text
Новый Бизнес.Ру

Как эффективно управлять товарными запасами в магазине

  • 19 апреля 2018
  • 1327

Управление магазином продуктов — это целый комплекс мероприятий, равнозначных по своей важности. Это управление персоналом, учет, организация маркетинга, управление товарными запасами. Последнее занимает особое место, ведь именно от ассортимента зависит посещаемость магазина покупателями, а значит и выручка. При этом нужно соблюдать баланс между необходимыми для работы запасами и их оборачиваемостью. Ведь деньги, лежащие на полках в виде товара, прибыль не принесут.

1. Какие бывают товарные запасы
2. Роль складов и логистики в управлении товарными запасами
3. Покупательский спрос и управление товарными запасами магазина
4. Товарооборот в расчете товарных запасов магазина
5. График поставок в эффективном управлении товарными запасами

Чтобы изучить нюансы процесса, возьмем в качестве примера обычный гастроном в спальном районе, который не является частью крупной сети, а его собственник — индивидуальный предприниматель с ограниченными финансовыми возможностями.

Торговый и складской учет онлайн!

  • Для розничных продаж
  • Для оптовых продаж
  • Для интернет-магазинов
От 0 руб./мес.Попробовать бесплатно >>

Не забывайте о возможности больше времени уделять бизнесу, передав часть рутинных функций на аутсорс.


Какие бывают товарные запасы

Очевидно, что для начала работы магазина нужно закупить товар. Но вот, какой и сколько? Эти вопросы часто ставят в тупик начинающих предпринимателей.

Товарный запас магазина включает:

1. Товары постоянного спроса.
2. Товары стихийного спроса.
3. Товары сезонного спроса.

Товары постоянного спроса — то, что люди покупают ежедневно, примерно в равном количестве:

— хлеб и хлебобулочные изделия,
— молочные продукты,
— крупы,
— растительное масло,
— соль, сахар,
— колбасные изделия и т.п.

Рассчитать запас таких продуктов можно, исходя из периодичности поставок, покупательского спроса и сроков годности.

Пример: наш ИП продает в день 100 булок хлеба и завозит их ежедневно с запасом в 5 шт. Он делает это потому, что срок реализации этого продукта составляет 24 часа, а спрос неожиданно может оказаться выше ожидаемого. Так мы плавно переходим ко второй группе.

Товары стихийного спроса. Иногда какой-то вид товара покупатели просто «сметают» с полок. Это связано с праздниками, массовыми выездами на дачу или другими событиями. Некоторые из этих событий предприниматель может предвидеть и, например, предусмотрительно закупить больше консервированного горошка перед Новым годом.

А некоторые — нет. Например, нельзя предусмотреть аварию водопровода, в результате которой раскупят всю бутилированную воду. Поэтому такие «стихийные» закупки на объем товарных запасов влияют слабо. Ведь праздники заканчиваются, а аварии устраняют. И остаться с избыточным запасом воды, которая будет продаваться несколько месяцев, не хочется никому.

Товары сезонного спроса. Летом и осенью люди традиционно делают заготовки на зиму. Поэтому они покупают много овощей, фруктов, сахара и уксуса. Зимой, когда с прилавков почти пропадают традиционные российские овощи и фрукты, резко растет спрос на дешевые цитрусовые и бананы. Это и называют сезонным спросом, который в отличие от стихийного можно принимать во внимание на определенный период времени. Ведь одна из главных задач — не допустить дефицита ходового товара.

Как на основе расчета эффективности управления товарными запасами правильно организовать работу в магазине продуктов

Итак, с видами спроса разобрались. Осталось понять — как же должна работать система управления товарными запасами продуктового магазина, чтобы учесть все особенности каждого из них?

Читайте также: Бизнес по продаже овощей и фруктов

Роль складов и логистики в управлении товарными запасами

У нашего ИП небольшой магазин, а значит и складское помещение маленькое. Кроме того, он не является частью торговой сети, поэтому не имеет возможности оперативно получать информацию об остатках и использовать централизованный склад. Он должен самостоятельно искать поставщиков и взаимодействовать с ними, подстраиваясь под их график.

В связи с этим он, а вместе с ним и другие подобные магазины, должны учитывать:

— Возможности своего склада и оборудования, а именно: вместительность холодильников и стеллажей, температурный режим хранения и т.п.
— Периодичность и скорость доставки: как много времени проходит между формированием заказа и его доставкой в магазин особенно актуален для небольших отдаленных торговых точек. Ведь чтобы не создавать дефицита при условии длинных промежутков времени между доставками, они вынуждены создавать большие товарные запасы.
— Сроки хранения и вид товаров. Ведь некоторые продукты нельзя долго хранить даже в холодильнике, а спрос на них постоянный. Поэтому важно найти баланс между их достаточным количеством для удовлетворения покупательского спроса и риском того, что продукт испортится.

Для того чтобы собрать все эти факторы воедино, необходима эффективная система оценки товарных запасов. А значит, нужно подойти к вопросу системно и произвести расчет эффективности управления товарными запасами в магазине. Для любого расчета необходимы данные, получить которые не составит особого труда даже для скромной торговой точки нашего ИП.

Покупательский спрос и управление товарными запасами магазина

Для начала нужно провести исследование номенклатуры товаров, чтобы выяснить, с какой периодичностью покупают те или иные виды. Для этого не нужно никаких специальных знаний или приглашенных специалистов. Достаточно проявить немного терпения и провести анализ реализации по каждому наименованию за определенный промежуток времени. 

Чем больше будет этот промежуток, тем точнее окажутся расчеты. Поскольку анализировать работу за год — дело довольно небыстрое. Достаточно провести это мероприятие всего один раз, а в дальнейшем просто контролировать некоторые наименования по данным за месяц или даже за 10 дней.

Алгоритм расчета прост:

1. Выбираем один товар, например, молоко 1 л.
2. Выясняем, сколько всего единиц было продано за изучаемый период.
3. Делаем раскладку по производителям. И видим, что марку «А» покупали 789 раз, марку «Б» — 1670 раз, а «В» — всего 356 раз.
4. Определяем процентное соотношение по каждой марке и определяем, сколько единиц в среднем было продано в день. Также следует выявить изменение динамики в зависимости от дня недели.

Для начала нужно провести исследование номенклатуры товаров, чтобы выяснить, с какой периодичностью покупают те или иные виды.

Полученные результаты и должны лечь в основу заказов. Но это еще не все, ведь у трех марок разные поставщики и разный график. Значит, эти показатели также должны лечь в расчет товарного запаса. Розничный магазин должен делать заказы в соответствии с определенным покупательским спросом.

Читайте также: формирование ассортиментной матрицы магазина.

Товарооборот в расчете товарных запасов магазина

Покупательский спрос, который влияет на построение эффективной системы управления товарными запасами, является составной частью более глобального процесса — товарооборота. Это один из главных показателей не только для создания сбалансированных товарных запасов в продуктовом магазине, то и прибыльности бизнеса в целом. 

Недаром мы так часто слышим выражение «оборачиваемость денег». Чем быстрее продается закупленный товар и поставляется новый, тем быстрее оборачиваются денежные средства владельца магазина, тем больше он получает доходов.

Поэтому главным итогом анализа состояния запасов товарных групп на складе и розничных полках является определение товарооборота по каждому наименованию. Из прошлого примера мы видим, что больше всего за месяц ИП продал молока «Б», а меньше всего — «В». Но эта видимость окажется обманчивой, если мы посмотрим на ситуацию с другой стороны.

Пример: В начале месяца в магазин привезли 360 пакетов молока «В» (пастеризованное молоко) и 1000 пакетов марки «Б» (молоко длительного хранения).

Первую марку магазин продал за 2 дня работы, за исключением 4 пакетов, у которых закончился срок реализации. Но больше поставщик привезти не смог. 

Вторую марку магазин полностью продал за 14 дней, сделал повторный заказ на 1000 штук, из которых успел продать 670. 

На остатке осталось еще 330. Путем несложного подсчета мы видим, что оборот первой марки составил 178 шт. в день, а второй — всего 59,5 шт. в день. При сохранении такого же спроса и возможности поставщика первой марки удовлетворить заявку ИП мог бы продать за месяц 4272 пакета молока «В». 

Онлайн-сервис для автоматизации бизнеса

  • Торговый и складской учет
  • CRM-система
  • Онлайн-касса 54-ФЗ
От 0 руб./мес.Попробовать бесплатно >>


То есть оборачиваемость у него в 3 раза выше. 

Таким образом, товарооборот — это скорость, с которой товар проходит этапы «закупка — хранение — продажа». И если запасы на хранении были большими, то радоваться высоким продажам преждевременно. Ведь деньги, вложенные в этот товар, не работали. А это неэффективно.

Пример с молоком был наглядным, а единицы измерения представлены в штуках. На практике применяют более сложные расчеты в денежном выражении и в днях. 

Например, существует формула, по которой определяют коэффициент оборачиваемости в денежном выражении:

Коэффициент = Выручка от продаж / Средняя сумма остатков.

Эти показатели можно взять за любой период времени. Например, определить коэффициент за день или за неделю. Непонятно только, что такое средняя сумма остатков? Все просто — это сумма остатков на начало и конец периода, поделенная на два.

Рассмотрим, как это будет выглядеть с уже знакомым нам молоком:

На начало недели (7 дней) на остатках было молока на сумму 6750 руб. 

На конец осталось на сумму 5750 руб. 

Выручка от реализации составила 14750 руб. 

Применяем формулу:

(6750 + 5750) / 2 = 6250 руб.

14750 / 6250 = 2,36.

Это означает, что за неделю пакет молока оборачивается 2,36 раза. 

Но это еще не все. Зная коэффициент, можно вычислить, на сколько дней хватит запасов магазина. Для этого тоже есть формула:

Оборачиваемость = Период в днях (для которого действует коэффициент) / Коэффициент оборачиваемости

Применяем ее и видим, что:

7 / 2,36 = 2,97.

Запасов молока хватит ИП почти на три дня торговли. 

С одной стороны это хорошо, если речь идет о молоке длительного хранения, а с другой — не очень, поскольку деньги вложены в довольно большой объем продукции, которую без ущерба для торговли можно сократить до двухдневной оборачиваемости. 

Однако не со всеми группами товаров это получится, ведь во многом все зависит от графиков поставок.

График поставок в эффективном управлении товарными запасами

Обычно у любой розничной точки есть два варианта делать заказы поставщикам:

— По мере потребности: например, привоза можно ждать на следующий день после оформления заявки.
— По установленному поставщиком графику в определенные дни: заказ на следующую партию составляется сразу после очередного привоза.

Расчет эффективности управления товарными запасами в магазине прямо зависит от частоты поставок.

Чаще всего в этом вопросе первую скрипку играет оптовый поставщик. У таких средних и крупных компаний своя налаженная система логистики, поэтому небольшим магазинам особо выбирать не приходится. А так как поставщик не один, на практике приходится совмещать оба варианта. 

Первый предпочтительнее, ведь так можно оценить реальные остатки прямо на день завоза. Со вторым сложнее регулировать излишки и дефицит, особенно в условиях сезонного или стихийного спроса.

Расчет эффективности управления товарными запасами в магазине прямо зависит от частоты поставок. Если предприниматель понимает, что у него очень хорошо и постоянно покупают сахар, но поставщик может привозить его не чаще чем раз в неделю, он должен иметь на складе запас минимум на 7 дней торговли, а в идеале — на 9 дней. Потому что, если у поставщика сместится доставка по причине форс-мажора, торговать будет нечем. А это уже потеря выручки.

И такие расчеты необходимо делать по всем товарным позициям. И не один раз в месяц, а регулярно, учитывая стихийность, сезонности или наоборот падение спроса. Обычно эта ответственная обязанность ложится на товароведа, а в его отсутствие — на директора магазина.

Система управления товарными запасами заключается в том, что предприниматель решает две основные задачи:

— обеспечивает постоянный уровень товарного запаса на складе торговой точки, который равен или максимально близок к нормативному показателю;
— заказывает товары поставщику так, чтобы к следующей поставке уровень запасов был равен или близок к нормативному показателю.

Если баланс будет достигнут, то деньги работают эффективно, а в магазине налажено управление товарными запасами.

Читайте также: методы автоматизации управления товарными запасами.

Не забывайте о возможности больше времени уделять бизнесу, передав часть рутинных функций на аутсорс.


Остались вопросы по теме статьи?

Задайте вопрос эксперту:


Задать вопрос


Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг.

  • Торговый и складской учет
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)

Рекомендации по теме
Мы в соцсетях
×
Требуется регистрация

Зарегистрируйтесь и получайте ответы от экспертов бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!
Это бесплатно и займет всего минуту.

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Бухгалтерский аутсорсинг от создателей журнала «Главбух» — Ваш учет будет вести гуру бухгалтерии!

Посмотреть цены Оптимизировать налоги

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.