалтерский аутсорсинг в России развивается, интерес к его возможностям увеличивается. По данным рейтингового агентства «Эксперт РА», с 2014 года число фирм, которые воспользовались услугами по ведению отчетности, растет на 5-10 процентов ежегодно.

Бухгалтерский аутсорсинг: плюсы, минусы, советы по выбору компании

Плюсы и минусы вывода бухучета на аутсорсинг

Как любое молодое явление на рынке бизнес-услуг, он имеет преимущества и недостатки. Прежде чем принять решение о переводе своей компании на новые принципы работы с финансовой отчетностью, взвесьте плюсы и минусы такого подхода.

Достоинства Недостатки
Экономия времени на трудоемких бизнес-процессах Сложности с вовлеченностью в бизнес-процессы из-за автономности подразделения, занимающегося бухучетом удаленно
Снижение расходов (аренда помещения, покупка лицензированных программ, оборудования, зарплата и обучение) Потребуется время на поиск надежного подрядчика и выстраивание с ним взаимодействия
Получение услуг высокого качества Трудно оценить объем работ на долгосрочную перспективу (с учетом развития фирмы)
Отсутствие необходимости самостоятельно искать информацию об изменениях в законодательстве Несовершенство законодательного регулирования сферы аутсорсинга (в российских законах отстуствуют нормы, прямо регулирующие отношения сторон по договору аутсорсинга понятие "аутсорсинг" также законодательн не закреплено)
Сопровождение судебных споров с налоговой службой Внешней компании сложно учитывать специфику отношений своего клиента с инвесторами
Ответственность компании-исполнителя за результат и работу своих экспертов
Снижается риск утечки конфиденциальной информации по сравнению с удаленным бухгалтером

Функционал бухгалтерского аутсорсинга

Заключив договор с фирмой-подрядчиком, вы вправе рассчитывать на комплексное обслуживание – качественное ведение бухгалтерии, подготовку отчетности, консультирование и помощь в налаживании отношений с налоговыми органами.

Итак, какие функции берет на себя компания-подрядчик?

1. Систематизация первичного бухгалтерского документооборота

К нему относят: счета-фактуры, выписки из банковских счетов, квитанции, ордера, акты выполненных работ, платежные поручения и прочее. Правильная подготовка и хранение документов считается важнейшей функцией бухгалтерского аутсорсинга. Это позволяет избежать проблем в случае налоговых проверок.

2. Анализ и автоматизация проверки финансовой информации

Речь идет о формировании регистров (таблиц), в которые вносятся и тщательно перепроверяются операционные данные, отраженные в первичной документации. Цель аутсорсера – добиться максимальной автоматизации регистров, чтобы дальнейшая работа с ними не доставляла проблем. Для этого применяют специализированные компьютерные программы. Отчеты должны обновляться вслед за изменениями в законодательстве.

3. Защита информации бухучета

Получая от заказчика данные о финансовом положении компания для бухгалтерского сопровождения, подрядчик берет на себя обязательства о неразглашении. Кроме заказчика потребовать документы может только налоговая служба или правоохранительные органы.

4. Заполнение бухгалтерской отчетности и отправка документов в ФНС

Передавая эту функцию на аутсорсинг вы гарантированно избежите претензий со стороны налоговиков за срыв сроков подачи документов, если сами не станете причиной задержки

5. Контроль за работой команды бухгалтеров и юристов

Владельцам компании-нанимателя больше не нужно заботиться о том, чтобы исполнители делали все точно в срок и с высоким качеством. Текучка кадров в бухгалтерии также не грозит.

Мифы о бухгалтерском аутсорсинге

Несмотря на то, что аутсорсинг бухгалтерских услуг пользуется спросом у представителей малого и среднего бизнеса, эта сфера по-прежнему окутана мифами. Они формируют превратное представление об этом сервисе и создают психологические барьеры для перехода на новую систему.

Миф 1. Опасность утечки конфиденциальной информации

Вероятность того, что конфиденциальные данные предадут огласке в случае с надежной компанией, невелика. Любая уважающая себя фирма печется о своей репутации. Такие инциденты будут стоить ей клиентов, а значит выльются в потерю прибыли. Кроме того, солидные компании застрахованы от ошибок и рисков нанесения репутационного ущерба, дают соответствующие финансовые гарантии. Наказать бухгалтера-«ипэшника» гораздо сложнее. Даже если вы докажете его вину, взыскать большие суммы с физлица, вероятнее всего, не получится. Если подходить к выбору партнера с умом, то риски разглашения финансовых данных можно исключить если не на 100 процентов, то на 99,9.

Для этого необходимо:

  • Внимательно изучить нормативную базу исполнителя, касающуюся неразглашения информации (должностные инструкции, положения о конфиденциальности, уровень защиты корпоративной сети);
  • Включить в договор с компанией-аутсорсером бухгалтерской отчетности пункт, в котором подробно прописан вопрос о защите коммерческой тайны и выплате компенсации за ее разглашение (скорее всего, такой пункт уже будет присутствовать).

Миф 2. Несовершенство законодательства в сфере аутсорсинга

В российском законодательстве, в том числе в Гражданском кодексе РФ и общероссийском классификаторе видов экономической деятельности (ОКВЭД), нет четкой формулировки аутсорсинга. Отношения между заказчиком и исполнителем оформляются с помощью договора возмездного оказания услуг или договора подряда.

Как избежать рисков:

  • В договоре с компанией-аутсорсером бухгалтерских услуг нужно четко сформулировать цели, задачи, условия сотрудничества, процедуру деятельности; 
  • Создать организационные регламенты.

Читайте также: ОКВЭД на грузоперевозки для ИП: как выбрать в 2018 году

Миф 3. Недостаточный профессионализм при аутсорсинге бухучета

На первом этапе формирования рынка услуг бухгалтерского сопровождения, действительно, доминировали юридические и консалтинговые фирмы. Для них бухучет был не основным, а дополнительным заработком. Такая «непрофильность» порождала низкое качество. Негативный имидж аутсорсу также добавили частные бухгалтеры, профессионализм которых никем не гарантируется.

Как избежать рисков:

  • Обратите внимание на имидж компании. Как долго она присутствует на рынке? Есть ли свои программы обучения для бухгалтеров? Какой перечень услуг она оказывает? Например, аутсорсинговая компания Главбух Ассистент издает журнал Главбух, который выходит уже 20 лет, а так же обучает бухгалтеров в Высшей Школе Глвбуха.
  • При составлении договора с подрядчиком на бухгалтерское обслуживание пропишите подробно обязанности и ответственность за их неисполнение.

6 советов по выбору подрядчика для ведения бухгалтерии на аутсорсинге

Руководствуясь этой инструкцией вы легко подберете надежного партнера, который поможет с бухгалтерскими документами. 

Совет 1. Определите целесообразность перехода на аутсорсинг. Не поленитесь потратить время на анализ эффективности работы вашей бухгалтерии. Сравните стоимость подготовки и сдачи отчетности на аутсорсинге. Если качество работы бухгалтерии низкое, а разница в тратах – незначительная, то лучше обратиться к внешней компании. 

Совет 2. Долгосрочные отношения с партнерами свидетельствуют о том, что исполнитель оказывает услуги высокого качества. Обратите внимание на портфолио – кто уже является клиентом компании. 

Совет 3. Компания, присутствующая на рынке на протяжении длительного периода, более опытная и надежная. Выбирайте проверенные временем компании с бухгалтерами-профессионалами. 

Совет 4. Сарафанное радио – самый надежный источник информации. Поговорите с теми, кто уже пользовался услугами компании или работал с ней раньше. Они дадут организации, ведущей бухгалтерию на аутсорсинге, объективную характеристику.

Совет 5. Попросите предварительный вариант договора с аутсорсером и внимательно его изучите. Предложите включить пункты, которые по вашему мнению отстуствуют. Это позволит избежать разногласий с подрядчиком. Дополнительно можно запросить документы, подтверждающие высокую квалификацию сотрудников и их опыт в данной сфере.

Совет 6. Хороший признак для компании –​ гибкая система ценообразования. Это говорит о том, что вам не будут навязывать дополнительные услуги. Идеальный вариант – обсудить стоимость, способы расчета и возможные скидки перед подписанием договора.

Совет 7. Изучите ограничения, узнайте каких клиентов компания не принимает на обслуживание.

Бухгалтерский аутсорсинг

  • Удобный чат с бухгалтером
  • Прием документов по фотографии
  • Напоминания об уплате налогов
  • Гарантия
  • Кадровое делопроизводство
  • Сдача отчетов в налоговую
  • Согласование договоров
От 1000 руб./мес.
Подключить!
Рекомендации по теме
Мы в соцсетях
×
Для скачивания документа необходимо зарегистрироваться.
Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачивать все бланки без ограничений, а также читать все статьи и получить доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Новый продукт нашей компании — Главбух Ассистент. Ваш учет будет вести гуру бухгалтерии!

Подробнее

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.