Торговля и Склад онлайн
Попробовать бесплатно

Как правильно организовать учет в магазине одежды

899
Магазин одежды – это в первую очередь организация работы с клиентами, так как именно они являются определяющим фактором при выборе моделей, размеров, цветовой гаммы и т.п. Программы для учета призваны облегчить продавцу его работу и позволить сконцентрироваться на обслуживании покупателей и живом общении с ними. Однако, прежде чем «переходить» в торговый зал для общения с клиентом, необходимо качественно настроить систему учета.

1. Варианты ведения учета магазина одежды
2. Составляющие учета магазина одежды
3. Алгоритм учета партии товара
4. Ошибки и сложности учета в магазине одежды

Как организовать учет в магазине одежды

1. Варианты ведения учета магазина одежды

Итак, учет магазина одежды ведут двумя способами:
Первый способ не означает, что придется брать в руки калькулятор и блокнот, и ходить по залу отмечать сколько продано юбок, платьев или брюк. Нет, такой учет также ведется на компьютере, но с использованием обычных файлов, например, таблиц Excel. Рассмотрим недостатки и преимущества каждого из этих способов.
 
 Учет вручную
 
Достоинств у этого метода всего два:
  • отсутствие затрат на приобретение и установку ПО;
  • разработка самостоятельной схемы и порядка учета.
Но ни скоростью обработки данных, ни простотой использования, метод различных табличек, которые заполняются в ручном режиме, не обладает. Даже на этапе становления магазина одежды желательно начать применять автоматизированный учет. Если такой возможности нет, можно на основе нашего примера начать вести учет.
 
Пример: Представим небольшой бутик одежды, который только открылся. Поставщики завезли товар, который первым делом нужно оприходовать. Для этого директор магазина завел табличку на компьютере. В первом столбце которой он просто перечислил все наименования товаров, указав их фасон, размер, фирму-производителя и цвет. Во втором столбце он поставил количество одежды каждого наименования, поступившей от поставщиков.

Далее, он будет ежедневно вносить расход. Если товар поступит вновь, он подведет остаток и вновь сделает столбец прихода. Такие блоки он завел по каждому из поставщиков отдельно, для удобства расчетов с ними. Такая таблица получилась очень длинной, поэтому в конце месяца пришлось заводить новую. Постепенно владелец магазина пришел к выводу, что автоматизированный способ удобнее и перешел на него. 
 

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы. Подробнее о программе >>

Специальное программное обеспечение (ПО)

Учетных программ для розницы сейчас на рынке не мало. Многие из них являются частью большого «пула» другого ПО, позволяющего вести бухгалтерский и налоговый учет в организации и сдавать отчеты. 
 
Преимущества использования:
  • При широком функционале использования ПО, его стоимость быстро окупается удобством и автоматизацией работы.
  • Простота использования: научить работе с программой можно практически каждого человека от продавца до владельца магазина. Поэтому, даже начинающий бизнесмен, применяющий льготный режим налогообложения и далекий от бухгалтерии, справится с учетом в магазине одежды самостоятельно.
  • Роли пользователей можно разграничить. Можно поручить товароведам или продавцам вводить номенклатуру товара, кассиру учитывать выручку, а директор магазина одежды сможет осуществлять общий контроль за процессом и в любой момент получать отчет о состоянии дел в рознице и на складе.
  • Учет склада и розницы можно вести отдельно, но в одной программе.
  • ПО можно интегрировать с работой кассового аппарата. Практически все магазины одежды (кроме тех, которые применяют ЕНВД) уже перешли на кассовую технику с функцией передачи данных онлайн. Остальным придется сделать это до 1 июля 2019 года. И если данные обо всех продажах магазина одежды поступают в режиме онлайн в налоговые органы, то почему они не могут также поступать в учетную программу самой торговой точки.
  • Скорость обработки данных. Не нужно придумывать какие-то схемы и формулы для подсчета остатков и товарооборота, программа все сделает сама и очень быстро.
  • Возможность сохранения информации в облаке, то есть на серверах компании оператора. Таким образом, можно хранить много учетной информации, не покупая для этого отдельное оборудование.

Казалось бы, так много плюсов, иди и заключай договор с компанией-оператором на использование учетного ПО, но, есть, нюансы, на которые нужно обратить внимания до заключения договора:
  • Программа требует технического обеспечения. ПО требует регулярного обновления, а также необходимость следить за тем, чтобы оно корректно работало. Большинство функций берет на себя компания-разработчик или оператор на удаленной основе и с бесплатной технической поддержкой. Не требуется держать в самом магазине человека, который разбирается в технической стороне вопроса. Значит и не нужно нанимать на работу системного администратора или программиста и платить ему за услуги, чаще всего зарплату. 
  • Специализированные программы более уязвимы для утечки информации, чем учет в ручном режиме. Поэтому, если кому-то потребуются систематизированные учетные данные магазина одежды, их будет проще получить. Для надлежащего обеспечения коммерческой тайны ПО обеспечивает разные степени защиты от утечки информации и ее взлома.
В итоге выбор остается за владельцем магазина одежды. Но даже небольшая торговая точка будет работать прибыльнее, если ее владелец будет знать, как проще вести учет в магазине одежды.
 

2. Составляющие учета магазина одежды

Независимо от того, в каком режиме владелец торговой точки решил учитывать оборот и остатки в своей торговой точке, существуют обязательные составляющие такого учета. В их числе:
  • Справочник товара (один или несколько).
  • Справочник контрагентов (поставщиков и покупателей по безналичному расчету).
  • Периоды для остатков (когда заканчиваются остатки, когда нужно заказывать новую партию).
  • Данные для вычисления товарооборота (приход/расход).
Основное в этом всем — справочники. От их наполнения зависит то, как будет поставлен учет товаров, магазин одежды обычно торгует разной продукцией от разных поставщиков. Поэтому в товарном справочнике желательно сразу организовать деление номенклатуры товара по коллекциям, или вести, так называемый партионно-сортовой учет. Кроме него существуют еще:
Количественный метод еще называют аналитическим. Ведь, учитывая, что кроме поставщика и наименования при продаже одежды важны ее:
  • артикулы;
  • цвет;
  • размер,

Как организовать учет в магазине одежды

справочник товаров должен все это учитывать. Именно аналитический метод с указанием партий позволяет получить наиболее полную и достоверную картину остатков и движения товаров.
 
Самый оптимальный вариант — завести карточки товара и условно разложить их по партиям. В ручном варианте это могут быть отдельные папки, в автоматизированном система распределит их сама. Задачу по введению в систему данных облегчает то, что сейчас практически у всего товара есть штрих-коды, содержащие необходимую информацию.

Небольшие магазины обычно используют штрих-коды производителя. Они сканируют их с помощью специального устройства, подключенного к компьютеру. Данные о товаре в этом случае поступают в систему, и его можно оприходовать или, наоборот, списать. Рассмотрим, как вести учет товара в магазине одежды на примере партии платьев, поступивших в небольшой бутик.
 

3. Алгоритм учета партии товара

Представим, что владелец бутика заказал у поставщика 10 платьев из новой коллекции. Платья пришли в трех расцветках (цветочек, горошек и узоры) и ходовых размеров (44, 46 и 48). Входящая цена у всех платьев одинаковая. Такого товара в рознице еще не было, это пробная партия. Поэтому при получении коллекции ее необходимо внести в справочник. Для расчетов с поставщиком важен артикул, а для корректного учета в рознице — цвет и размер. Поэтому, мы заводим карточки платьев по цветам, в которые и заносим все размеры и артикулы одного цвета.

Такое разделение позволит, при необходимости, скорректировать продажную цену по какой-либо расцветке, если она окажется ходовой или, наоборот, будет плохо продаваться.
 
Пошаговый алгоритм учета этой партии будет выглядеть так:
  1. Заводим карточки товара трех видов.
  2. Приходуем партию и номенклатуру товара: разносим в каждую карточку количество в разрезе размеров.
  3. Делаем наценку (одинаковую для всех платьев).
  4. Печатаем ценники с указанием артикула, цвета, размера и цены.
  5. Ежедневно регистрируем продажи на основе сведений по кассе.
  6. Списываем проданное количество платьев в карточках.
  7. Если одно из платьев оказалось бракованным, оформляем возврат от покупателя и снова приходуем его в соответствующей карточке.
  8. Оформляем возврат бракованного платья поставщику.
  9. Выводим остатки.
  10. Обнаруживаем, что одно платье до сих пор не продалось, поэтому делаем его уценку.
  11. Проводим ревизию и вносим фактические остатки в карточки.
  12. После продажи всей партии закрываем карточки.
Много действий? При использовании специального ПО их можно значительно сократить, ведь программа обрабатывает всю информацию сразу и можно увидеть полную картину. Кроме того, некоторые разработчики предлагают даже вставлять в карточки товара его фото. Для магазина одежды это очень полезная опция, ведь при анализе товарооборота перед глазами будут не абстрактные цифры, а визуальное изображение.
 
Для оценки эффективности работы магазина одежды необходимо вести статистику продаж в разных разрезах:
  • по номенклатуре;
  • по размерам;
  • по цветовой гамме;
  • по фасонам;
  • по прочим признакам.
Все эти возможности должен предоставлять выбранный способ учета. Заказ продукции необходимо делать на основании данных о его оборачиваемости. С помощью программного обеспечения этого добиться легче. Учет без ПО потребует анализа товарооброта в ручном режиме.
 

4. Ошибки и сложности учета в магазине одежды

Любой метод контроля за остатками и оборотом товара не застрахован от ошибок. Но если знать природу этих ошибок и сложности, которые подстерегают директора торговой точки на этом поприще, можно сократить их количество. Вот перечень тех моментов, на которые нужно обратить внимание в первую очередь:
  1. Хронология документов. Нужно соблюдать хронологический порядок занесения всех документов, как приходных, так и расходных в базу данных. Обязательно нужно указывать даты всех событий. Если этого не делать, найти допущенную ошибку будет сложнее.
  2. Тотальное кодирование товара. Даже если магазин совсем маленький и не оснащен оборудованием для сканирования штрих-кодов, нужно завести свою систему кодировки и указывать коды на ценниках, а затем в чеках и отчетах о продажах. В качестве таких кодов удобно использовать номер учетной карточки соответствующего товара. Такая кодировка позволит проследить путь каждой товарной единицы от момента прихода до ее продажи.
  3. Регулярные ревизии. Чем чаще владелец магазина проверяет остатки товара, тем лучше. Своевременно выявленную недостачу или излишки проще отследить и предотвратить причину их появления в дальнейшем.
  4. Строгая градация функций персонала. Материально-ответственные лица не должны иметь возможности корректировать учетные данные, тем более за прошлые периоды. Учет должен вести один человек, а продавать товар и отвечать за его сохранность — другие. Разделение этих функций дает больше гарантий сохранности товара.
  5. Стараться указывать максимум известной информации о товаре и следить за появлением дублей в справочнике.
  6. Регулярно анализировать товарооборот и следить за наценкой. Ее уровень должен быть оптимальным для быстрой оборачиваемости товара с определенной рентабельностью.
  7. Все же поставить специальное программное обеспечение для учета, пусть даже самое простое. Ведь человеческий фактор приводит к большим ошибкам.
Владелец магазина одежды должен мыслить глобально и смотреть в будущее. Любой бизнес предполагает развитие, поэтому если сегодня работает магазин с тысячными оборотами в месяц, то через год он должен показывать уже сотни тысяч, а потом и миллионы. Вместе с ростом бизнеса будут расти товарные обороты и остатки, поэтому и систему учета рано или поздно придется совершенствовать. Лучше сделать задел этому еще на этапе становления бизнеса. Финансовые затраты на организацию правильного учета не сравнимы с той пользой, которую он принесет.
 

Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг.

  • Полная поддержка 54-ФЗ и ЕГАИС
  • Торговый и складской учет
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)



Ваша персональная подборка
    Рекомендации по теме
    Живое общение с редакцией

    Сервисы для бизнеса

    Бизнес.Ру Торговля и Склад
    Облачный сервис
    Торговля - Склад - CRM

    Бизнес.Ру Розница
    Умная облачная онлайн-касса для магазинов и сетей

    Бизнес.Ру E-Commerce
    CRM для интернет-магазинов. Заказы - Поставщики - Склад

    Бизнес.Ру Эвотор
    Управление торговлей и складом для терминалов Эвотор

    Бизнес.Ру Онлайн-Чеки
    Онлайн-касса для интернет-магазинов и веб-сервисов 54-ФЗ


    Рассылка

    © 2018 Business.ru – интернет-издание об эффективности вашего бизнеса

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции  «Бизнес.Ру». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

    

    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!
    Это бесплатно и займет всего минуту.

    Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль