Торговля и Склад онлайн
Попробовать бесплатно

Проверка главного бухгалтера руководителем: правильности ведения кассы

352
Вторая часть статьи посвящена аудиту правильности ведения кассы, кадрового учета, выявлению фирм-однодневок. Особое внимание стоит уделить контролю «черного нала».

1. Комплексная проверка правильности ведения кассы
2. Проверка обязательных кадровых документов
3. Проверка отсутствия фирм-однодневок

Комплексная проверка правильности ведения кассы

Проверка главного бухгалтера руководителем: правильности ведения кассы

Контроль за поступлением, расходом наличных — один из самых сложных этапов контроля работы главного бухгалтера. Для комплексной проверки кассы потребуются: выписки из банка, кассовая книга, приходные кассовые ордеры (ПКО), и проходит она несколькими этапами:
  1. Сначала сравнивают суммы, выданные банком, с поступлениями, учтенными кассовой книгой. Банковские платежки содержат информацию о количестве средств, выданных организации наличными, комиссии, заплаченной за это. Каждое поступление денег должно быть подтверждено ПКО, корешок которого хранится с выписками, отражено в кассовой книге. Внимание стоит обратить на дату снятия и прихода денег, идентичность значений цифрами и прописью, наличие печати, подписи.
  2. Аудит учета наличных, поступивших из других источников, проводится только там, где такие поступления есть. Их источником будут: выручка от реализации, возврат неизрасходованных подотчетных, командировочных средств, погашение задолженности дебиторами и так далее. Каждый приход должен быть учтен в кассовой книге, подтверждена ПКО.
  3. После ревизии поступлений, приступают к анализу учета расходов. Каждая выданная сумма обязательно сопровождается выпиской ПКО. Это единственный документ, подтверждающий, что деньги из кассы взяли. Даже зарплатные деньги списывают по ордеру, просто единой суммой, указанной в конце зарплатной ведомости, а ее получателем становится бухгалтер или кассир, выдающий жалование. Проверьте порядок хранения ПКО (они должны быть сложены последовательно по датам выдачи), сравните значения кассовой книги с ордерами, даты выдачи, поинтересуйтесь кто, на что получал деньги, нет ли среди получателей «мертвых душ».
  4. Просматривая цели получения, можно найти несоответствия: деньги для покупки автомобильных запчастей получил сетевой администратор, грузчик вдруг стал покупать новые мониторы, материнские платы. Если ордер вызывает вопросы, пригласите на беседу человека, который указан получателем денег. Помните, расход каждой копейки, выданной из кассы организации, должен быть подтвержден документально. Особенно это касается закупок на крупные суммы. Почему было не купить по безналу? Что помешало? Зачем купили? Не бойтесь быть въедливым или обидеть кого-то. Порядок есть порядок.
  5. Теперь считаете баланс: приход минус расход. Итоговое значение должно совпасть с таковым, отраженным кассовой книгой, остатком наличных, который подтвердила проверка денежных средств в кассе. Запомните: по кассе не бывает отрицательного остатка, он может быть только положительный или нулевой. Для учета наличных, по которым нет подтверждающих расход документов, есть другие бухгалтерские формы. Если в кассе отрицательный остаток — у вас воруют.
  6. Внезапный, тематический, выборочный аудит
Комплексный аудит кассы не единственный способ выявления нарушений, время от времени стоит проводить: внезапный, тематический, выборочный аудит.

Примеры:
  • Внезапная проверка кассы: в любой день поинтересуйтесь у главбуха сколько наличных в кассе на данный момент, сравните с записями кассовой книги. Отличия между фактом и учетной записью в любую сторону — плохой признак. Если с таким результатом организацию проверит налоговая, штраф будет наложен на юридическое лицо, руководителя, главного бухгалтера. Излишки будут изъяты государством, а предприятие подвергнется комплексной налоговой инспекции, когда будут под лупой рассматривать не только вас, но и ваших контрагентов. На юридическое лицо налагается штраф в трехкратном размере от суммы лишних средств по Указу Президента Российской Федерации от 23.05.94 N 1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и других обязательных платежей». Лично руководитель компании и главный бухгалтер будут оштрафованы в 50-кратном размере минимальной месячной оплаты труда (ММОТ), действующей на момент нарушения. 
  • Тематическая: досконально анализируют один аспект работы бухгалтерии. Допустим выдачу заработной платы. Зарплатная ведомость сверяется со штатным расписанием. Обратить внимание надо на выплачиваемые суммы, лица их получающие, наличие совместителей (так чаще всего оформляют «мертвые души»).
  • Выборочная: ее можно проводить, инспектируя отдельного сотрудника бухгалтерии (особенно если это близкий друг, родственник главного бухгалтера), или по контрагенту, когда просматриваете документы на все поступления, расходы, связанные с определенным клиентом.
Контролю по черной наличке
Особое внимание стоит уделить контролю «черного нала». Моральную сторону вопроса обсуждать не будем, обсудим фактическую. Постарайтесь не доверять ведение отчетности по «черной» наличке бухгалтерии, у них и с «белой» забот хватает. Либо контролируйте ее сами, либо поручите сотруднику, с которым связана львиная доля таких поступлений. Например начальнику отдела продаж, требуйте, чтобы он ежедневно отчитывался вам, устраивайте внезапные инспекции. Риск воровства наличных можно снизить несколькими способами:
  • Установить регламент проведения наличных платежей с четкими должностными инструкциями, договорами материальной ответственности на конкретных сотрудников.
  • Следить за соблюдением правил оформления поступлений.
  • Установить для наличных сейф с необходимой степенью защиты, видеонаблюдение за ним.
  • При перевозке наличных водителями, развозящими товар контрагентам, контролировать суммы, полученные и сданные.
Типичные ошибки бухгалтерии при ведении кассы и наказания за них
  • Превышение лимита наличных: рассмотрено в комплексной проверке кассы.
  • Несвоевременный или неполный учет наличных поступлений: связано либо с низкой квалификацией бухгалтера, либо со злым умыслом. Несвоевременное оприходование всегда можно исправить, если только его обнаружила не налоговая при проверке. А неполный учет по Указу №1006 карается штрафом: юридического лица в тройном размере от суммы, руководство и главбух — 50 ММОТ.
  • Расчет наличными между юридическими лицами, превышающий лимиты, установленные указанием Банка России от 07.10.98 N 375-У.
  • Нарушение порядка кассовых операций: отсутствие договора материальной ответственности с кассиром или бухгалтером, прием-выдача денег без кассовых ордеров, ошибки ведения кассовой книги. Штрафуется кассир на сумму оклада.
  • Ошибки в бухгалтерских проводках кассовых операций: выявить несоответствия сможет только профессионал, а наказание за них будет определяться размером материальных потерь.
После ревизии состояния кассы, стоит обратить внимание на правильность заполнения регистра бухгалтерских операций.
Проверка оборотно-сальдовой ведомости
Чтобы знать, как проверять, какие ошибки искать, надо понять, что показывает оборотно-сальдовая ведомость. Это документ, который сводит в единую таблицу все данные по приходу-расходу средств за определенный период, разделенные по группам бухгалтерского учета, отдельным сотрудникам. Он дает полную картину финансового состояния компании.
Во время аудита ведомости выявляют три типа ошибок:
  • Технические: обнаруживают сравнивая значения остатков по счетам на конец предыдущего отчетного периода с началом текущего; идентичность данных ведомости со значениями регистров бухучета.
  • Методологические: проверить идентичность сумм активов, пассивов начала и конца отчетного периода, соответствие их сумме оборота; посмотреть отрицательные остатки по счетам; остаток на конец года по счетам 90, 91, 99 (они закрываются в конце финансового года).
  • Логические: придется посчитать. Оборот средств по счету 90-3 для организаций, работающих с НДС, должен составить 18/118 от суммы средств на счете 90-1. Остаток по 76 счету должен быть 18/118 от счета 62.
Просмотр данных оборотно-сальдовой ведомости — последний шаг перед подготовкой финансовой отчетности. Бухгалтерские программы формируют ее за несколько минут, а обнаружение в ней ошибок избавит от крупных штрафов.

Проверка счет-фактуры
Счет-фактуры содержат полную информацию о контрагенте, товарах, услугах, размере НДС, заверяются оригинальными подписями, печатями. Есть установленный образец документа, единый по всей стране. Неправильное оформление наказанию не подвергается, а за отсутствие налагается штраф по ст.120 НК РФ.
Насторожить руководителя могут документы на нетипичные для компании товары, услуги, завышенные или заниженные суммы. Сайт ФНС, раздел «Проверка корректности заполнения счетов-фактур», дает возможность сверить бумаги с реквизитами реально существующих фирм.

Проверка обязательных кадровых документов

Проверка главного бухгалтера руководителем: правильности ведения кассы

Оценить правильность кадрового делопроизводства, найти ошибки, поймать за руку нечистоплотного бухгалтера, выплачивающего «левые» зарплаты, поможет аудит кадровой документации. Его следует проводить:
  • Перед инспекцией государственными службами.
  • При смене руководителей фирмы, кадровой службы, бухгалтерии.
  • При возникновении трудовых споров, дошедших до суда.
Проверка кадровых документов может выполняться самостоятельно или силами сторонних специалистов. Аудит выявляет:
  • Наличие обязательных документов кадрового учета: трудовых договоров; приказов на прием, отпуск, увольнение; должностных инструкций; штатного расписания; графика отпусков и многого другого. Полный список определен ТК РФ, разделен на две группы: документы, обязательные для предприятий любой формы собственности, и бумаги, оформляющиеся при определенных условиях.
  • Подлинность, правильность оформления, хранения бумаг.
По итогам инспекции составляют отчет, выписывая отдельно каждое нарушение, способы устранения, ответственного. Штраф 30-50 тыс. рублей за неправильный кадровый документооборот налагается трудовой инспекцией.

Проверка отсутствия фирм-однодневок

Проверка главного бухгалтера руководителем: правильности ведения кассы

Сотрудничество с фирмами-однодневками может привести к пристальному интересу со стороны налоговой, скрывать воровство. Рассмотрим признаки фирмы-однодневки, разбитые на 3 группы:
  1. Юридические, регистрационные. Первое, на что стоит обратить внимание, — наличие в штате контрагента главного бухгалтера. Если его нет (закон разрешает функции главбуха выполнять директору), посмотрите количество учредителей, состав, размер уставного капитала (минимальный — 10 тыс. рублей). Сравните данные с другими контрагентами, может быть ваша компания работает с несколькими юридическими лицами, у которых один учредитель. Дальше оцените юридический, фактический адреса. Насторожить должны: несовпадение двух адресов, отсутствие физического адреса, «прописка» организации по адресу, где зарегистрированы более 49 фирм. Запросите от контрагента копии уставных документов, посмотрите устав. Если он типовой — регистрация была формальностью. Оцените качество текста договора, насколько он соответствует реалиям вашего направления бизнеса, как обозначены форс-мажорные обстоятельства. Одно дело, если включены аварии перевозчиков, пожар на складе, другое — сель, землетрясение в Западной Сибири.
  2. Выявить фирму-однодневку помогут финансовые признаки: наличие расчетного счета, надежность банка, движение средств по счету контрагента. Последнее можно оценить, запросив банковскую выписку, так поступают с участниками тендеров, особенно государственных. Подозрения вызовет разнообразное назначение платежей.
  3. Организационные: отсутствие переговоров, переписки, предшествующей сделке. 
Помните, что нашли вы, то и налоговая инспекция найдет тоже. Работа главного бухгалтера в том и состоит, чтобы компания не связывалась с фирмами-однодневками, ответственность за подобные действия будет в виде расширенной налоговой проверки, сопровождающейся выпиской штрафов, ведь нет компаний, у которых въедливый инспектор не сможет найти нарушения.

Проверка актов-сверок с поставщиками
Акт сверки обязательным документом в бухучете не является, но при длительном сотрудничестве желателен для каждого отчетного периода. Единой формы нет, но как правило, документ состоит из 3 частей:
  • шапка;
  • табличная часть: что, на какую сумму, когда, номер счет-фактуры, дата выписки;
  • резюме: перечислить разногласия или отметить, что фирмы пришли к соглашению, подписали ответственные лица.
Подтверждение информации, указанной в акте, содержится в счетах-фактурах, банковских выписках, оборотно-сальдовой ведомости. Отсутствие сверок говорит о некомпетентности сотрудников бухгалтерии, халатности, воровстве.


Ваша персональная подборка
    Рекомендации по теме
    Живое общение с редакцией

    Сервисы для бизнеса

    Бизнес.Ру Торговля и Склад
    Облачный сервис
    Торговля - Склад - CRM

    Бизнес.Ру Розница
    Умная облачная онлайн-касса для магазинов и сетей

    Бизнес.Ру E-Commerce
    CRM для интернет-магазинов. Заказы - Поставщики - Склад

    Бизнес.Ру Эвотор
    Управление торговлей и складом для терминалов Эвотор

    Бизнес.Ру Онлайн-Чеки
    Онлайн-касса для интернет-магазинов и веб-сервисов 54-ФЗ


    Рассылка

    © 2016 Business.ru – интернет-издание об эффективности вашего бизнеса

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции Business.ru. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность по законодательству РФ.

    

    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Получайте свежие материалы и новости ритейла на вашу почту.
    Только актуальная информация и тематические новости по торговле. Без спама!