text
Новый Бизнес.Ру

Как вести учет товаров в магазине по штрих-коду: новые возможности

  • 8 мая 2018
  • 7855

Магазин, имеющий номенклатуру в сотни позиций, сталкивается с проблемой учета товаров. Оптимальный выход — внедрить учет по штрих-коду и автоматизировать контроль товарооборота. Кодирование позволяет использовать множественные качественные характеристики позиции: от себестоимости, даты поступления, до срока годности и цены реализации.

1. Плюсы автоматизированного контроля
2. Как работает учет по штрих-коду
3. Типичные ошибки при переходе на учет по штрих-коду
4. Этапы внедрения учета товаров по штрих-коду
5. Как выбрать сканер и принтер для этикеток
6. Рекомендации по выбору терминала для сбора данных

1. Плюсы автоматизированного контроля

Использование штрих-кодов подразумевает автоматизацию контроля товарооборота, работу с учетными программами для персонала склада и торгового зала. Также в штате должен появится IT-специалист или должен быть заключен договор на сотрудничество с компанией, оказывающей услуги установки программы и технической поддержки. В результате реорганизации системы контроля и учета товаров в магазине по штрих-коду, владелец получает:
  • Возможность учета как суммовым способом, так и количественно-суммовым.
  • Оперативное обновление информации о товарных остатках и поступивших платежах (при использовании интегрированных терминалов оплаты).
  • Автоматическую привязку платежей к реализованным товарным позициям.
  • Упрощенный документооборот с минимальной возможностью ошибки. Программы не дают поставить товар на приход или переместить, без сопутствующих документов.
  • Прозрачный складской учет и сокращение времени на инвентаризацию в 4-5 раз.
  • Рациональное использование торговых и складских площадей.
  • Минимизацию воровства, хищений как со склада, так и из торгового зала, за счет учета товаров на витринах, контроля учета товарных остатков.
  • Возможность быстрого составления аналитических справок о скорости реализации, размере выручки, наценки, прибыли, издержек по любой позиции прайса.
  • Упорядоченные взаимоотношения с поставщиками: внутри системы автоматически разносятся платежи, видны возвраты товаров и т.д. Анализ информации поможет исключить недобросовестного партнера, получить от постоянного поставщика лучшие условия работы.
Главное, что сделает автоматизированная система контроля товарооборота, — сведет к минимуму ошибки персонала, пересортицу, недостачи.

Подготовка документов, особенно относящихся к бухгалтерскому учету, отнимает массу времени. В большинстве случаев лучше вывести ее на аутсорсинг надежной компании с хорошей репутацией, например Главбух Ассистент

2. Как работает учет по штрих-коду

Автоматизацию товарооборота обеспечивает портативный терминал сбора данных (ТСД), считывающий данные, «зашитые» в штрих-код. Схема работы представлена на рисунке:
Как вести учет товаров в магазине по штрих-коду: новые возможности автоматизированного контроля
Выпускают множество модификаций ТСД, имеющих разный набор опций, стоимость. Существуют ТСД, подключаемые к основным компьютерам через кабель, есть терминалы, передающие данные дистанционно.
 Типовые возможности терминала:
  • Во время приемки товара сверить штрих-коды поступающих позиций с сопроводительными документами, при отсутствии маркировки товара — сделать этикетки на мобильном принтере.
  • Накладные загружает материально-ответственное лицо, информация, содержащаяся в них, становится доступной сотрудникам склада, видны расхождения в количествах, если они есть. После приемки — данные с ТСД передаются на компьютер, ведущий внутренний учет.
  • Упростить процесс ревизии, инвентаризации. Проводить ее можно двумя способами: считывать коды хранящихся товаров на складе, выявляя расхождения с учетными данными. Затем объединить информацию, хранящуюся на сервере с фактическими показателями. Второй: кладовщик создает электронную форму на инвентаризацию, считывает позиции, по которым есть сомнения, полученные результаты заносит в ревизионную электронную ведомость. Она основание для автоматического оформления результатов инвентаризации.
  • Во время отгрузки или внутреннего перемещения позиций, движения товара отображаются в учетной программе, после считывания кодов. Двойная проверка номенклатуры исключает пересортицу, ошибки сотрудников.
В зависимости от размеров торговой компании, структуры, ассортимента, финансовых ресурсов, подбирают конфигурацию терминала, модель, количество рабочих мест ТСД.
Оперативное управление и контроль товарооборота, невозможны без анализа торговой деятельности. 
Учет по штрих-кодам позволяет получить:
  • Отчет по продажам: анализ реализации за произвольный календарный отрезок, по отдельным подразделениям (секциям), расчет дисконтов.
  • Отчет по прибыли: автоматическое вычисление валовой прибыли, исходя из себестоимости, наценки товарной позиции.
  • Реестр товарных остатков: количество наименований на произвольную дату, график поступлений, перемещений, продаж.
  • Отчет при сальдовом способе учета товаров (ТОРГ-29).

Читайте также:  Анализ рентабельности в магазине. Выявление ходовых и неходовых позиций

Кроме перечисленных, автоматизация товарного контроля позволяет формировать специфические отчеты: потребности в товарных позициях, распределение нагрузки по складу и т.д. Система позволяет менять исходные данные, маркировать цветом в прайсе позиции, приносящие основную прибыль, или убыточные.
 
Учет товаров по штрих-коду невозможен без создания этикеток, ярлыков, ценников. Современные системы позволяют формировать шаблоны, сохранять их на сервере, копировать на принтер этикеток.
В шаблон можно включить:
  • Дату поступления, установки цены;
  • Сроки реализации;
  • Стоимость, размер наценки;
  • Артикул;
  • Качественные характеристики позиции (вес, состав ткани, размер и т.п.).
Внешний вид этикетки меняют набором шрифтов, использованием для печати ленты разной ширины, цвета.
Кроме выбора параметра ценника, автоматизированный контроль товарооборота позволяет корректировать информацию, содержащуюся в чеке: сумма, размер налогов, цена позиции, размер скидки и т.п. 
 

Онлайн-сервис для автоматизации бизнеса

  • Торговый и складской учет
  • CRM-система
  • Онлайн-касса 54-ФЗ
От 0 руб./мес.Попробовать бесплатно >>

3. Типичные ошибки при переходе на учет по штрих-коду

Организация в торговой точке контроля товарооборота по штрих-коду — процесс длительный, затратный. По опыту компаний, занимающихся установкой, сервисной поддержкой ТСД, владельцы магазинов допускают типичные ошибки:
  • Изначально не определяют бюджет.
  • После автоматизации учетных процессов экономят на обучении персонала.
  • Внедряют автоматизированный учет без модернизации складского бизнес-процесса, использования адресного хранения, информационного учета.
  • Не представляют возможности ТСД, как следствие — некорректная постановка задач, неполное использование ресурсов техники.
Из-за перечисленного автоматизация учета становится головной болью, напрасной тратой времени, денег.
 

4. Этапы внедрения учета товаров по штрих-коду

Начинать автоматизацию контроля товарооборота надо с определения бюджета, выбора компании, которая внедрить новые технологии, поможет в обучении персонала. Итак, по порядку:
 

      1. Определение бюджета. Стоимость внедрения технологии учета по штрих-кодам зависит от количества товарных наименований, числа рабочих мест операторов, антикражных систем (устанавливать их или нет — решать вам). Для розничного магазина с торговой площадью 100 — 200 м.кв. с одной кассой сумма 60 — 100 тыс. рублей (при использовании только портативных сканеров, если ставить стационарный — прибавьте еще 800 — 1200 USD).

     2. Выбор компании, проводящей автоматизацию, зависит от специфики магазина, точнее учетного ПО, использующего в нем. Есть фирмы, специализирующиеся на учете по штрих-кодам в 1С, есть — в других программах. Помните: работать с ними придется долгие месяцы, ведь кроме установки автоматизированный учет подразумевает еще сервисное обслуживание от 1000 — 10000 рублей ежемесячно.

     3. Формирование технического задания: задача, выполняемая фирмой, внедряющей учет товаров по штрих-кодам, в тесном сотрудничестве с владельцем торговой точки.

Как вести учет товаров в магазине по штрих-коду: новые возможности

Определитесь:

  • какую информацию «зашивать» в код (качественные характеристики товарной позиции, себестоимость, наценка, цена реализации и прочее, что будет отображаться при выведении информации товара в базе. Например, брюки, шелковые, 48 размер, цвет коричневый, 3500 рублей, плюс 3500 рублей, реализация за 7000 рублей); 
  • с какими кодами будет работать магазин: линейными или двухмерными, производителя или внутренними шифрами. Информация зашитая в коде читается либо горизонтально, либо горизонтально и вертикально. В двухмерном скрыто информации больше; 
  • с количеством рабочих мест, оснащенных сканерами;
  • со способом передачи данных с ТСД на сервер. Пакетный (batch) и on-line (WiFi) способ отличается наличием прямого подключения к компьютеру или без подключения; 
  • перечнем техники: терминал сбора данных, портативные сканеры, сервер, принтер этикеток, дисплей покупателя, весы с печатью ярлыков, кассовый аппарат со сканером, фискальным регистратором. 4. 

      4. Диагностика бизнес-процессов, связанных с товарооборотом: частота инвентаризаций, поступления, продаж. Порядок приема товара, оформление возвратов и прочее.

      5. Настройка учетной программы, использующейся в магазине. Ее «учат» воспринимать информацию с ТСД, генерировать шифры, содержащие необходимые данные.

      6. Написание, настройка ПО для сканеров, терминала.

      7. Приобретение оборудования (оргтехника, сканер, принтер, терминал, касса и т.д.). 

      8. Обучение персонала, «обкатка» автоматизированной системы учета.

Когда все этапы пройдены, магазин становится обладателем современной системы контроля товарооборота. Автоматизацию товарооборота важно синхронизировать с документооборотом компании. Важнейшая составляющая в этом процессе - бухгалтерская отчетность. Содержать в полном порядке бухгалтерию, сняв рутинные функции с главного бухгалтера, помогут специалисты сервиса Главбух Ассистент.
 

5. Как выбрать сканер и принтер для этикеток

Сканеры штрих-кодов выпускают:
  • по способу считывания информации лазерные, светодиодные, фото; 
  • по месту установки переносные, стационарные смешанные;
  • по методу передачи информации ТСД: проводные, беспроводные.
Для каждой группы есть плюсы и минусы. 
Светодиодные сканеры дешевы, быстро считывают кодировки, воспринимают коды с шириной полоски от 0,1 мм. Из недостатков: плохо воспринимают поврежденные коды, работают на расстоянии не более 15 см, затруднено считывание крупных шифров, чаще применяется на кассах.
 
Лазерные стоят больше светодиодных, воспринимают данные на расстоянии до метра. Из недостатков: высокая цена, плохо адаптируются к чтению 2-х мерных шифров, чаще применяются на складах. 
 
Фотосканеры самая дорогая группа устройств, позволяющая работать с любыми кодами, находящимися в любом состоянии, под любым углом. Недостаток один — цена. 
 
Переносные модели дешевле, стационарные или смешанные — дороже. При этом мобильный сканер не прочитает поврежденные шифр, а стационарный справится с задачей свободно.
 
Принтеры этикеток работают в монохромном режиме с рулонными или листовыми материалами. 
 
Типы принтеров:
  • Термотрансферные: информация переносится на ярлык с помощью красящей ленты. Получается ярлык, устойчивый к неблагоприятным воздействиям, подходим для маркировки товаров длительного хранения. Недостаток: высокая стоимость оборудования, расходников.
  • Термопечатающие: на термобумаге информация отображается при нагревании. Недостатки: ярлыки меняют цвет под действием температуры, воды. Достоинства: низкая стоимость принтера, расходной ленты.
Примерная цена термопринтера — 8000 рублей, термотрансферного — минимум вдвое дороже. В качестве расходных материалов с ними используют самоклеющуюся, цветную, прозрачную бумагу разной ширины (6-110 мм).
 
Выбирайте модель, руководствуясь особенностями работы магазина (в дорогом бутике неуместно экономить на ярлыках, и наоборот), бюджетом, совместимостью с учетной программой.
 

6. Рекомендации по выбору терминала для сбора данных

Широкий модельный ряд, разнообразие базовых функций, затрудняет выбор терминала человеку, ранее не сталкивавшемуся с подобной техникой.
Перечень характеристик, влияющих на стоимость оборудования, требующих внимания:
  • Метод сбора информации: возможность считывания линейных и двухмерных штрих-кодов, радиометок. От методики сбора данных, использующихся способов маркировки, зависит техническое оснащение, затраты на автоматизацию.
  • Размер дисплея.
  • Объем памяти: чем выше товарооборот, тем больший объем памяти требуется ТСД для автономной работы.
  • Емкость аккумулятора.
  • Способ передачи информации головному компьютеру: базовая станция, bluetooth или wi-fi.
  • Защита от внешних воздействий: защита от влаги, перепадов температуры, механических повреждений.
  • Гарантия, сервисное обслуживание.
Определить все опции терминала вы сможете из нашей специальной статьи про выбор терминала для розничной точки, после чего вы сможете сориентироваться в разнообразии моделей ТСД до подключения специалистов.
 

Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг.

  • Полная поддержка 54-ФЗ и ЕГАИС
  • Торговый и складской учет
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)

Рекомендации по теме
×
Требуется регистрация

Зарегистрируйтесь и получайте ответы от экспертов бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!
Это бесплатно и займет всего минуту.

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.