text
Новый Бизнес.Ру

Пересортица при инвентаризации в магазине: причины, виды и как правильно оформить

  • 29 января 2018
  • 817

Пересортицу находят во время инвентаризации, определить ответственных, установить причины возникновения пересортицы, сложно. Как оформлять, что считать пересортицей, а что недостачей — разберем в статье.

1. Пересортица товара при инвентаризации
2. Виды пересортицы
3. Причины пересортицы
4. Как оформить пересортицу
5. Акт пересортицы
6. Пересортица: объяснительная
7. Зачет пересортицы

Пересортица при инвентаризации в магазине: причины, виды и как правильно оформить

1. Пересортица товара при инвентаризации

Избыток одного сорта товара при такой же нехватке товара этого же вида, но другого сорта называют пересортицей. Несмотря на то, что термин возник еще в Советском Союзе, торговля им активно пользуется, юридического определения его нет по сей день. 
 
Методические указания при инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина от 13 июня 1995 г. №49 (пункт 5.3) определяют, что избыток и нехватку можно оформить как пересортицу, если соблюдены несколько условий:
  • избыток и нехватка позиций ассортимента найдены во время одной инвентаризации, относятся к одному отчетному временному отрезку (неделе, кварталу, месяцу и т.д.);
  • одновременно найдены инвентаризацией избыток и нехватка одного вида товара, в совпадающих объемах;
  • за них несет ответственность один сотрудник.
Пример пересортицы на складе магазина: во время проверки обнаружена нехватка конфет «А» в белом шоколаде 5 кг, избыток конфет «А» в темном шоколаде 5 кг. Но если избыток обнаружен в торговом зале, а недостача на складе — придется отдельно оприходовать излишки, списывать недостачу. За учет на складе и в торговом зале несут ответственность разные сотрудники.
 
Соблюдать рекомендации Минфина необходимо, чтобы при проверке отчетности у ревизоров не возникло вопросов к владельцу бизнеса, бухгалтеру.
 

2. Виды пересортицы

По результатам инвентаризации находят несколько видов товарной путаницы:
  • товар одного вида по одной цене: нехватка 5 коробок краски для волос «АА» русого цвета по 100 руб., излишек 5 коробок краски для волос «АА» цвета карамель по 100 руб.;
  • товары одного наименования - с разной стоимостью, сумма излишка больше суммы недостачи: недостача крема «ВВ» для рук 25 шт. на сумму 2500 рублей, излишек крема для ног «ВВ» 25 шт. на сумму 3000 рублей;
  • сумма недостачи больше суммы излишка: излишек шампуня «ММ» для сухих волос 20 шт. на сумму 1000 рублей, нехватка шампуня «ММ» для жирных волос 20 шт. на сумму 1500 рублей. 
Знать вид товарной путаницы необходимо бухгалтеру, ему надо будет корректно сделать проводки, поставить товары на баланс так, чтобы Налоговая служба рассматривала их как путаницу с товарами, а не попытку махинации, сокрытия прибыли и тому подобное.
 

Онлайн-сервис для автоматизации бизнеса

  • Торговый и складской учет
  • CRM-система
  • Онлайн-касса 54-ФЗ
От 0 руб./мес.Попробовать бесплатно >>

3. Причины пересортицы

Несоответствие реального количества товаров значениям, фигурирующим в учетных записях, возникают по нескольким причинам:
  • неправильное оприходование поступившего ассортимента: вместо картофеля, фасованного поставили на приход картофель;
  • неправильное заполнение документов при перемещении продукции со склада в торговый зал: фактически передали яблоки «АА» 20 кг, в документах отметили яблоки «ВВ» 20 кг;
  • ошибка кассира во время пробития чека: вместо кильки в томатном соусе «Аквамир», кассир пробил те же консервы марки «Аквамарин»;
  • неправильная маркировка: при приеме товаров на них неправильно наклеили ярлыки, вместо мандарин марокканских промаркировали как мандарины абхазские;
  • по вине покупателя: несколько видов конфет по одной цене складывают в один пакет, пробивая общий вес, а не массу каждого вида.
В подавляющем большинстве случаев причиной путаницы с товарными позициями одного вида становится персонал торговой точки, даже когда покупатели неправильно складывают весовые товары одной стоимости, но разных наименований, задача кассиров, продавцов, проверить пакеты, разобрать товары. Если установить виноватых в произошедшей путанице можно, то понять, когда она произошла нереально. Поэтому, ее оформляют числом обнаружения (то есть днем проведения проверки), составляя акт и сличительную ведомость.
 

4. Как оформить пересортицу

Как оформить товарную путаницу лучше проконсультироваться с бухгалтером, обслуживающим магазин. Тонкость в том, что основные правила бухгалтерского учета предусматривают использование понятий пересортица, взаимозачет, корректное отображение их в документах. Выявленный избыток товарных позиций с одновременной нехваткой похожих оформляют через взаимозачет. А налоговый учет подобных операций не предусматривает. Там надо раздельно отображать нехватку или переизбыток товаров.
 
Помня о вопросах, задаваемых ФНС, следует оформлять товарную путаницу пошагово, документируя каждый этап, строго следуя методическим рекомендациям по инвентаризации:
  • начать с составления «Акта о пересортице» членами инвентаризационной комиссии;
  • далее, с материально-ответственного лица взять письменные объяснения: почему произошла неразбериха, какие меры приняты, чтобы она не повторилась;
  • составить предложение о взаимозачете или списании;
  • выпустить приказ о взаимозачете или списании;
  • оформить сличительные ведомости ИНВ-19;
  • сделать ведомость ИНВ-26 с указанием выбранного способа оформления.
Необходимо придерживаться порядка оформления документов, представленного выше. Если установить виновника невозможно, инвентаризационная комиссия обязана в письменной форме дать объяснения почему нельзя найти виноватого, причину путаницы с товарными позициями.

Если виновник найден, но отсутствует в силу объективных обстоятельств — указать причину отсутствия. Для налоговой могут потребоваться свидетельские показания, подтверждающие, что сотрудник, виновный в возникновении неразберихи отсутствует по объективным обстоятельствам.
 

5. Акт пересортицы

Документом, первым фиксирующим возникшую путаницу в товарах, становится «Акт пересортицы». Его оформляет инвентаризационная комиссия, используя как форму для заполнения инвентаризационную ведомость ИНВ-3, подписывают все ее члены. Содержание документа носит рекомендательный характер, единой формы акта нет, дата составления — число обнаружения путаницы, день проведения инвентаризации. Так же как приказ, акт содержит следующие сведения:
  • порядковый номер документа, число обнаружения путаницы в товарном ассортименте;
  • сведения о перепутанных товарах: количество, цена, стоимость, точное название;
  • причины, по которым ассортимент перепутали: похожие упаковки, наименования, внешний вид;
  • в приказе указывают еще перечень виновных лиц, меры административного воздействия.
Акт подписывают члены инвентаризационной комиссии, заверяет директор магазина. 
 

6. Пересортица: объяснительная

С материально-ответственного лица, в ведомстве которого обнаружена неразбериха с ассортиментом, берется объяснительная. Материально-ответственные лица (МОЛ) назначаются отдельным приказом, подписывают договор материальной ответственности. Это могут быть: кладовщик, товаровед, старший продавец (смена продавцов), кассир и так далее. Все зависит от штатного расписания, принятого магазином.
 
Когда по результатам инвентаризации обнаруживают пересортицу, начинает действовать 193 статья Трудового Кодекса РФ, в ее рамках директор (владелец) магазина вправе потребовать от МОЛ написать в течение двух дней с момента ознакомления с результатами ревизии, объяснение. Примерный вид документа:
  • шапка: кому, от кого с указанием должности;
  • текст: в произвольной форме подробно объясняются причины, по которым произошла товарная путаница, описывают какие меры приняты, чтобы такого не повторилось, предлагают произвести взаимозачет излишка и недостачи;
  • документ заверяют: число, подпись автора.
Далее, предложение как оформить путаницу с ассортиментом (взаимозачет) должен высказать не только виновный, но и председатель инвентаризационной комиссии, написав на имя директора магазина письменное заявление. Если директор магазина, владелец, председатель инвентаризационной комиссии одно лицо, то можно сразу формировать приказ. 
 

7. Зачет пересортицы

Когда решение как оформить произошедшую путаницу с ассортиментом принято, директор магазина счел возможным провести взаимозачет, наступает очередь коррекции бухгалтерских документов, записей в учетной программе. Обязательно взаимозачет проводится по сличительной ведомости ИНВ-19, заполняющейся в 2 экземплярах, заверяемой у директора магазина. Один экземпляр хранят с бухгалтерскими документами, второй у директора или материально-ответственного лица.
 
Сличительная ведомость состоит из трех листов, содержит полную информацию о юридическом лице, товарах, по которым обнаружена пересортица. В большом магазине, имеющем штатного бухгалтера, составлением ИНВ-19 занимается он, а в маленьком эту обязанность придется на себя взять директору.
Если обнаружена путаница у нескольких видов товаров, при этом недостача в штуках больше, чем избыток, нехватку обязан оплатить из своего кармана виновный в пересортице.
 
Пример: обнаружен избыток 13 бутылок молока «Муму» 2,5% на сумму 750 рублей, нехватка 15 бутылок молока «Муму» 3,2% на сумму 850 рублей. 13 бутылок проводятся взаимозачетом, оплата за 2 бутылки молока 3,2% берется с человека, виновного в пересортице.
 
На основании сличительной ведомости оформляются бухгалтерские проводки, в том числе взаимозачет. ИНВ-19 служит основанием для списания убытков, постановке на учет в налоговой отчетности.

Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг.

  • Полная поддержка 54-ФЗ и ЕГАИС
  • Торговый и складской учет
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)

Рекомендации по теме
×
Требуется регистрация

Зарегистрируйтесь и получайте ответы от экспертов бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!
Это бесплатно и займет всего минуту.

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.