Торговля и Склад онлайн
Попробовать бесплатно

6 весомых аргументов в пользу ночной инвентаризации

1370
Ночная инвентаризация процесс хлопотный, требующих моральных, физических затрат, но окупающийся сбором полной, достоверной информации о состоянии дел в магазине.

Содержание:

1. Плюсы ночной инвентаризации;
2. Подготовка к ночной инвентаризации;
3. Инструктаж продавцов перед ночной инвентаризацией;
4. Порядок подсчета товаров во время ночной инвентаризации;
5. Анализ результатов после ночной инвентаризации
6. Проверка достоверности данных

Ночная инвентаризация в магазине

1. Плюсы ночной инвентаризации

Приказом Минфина России № 49 от 13.06.95 утверждены методические рекомендации по проведению инвентаризации. Выполнять их обязательно всем магазинам, вне зависимости от торговой площади, размера коллектива, формы собственности. Выполнить их проще в нерабочее время, проводя полную инвентаризацию ночью.

Ночная инвентаризация позволит:

  1. Сохранить выручку рабочего дня;
  2. Провести полный подсчет товаров, не отвлекаясь на покупателей;
  3. Просчитать товар не только в торговом зале, но и на складе, одновременно наводя в нем порядок;
  4. Сберечь имидж компании: посетители не будут разворачиваться от двери магазина, закрытого на учет, получать раздраженные ответы занятого инвентаризацией продавца;
  5. Сэкономить на услугах ревизоров: усилий коллектива небольшого магазина хватит, чтобы за ночь сделать полный пересчет товаров;
  6. Создать в коллективе здоровую атмосферу: совместная работа, когда наравне с продавцами трудятся директор или владелец, сплачивает, позволяет лучше узнать сотрудников;

Владельцу бизнеса стоит рассматривать инвентаризацию не только как естественный процесс, необходимый для ведения бухгалтерии, но и с точки зрения экономической безопасности магазина. Она выявляет факты воровства, помогает избежать убытков.

Если смотреть на проверку с этой точки зрения, то становиться понятно, что недобросовестным сотрудникам выгодно фальсифицировать результаты, скрывая хищения, а задача руководителя — помешать им, получить реальные данные о состоянии дел.

Пример: в продуктовом магазине продавцы берут товары из зала на обед или домой, не рассчитываясь за них. Во время инвентаризации они записывают не реальные количества, а фигурирующие в накладных поставщиков или журнале учета.

Помогут решить задачу грамотно выбранные члены инвентаризационной комиссии, полноценный инструктаж персонала, тщательная подготовка.

Читайте также: Как правильно провести инвентаризацию в магазине днем

2. Подготовка к ночной инвентаризации

До проверки надо издать приказ формы ИНВ-22 «О проведении инвентаризации», обозначить в нем дату, сроки, состав комиссии, внести данные в форму ИНВ-23 «Журнал учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации». Перечисленные документы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88. 

Состав комиссии определяет приказ № 49: представитель администрации (владелец), бухгалтерии (если он приходящий, согласуйте с ним время инвентаризации, по закону он обязан участвовать), другие специалисты (выбирают из продавцов, кассиров, привлекают к работе наемных аудиторов). Количество проверяющих не ограничено.

 Желательно не включать в комиссию материально-ответственных (заинтересованных в определенных результатах инвентаризации) лиц, или контролировать их действия лично. Перечень материально-ответственных лиц определяет администрация магазина приказом, внося соответствующие пункты в трудовой договор. Результаты проверки будут недействительны, если хоть один из членов комиссии не примет в ней участие.

Вторая часть подготовительного этапа посвящена подготовке учетной программы: закрыть отчетный период, внести все имеющиеся данные, просмотреть ошибки (некорректное движение товаров, выписанные лишние документы и т. п.).

 Если учет ведется вручную, сделать тоже самое: подвести итоги временного отрезка, проверить наличие документов от поставщиков, соответствие количеств, сумм, фигурирующих в них, значениям, записанным во внутренних документах. Выявленные на этом этапе излишки, пересортицу, недостачи, вносят в инвентаризационную ведомость (форма ИНВ-3).

Далее подготовить товар к проверке: отсортировать, отведя каждому наименованию отдельное место (если товар разбросан по складу, торговому залу, есть вероятность, что его либо посчитают дважды, либо не посчитают совсем), расфасовать. Напечатать и выдать сотрудникам для заполнения готовые формы, данные из которых комиссия сведет в единую ведомость ИНВ-3 (если учет в магазине не автоматизирован). Если установленны учетные программы — выдать сканеры штрих-кода, закрепив каждый за отдельным сотрудником. На подготовку уйдет не менее 2 часов, после этого - инструктаж продавцов.

Хитрость для проверки достоверности данных инвентаризации

Существует простой способ проверить добросовестно выполнена ночная инвентаризация или нет. За день до нее соберите в коробку из торгового зала по одному образцу нескольких наименований, оставьте в кабинете, никому не сказав. Если результаты подсчетов «не бьют» с учетными данными по тем позициям, которые вы спрятали — коллектив работал качественно. Хуже, если по ведомости все сходится: кто-то пытается покрыть крупную недостачу.

3. Инструктаж продавцов перед ночной инвентаризацией

Ночная инвентаризация требует повышенного внимания от руководства, персонала. После дневной смены уставшие сотрудники, будут ошибаться в подсчетах, работать медленно. Для работы в ночную смену выберите людей, привычных к ночному ритму жизни, или попросите выйти тех, кто отдыхал днем. Так на 30% снижается количество ошибок, повторных пересчетов.

Перед началом проверки соберите сотрудников, расскажите как правильно вести подсчет, распределите обязанности: кто считает, кто раскладывает товары, кто записывает результаты. Подробно порядок подсчета товаров изложен в следующем пункте статьи.

Работают парами (группами): один считает, второй записывает, проверяет сканером штрих-код каждой упаковки, сверяется с изображением на экране (чтобы исключить ошибки маркировки). Выделите сортировщиков, грузчиков. Они необходимы, чтобы навести порядок перед инвентаризацией: товары одного наименования собирают в одном месте. То есть: молоко одной торговой марки, одной жирности, должно стоять в торговом зале на одной полке, а не равномерно распределено по всему холодильнику. Если порядок не навести, товары посчитают неправильно: что-то упустят, а что-то посчитают дважды.

Каждые 2 часа устраивайте 15-минутный перерыв, после него меняйте сотрудников местами: счетчиков на сортировку, сортировщиков на подсчет и т. п. Так люди меньше устанут от монотонной работы, будут внимательнее.

Предупредите, что употребление энергетиков, частые перекуры, снижают концентрацию, усиливают усталость, вредны для здоровья. Если на ночную инвентаризацию выходит группа больше 5 человек — разбейте ее на отдельные бригады, назначьте старших. Определите места куда будут складывать испорченный, поврежденный товар, обнаруженный в результате проверки. Можно воспользоваться обычными магазинными тележками, выдав по одной каждой паре счетчиков.

4. Порядок подсчета товаров во время ночной инвентаризации

Каждый стеллаж, холодильник, зону торгового зала или склада, проверяют дважды, двигаясь сверху вниз, слева направо. Пока первый подсчет не закончен, начинать повторный нельзя. Закончив подсчет товара одного вида (молоко «ААА»), одну упаковку поворачивают штрих-кодом к счетчикам, пишут маркером на приклеенную под кодом белую этикетку (без надписей) количество. Затем считают еще раз. Если данные совпали — обводят кружком, если нет — через дробь пишут второе количество (11/13)

Весовой товар в заводской упаковке, фасуемый в магазине (сахар, мука, крупы, печенье и т. п.), перевешивают, отмечают упаковки меньшей массы. Запечатанные коробки вскрывают, пересчитывают количество, отмечают те, в которых реальное количество не совпало с указанным производителем (при больших объемах хранения, можно вскрывать не все коробки, а выборочно 5-6 штук). Если обнаружен товар без этикеток, печатают ярлыки.

Во время проверки будет найден испорченный товар или лежащий не на своем месте в торговом зале. Его собирают в тележки, инвентаризируют отдельно, после окончания проверки. Испорченный списывают, годный — учитывают в инвентаризационной книге, дополнив результаты подсчета.

Ускорить работу можно двумя способами:

  • Первая группа сотрудников считает, вторая проверяет штрих-коды, проходя каждый участок работы 2 раза;
  • Начать с разных концов помещения одновременно двумя группами: товар считается, проверяется штрих-код. Потом сверить данные двух команд, прошедших каждую зону 1 раз. Вероятность ошибки по одинаковым наименованиям меньше 0,1%.

Инвентаризацию проводят либо по порядку, в котором расставлены (хранятся) товары, либо разбив помещение на участки (секции), опечатывая каждую по окончанию работы счетчиков. Даже если магазин небольшой, разделите его на отдельные участки: например, сначала стеллаж в правом углу, потом посередине и т. д. Чтобы не было путаницы, участок, в котором работают счетчики, отгородите, поставив стул, или натянув ленту. Не ленитесь отметить стеллаж или шкаф с пересчитанным товаром: за несколько часов работы все устанут, забудут где считали, где нет.

В маленьких магазинах, где в инвентаризации участвует 2-4 человека, работу упрощают так:

  • расставляют товары так, чтобы было удобно считать;
  • разворачивают штрих-кодом к счетчикам;
  • работают парой: один считает, второй записывает, проверяет код.

Организация подсчета перечисленными способами исключает ошибки (посчитали одну позицию несколько раз или не посчитали совсем), подделку данных материально-ответственными лицами. После окончания подсчетов заполняется ведомость ИНВ-3, подписывается членами комиссии. Заполнение ведомости обязательно для торговых предприятий любых размеров. На ее основании делается годовой отчет, а проведение инвентаризации в конце года не пожелание, а требование закона.

5. Анализ результатов после ночной инвентаризации

Анализировать результаты проверки лучше на свежую голову: чем шире номенклатура, крупнее торговая точка, тем больше будет расхождений между списочными и фактическими количествами. Более того, идеальная ведомость без расхождений должна насторожить руководителя: либо проверку выполнили халатно, либо скрывают крупные хищения.

Излишки, недостачи, пересортица, выявленные ночной инвентаризацией, могут быть следствием ошибки учета, подсчета во время проверки, а могут быть признаками воровства, ненадлежащего хранения товарных позиций. Чтобы понять первопричины, надо поднять данные прошлых инвентаризаций, сравнить их между собой. Последовательная оценка нескольких проверок помогает понять почему возникли излишки или недостачи:

Недостачи:

  • постоянные недостачи наиболее ликвидных позиций, имеющих небольшие габариты, высокую цену — воровство (на складе или в торговом зале, посетителями или персоналом — другой вопрос).
  • системная нехватка комплектующих, составляющих готовое изделие (не хватает 16 ножек, 4 столешниц каждую проверку), говорит о воровстве персоналом.

Излишки:

  • повторяющиеся излишки «ликвидов» - мошенничество сотрудников;
  • излишки комплектующих, составляющих целое изделие, - масштабные махинации с участием руководителей подразделений.

Если выявленные недостачи, излишки, носят разовый характер — ищите ошибки учета.

Читайте также: Пошаговая инструкция учета результатов инвентаризации

Товароучетная программа для небольших розничных магазинов

  • Торговый и складской учет
  • Полная поддержка 54-ФЗ и ЕГАИС
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)



Ваша персональная подборка
    Рекомендации по теме
    Живое общение с редакцией

    Сервисы для бизнеса

    Бизнес.Ру Торговля и Склад
    Облачный сервис
    Торговля - Склад - CRM

    Бизнес.Ру Розница
    Умная облачная онлайн-касса для магазинов и сетей

    Бизнес.Ру E-Commerce
    CRM для интернет-магазинов. Заказы - Поставщики - Склад

    Бизнес.Ру Эвотор
    Управление торговлей и складом для терминалов Эвотор

    Бизнес.Ру Онлайн-Чеки
    Онлайн-касса для интернет-магазинов и веб-сервисов 54-ФЗ


    Рассылка

    © 2018 Business.ru – интернет-издание об эффективности вашего бизнеса

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции  «Бизнес.Ру». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

    

    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!
    Это бесплатно и займет всего минуту.

    Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль