text
Бизнес.Ру

KPI склада: 5 шагов по внедрению в розничном магазине

  • 13 декабря 2017
  • 325

Внедрение системы KPI — процесс долгий, требующий материальных и нематериальных затрат. Можно самостоятельно рассчитать показатели, отладить систему контроля, инструменты решения задач или обратиться к профессионалам, занимающимся оптимизацией бизнес-процессов.

1. Основные факторы правильной работы KPI-склада
2. Стратегические и нормативные KPI на складе в розничном магазине
3. KPI: ключевые показатели
4. 5 шагов внедрения показателей KPI на складе в розничном магазине

Система контроля эффективности бизнес процессов, основанная на индикаторах KPI, — изобретение, пришедшее в Россию полтора десятка лет назад. Key performance indicators (ключевые показатели выполнения работы) зависят от ассортимента продукции, размера, структуры, оборота, возможностей вложения средств.

Работу склада розничного магазина определяют ключевые моменты, влияя на которые собственник или наемный директор повышают рентабельность, увеличивают долю чистой прибыли. Статья подробно опишет использующиеся параметры, каких целей они помогут достигнуть. Но для начала, дабы избежать ошибок при внедрении системы KPI, определимся, когда она точно не будет работать.

Основные факторы правильной работы KPI-склада

Многочисленные западные исследования доказали: пользоваться KPI в новой организации, без сложившейся управленческой структуры, бессмысленно. Опираться в оценке результатов работы, потенциала развития, на некоторые значения — можно, но создавать полноценную структуру — не стоит. Это первое условие.

Второе: внедрение системы оценок KPI-склад невозможно без подключения специализированных программ, похожих на модуль KPI Monitoring System фирмы Logistics Vision Suite. Если перечисленные условия соблюдены — приступайте к разработке индикаторов.

Успешное внедрение системы KPI и ее эффективную работу обеспечит сочетание нескольких факторов:

выбор индикаторов, отражающих реальное положение вещей, поддающихся коррекции;
четкое разделение обязанностей персонала, система материальной заинтересованности, делегирование полномочий, назначение ответственных;
оценка эффективности работы по 3-10 параметрам.

KPI складского подразделения розничного магазина поможет установить:

потенциал увеличения объема продаж;
пути минимизации ущерба;
оптимальный ассортимент, своевременность поставок;
величину фонда заработной платы персонала;
дополнительные затраты.

Показатели эффективности работы склада розничного магазина — не просто, кто и сколько телодвижений совершил за временной промежуток, а перечень направлений, работа над которыми увеличит прибыль.

Показатели эффективности работы склада розничного магазина — не просто, кто и сколько телодвижений совершил за временной промежуток, а перечень направлений, работа над которыми увеличит прибыль.

Стратегические и нормативные KPI на складе в розничном магазине

Существует несколько классификаций индикаторов KPI. Делятся на 2 класса: стратегические и нормативные. 

1. Стратегические: отражают выбранный путь реорганизации, для их изменения необходимы материальные и нематериальные усилия, длительные временные промежутки, достижение показателей позволяет компании получить стратегические преимущества.

Пример: доля рынка, занимаемая фирмой, % выплат работникам от общего объема выручки, емкость склада, пропускная способность, себестоимость хранения единицы товара, надежность работы. Стратегические показатели — предельные значения, к которым нужно стремиться.

2. Нормативные или ключевые индикаторы играют роль контрольного норматива. Достигнув расчетных значений, их надо постоянно контролировать, поддерживать. Они помогают планировать работу на ближайшее время, показывают, насколько достижима выбранная цель.

Для отдела хранения продуктового магазина это:
— временные нормы выполнения вида работ (погрузки-разгрузки, фасовки и т.п.); 
— качественные оценки выполнения работы, нормативы списания продукции.

По мере внедрения системы KPI в жизнь розничного магазина стратегические показатели становятся нормативными (при достижении расчетных значений), а нормативные — стратегическими.

Пример: магазин теряет 17% товара из-за нарушений условий хранения, воровства персонала.

Нормативный индикатор для отдельной фирмы становится стратегическим. Только при улучшении условий хранения, контроля работников магазин снизит убытки, увеличит прибыль.

KPI: ключевые показатели

Оценить эффективность работы склада розничного магазина помогут три группы индикаторов:

1. Самый важный из показателей KPI — показатель объема работы, выполняемой персоналом. Его можно измерятьденьгами, тоннами, условными значениями (количество коробок, поддонов и т.д.). 
2. Второй по значимости — качество работы. В систему закладывают 3-5 идеальных значений, зависящих от типа отдела хранения. Примеры оценок: скорость выполнения заявки торгового зала, комплектация отгрузок для других магазинов, количество потерь товара, скорость разгрузки машин поставщиков, процент возвратов некачественной продукции и т.д.
3. Производительность работников: процент, обрабатываемый одним служащим в единицу времени, соответствие расчетных значений фактическим.

На перечисленных группах индикаторов строится не только система KPI, но и расчет заработной платы, включающей базовую часть и поощрения.

Объем работ, выполняемых работниками, точно описывают:

Коэффициент использования складской площади: соотношение полезной площади склада к общей

Ks=Ks пол/Ks общ.

Чем ближе значение к единице, тем лучше.

Пример: при общей площади склада 90 м2 используется под хранение 30 м2, коэффициент равен 0,3. Снизить долю расходов на содержание склада, увеличить прибыльность поможет загрузка пустующих помещений.

Удельная нагрузка на квадратный метр полезной площади: отслеживает загруженность складских помещений, равномерность распределения нагрузки в течение года.

Формула:

G=Zmax/Sпол,

где Zmax — максимальный объем товаров, находящихся на хранении.

Эффективность полезной площади или удельный грузооборот склада определяют, сколько тонн продуктов, прошедших через склад, приходится на единицу полезной площади: 

Гуд= Г/Sпол.

Чем больше значение, тем выше скорость реализации, больше товарооборот.

Показатель неравномерности загрузки площадей.

Формула: 

Кнеравн. загр=Гнапр. мес/ Гср/мес,

где первое значение — загрузка помещений в самый напряженный месяц года, а второе — среднемесячная нагрузка.

Объем материальных потоков, проходящих через склад. Важно учитывать равномерность загрузки на протяжении года.

Перечисленные индикаторы можно использовать полностью, или выборочно: 2-3 подходящих конкретному магазину.

Индикаторы существуют не сами по себе, они постоянно меняются. Динамику надо отслеживать еженедельно, сравнивать значения нескольких временных отрезков.

Оценить качество работы складского персонала помогут:

Заказы: количество полученных, объем выполненных в срок, количество невыполненных или сделанных с опозданием (вплоть до учета каждой позиции).
Общие запасы: число товарных позиций на складе, оборачиваемость.
Запасы по группам товара: количество позиций, оборачиваемость.
Срочные заявки на пополнение склада: процент товаров, заказанных срочно; процент стоимости срочных заявок от общей.
Неликвидные позиции: количество, стоимость.
Наличие на складе: средние объемы по группам товаров.

Дальше рассчитывают нормативы загрузки персонала, устанавливают соответствие реальных значений вычисленным.
Производительность труда, систему материального поощрения выстраивают, учитывая:

Ежедневное количество, стоимость получаемых позиций коллективом, одним сотрудником.
Ежедневное количество, стоимость отгружаемых позиций каждым сотрудником, всем персоналом магазина.
Количество, стоимость возвратов по позициям.
Количество, стоимость поврежденных товаров, несоответствующих критериям хранения.
Динамика показателей по месяцам, сравнение с предыдущим годом.

Индикаторы существуют не сами по себе, они постоянно меняются. Динамику надо отслеживать еженедельно, сравнивать значения нескольких временных отрезков.

5 шагов внедрения показателей KPI на складе в розничном магазине

Внедрение системы KPI проводят пошагово, сверху вниз.

Шаг 1. Определение цели

Определяют цели, достижению которых поможет реорганизация складского бизнес-процесса. Они разные для всей фирмы, отдельных подразделений, сотрудников. Настроены на рынок, рыночные колебания (сезонные, кризисные и т.д). После определения глобальной цели разрабатывают второстепенные. 
Определяют цели, достижению которых поможет реорганизация складского бизнес-процесса.

Пример: глобальная задача — войти в ТОП-10 розничных магазинов региона, подцели — снизить «текучку» среди персонала, сократить товарные потери, повысить оборот средств за год на 20%. Когда направление развития определено, решается, какой бюджет задействован в решении задач, определяется часть расходов на персонал, вырабатывается система материальных поощрений. Формируется пакет внутренних документов (положений о KPI), фиксирующих цель, задачи: 

Увеличить эффективность, результативность труда сотрудников; разработать, внедрить систему их мотивации на результат.
Увеличить прибыльность работы магазина, создать цели, показатели результативности для каждой должности.
Создать информационную базу, обеспечивающую мгновенную обработку информации, контроль полученных значений.

Шаг 2. Выбор показателей

Вторым шагом выбирают оперативные и запаздывающие показатели, отслеживание которых необходимо для достижения цели. Это самая сложная часть проекта, каждый из выбранных индикаторов должен отвечать нескольким условиям:

Иметь адресную принадлежность: ответственного сотрудника или подразделение компании, контролирующего выполнение операции.
Быть правильно ориентированным: показатель должен не только отображать внутренние или внешние бизнес-процессы, но и соответствовать выбранной цели.
Быть достижимым в обозримом будущем.
Быть регулируемым, прогнозируемым, иметь потенциал совершенствования.
Легко восприниматься ответственными лицами, просто измеряться.
Несколько индикаторов должны влиять друг на друга: скорость работы грузчика сказывается на скорости обработки товаров складом и т.д.

KPI для склада, примеры:

затраты в человеко-часах на обработку 100 позиций товара;
объем продукции, принятой подразделением;
число артикулов, принятых отделом;
стоимость списаний, возвратов.

Каждый индикатор берется в двух значениях: фактическом и расчетном, принимаемым за 100%, считается соотношение между ними в процентах. 

Пример: расчетная скорость обработки поступлений 1 человек/час на 100 позиций товара, фактически — 2 чел/ч, коэффициент — 50%. 

Учитывая, что типовых индикаторов KPI для склада розничного магазина нет, разработку конкретных, учитывающих особенности определенной фирмы, лучше доверить профессионалам.

Шаг 3. Процессы, мероприятия, ответственные

Последовательность, объем действий, необходимых для достижения цели, называется процессом. Пример: функционирование склада — процесс, цель — получение прибыли от розничной торговли. Чтобы обеспечить процесс, надо выполнить ряд мероприятий (условий): привезти товар, разгрузить, расположить на складе по зонам хранения, поставить на учет и т.д.

У каждого мероприятия есть сроки выполнения, ответственные. Для них необходимо установить простую, понятную форму отчетности, определить дни, в которые она подается.

Пример: цель — повышение КПД склада, мероприятие — обучение персонала, ответственный — зав. складом, срок — 3 месяца, отчеты раз в неделю.

Еще один вариант: цель — та же, мероприятие — автоматизация процессов погрузки-разгрузки, перемещения товара на складе; ответственные — генеральный директор, зав. складом; срок — 6 месяцев, отчеты по мере выполнения.

Шаг 4. Контроль за эксплуатацией

Процесс реорганизации работы складского подразделения необходимо контролировать постоянно. Для этого надо не только назначить ответственных, знать, что и когда с них спрашивать, но и понимать, какие текущие задачи необходимо решить, чтобы бизнес-процесс пришел к логическому завершению.
У каждого мероприятия есть сроки выполнения, ответственные.

Допустим, перед заведующим поставлена задача провести инвентаризацию, но отсутствие программного обеспечения, сбои в его работе делают задачу невыполнимой. Тут необходимо подключиться руководителю, задействовать приглашенных или собственных IT-специалистов, обеспечить склад нормально работающей программой учета. 

Шаг 5. Средства для достижения поставленных целей

Как уже говорилось, предварительный бюджет внедрения системы KPI составляют на первом этапе, он должен включать установку в компании программ класса BPMS (Business Process Management System) или BPM-системы. Они позволят разбить глобальные цели на отдельные бизнес-процессы, наглядно продемонстрируют стадию выполнения, необходимые мероприятия, покажут ответственных. Преимущество программ в том, что отслеживать каждый шаг сотрудников можно в процессе его совершения, не допуская глобальных ошибок, больших финансовых потерь.

Внедрение системы KPI — процесс долгий, требующий материальных и нематериальных затрат. Можно самостоятельно рассчитать показатели, отладить систему контроля, инструменты решения задач или обратиться к профессионалам, занимающимся оптимизацией бизнес-процессов.

Товароучетная программа для небольших розничных магазинов

  • Торговый и складской учет
  • Полная поддержка 54-ФЗ и ЕГАИС
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)

Рекомендации по теме
Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!
Это бесплатно и займет всего минуту.

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.