text
Новый Бизнес.Ру

Учет автозапчастей: подробная инструкция по выбору программы учета запасных частей

  • 19 января 2018
  • 2894

Организация учета автозапчастей в магазине имеет особенности: одна и та же запасная часть подходит к нескольким моделям, маркам авто, или наоборот, жестко привязана к модели двигателя или кузова. Единичные продажи, большое количество поставщиков, предлагающих идентичные автозапчасти от разных производителей с разной маркировкой, справочник номенклатуры, насчитывающий сотни позиций, необходимость поиска аналогов, наличие на складе или работа «под заказ».

1. Для чего нужна автоматизация учета в магазине автозапчастей
2. Плюсы автоматизированного учета
3. С чего начинать?
4. О чем спрашивать специалистов, автоматизирующих учет
5. Требования, предъявляемые к программам учета для автомагазина

Как выбрать программу для учета запчастей

1. Для чего нужна автоматизация учета в магазине автозапчастей

Программы помогают:

  • Вести учет одновременно на нескольких складах, пример: отдельная розничная точка имеет отдельный виртуальный склад, но физически автозапчасти находятся на одной территории хранения. Виртуальных складов можно сделать неограниченное количество, даже каждому продавцу отдельный. Вне зависимости от количества складов, программа ведет единый учет прихода, наличия, расхода автозапчастей;
  • Создавать виртуальные ремкомплекты, включая в них необходимые детали. Эта функция даст возможность продавцу задать поиск, например, по «ремонт стабилизаторов поперечной устойчивости» и получить полный перечень необходимого;
  • Оприходовать товар с указанием подробной информации, с фиксацией времени, даты поставки;
  • Вести «стол заказов», т.е. принимать заявку от покупателей на доставку «под заказ»;
  • Анализировать работу магазина: формировать отчеты по продажам, анализировать товародвижение по группам, производителям, формировать отчеты по работе продавцов и кассиров и т.п.;
  • Отслеживать возвраты товаров, денег, поступления кредитных или безналичных средств. Видны оплаченные полностью или частично заказы, поставки, упрощается распределение денег;
  • Автоматически привязывать денежные поступления к первичной документации. Платежи поставщикам или поступления от клиентов привязываются к накладной, заказу. Пример: заказ №5, оплачен частично наличными. При поступлении денег на расчетный счет, информация импортируется в учетную программу, заказ отображается как полностью оплаченный. Данная схема облегчает работу с дебиторской задолженностью.

Это далеко не полный перечень возможностей программ учета. Можно выбрать ПО, рассчитанное на коллектив из нескольких десятков человек или на 1-2, работающего со стационарного или удаленного сервера. 

Читайте также: Ночная инвентаризация: почему она эффективнее?

2. Плюсы автоматизированного учета

Начиная глобальный процесс, требующий финансовых, временных, нервных затрат, хочется знать: ради чего?
Плюсы автоматизированного учета:

  • Жесткий контроль наличия товарных позиций, внутреннего, внешнего товародвижения. Повторим: контроль предупреждает воровство.
  • Облегчение работы продавцов: поиска товаров, аналогов, замены, быстрое формирование счетов. Быстро работающие продавцы - довольные покупатели, привлекающие друзей, соседей, знакомых.
  • Возможность подробного описания и загрузка изображений каждой позиции.
  • Ведение аналогового каталога.
  • Контроль продаж, поставок, внутренних перемещений. 
  • Возможность анализа работы автомагазина по различным параметрам, составление отчетов, диаграмм.
  • Получение конкурентных преимуществ: компетентные, быстро работающие продавцы, наличный и безналичный расчет.
  • Порядок в документообороте. На каждую деталь есть приходные документы, данные о реализации. Владелец магазина знает, что она продана, а не исчезла в недрах склада.

Конечно, вы столкнетесь с трудностями при выборе программы, но результат того стоит!

Читайте также: Открытие магазина запчастей: с чего начать предпринимателю

Онлайн-сервис для автоматизации бизнеса

  • Торговый и складской учет
  • CRM-система
  • Онлайн-касса 54-ФЗ
От 0 руб./мес.Попробовать бесплатно >>

3. С чего начинать?

Выбирая программу для учета запчастей, необходимо понимать: это не просто контроль продаж и упорядочение документооборота. Установка ПО — автоматизация бизнес-процессов, а понимание что и как происходит в магазине автозапчастей, достигается разделением операций на составляющие, использование процессного подхода. Бизнес-процессы автомагазина можно разделить на:

  • основные: закупка, реализация запасных частей, сервисные услуги;
  • вспомогательные: доставка, хранение;
  • административные: учет (товарный, бухгалтерский, налоговый, кадровый), организация работы;
  • развивающие: совершенствование технологий, использование нового оборудование..

Каждый бизнес-процесс выполняется в несколько шагов. Например, закупка болтов: поиск поставщика, формирование заказа, оплата, транспортировка, проверка комплектности поставки, постановка на учет. Пошаговая проверка процесса позволяет определить какие операции нужны, сколько ресурсов на них тратится, как можно сэкономить.

До начала автоматизации выясните:

  • Какие бизнес-процессы задействованы в вашем магазине (склад, поступление, продажа, возврат и т. п.). От них зависит необходимый функционал ПО. Пример: чтобы под заказ поставить автозапчасть клиенту, необходимо принять заявку, сформировать заказ поставщику, принять предоплату (частичную или полную), получить деталь, отгрузить ее клиенту. В процессе задействован виртуальный склад, обмен информацией с банковской программой, база поставщиков, покупателей.
  • Должностные обязанности и полномочия участников, исполнителей каждой операции. Разделение полномочий и четкие должностные инструкции позволят поставить конкретные задачи продавцам, оперативно отслеживать их выполнение. Пример: поручили обзвонить покупателей, обращавшихся в магазин в прошлом году, менеджерам торгового зала. Учетная программа позволяет отследить сколько звонков кто сделал, сколько длился разговор.
  • Перечень ресурсов, обеспечивающих бесперебойную работу: от финансовых до технических (принтеров штрих-кодов, сканеров ярлыков, компьютерной техники и т.д.). Например, если складской учет ведется с помощью маркировки товаров штрих-кодами, то необходима программа, совместимая с имеющимися сканерами, принтерами этикеток.
  • Для каждого бизнес-процесса определить с чего начинается и чем заканчивается работа. Пример: закупка товаров начинается со звонка поставщику, заканчивается поставкой приобретенных автозапчастей на склад. Нужно ПО, позволяющее вести базу поставщиков, экспортировать данные из электронных накладных, разносить платежи по заказам.

Когда цели, задачи автоматизации определены, необходимо переходить к выбору программы, внедрению ее в жизнь.

Читайте также: Как найти надежного поставщика для своего магазина автозапчастей

4. О чем спрашивать специалистов, автоматизирующих учет

Сложный момент в процессе автоматизации — выбрать компанию, способную сделать работу качественно, уложиться в сроки. Разговаривая со специалистами, выясните у них:

  • Наличие технической поддержки, график ее работы. Первые дни прибегать к ее услугам придется часто, поэтому клиентский сервис, работающий в одно время с магазином, — дополнительный плюс.
  • Из каких подсистем состоит ПО. Оптимальный набор: торговля, склад, аналитика, поставщики, клиенты, учет денежных средств. Каждая подсистема отвечает за отдельный участок работы магазина: торговля — рабочее места продавца (должен быть вариант работы с непостоянным интернетом), склад — ведение неограниченного количества виртуальных складов, поставщики — база поставщиков с их координатами и прайсами.
  • Наличие дополнительных возможностей: загрузка сторонних прайсов с корректным отображением в каталоге; связь между загруженными каталогами и внутренней номенклатурой; формирование предварительного заказа; автоматическое обновление статуса заказа и т.п. Все перечисленное ускорит работу магазина, минимизирует ошибки продавцов. Пример: накладная поставщика, экспортированная из программы, исключает ошибки, опечатки, при постановке на учет вручную.
  • Технические требования: какие параметры компьютеров нужны, базовое ПО. Подбирать учетное ПО надо так, чтобы не пришлось закупать в магазин новое оборудование. Один из вариантов — использование облачного сервиса, такого как «Бизнес.Ру Торговля и Склад
  • Его установка не требует дополнительных мощностей от компьютеров, программа совместима с весами, сканерами штрих-кода, кассовыми аппаратами, принтерами чеков.
  • Стоимость покупки, количество пользователей, цена сервисного обслуживания.

Это перечень, позволяющий составить впечатление о профессионализме команды, размерах затрат, возможностях автоматизированного учета того или иного разработчика.

5. Требования, предъявляемые к программам учета для автомагазина

Учитывая специфику автомагазинов, эксперты рекомендуют не адаптировать под программу учета автозапчастей общее складское ПО, такое как 1С, а выбирать среди программ, имеющих дополнительные опции. Оценить функционал программы, поможет знание особенностей ПО для магазина автозапчастей:

  • Ведение учета в нескольких валютах, автоматическая конвертация по заданному курсу. При работе с иностранными контрагентами прайс-листы, ценники, бухгалтерские документы, ведутся в необходимой валюте. Возможна автоматическая конвертация по курсу валют ЦБ РФ или внутреннему.
  • Номенклатурный справочник с визуализацией (картинка запчасти с проставленными размерами, названием, артикулом), поиском аналогов, замен, перекрестных, связанных позиций. Товарная карточка содержит информацию для легкого подбора совместимых запасных частей. Продавец может предложить клиенту подходящий вариант, отличающийся в меньшую сторону ценой, подобрать замену отсутствующей позиции из имеющихся.
  • Регламентированные права доступа нескольких пользователей. Несколько сотрудников, работая одновременно не видят клиентов друг друга, блокирование скачивания базы данных.
  • Совместимость с контрольно-кассовой техникой, терминалами оплаты, принтерами и сканерами штрих-кодов,терминалами сбора данных. После подключения учетной программы не придется полностью переоснащать автомагазин.
  • Возможность работы при отключенном интернете и перебоях в электропитании: работа кассовой программы в автономном режиме без доступа к интернету неограниченное количество времени. При появлении связи автоматически проходит обмен данными с облаком. Эта опция позволяет полностью отключить для продавцов использование интернета, исключить потерю рабочего времени на социальные сети, онлайн игры.
  • Поиск товаров по нескольким параметрам: название детали, маркировка кузова, двигателя, марки авто, модели, артикулу производителя запчасти, артикулу производителя авто, уменьшает время обслуживание покупателя.
  • Назначение нескольких цен на один товар: дилерских, оптовых, розничных. Прайс-лист с несколькими вариантами стоимости позволяет выстроить гибкую ценовую политику, создавать лучшие условия привилегированным клиентам (покупающим большие объемы, вовремя оплачивающим заказы и т.п.).
  • Оформление бухгалтерских проводок, документов, совместимость с бухгалтерскими программами, клиент-банком. Бухгалтерия ведется на той программе, к которой привык сотрудник, ею занимающийся. Актуальная информация выгружается из учетной программы в бухгалтерскую, после синхронизации с клиент-банком, платежи «привязываются» к заказам, счетам автоматически. Подобный функционал предусматривают как облачные сервисы, например “Бизнес.Ру Торговля и Склад”, так и программы, установленные на штатный сервер. Кроме этого, облачный сервис для предпринимателей, работающих на УСН, позволяет без привлечения бухгалтера сформировать налоговую отчетность, КУДиР.
  • Гибкая настройка формирования отчетности по продажам и движению товаров, поможет правильно оценить и сформировать ассортимент магазина. Отчеты по работе продавцов и кассиров помогут контролировать их работу и улучшать качество обслуживания.
  • Ведение базы покупателей с информацией об автомобиле: карточка клиента расскажет не только что, когда приобретал клиент, но и по какой цене, когда менеджер последний раз с ним общался. Опция незаменима для ускорения обслуживания покупателя, повышения качества: при входящем звонке на поиск необходимых данных уйдет 1-2 минуты.
  • Расчет рентабельности акций и распродаж.

Программа для учета запчастей должна полностью контролировать продавцов, отслеживать поставщиков, помогать планировать распродажи, маркетинговые акции. Это инструмент получения прибыли, помогающий выявить, устранить недостатки работы торговой точки.

Товароучетная программа для небольших розничных магазинов

  • Торговый и складской учет
  • Полная поддержка 54-ФЗ и ЕГАИС
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)

Рекомендации по теме
×
Требуется регистрация

Зарегистрируйтесь и получайте ответы от экспертов бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!
Это бесплатно и займет всего минуту.

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.