Торговля и Склад онлайн
Попробовать бесплатно

Расчеты с подотчетными лицами

5728
Расчеты с подотчетными лицами
Расчеты с подотчетными лицами
Эффективный учет расчетов с подотчетными лицами улучшает контроль ваших финансов и помогает избежать лишних налогов. Направление работников в командировку, выдача подотчетных денежных средств для приобретения имущества, оформление представительских расходов с использованием подотчетных сумм – любые расчеты с подотчетными лицами требуют составления авансового отчета и других документов. Соблюсти правила поможет эта статья.

Содержание:

1. Общие правила расчетов с подотчетными лицами
2. Авансовый отчет по подотчетным средствам
3. Расчеты по подотчетным суммам на приобретение имущества
4. Подотчетные средства при направлении в командировку сотрудника
5. Оформление представительских расходов

Общие правила расчетов с подотчетными лицами

Правильный учет расчетов с подотчетными лицами необходим, чтобы избежать возникновения неоправданной дебиторской задолженности. Расчеты по подотчетным денежным средствам проверяются в ходе инвентаризации расчетов. Результаты таких проверок и регулярного контроля используются в рамках управления дебиторской задолженностью компании.

Подотчетные лица – это, прежде всего, штатные сотрудники компании. Но тому, кто работает на вас, скажем, по договору подряда, тоже можно выдать средства под отчет. Выдача подотчетных денежных средств возможна наличными или перечислением на карточку сотрудника. Перечисление подотчетных сумм на карточку допустимо с недавнего времени, в том числе, при оплате командировочных расходов. Если деньги выдаются наличными, подотчетное лицо пишет заявление на их получение. При зачислении подотчетных денег на карту заявление работника не требуется. В любом случае, выдачу денежных средств под отчет оформляют приказом.

Можно также выдать работнику корпоративную карту с некоторой суммой денег на ней. В такой ситуации расчет с подотчетным лицом начинается не с того момента, как сотрудник получил карту, а с совершения первой траты подотчетных денег по этой карточке.

Расчеты с подотчетными лицами возникают, в основном:

  • при выдаче подотчетных средств на покупку имущества;
  • при направлении в командировку работников;
  • при совершении сотрудникам представительских расходов (распространенный частный случай выдачи подотчетных денег на приобретение ТМЦ).

Авансовый отчет по подотчетным средствам

Основной инструмент контроля расходования подотчетных сумм – авансовый отчет подотчетного лица. К нему прилагаются подтверждающие (оправдательные) документы. Документы для авансового отчета подтверждают произведенные расходы – факт их совершения и суммы. В роли оправдательных документов обычно выступают чеки (товарные и кассовые), билеты, квитанции, в некоторых случаях – служебные записки.

Эти бумаги могут изучать налоговые инспекторы, чтобы установить, правильно ли вы признали расходы при расчете налога на прибыль. Налоговики посчитают правомерным возмещение работнику затрат в рамках расчетов с подотчетными лицами и уменьшение на эту сумму налоговой базы по налогу на прибыль, если расходы документально подтверждены и экономически оправданны.

Если сотрудник получил больше денег, чем потратил, излишки он сдает в кассу. Невозвращенные подотчетные средства, по которым нет авансового отчета, расцениваются как недостача. Их смело можно удержать из зарплаты неаккуратного подотчетного лица. Если работник потратил больше, чем получил под отчет, но обосновал перерасход и подтвердил его документами, компания выплачивает ему компенсацию. Деньги можно перечислить на карту сотрудника или выдать из кассы с оформлением расчетного кассового ордера.

Если сотрудник раньше уже получал подотчетные суммы, новая выдача ему денежных средств под отчет возможна только после того, как он представит авансовый отчет по предыдущим затратам. Передавать подотчетные деньги от одного работника другому нельзя – один сдает авансовый отчет и излишки средств, другой получает суммы из кассы (или на карту) заново.

Расчеты по подотчетным суммам на приобретение имущества

Для правильного оформления расчетов с подотчетными лицами в части средств, выданных на покупку имущества, лучше заранее составить список возможных подотчетных лиц и список руководителей, по распоряжению которых возможны траты подотчетных денег. Эти списки должны быть у бухгалтера, чтобы избежать неоправданной выдачи денег под отчет. Кроме того, они проверяются при инвентаризации расчетов вместе с авансовыми отчетами. Конечно, если разрешение потратить подотчетные средства даете только вы, никакой список тут не понадобится.

При выдаче сотруднику денег под отчет для приобретения ТМЦ помните, что в этой операции он представляет не лично себя, а компанию. То есть, покупка расценивается как расчет наличными между двумя юрлицами. На такие расчеты есть законодательно установленное ограничение – сумма не может превышать 100 тыс. руб. Этот лимит не имеет значения, только если ваш сотрудник покупает что-то на крупную сумму у физического лица.

Отчитаться по полученным деньгам сотруднику нужно в течение трех дней после окончания срока, на который выданы средства под отчет. Если бухгалтер не принял к учету приобретенные сотрудником ТМЦ, подотчетная сумма записывается в доход подотчетного лица. То есть, получается, что сотрудник как бы не потратил эти деньги на приобретение имущества, а просто присвоил их.

Подотчетные средства при направлении в командировку сотрудника

При командировке работодатель возмещает сотруднику расходы на проезд и проживание. Также вы выплачиваете командированному суточные (при однодневной командировке они так не называются, но суть остается прежней – это деньги, компенсирующие расходы работника «в чужих краях»). Если работник в командировке совершает другие расходы, которые вы санкционируете, их компенсация тоже войдет в состав подотчетных сумм. По всем этим затратам командированный отчитывается и представляет подтверждающие документы для авансового отчета в течение трех дней по возвращении.

При документальном оформлении командировки работников, помимо авансового отчета и подтверждающих документов, обосновывающих расход подотчетных сумм, не забудьте о приказе на командировку. Он подтверждает сам факт командирования сотрудника. Командировочное удостоверение не так давно отменили, поэтому его больше оформлять не нужно. Сроки командировки подтверждаются приказом, билетами и документами о проживании (скажем, счетами из гостиницы), в которых указаны даты.

Оформление представительских расходов

Для корректного оформления представительских расходов также понадобятся авансовые отчеты подотчетных лиц и, конечно, подтверждающие документы. Чеки, квитанции к расходным кассовым ордерам, ресторанные счета, документы об оплате переводчиков для заграничных партнеров, билеты в театр для ублажения вип-клиентов – все это нужно приложить к авансовому отчету.

Представительские расходы, как правило, совершаются не с целью потратить гораздо меньше, поэтому их экономическую обоснованность придется отстаивать перед налоговиками с наибольшей степенью вероятности. Однако уже выпущены целые методички, как признать расходы на такси и даже услуги вип-залов в аэропортах. Поэтому, скорее всего, вашему бухгалтеру удастся показать целесообразность именно такого расходования средств.

Смотрите также:

Расчеты с контрагентами
Организация товародвижения
Анализ дебиторской задолженности

Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг.

  • Торговый и складской учет
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)



Ваша персональная подборка
    Рекомендации по теме
    Живое общение с редакцией

    Сервисы для бизнеса

    Бизнес.Ру Торговля и Склад
    Облачный сервис
    Торговля - Склад - CRM

    Бизнес.Ру Розница
    Умная облачная онлайн-касса для магазинов и сетей

    Бизнес.Ру E-Commerce
    CRM для интернет-магазинов. Заказы - Поставщики - Склад

    Бизнес.Ру Эвотор
    Управление торговлей и складом для терминалов Эвотор

    Бизнес.Ру Онлайн-Чеки
    Онлайн-касса для интернет-магазинов и веб-сервисов 54-ФЗ


    Рассылка

    © 2016 Business.ru – интернет-издание об эффективности вашего бизнеса

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции Business.ru. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность по законодательству РФ.

    

    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!
    Это бесплатно и займет всего минуту.

    Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Получайте свежие материалы и новости ритейла на вашу почту.
    Только актуальная информация и тематические новости по торговле. Без спама!