text
Новый Бизнес.Ру

Совершенствование учета товаров в магазине: Чек-лист для подбора товароучетной программы

  • 24 января 2018
  • 485

Владельцы небольших розничных магазинов предпочитают вести учет вручную, пользуясь журналами прихода, продажи товара, экономя на внедрении учетных программ. Следствием экономии становятся недостачи, пересортица, влияние человеческого фактора на результаты работы магазина.

1. Совершенствование учета товаров в розничной торговле
2. Плюсы внедрения специальных учетных программ
3. Почему учет в облаке лучше?
4. Рекомендации по совершенствованию учета товаров в небольшом магазине
5. Чек-лист для подбора товароучетной программы

Не забывайте о возможности больше времени уделять бизнесу, передав часть рутинных функций на аутсорс.


1. Совершенствование учета товаров в розничной торговле

Конечно, при открытии торговой точки, в первые два-три месяца работы, учета вручную достаточно, но в дальнейшем, если владелец хочет развивать бизнес, получать стабильную прибыль, необходимо совершенствование учета товаров в розничной торговле.
 
Решая эту проблему, 90% владельцев бизнеса приходят к мысли об автоматизации контроля товарооборота. Выбирают полную или частичную автоматизацию, в зависимости от размеров магазина, специфики, имеющихся ресурсов.
 
Частичная автоматизация подразумевает внедрение учетных программ в один или несколько бизнес-процессов торговли: прием товаров, продажа, бухгалтерский учет и т.д. В этом случае учетную программу можно не синхронизировать с банковской, оставив движение денег (расчеты с поставщиками, возвраты, выплаты заработной платы и т.п.) бухгалтеру. 
 
Частичная автоматизация, это, например, установка кассового аппарата со сканером штрих-кода, для ускорения расчетов с покупателями.
 
Полная автоматизация включает все бизнес-процессы, основные виды бухгалтерского учета: от расчета зарплаты, кадрового учета, до выплаты налогов; от ведения первичной документации, кадрового учета, до выплат налогов.
 

2. Плюсы внедрения специальных учетных программ

Оснащение магазина учетными программами, контролирующими товарооборот, позволяет:
  • Минимизировать ошибки сотрудников: например, накладные от поставщиков, принятые в электронном виде, после проверки фактической комплектации поставки, «заливаются» в программу.
  • Быстро получать информацию о поступивших платежах, товарных остатках.
  • Автоматически соотносить продажи в кредит с поступающими деньгами.
  • Упорядочить, упростить документооборот, исключить ошибки при выписке первичных документов, при приеме товара. Учетные программы блокируют постановку на склад товара без сопроводительных документов, тут же показывают расхождения между фактическими количествами и данными ТОРГ-12 (если таковые есть).
  • Сократить время ревизий, инвентаризаций в 2-3 раза.
  • Рационально заполнить площади хранения на складе, торговое оборудование.
  • Сократить до минимума воровство, порчу товара за счет совершенствования контроля.
  • Проводить анализ работы, пользуясь отчетами, формируемыми системой.
  • Отслеживать работу с поставщиками: количество возвратов, своевременность поставок, ассортимент. Система автоматически привязывает банковскую платежку к ТТН или ТОРГ-12 поставщика, помогает выявить недобросовестных партнеров.

3. Почему учет в облаке лучше?

Облачная программа для автоматизации учета в небольшом магазине расположена на Интернет сервере и работает через интернет. Клиент получает доступ к облачному ПО за ежемесячную абонентскую плату, пользуется в работе уникальным именем пользователя, паролем. По сравнению с офлайн вариантами, у облачных программ есть ряд плюсов:
  • Низкая стоимость: ежемесячная плата от 500 до 7500 рублей;
  • Минимальные требования к оборудованию: не надо покупать дополнительный компьютер под сервер, можно использовать гаджет с операционной системой Windows, MacOS, Linux, возможен доступ к сервису через мобильные устройства;
  • Cлужба поддержки;
  • Регулярные бесплатные обновления программы;
  • Неограниченный объем хранящейся информации;
  • Безопасность: данные шифруются криптографическими программами; обязательное резервное копирование информации (можно восстановить случайно удаленный документ), несколько уровней доступа (начальник, менеджер, кассир и т.п.).

Читайте также: Как правильно выбрать кассовое оборудование

4. Рекомедации по совершенствованию учета товаров в небольшом магазине

Для магазина, в котором постоянно находятся 5-6 сотрудников, подойдет организация учета товара на базе облачного программного обеспечения, то есть хранение и обработка информации в сети Интернет.
 
Основную работу выполняет компьютер с операционной системой Windows, он же подключается к облачному веб-серверу. Из периферийных устройств нужны:
  • Сканер штрих-кода (кассиру и на склад, бюджетный вариант — светодиодный);
  • Кассовый аппарат с фискальным регистратором;
  • Интегрированный или не интегрированный платежный терминал.
Если учет в магазине основан на чтении штрих-кодов — понадобится специальный принтер этикеток.
 

Онлайн-сервис для автоматизации бизнеса

  • Торговый и складской учет
  • CRM-система
  • Онлайн-касса 54-ФЗ
От 0 руб./мес.Попробовать бесплатно >>

5. Чек-лист для подбора товароучетной программы

Выбирая программу для своего магазина обратите внимание на присутствие таких возможностей как:
 
Бухгалтерский учет и финансы:
  • Формирование первичных документов для последующей выгрузки в бухгалтерские программы;
  • Выгрузка в сторонние бухгалтерские программы;
  • Формирование платежек, выгрузка в клиент-банк, загрузка из клиент-банка и разнесение оплат по счетам;
  • Возможность ведения товарного учета разными способами: с помощью бухгалтерских проводок, по расходно-приходной схеме. 
  • Пользования базой стандартных образцов документов (счет-фактура, ТТН, ТОРГ-12). Типовые формы актов на возврат, списание. Есть возможность сделать налоговую декларацию или КУДиР, если магазин на УСН;
  • Перерасчет себестоимости, наценки, для ассортимента, зависящего от валютных курсов;
Аналитика
  • Контроль продаж. Из программы должно быть видно сколько, за какое время, с какой наценкой и какого товара продано. Аналитика проводится одним отчетом или несколькими в виде таблицы, диаграммы, графика с возможностью сортировки динамики поквартально, помесячно и т.д.
  • Контроль остатков. Позволяет анализировать на какой срок осталось товара, лежащего на складе после чего можно сделать вывод какой товар от какого поставщика нужно закупить и в какие сроки.
  • Контроль закупок. Есть возможность формировать отчеты, отслеживать входные цены на один товар у нескольких поставщиков, анализировать какой ассортимент привозит определенный поставщик, делать предварительные заказы, выбирая наиболее выгодные условия работы.
  • Контроль взаиморасчетов с контрагентами. Синхронизация с клиент-банком позволяет увидеть от кого поступили денежные средства и куда они расходуются, распланировать затраты, выявить дебиторскую и кредиторскую задолженности.
  • Контроль работы персонала. Система отчетов позволяет видеть не только объем продаж каждого менеджера или продавца, но и сколько клиентов он обслужил (обзвонил) в день, сколько длился звонок, то есть формировать карточку рабочего дня персонала и его эффективность. 
Товары
  • Возможность формирования справочника товаров вручную или импортирование из других систем.
  • Возможность заведения карточек товаров на каждую позицию прайса с загрузкой изображений и габаритных размеров.
  • Ведение учета товаров по штрих-кодам, артикулам, характеристикам, серийным номерам, производителям, группам и т.п.
  • Формирование комплектов или наборов из имеющихся товаров. Этот функционал необходим розничным магазинам, небольшим кафе, мастерским.
  • Возможность назначить одному товару несколько цен для разного типа торговли или разных сегментов покупателей.
  • Комплектации и разукомплектации наборов: функционал комплектации и разукомплектации товаров очень полезен для формирования подарочных наборов, ремкомплектов, блюд.
  • Возможность оформления резерва товаров на основании заказа покупателя. Особенно актуально для магазинов, работающих под заказ.
  • Простая схема возврата товара.
Склад
  • Создание неограниченного количества складов.
  • Проведение инвентаризации по складам.
  • Осуществлять перемещения между складами.
  • Возможность торговать с одного склада нескольким розничным точкам или организациям.
  • Использования адресного хранения товаров.
Продажи
  • Возможность работать под заказ, т.е. формировать заказ покупателя и на его основании выставлять счета, резервировать товар, заказывать товар поставщику осуществлять реализации. Такой формат работы минимизирует ошибки и ускорит работу менеджеров.
  • Возможность продавать в розницу, т.е. иметь возможность подключать фискальный регистратор, сканер штрих-кода, весы и прочее торговое оборудование.
  • Наличие систем лояльности, дисконтные и бонусные карты, поможет повысить лояльность клиентов и увеличить продажи.
Закупки
  • Формировать заказы поставщикам. Есть возможность загружать в заказ все позиции, проставляя количество и удалять ненужное позиции. Можно дублировать заказы (функция скопировать).
  • Загружать прайсы и номенклатуру поставщика и хранить эти данные в системе.
  • Возможность создавать приходные накладные как вручную, так и импортом файла от поставщика.
  • На основании отчетов об оборачиваемости товаров формировать ассортимент товаров и заказывать их у поставщиков.
  • Учета алкоголя в ЕГАИС с автоматической постановкой на склад магазина из ТОРГ-12 поставщика. Удобно, когда не надо сканировать каждую бутылку, достаточно сверить фактическую поставку с заранее присланной электронной накладной.
Работа с клиентами
  • Использования модуля CRM совместимого с любой АТС. Например, входящий звонок отображается на мониторе, одновременно открывается карточка клиента, в которой видны документы, пометки. Обращение через интернет можно сразу формировать как новый заказ (как в интернет-магазинах), заводить новых контрагентов и т.п.
  • Ведения клиентской базы: заводить клиентов, настраивать индивидуальные дисконтные программы, делать рассылки по смс и электронной почте и т.п.

Другие важные моменты

  • Гибкая кастомизация функционала — настройки интерфейса под свои бизнес-процессы, например.
  • Работы без постоянного интернет подключения с удаленным контролем работы. Синхронизация с основной программой при подключении к интернету.
  • Кадровый учет: наличие карточек сотрудников с регулируемым уровнем доступа к опциям сервиса, зависящим от должности (зарплатная ведомость и т.д.).
  • Использованы методики защиты от внешних проникновений, предусмотрен ограниченный доступ сотрудников с запретом на скачивание данных, сокрытие конфиденциальной информации от людей, не имеющих к ней доступ, создается облачная копия всех документов.

Не забывайте о возможности больше времени уделять бизнесу, передав часть рутинных функций на аутсорс.


Остались вопросы по теме статьи?

Задайте вопрос эксперту:


Задать вопрос


Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг.

  • Полная поддержка 54-ФЗ и ЕГАИС
  • Торговый и складской учет
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)

Рекомендации по теме
Мы в соцсетях
×
Требуется регистрация

Зарегистрируйтесь и получайте ответы от экспертов бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!
Это бесплатно и займет всего минуту.

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.