Финансовая страховка от бухгалтерских ошибок       Бесплатная регистрация ООО   |   ИП       4 способа сэкономить на налогах       Бесплатный доступ в сервис для автоматизации бизнеса
Новый Бизнес.Ру

Как вести учет в продуктовом магазине: разбираем на примере

10 сентября 2019
30694
Средний балл: 0 из 5
Как вести учет в продуктовом магазине: разбираем на примере

Без четкого понимания того, как вести учет товара в магазине, начинающему бизнесмену не обойтись. Есть разные методы учета и каждый из этих способов требует не только особого подхода, но и специального документального оформления. Давайте разбираться вместе на примерах.

О чем вы узнаете:

База знаний для директора магазина

Более 100 инструкций, практических рекомендаций и готовых решений в одном месте - базе знаний директора магазина.


Перейти >>

Способы учета в продуктовом магазине

У магазина, даже самого небольшого, обычно есть торговый зал и складское помещение. Товар находится и там и там, но вот его учет желательно вести отдельно.

Кроме того, на выбор способа учета влияет номенклатура и ассортимент товара: чем они шире, тем сложнее учитывать остатки и движение по каждому виду. 
В розничных магазинах применяют четыре основных способа учета товара на складе и в торговом зале:
  • Номенклатурный. Этот способ предполагает раздельный учет по каждой номенклатуре (наименованию товара). Обычно каждому объекту учета присваивается номер и на него заводится специальная карточка (бумажная или электронная). Если учет происходит в ручном режиме, а ассортимент большой, это трудозатратный способ;
  • Партионный. Товар учитывается партиями, которые формируются при его поступлении. Например, товары, указанные в товарно-транспортной накладной или ТОРГ-12, считаются одной партией. Дальнейший контроль за их движением осуществляется, как за единым целым (условно);
    На деле они могут различаться сортами, ценой и даже видами. Но если во главе угла стоят расчеты с поставщиками, этот метод позволяет отлично контролировать время поступления и реализации каждой партии.
    Усложняет ситуацию то, что в одной накладной могут оказаться товары из совершенно разных групп с разными условиями хранения. Поэтому с материальной ответственностью и документами все осложняется.
  • Сортовой. Все товары делятся на сорта (группы), имеющие общие признаки. Это могут быть овощи, молочная продукция, крупы и т. д. Товар одной группы хранят в одном месте, что очень удобно для контроля товарооборота. Но такой вид учета осложняется разницей цен на товары а иногда и единицами измерения;
  • Партионно-сортовой. Сначала учитывают товар по партиям (один документ, одно время поступления), а потом внутри партии делят товары на группы и сорта. Работы больше, зато контроль полнее.
Каждый из этих способов требует не только особого подхода, но и специального документального оформления. Если в номенклатурном методе применяются учетные карточки, то для учета партий необходимы специальные ведомости, в которые записывают всю поступившую партию товара. 

Для чего магазину нужен организованный учет

Рассмотрим важность учета на примере ИП. Предприниматель применяет единый налог на вмененный доход, и ему необязательно определять свои обороты и доходы для отчетности и уплаты налога.

У него есть физический показатель — площадь торгового зала, на основании которого он вычисляет сумму ЕНВД и платит ее в бюджет. Поэтому перед налоговой инспекцией он будет чист даже в том случае, если не будет знать, сколько товара находится в его магазине.

Но вот как долго проработает такой магазин? Ведь деньги, как известно, любят счет, а материальные ценности нужно постоянно контролировать.

Кроме того, успех торговли зависит от эффективного товарооборота и пополнения товарных остатков. А как узнать, сколько чего осталось, если не учитывать товары? 
Вывод прост: учет необходим в каждой торговой точке, вне зависимости от размера. Ведь он позволяет контролировать:
  • остатки товара на складе;
  • остатки товара в торговом зале;
  • объем продаж;
  • сроки хранения;
  • время расчета с поставщиками;
  • оборачиваемость;
  • доход и прибыль.
И этот список можно продолжать. Но и так понятно, что бухгалтерия защищает от хищений, порчи товара и затаривания ненужной продукцией. То есть позволяет предотвратить прямые убытки, ну и конечно, корректно подсчитать прибыль. 
Поэтому каждый предприниматель должен нанять грамотного бухгалтера либо самостоятельно разобраться с тем, как вести учет товара в продуктовом магазине. Даже если применяет льготные режимы налогообложения, которые такую необходимость не предусматривают.

Ведение учета товаров в магазине продуктов: практические аспекты

Практическое ведение учета в продуктовом магазине начинается с вопроса, в каком режиме он будет происходить: с помощью компьютера и специальной программы или в ручном режиме на бумаге?

Конечно, если на первых порах становления бизнеса лишних средств нет, можно обойтись простыми тетрадками и калькулятором, хотя неоспоримо, что технические средства делают процесс более быстрым, правильным и организованным.
Особенно если применить специально разработанные для этого программы, которых существует немало.
Кроме того, по 54-ФЗ всем владельцам продуктовых магазинов необходимо установить онлайн-кассу, к которой можно будет подключить программу для товарного и финансового учета. Это можно сделать даже для автономных онлайн-касс с сумовым учетом, присоединив их к компьютеру.
Для начала рассмотрим, какие документы потребуются ИП, который открыл продуктовый магазин, для корректного ведения учета товара. 
Их не так много:
  • товарные накладные от поставщиков;
  • ведомость прихода, расхода, остатков;
  • номенклатурные карточки или ведомости для учета;
  • товарные книги;
  • партионные карты.
Набор документов зависит от метода учета, все сразу их вести не нужно.

Пример учета: партионный учет

Если ИП решил применять партионный метод, ему необходимо заводить ведомость на каждую партию товара и отмечать в ней:
  • номер и дату документа поставки партии товара;
  • наименование товарных позиций в партии;
  • количество товара (масса или число мест);
  • стоимость;
  • дату выбытия;
  • перечень и количество выбывших позиций;
  • реквизиты расходного документа (внутренняя накладная, товарный чек, розничная продажа и т. п.);
  • по окончании партии товара ставится дата закрытия карты.

Такие карты необходимо заносить в сводный реестр, в котором нужно указывать номер партии и сумму стоимости товара в ней, а также отмечать приход и расход. Если применяется партионно-сортовой метод, потребуются карты на каждую партию и номенклатурные карточки по каждому виду товаров.

Партионный учет может быть ручным (на бумаге) и автоматизированным (с помощью специальной программы). Например, если методы партионного учета FIFO и LIFO выполняются автоматически благодаря товароучетному ПО. Учет вручную требует специальной тетради для ведения списаний.

Есть также комбинированный способ, при котором предприниматель вручную вносит изменения в систему, где ведется партионный учет.

Доходы и расходы продуктового магазина. Видео


Начать учет движения товаров легко в товароучетной программе Бизнес.Ру, которая позволит вести полноценный финансовый и торговый учет. В любое удобное время вы сможете получать отчеты по расходам, затратам на единицу товара, количеству проданных единиц, цене реализации и многое другое. Попробуйте товароучетную программу для продуктового магазина Бизнес.Ру бесплатно >>

Этапы учета товаров в магазине продуктов

Условно у любого метода учета есть три основных этапа, которые должны быть зафиксированы в документах:
  • остатки;
  • поступление товара;
  • выбытие товара.
Остатки — понятие условное, поскольку они постоянно меняются, если магазин работает. Но правильно поставленный учет позволяет зафиксировать их как минимум на начало и конец рабочей смены.

Поступление товара происходит от поставщика или с внутреннего склада, который бывает один на несколько магазинов одного владельца. 

При этом, речь не идет о крупной торговой сети. Предприниматель может содержать несколько небольших условных ларьков в разных районах города и иметь запас товара на одном общем складе для их обеспечения.

Привоз в магазин партии консервов с такого склада не будет приходом для ИП, а вот для магазина будет. 
Выбыть из оборота товар также может по разным причинам:
  • товар могут купить, тогда вместо него в кассу поступят деньги;
  • товар может быть испорчен или украден, тогда это недостача;
  • товар может оказаться некачественным или просроченным, тогда его нужно вернуть поставщику (по возможности) или списать.
Все это нужно своевременно и четко отражать в документах. Ошибки, связанные с расчетами, часто происходят, если предприниматель забыл о «наценке». е тоже нужно учитывать, а сам учет вести либо сразу с ней, либо без нее, во входящих ценах, а наценку учитывать отдельно. 

Неправильная, но очень простая формула, которую применяют многие предприниматели, выглядит так:
Приход – Выручка = Остаток товара.
На самом деле она должна выглядеть так (ведь в выручке наценка уже есть):
(Приходная цена + Наценка) – Выручка = Остаток.
Этот способ ведения расчетов называют суммовым.

Способ простой: фактически это журнал прихода и расхода, в который записываются итоговые значения в ценовом выражении: поступила накладная, посмотрели сумму, записали ее.

В следующей колонке записали сумму наценки, вывели итог приходов за день, отняли сумму выручки (по чекам или по факту сданную продавцами) и получили остаток на конец дня.
Из такого журнала не виден доход по разным товарным позициям, а также их реальный оборот. Выяснить фактические остатки по наименованиям можно только после ревизии. Но и подвести ее итоги при таком способе проблематично: сделать это можно только в денежном выражении.

Недостачу или излишки по видам товаров определить не получится, поэтому придется просто зафиксировать фактические остатки и ожидать следующей инвентаризации. При этом вести бухгалтерию сможет любой человек.

Если немного расширить горизонты, то можно соединить товарный и финансовый учет, как это обычно делают специальные компьютерные программы.

Правда, в этой ситуации работы прибавится и у продавцов: если в магазине нет кассы, им придется записывать все проданные единицы товара. А условному «учетчику» разносить их в ведомость по наименованиям: за день продано 40 пакетов молока, 120 батонов, 7 кг. гречки, 16 кг. сахара и так далее.

Если оборот у магазина большой, времени на это уйдет много. Но применить приведенную выше формулу можно будет уже к каждому наименованию.

А при ревизии точно вывести излишки или недостачу. Это называется аналитический способ, и в ручном режиме его применяют единицы магазинов.

Товароучетная программа для магазинов Бизнес.Ру позволит вам автоматизировать учет в магазине, а также бухгалтерскую и налоговую отчетность, быть в курсе всех взаиморасчетов с сотрудниками и поставщиками, контролировать денежные потоки в компании, а личный календарь напомнит вам о важных событиях.
Попробуйте полную версию товароучетной программы для продуктового магазина Бизнес.Ру бесплатно >>

Алгоритм успешного учета в магазине продуктов

Напоследок рассмотрим, как все же организовал систему учета товара в своем продуктовом магазине наш начинающий ИП. 

Первым делом он решил не экономить на оборудовании, ведь сейчас можно приобрести подходящий для решения офисных задач компьютер по скромной цене.

Это позволило ему автоматизировать систему бухгалтерского учета и сэкономить на заработной плате сотрудников, занятых в этом процессе.

Как вести учет продаж, если торговая точка не автоматизирована >>
В небольшом продуктовом магазине он применяет следующий алгоритм учета:
  1. Вместе с поступившим от поставщика товаром приходят накладные или счет-фактуры (если поставщик — плательщик НДС). Их данные сразу заносят в специальный журнал прихода. В нем указывают дату, номер и тип документа, а также общую сумму;
  2. Оприходованные товары первоначально поступают на склад, где происходит наценка;
  3. При передаче товара в магазин нужно оформить внутренний документ на перемещение — накладную ТОРГ-12 и занести эту операцию в другой журнал. Указать сумму и номенклатуру товара;
  4. Реализация товара в магазине может быть проведена по кассе или по специальному журналу продаж;
  5. В конце каждой смены происходит пересчет выручки и проверка оформления реализации;
  6. При передаче смены от одной бригады продавцов к другой проводится ревизия и остатки товара корректируются в соответствии с ней;
  7. По итогам работы за день данные о выручке заносятся в специальную ведомость, а в журнале выводятся остатки на следующий день.

Полноценная автоматизация магазина, онлайн-касса 54-ФЗ

  • Полноценный складской учет и инвентаризация
  • Удобный и понятный интерфейс для кассира
  • Поддержка 100 моделей ККТ, эквайринга, весов
  • ЕГАИС, Меркурий, Маркировка
  • Гибкая настройка скидок, своя система лояльности
  • Прогнозирование продаж, оптимизация остатков
  • Отслеживание выручки и прибыли в реальном времени
  • Контроль работы ККТ через мобильное приложение

logo
×
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!
Это бесплатно и займет всего минуту.

На портале размещен полезный контент для владельцев бизнеса в сфере торговли. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права, статьи находятся в закрытом доступе.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.