text
Новый Бизнес.Ру

Как правильно организовать учет в магазине одежды

  • 8 июля 2018
  • 3719

Магазин одежды – это в первую очередь организация работы с клиентами, так как именно они являются определяющим фактором при выборе моделей, размеров, цветовой гаммы и т.п. Программы для учета призваны облегчить продавцу его работу и позволить сконцентрироваться на обслуживании покупателей и живом общении с ними. Однако, прежде нужно настроить систему учета. О том как это сделать без лишних нервов, расскажем в нашей статье.

Содержание:

1. Варианты ведения учета магазина одежды
2. Составляющие учета магазина одежды
3. Алгоритм учета партии товара
4. Ошибки и сложности учета в магазине одежды

1. Варианты ведения учета магазина одежды

правильный учет в магазине одежды
Итак, учет магазина одежды ведут двумя способами:
Первый способ не означает, что придется брать в руки калькулятор или блокнот, и ходить по залу отмечать сколько продано юбок, платьев или брюк.

Нет, такой учет также ведется на компьютере, но с использованием обычных файлов, например, таблиц Excel. Рассмотрим недостатки и преимущества каждого из этих способов.

Учет вручную

Достоинств у этого метода всего два: 
  • отсутствие затрат на приобретение и установку ПО;
  • разработка самостоятельной схемы и порядка учета.
Но ни скоростью обработки данных, ни простотой использования, метод различных табличек, которые заполняются в ручном режиме, не обладает.

Полностью избавить себя от бумажной и рутинной работы по учету и отчетности можно с помощью аутсорс-сервиса Главбух Ассистент. Как это работает: вы пишете ассистенту в интернет-чат о задаче, которую нужно решить и загружаете документы в сервис. Дальше ассистент передает их профильным специалистам: по обработке первички, по налогам, по кадрам. Эти сотрудники ведут весь учет, готовят бухгалтерскую и налоговую отчетность, отвечают на вопросы. Попробуйте бесплатно – первый месяц в подарок.



Даже на этапе становления магазина одежды желательно начать применять автоматизированный учет. Если такой возможности нет, можно на основе нашего примера начать вести учет.
 
Пример: Представим небольшой бутик одежды, который только открылся. Поставщики завезли товар, который первым делом нужно оприходовать. Для этого директор магазина завел табличку на компьютере.

В первом столбце он просто перечислил все наименования товаров, указав их фасон, размер, фирму-производителя и цвет. Во втором столбце он поставил количество одежды каждого наименования, поступившей от поставщиков.

Далее, он будет ежедневно вносить расход. Если товар поступит вновь, он подведет остаток и вновь сделает столбец прихода. Такие блоки он завел по каждому из поставщиков отдельно, для удобства расчетов с ними.

Как выбрать программу для учета в магазине одежды



Таблица получилась очень длинной, поэтому в конце месяца пришлось заводить новую. Постепенно владелец магазина пришел к выводу, что автоматизированный способ удобнее и перешел на него. 
 
Программа для учета в магазине одежды Бизнес.Ру автоматически рассчитывает остатки вещей на текущий момент времени с учетом продаж/ возвратов, передавая эту информацию на кассу. Также есть возможность настроить систему автоматических скидок для организации быстрых распродаж или проведения краткосрочных акций.
Попробуйте все возможности программы для учета в магазине одежды Бизнес.Ру Розница бесплатно>>>

Учет ПО 

Учетных программ для розницы сейчас на рынке не мало. Многие из них являются частью большого «пула» другого ПО, позволяющего вести бухгалтерский и налоговый учет в организации и сдавать отчеты. 
 
Преимущества использования:
  • При широком функционале использования ПО, его стоимость быстро окупается удобством и автоматизацией работы;
  • Простота использования: научить работе с программой можно практически каждого человека от продавца до владельца магазина. Поэтому, даже начинающий бизнесмен, применяющий льготный режим налогообложения и далекий от бухгалтерии, справится с учетом в магазине одежды самостоятельно;
  • Роли пользователей можно разграничить. Можно поручить товароведам или продавцам вводить номенклатуру товара, кассиру учитывать выручку, а директор сможет осуществлять общий контроль за процессом и в любой момент получать отчет о состоянии дел в рознице и на складе;
  • Учет склада и розницы можно вести отдельно, но в одной программе;
  • ПО можно интегрировать с работой кассового аппарата. Все магазины одежды перешли на кассовую технику с функцией передачи данных онлайн - так называемые онлайн-кассы. И если данные обо всех продажах магазина одежды поступают в режиме онлайн в налоговые органы, то почему они не могут также поступать в учетную программу самой торговой точки;
  • Скорость обработки данных. Не нужно придумывать какие-то схемы и формулы для подсчета остатков и товарооборота, программа все сделает сама и очень быстро;
  • Возможность сохранения информации в облаке, то есть на серверах компании оператора. Таким образом, можно хранить много учетной информации, не покупая для этого отдельное оборудование.

8 основных причин низких продаж в розничном магазине

Казалось бы, так много плюсов, иди и заключай договор с компанией-оператором на использование учетного ПО, но, есть, нюансы, на которые нужно обратить внимания до заключения договора:
  • Наличие бесплатной технической поддержки. Программа требует технического обеспечения и ПО требует регулярного обновления. Эти функции должна взять на себя компания-разработчик или оператор на удаленной основе. Не должно быть необходимости держать в самом магазине человека, который разбирается в технической стороне вопроса;
  • Специализированные программы более уязвимы для утечки информации, чем учет в ручном режиме. Поэтому, если кому-то потребуются систематизированные учетные данные магазина одежды, их будет проще получить. Для надлежащего обеспечения коммерческой тайны ПО обеспечивает разные степени защиты от утечки информации и ее взлома. Еще лучше если ПО будет находится в облаке.

2. Составляющие учета магазина одежды

как вести учет в магазине одеждыНезависимо от того, в каком режиме владелец торговой точки решил учитывать оборот и остатки в своей торговой точке, существуют обязательные составляющие такого учета. В их числе:
  • Справочник товара (один или несколько);
  • Справочник контрагентов (поставщиков и покупателей по безналичному расчету);
  • Периоды для остатков (когда заканчиваются остатки, когда нужно заказывать новую партию);
  • Данные для вычисления товарооборота (приход/расход).
Основное в этом всем — справочники. От их наполнения зависит то, как будет поставлен учет товаров, так как магазин одежды обычно торгует разной продукцией от разных поставщиков.

Поэтому в товарном справочнике желательно сразу организовать деление номенклатуры товара по коллекциям, или вести, так называемый партионно-сортовой учет. Кроме него существуют еще:
Количественный метод еще называют аналитическим. Ведь кроме поставщика и наименования при продаже одежды важны ее артикул, цвет и размер.

Справочник товаров должен все это учитывать. Именно аналитический метод с указанием партий позволяет получить наиболее полную и достоверную картину остатков и движения товаров.

Самый оптимальный вариант — завести карточки товара и условно разложить их по партиям. В ручном варианте это могут быть отдельные папки, в автоматизированном система распределит их сама.

Задачу по введению в систему данных облегчает то, что сейчас практически у всего товара есть штрих-коды, содержащие необходимую информацию.

Небольшие магазины обычно используют штрих-коды производителя. Они сканируют их с помощью специального устройства, подключенного к компьютеру -  сканера штрих-кода.

Данные о товаре в этом случае поступают в систему, и его можно оприходовать или, наоборот, списать. Рассмотрим, как вести учет товара в магазине одежды на примере партии платьев, поступивших в небольшой бутик.
 
Поможет в организации эффективной работы магазина - сервис для автоматизации Бизнес.Ру. Сервис имеет весь необходимый набор функций для интеграции и работы с ЕГАИС и соответсвует 54ФЗ. 
Попробуйте все возможности программы для учета в магазине одежды Бизнес.Ру Розница бесплатно>>>

3. Алгоритм учета партии товара

как вести учет в магазине одежды
 
Представим, что владелец бутика заказал у поставщика 10 платьев из новой коллекции. Платья пришли в трех расцветках (цветочек, горошек и узоры) и ходовых размеров (44, 46 и 48). Входящая цена у всех платьев одинаковая.
 
Такого товара в рознице еще не было, это пробная партия. Поэтому при получении коллекции ее необходимо внести в справочник.

Для расчетов с поставщиком важен артикул, а для корректного учета в рознице — цвет и размер. Поэтому, мы заводим карточки платьев по цветам, в которые и заносим все размеры и артикулы одного цвета.

Такое разделение позволит, при необходимости, скорректировать продажную цену по какой-либо расцветке, если она окажется ходовой или, наоборот, будет плохо продаваться.
 
Пошаговый алгоритм учета этой партии будет выглядеть так:
  1. Заводим карточки товара трех видов;
  2. Приходуем партию в номенклатуру товара: разносим в каждую карточку количество в разрезе размеров;
  3. Делаем наценку (одинаковую для всех платьев);
  4. Печатаем ценники с указанием артикула, цвета, размера и цены;
  5. Ежедневно регистрируем продажи на основе сведений по кассе;
  6. Списываем проданное количество платьев в карточках;
  7. Если одно из платьев оказалось бракованным, оформляем возврат от покупателя и снова приходуем его в соответствующей карточке;
  8. Оформляем возврат бракованного платья поставщику;
  9. Выводим остатки;
  10. Обнаруживаем, что одно платье до сих пор не продалось, поэтому делаем его уценку;
  11. Проводим ревизию и вносим фактические остатки в карточки;
  12. После продажи всей партии закрываем карточки.
Для оценки эффективности работы магазина одежды необходимо вести статистику продаж в разных разрезах:
  • по номенклатуре;
  • по размерам;
  • по цветовой гамме;
  • по фасонам;
  • по прочим признакам.
Все эти возможности должен предоставлять выбранный способ учета. Заказ продукции необходимо делать на основании данных о его оборачиваемости. С помощью программного обеспечения этого добиться легче. Учет без ПО потребует анализа товарооброта в ручном
режиме.
8 основных причин низких продаж в розничном магазине

4. Ошибки и сложности учета в магазине одежды

Как организовать учет в магазине
Любой метод контроля за остатками и оборотом товара не застрахован от ошибок.

Но если знать природу этих ошибок и сложности, которые подстерегают директора торговой точки на этом поприще, можно сократить их количество.

Вот перечень тех моментов, на которые нужно обратить внимание в первую очередь:
  1. Хронология документов. Нужно соблюдать хронологический порядок занесения всех документов, как приходных, так и расходных в базу данных. Обязательно нужно указывать даты всех событий. Если этого не делать, найти допущенную ошибку будет сложнее;
     
  2. Тотальное кодирование товара. Даже если магазин совсем маленький и не оснащен оборудованием для сканирования штрих-кодов, нужно завести свою систему кодировки и указывать коды на ценниках, а затем в чеках и отчетах о продажах;
     
  3. Регулярные ревизии. Чем чаще владелец магазина проверяет остатки товара, тем лучше. Своевременно выявленную недостачу или излишки проще отследить и предотвратить причину их появления в дальнейшем;
     
  4. Строгая градация функций персонала. Материально-ответственные лица не должны иметь возможности корректировать учетные данные, тем более за прошлые периоды. Учет должен вести один человек, а продавать товар и отвечать за его сохранность — другие. Разделение этих функций дает больше гарантий сохранности товара;
     
  5. Стараться указывать максимум известной информации о товаре и следить за появлением дублей в справочнике;
     
  6. Регулярно анализировать товарооборот и следить за наценкой. Ее уровень должен быть оптимальным для быстрой оборачиваемости товара с определенной рентабельностью;
     
  7. Все же поставить специальное программное обеспечение для учета, пусть даже самое простое. Ведь человеческий фактор приводит к большим ошибкам.
Владелец магазина одежды должен мыслить глобально и смотреть в будущее. Любой бизнес предполагает развитие, поэтому если сегодня работает магазин с тысячными оборотами в месяц, то через год он должен показывать уже сотни тысяч, а потом и миллионы.
 
Вместе с ростом бизнеса будут расти товарные обороты и остатки, поэтому и систему учета рано или поздно придется совершенствовать. Лучше сделать задел этому еще на этапе становления бизнеса. Финансовые затраты на организацию правильного учета не сравнимы с той пользой, которую он принесет.

Читайте также как развивать розничный бизнес: 

Не забывайте о возможности больше времени уделять бизнесу, передав часть рутинных функций на аутсорс.


Остались вопросы по теме статьи?

Задайте вопрос эксперту:


Задать вопрос


Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг.

  • Полная поддержка 54-ФЗ и ЕГАИС
  • Торговый и складской учет
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)

Рекомендации по теме
Мы в соцсетях
×
Требуется регистрация

Зарегистрируйтесь и получайте ответы от экспертов бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!
Это бесплатно и займет всего минуту.

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Бухгалтерский аутсорсинг от создателей журнала «Главбух» — Ваш учет будет вести гуру бухгалтерии!

Посмотреть цены Оптимизировать налоги

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.