text
Новый Бизнес.Ру

Электронная подпись: для чего она нужна и как ее получить

  • 22 июня 2018
  • 293

В последнее время электронный документооборот активно вытесняет бумажный, и у многих предпринимателей возникает вопрос: как подписать то, что неосязаемо. Здесь на помощь владельцам бизнеса приходит электронная подпись. О том, как ее получить, где использовать, и что делать при потере, читайте в этой статье.

О чем вы узнаете:

Виды электронной подписи

виды электронной подписи

На данный момент законом обозначены три вида электронных подписей:

  1. Простая;
  2. Усиленная неквалифицированная;
  3. Усиленная квалифицированная

Рассмотрим каждый из видов более подробно.

три вида электронной подписи

Простая электронная подпись (ПЭП)

С данным видом подписи сталкивался каждый второй, например, ПЭП являются:

  • логин и пароль, с помощью которых вы входите на тот или иной сайт;
  • Sms-сообщения, содержащие код подтверждения, которые вы получаете в момент совершения различных операций (например, оплата покупки в сети интернет с помощью банковской карты);
  • ваш адрес электронной почты, который вы используете для идентификации;
  • логин и пароль для сервисов Госуслуг.

Для наглядности рассмотрим на примере:

Предположим, вы воспользовались услугами определенного интернет-магазина. Для того, чтобы совершить покупку вам необходимо авторизоваться в системе с помощью личного логина и пароля.

Стоит отметить, что в рассматриваемом случае к логину и паролю будут привязаны ваши данные как покупателя: ФИО, адрес доставки и т.д.

После совершения покупки, интернет-магазин сформирует документ, в котором будет указано, кто именно совершил данный заказ. Эта информация и будет простой электронной подписью.

Ключами в данном случае будут служить логин и пароль, с помощью которых вы вошли на сайт интернет-магазина.

простая электронная подпись

По сути все не так сложно. Однако, как раз отсутствие определенной сложности и не дает права простой электронной подписи удостоверять документы, за исключением двух случаев предписанных законодательством РФ:

  • в первом случае, простая электронная подпись может быть использована в момент отправки запроса на ту или иную государственную услугу (также допускается ПЭП при запросе на предоставление муниципальных услуг);
  • во втором случае, ПЭП может использовать страхователь, направляя в страховую фирму данные о добровольном страховании.

На этом этапе может возникнуть вопрос, можно ли использовать простую электронную подпись при оформлении договора? Можно, но только в случае, если между сторонами достигнуто соглашение об использовании ПЭП.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

неквалифицированная электронная подпись

Для создания неквалифицированной электронной подписи используется технология криптографического преобразования информации. В данной технологии также используется ключ электронной подписи.

Основным отличием и преимуществом НЭП перед ПЭП является наличие защитной функции в неквалифицированной электронной подписи. Данная функция позволяет отслеживать возможные изменения и исправления в документе после его подписания.

Несмотря на то, что подписывать документы с помощью НЭП можно так же, как и в случае с ПЭП либо на основании конкретного закона, либо по соглашению сторон, уровень доверия к неквалифицированной электронной подписи все же выше.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП)

квалифицированная электронная подпись

Помимо функций НЭП в КЭП присутствуют дополнительные особенности, позволяющие значительно расширить область её применения:

  1. К данной подписи выдается аккредитованный сертификат, в котором указывается ключ проверки, относящийся к данной подписи (сертификат выдается аккредитованным удостоверяющим центром);
  2. Средства, с помощью которых создается и проверяется КЭП, должны проходить обязательную сертификацию в ФСБ Российской Федерации.

Документ, подписанный КЭП, по статусу сопоставим с документом на бумажном носителе, подписанным ответственным лицом лично и дополнительно заверенным печатью организации.

Важно! Достоверность квалифицированной электронной подписи может быть оспорена исключительно в судебном порядке.

Так как первоочередной задачей удостоверяющего центра является передача созданного сертификата заявителю, процесс передачи происходит исключительно в случае личной явки заявителя в удостоверяющий центр.

Причем заявитель в обязательном порядке должен иметь при себе документ, удостоверяющий личность.

Читайте также: Как проводить анализ подписи 

Электронная подпись для ЕГАИС

электронная подпись для ЕГАИС

На данный момент каждый предприниматель, работающий с алкогольной продукцией, обязан работать с ЕГАИС. Для корректной работы с ЕГАИС требуется особенная электронная подпись, без которой предприниматель не сможет войти в регистрационную систему.

Помимо специальной ЭП, предпринимателю, продающему подакцизные товары, необходимо иметь онлайн-кассу с поддержкой ЕГАИС.

С онлайн-кассой Бизнес.Ру вы сможете продавать как крепкий алкоголь, так и разливные напитки, управлять закупками, анализировать выручку и ставить товар на баланс в ЕГАИС.
Попробуйте бесплатно онлайн-кассу Бизнес.Ру со 100% поддержкой ЕГАИС>>>

Как получить КЭП для ЕГАИС

  1. Для начала организации стоит определить, кто именно из числа сотрудников будет уполномочен получить ЭП;
  2. После определения ответственного лица  с удостоверяющим центром заключается договор, в это же время происходит проверка данных о регистрации компании заявителя (обычно этот срок не превышает пяти дней);
  3. Последним шагом будет получение ответственным лицом ключа ЭП. Стоит отметить, что электронный ключ может получить и третье лицо, но при условии наличия у него нотариально заверенной доверенности, оформленной согласно требованиям законодательства РФ.

Штраф за несвоевременное оформление ЭП для системы ЕГАИС составит:

  • для юридического лица от 150 000 рублей;
  • для индивидуальных предпринимателей от 10 000 рублей (на эту же сумму могут быть оштрафованы должностные лица, работающие в организации).

Читайте также: Электронная подпись для продажи алкоголя 

Сферы применения электронных подписей

применение электронной подписи

С видами электронных подписей все понятно, осталось разобраться в каких сферах ту или иную подпись можно применять. Для наглядности ниже представлена таблица применения электронной подписи (ЭП):

Сфера применения

ПЭП

НЭП

КЭП

Документооборот предприятия (как внутренний, так и внешний)

V

V

V

Право подписи в арбитражном суде

V

V

V

Осуществление документооборота между физическими лицами

V

V

V

Работа на сервисах Госуслуг

V

V

Право подписи при работе с органами контроля (налоговая служба, пенсионный фонд, служба соц. страхования)

V

Участие в электронных торгах

V

Потребуется электронная подпись и предпринимателям, которые должны перейти на онлайн-кассы и зарегистрировать их на сайте ФНС.

Специалисты Бизнес.Ру настроят онлайн-кассу «под ключ» за 1 день: доставим все необходимое оборудование, бесплатно зарегистрируем онлайн-кассу Бизнес.Ру на сайте налоговой инспекции, подключим к ОФД и обучим кассиров работе с кассой и программой.
Попробуйте прямо сейчас онлайн-кассу Бизнес.Ру с бесплатной технической поддержкой>>>

Как работает электронная подпись

Рассмотрим схему подписания документа электронной подписью на примере двух наиболее распространенных форматов.

Подписываем документ MS Word с помощью комплекса программ «КриптоПРО CSP» (лицензионную версию программы можно приобрести на сайте разработчика):

как работает электронная подпись

  1. В документе нажимаем на вкладку «Файл»→ далее «Сведения»→ затем «Добавить ЭП»;
  2. После выбора ЭП программа предложит вам написать внести необходимый комментарий, если это необходимо прописываете дополнительные сведения и нажимаете «Подписать»;
  3. Если процесс прошел без ошибок на мониторе появится окно, оповещающее вас об успешном подписании документа.

Подписываем документ формата PDF:

электронная подпись документа

  1. В документе заходим во вкладку «Инструменты»→ далее «Сертификаты»;
  2. Затем нажимаем «Поставить ЭП» и в документе выбираем место, где подпись будет располагаться;
  3. Определяем нужное нам цифровое удостоверение и жмем «Продолжить»;
  4. Проверяем предварительный вид штампа и выбираем «Подписать».

Читайте также: Как составить приказ о праве подписи документов 

Проверка электронной подписи

Самым распространенным способом проверки электронной подписи является совокупность сервисов Госуслуг. Алгоритм проверки ЭП достаточно прост:

  1. Для начала стоит сказать, что проверить электронную подпись на данный момент можно только на старой версии сайта Госуслуг (на новой версии сайта данная функция находится в разработке);

проверка электронной подписи

  1. После того как вы зашли на портал, спуститесь вниз страницы и нажмите на кнопку «Справочная информация»;

проверка подлинности электронной подписи

  1. На открывшейся странице справа вы увидите столбик разделов содержащих справочную информацию. Здесь вам нужно выбрать раздел «Электронная подпись»;

способ проверки электронной подписи

  1. Следующим шагом будет выбор пункта проверки ЭП. Предположим, вы хотите проверить сертификат. В этом случае вы выбираете «Сертификата» и загружаете файл с помощью соответствующей кнопки;

проверка ЭП

  1. Вводите код для подтверждения того, что вы не являетесь роботом;

проверка подлинности ЭП

  1. Нажимаете «Проверить».

проверить ЭП

Если вам необходимо проверить документ, содержащий электронную подпись, алгоритм будет таким же за исключением того, что в четвертом пункте вы выберете не «Сертификата», а «Электронного документа ЭП – в формате PKCS#7».

проверка документа с ЭП

Что такое квалифицированная электронная подпись (КЭП) и для чего она нужна

квалифицированная электронная подпись

Сегодня практически каждому знакомо такое понятие как ЭДО – электронный документооборот. Так называемое «безбумажное делопроизводство» активно вытесняет документооборот в традиционном смысле слова.

Как бумажные, так и электронные документы должны быть заверены подписью ответственного лица. И если с подписью на бумаге все понятно, то с электронными документами возникает сложность – как можно подписать то, что для нас неосязаемо?

Здесь на помощь предпринимателю как раз приходит квалифицированная электронная подпись более известная как КЭП.

Данный вид подписи настолько закрепился в бизнес-сфере, что существует отдельный закон «Об электронной подписи» (ФЗ–64 от 06.04.2011), регламентирующий положения, касающиеся КЭП.

закон об электронной подписи

Так, например, наличие электронной подписи необходимо предпринимателю для сдачи налоговой отчетности и регистрации онлайн-кассы в ФНС.  

Наши специалисты бесплатно зарегистрируют вашу онлайн-кассу от Бизнес.Ру на сайте налоговой инспекции, подключат ее к ОФД и установят драйвер в рамках настройки «под ключ».
Попробуйте онлайн-кассу Бизнес.Ру с бесплатной технической поддержкой прямо сейчас>>>

Скачать государственный реестр контрольно-кассовой техники>>>

Скачать государственный реестр фискальных накопителей>>>

Скачать список операторов фискальных данных>>>

Пошаговая инструкция по регистрации онлайн-кассы (читать полностью)>>>

Пошаговая инструкция по перерегистрации онлайн-кассы (читать полностью)>>>

Обращаем внимание, что не стоит путать понятие КЭП с ЭЦП (электронная цифровая подпись). Хоть КЭП и пришла на смену ЭЦП, по сути это два совершенно разных подхода к созданию средств идентификации ответственных лиц.

Где может пригодиться КЭП? Ответ достаточно прост – в условиях стремительно развивающейся цифровой сферы - практически везде. С помощью квалифицированной электронной подписи вы можете:

  1. Сдавать отчетность компании;
  2. Осуществлять электронный документооборот;
  3. Расширить возможности работы на сервисах госуслуг;
  4. Участвовать в электронных торгах и аукционах и т.д.

Как получить электронную подпись: пошаговая инструкция

получение КЭП

Для получения квалифицированной электронной подписи физическим лицом, необходимыми к предоставлению документами являются:

  • СНИЛС;
  • ИНН;
  • документ, удостоверяющий личность.

 Для получения КЭП индивидуальным предпринимателем дополнительными документами будут:

  • регистрационный номер записи в госреестре;
  • свидетельство о постановке на учет в налоговой.

Представителю юридического лица будет необходимо предоставить:

  • ОГРН;
  • ЕГРЮЛ;
  • доверенность на представление интересов юридического лица.

Далее алгоритм будет следующим:

  1. Необходимо обратиться в удостоверяющий центр (через сайт или лично) и заполнить заявление на КЭП;
  2. Далее необходимо оплатить счёт (годовое обслуживание КЭП в среднем составляет до 5 тыс. руб.) и отправить копии документов;
  3. После оплаты счета необходимо собрать весь пакет оригиналов документов вместе с заявлением и чеком, подтверждающим факт оплаты счета и предоставить его в удостоверяющий центр (оригиналы документов нужны будут для подтверждения личности заявителя и его полномочий).

Скачать примеры заполнения заявления на КЭП для физических и юридических лиц и ИП>>>

После предоставления всего пакета документов заявителю будет выдана КЭП.

Читайте также: Что нужно знать для оформления электронной подписи 

Правила использования КЭП

использование КЭП

Правил в использовании квалифицированной электронной подписи не так много, однако не соблюдение хотя бы одного из них может привести к плачевным последствиям для владельца КЭП:

  1. КЭП должна использоваться исключительно в сферах, прописанных в квалифицированном сертификате;
  2. Владелец квалифицированной электронной подписи должен хранить носители КЭП в местах недоступных третьим лицам. Это правило, прежде всего, работает в интересах самого владельца, ведь если тайна ключа будет нарушена, пострадает в первую очередь именно хозяин подписи;
  3. В случае, если тайна ключа все же была нарушена, владельцу КЭП необходимо незамедлительно сообщить о случившемся в удостоверяющий центр, выдавший квалификационный сертификат.

Что делать при потере КЭП

потеря КЭП

Алгоритм действий в случае утери КЭП достаточно прост:

  1. В первую очередь вам необходимо обратиться в удостоверяющий центр и передать информацию о том, что КЭП была утеряна;
  2. В обязательном порядке написать заявление, на основании которого будет аннулирован утерянный сертификат;
  3. Повторно собрать весь пакет документов и пройти регистрацию для получения новой КЭП;
  4. Получить новую КЭП в удостоверяющем центре.

Читайте статьи про электронную подпись:

1. Как проводить анализ подписи
2. Как составить приказ о праве подписи документов
3. Что нужно знать для оформления электронной подписи
4. Электронная подпись для продажи алкоголя
5. Правила эффективного ведения документооборота 

Бланки и образцы документов с инструкциями и примерами заполнения в 2018 году>>>

Не забывайте о возможности больше времени уделять бизнесу, передав часть рутинных функций на аутсорс.


Остались вопросы по теме статьи?

Задайте вопрос эксперту:


Задать вопрос


Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг.

  • Торговый и складской учет
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • Полная поддержка 54-ФЗ и ЕГАИС
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)

Рекомендации по теме
Мы в соцсетях
×
Требуется регистрация

Зарегистрируйтесь и получайте ответы от экспертов бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
×
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!
Это бесплатно и займет всего минуту.

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Бухгалтерский аутсорсинг от создателей журнала «Главбух» — Ваш учет будет вести гуру бухгалтерии!

Посмотреть цены

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.