text
Новый Бизнес.Ру

Прием товара в магазине: как исключить недостачу, излишки и пересорт

  • 13 февраля 2018
  • 755

В рамках договора с поставщиком комплектность каждой поставки представитель розничного магазина должен проверить на соответствие документам, сопровождающим груз, удостоверится, что товары качественные. Своевременно обнаружить недостачу, излишки, пересортицу. Осмотреть внешний вид товаров, целостность заводской упаковки, у скоропортящихся продуктов проверить сроки изготовления, реализации.

1. Основные правила приема товара в магазине
2. Выявление недостачи при приемке товара
3. Выявление расхождений при приемке товара
4. Выявление излишков товаров при приемке
5. Выявление пересорта при приемке товара

1. Основные правила приема товара в магазине

В Российской Федерации правила приемки грузов, количественные, качественные характеристики, определяют следующие нормативные акты:
  • Гражданский Кодекс РФ ст.474 п.1; ст.513 п.2.
  • Инструкция «О порядке приемке продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству» утверждена постановлением Госарбитража СССР 25.04.1966 №П-7.
  • Инструкция «О порядке приемке продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству» утверждена постановлением Госарбитража СССР 15.06.1965 №П-6.
Заключенный между оптовиком и розничным продавцом договор, может предусматривать иные правила оценки поставок, временные параметры предъявления претензий. Если этого нет, действуют правила, прописанные в нормативных документах. 
 
Сначала ответственный за прием товара в магазине (товаровед, зав.складом, директор), проводит количественную оценку поставки, выявляя излишки, недостачу, пересортицу.
 
Прием товара в магазине: как исключить недостачу, излишки и пересорт
 
Делают это по двум методикам:
  • От груза к накладной: по мере выгрузки из транспорта ответственный сверяет наличие, реальные количества с фигурирующими в документах, выданных оптовым продавцом. Методику удобно использовать при объемных поставках, вплотную загруженном транспорте. Обнаруженные расхождения отмечают в ТОРГ-12 или ТТН, продолжая принимать товар до полной разгрузки. По окончании выгрузки подводят итоги.
  • От накладной к грузу: из транспорта выгружают товары в последовательности, указанной в документах продавца. Методику используют для крупногабаритных изделий, частичной загрузке транспорта.
Пересчитывают груз, используя единицы измерения одинаковые со значениями отгрузочных документов. Уполномоченный магазина проверяет информацию, указанную на ярлыках, этикетках (если упаковка производителя цела), или перевешивает (пересчитывает) каждое наименование.
Найденные расхождения, избыток, нехватку товарных позиций фиксируют, составляют акт. Оценить соответствие реальной численности поставки цифрам, указанным в бумагах, покупатель может:
  • принимая отгрузку у себя;
  • контролируя загрузку транспорта оптовым продавцом на его складе;
  • при получении у грузоперевозчика.
Для грузов, поставляемых в разных типах упаковок, законодательные акты предусматривают разные промежутки времени для оценки привезенного количества товаров: 
  • если груз привезли в открытой упаковке или без нее, повредили тару, все надо пересчитать тогда, когда его забирают со склада транспортной фирмы, продавца;
  • если товары везут в закрытой таре производителя, сверяют только общее количество упаковок, массу брутто. Внутреннюю комплектацию надо проверить в течение десяти дней после этого, кроме скоропортящихся продуктов (на их ревизию отведены сутки). 

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы. Подробнее о программе >>

(!) Не забывайте о возможности больше времени уделять бизнесу, передав часть рутинных функций на аутсорс.


Для правильной приемки товаров в магазине, исключения недостач, излишков, пересортицы, можно воспользоваться следующим алгоритмом:
  1. сначала проконтролировать отсутствие ошибок в сопроводительных бумагах;
  2. сверить этикетки, привезенных товаров, с наименованиями, перечисленными в ТОРГ-12;
  3. пересчитать общее количество мест, посмотреть не повреждена ли заводская упаковка, видны ли надписи или нет (если надписи плохо читаются, стерты, заводскую упаковку надо вскрыть, фасованные грузы перевешивать);
  4. проверить общий вес поставки (массу брутто);
  5. сравнить цены в накладной поставщика с фигурирующими в договоре (или с ценами предыдущей поставки);
  6. распаковать груз, проверить количество индивидуальных упаковок внутри общей (сразу не вскрывают только упакованное производителем);
  7. проконтролировать число мест, массу нетто.
Когда все перечисленные операции выполнены, расхождений не найдено, отгрузку оприходуют. Нашли несоответствия — составляют акт, извещают в письменном виде (по электронной почте, факсу) контрагента о выявленных ошибках.
 

2. Выявление недостачи при приемке товара

Несоответствия реального количества цифрам, фигурирующими в бумагах от оптового продавца, сотрудник магазина должен задокументировать, заполнив общепринятые бланки, единые на всей территории страны:
  • для отечественных изделий (продуктов) акт ТОРГ-2;
  • для импортных — ТОРГ-3;
  • материалы — акт № M-7.

Читайте также:

Акт расхождений при приемке товара содержит информацию о всех позициях, по которым есть нехватка. Его составляют работники магазина, ответственные за получение грузов, ставят отметку, что нет претензий по остальным позициям. На сопровождающих документах (ТОРГ-12, ТТН) пишут, что оформлен акт (номер, дата) отличий между реальными объемами и указанными в них.
 
Образцы документов установлены Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций (общие), утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132. 
 
Оптимальный вариант, если акт оформляют вместе с сотрудниками оптового продавца или грузоперевозчика (водитель, экспедитор). В каком порядке предъявляют претензии, надо пошагово прописать в договоре между магазином и оптовым продавцом, чтобы не решать этот вопрос через суд. 
 
Если нехватка товарного ассортимента обнаружена после вскрытия упаковок изготовителя (коробок, бочек, мешков), то оформляют акт произвольной формы, письмо-претензию, отправляют документы продавцу. Покрыть нехватку продавец может, вернув предоплату, уменьшив сумму предстоящего платежа (если оплату вносят после поставки), привезя недостающее. 
 
При недопоставке корректируют счета-фактуры, выписанные продавцом, заверяя исправления подписью директора магазина, печатью. 
 

Онлайн-сервис для автоматизации бизнеса

  • Торговый и складской учет
  • CRM-система
  • Онлайн-касса 54-ФЗ
От 0 руб./мес.Попробовать бесплатно >>

3. Выявление расхождений при приемке товара

Кроме несоответствия реальных количеств заявленным, магазин может предъявить претензии к качеству груза. За покупателем право принимать только качественные товары закреплено ст. 475 ГК РФ, что считать качественным, а что некачественным — ст.469 ГК РФ. Оценивая качество, проверяют:
  • комплектность;
  • наличие ярлыков, этикеток, их внешний вид;
  • целостности, внешний вид индивидуальной тары;
  • сроки изготовления/реализации.
Для этого сотрудник магазина имеет право полностью или выборочно открыть запечатанную производителем тару. Если во время приемки груза обнаружена поврежденная, раскрытая тара, надо остановить процесс, начать проверять каждую единицу, пригласив сотрудника оптового продавца (экспедитора, водителя).
 
Письмо-претензию по качеству отправляют:
  • для скоропортящихся продуктов в течение суток;
  • в течение 10 дней для непортящихся изделий (продуктов) при внутригородской перевозке;
  • в течение 20 дней при междугородних перевозках.
Некачественные, испорченные продукты (изделия) магазин берет на ответственное хранение, поместив в складскую карантинную зону. Их судьбу оптовик обязан определить за 10 дней. 
 

4. Выявление излишков товаров при приемке

При обнаружении лишнего в привезенном, магазин может:
  • вернуть дополнительное поставщику (расходы по транспортировке возмещает оптовик, если не предоставил свой транспорт);
  • отгрузить третьему лицу по просьбе оптовика;
  • самостоятельно найти клиентов, которые выкупят лишнее, выставив оптовику к оплате, расходы связанные с поиском, отгрузкой;
  • отправить назад полностью всю отгрузку;
  • оплатить (по полной стоимости или попросив скидку), поставив на приход как обычную покупку.
Принятое решение необходимо согласовать с оптовым продавцом, а пока компромисс не достигнут, магазин обязан принять лишний ассортимент на ответственное хранение.
 
На излишки товаров при приемке, так же как и на нехватку, оформляют:
  • для отечественных изделий (продуктов) акт ТОРГ-2;
  • для импортных — ТОРГ-3;
  • материалы — акт № M-7.
К заверенному директором магазина акту прикладывают копии бумаг от оптовика, отвозят ему лично или отправляют почтой. Если лишние товарные позиции надо вернуть поставщику, то необходимо присутствие его представителя, который подпишет акт возврата, возвратную накладную (оформляется как ТОРГ-12, в поле «Основание» пишут номер, дату акта). 
 

5. Выявление пересорта при приемке товара

Обнаружив пересотрицу, то есть нехватку позиций одного сорта, избыток такого же количества этого вида, но другого сорта, составляют акт (ТОРГ-2, ТОРГ-3, №М-7).
 
Пример: в накладной поставщика указан крем для рук «ААА» для нормальной кожи 15 шт., для сухой — 10 шт. Фактически пришло: для сухой кожи 20 шт, для нормальной 5 шт. Это считается пересортицей (одновременный недостаток и переизбыток одного наименования, разных сортов).
 
Как магазину поступать дальше, решать руководству, согласовывая действия с оптовым продавцом. По ГК РФ ст. 466, представители магазина имеют право:
  • полностью отказаться от приема груза;
  • принять некомплектную поставку, внеся исправления в сопровождающие документы, потребовав от поставщика корректировки счетов-фактур;
  • оформить частичную приемку, обеспечив ответственное хранение непринятому ассортименту.
Кроме акта, надо оформить в произвольной форме письмо-претензию руководству компании, поставившей пересортицу. 
 

Не забывайте о возможности больше времени уделять бизнесу, передав часть рутинных функций на аутсорс.


Остались вопросы по теме статьи?

Задайте вопрос эксперту:


Задать вопрос


Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг.

  • Полная поддержка 54-ФЗ и ЕГАИС
  • Торговый и складской учет
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)

Рекомендации по теме
Мы в соцсетях
×
Требуется регистрация

Зарегистрируйтесь и получайте ответы от экспертов бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!
Это бесплатно и займет всего минуту.

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Новый продукт нашей компании — Главбух Ассистент. Ваш учет будет вести гуру бухгалтерии!

Посмотреть цены

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.