Торговля и Склад онлайн
Попробовать бесплатно

Проверка главного бухгалтера руководителем: точки контроля

673
По Федеральному Закону «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ руководитель отвечает за организацию налогового, бухгалтерского учета, своевременность, правильность начисления, уплаты налогов. Главный бухгалтер - за ведение бухгалтерского учета, предоставление достоверной, полной отчетности. Получается, что за ошибки главбуха платить руководителю.

1. Внешние признаки проблем в бухучете

2. Проверка банковских выписок

Выбирая организационно-правовую форму, 2/3 российских предпринимателей склоняются к ООО, полагая, что Статья 56 ГК РФ освобождает их от финансовой ответственности за деятельность юридического лица, точнее ограничивает ее размерами учредительного капитала. Эта точка зрения не совсем верна.

По Федеральному Закону «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ руководитель отвечает за организацию налогового, бухгалтерского учета, своевременность, правильность начисления, уплаты налогов. Главный бухгалтер - за ведение бухгалтерского учета, предоставление достоверной, полной отчетности.

Проверка главного бухгалтера руководителем: точки контроля, часть 1

Получается, что за ошибки главбуха платить руководителю.

По ст. 3 закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ: «В случае несостоятельности (банкротства) общества по вине его участников на указанных лиц в случае недостаточности имущества общества может быть возложена субсидиарная ответственность по его обязательствам».

То есть от оплаты задолженности государству, частным кредиторам, доказанной судом, владельца фирмы ничего не спасет, причем оплата эта будет из личных средств. Прибавьте возможность уголовной ответственности по доброму десятку статей УК РФ со сроками лишения свободы до 15 лет, и станет понятно, что доверять надо, но проверка бухгалтера руководителем необходима.

Внешние признаки проблем в бухучете

Понятия «проверка» и «контроль» разные, контролировать главного бухгалтера надо собственными силами, а проверить профессионала сможет только сторонний аудитор, превосходящей квалификации. Перед началом проверки, стоит сформулировать для себя ее цели, порядок действий, если она выявит серьезные нарушения. Контроль же необходим постоянный, чтобы оградить себя от мошенников, просто ошибок, вызванных усталостью, невнимательностью, даже некомпетентностью.  Существует несколько основополагающих моментов, по которым руководитель может судить о качестве бухучета. Признаки проблем:

  1. Ошибки в базе данных 1С, выявленные технологическим анализом, за истекшие периоды со сданной отчетностью. Если база выдает список ошибок, то причина только одна: низкая квалификация бухгалтеров, незнание ими программы 1С. Когда бухгалтерия состоит из нескольких человек, по списку ошибок можно определить, кто из пользователей их допустил. А виноват в этом глава подразделения, не справившийся с контролем подчиненных, не сумевший избавиться от некомпетентных работников.
  2. Беспорядочный документооборот, отсутствие архива отчетности, сверок, реестра документов. Все перечисленное можно определить по:    

    - Документам, хранящимся россыпью, а не раздельно, по группам учета. Причина этого одна: халатность. Бумаги за истекшие периоды должны быть за архивированы, прошиты, опечатаны. Вторым листом архива должен идти сверенный реестр документов, подписанный главбухом. Если всего этого нет (проверить просто: попросите принести бумаги полугодовой давности по любому клиенту, поставщику), установите сроки наведения порядка. Параллельно назначьте экспресс проверку работы бухгалтера или аудит. Когда порядок наведут, увольте главбуха: этот человек некомпетентен.

    - Присутствию в архиве ксерокопий финансовых документов, бумаг без синих печатей или подписей. Это нарушение допускают 99% компаний, чем обширнее клиентская база, тем сложнее получить оригиналы. Другое дело, что въедливый главбух душу вынет из персонала, пока к окончанию отчетного периода не получит необходимое, и большинство бумаг занимают, свое место в архиве. Если этого не происходит, значит человек не соответствует занимаемой должности.

    - Отсутствию архива, при упорядоченном хранении бумаг. Тут лучше действовать не кнутом, а пряником. Выпишите главбуху премию за своевременное архивирование (работа нудная, но нужная), дайте ему рычаги административного, материального воздействия на подчиненных.
     
  3. Отсутствие налогового планирования: квалифицированный руководитель финансового подразделения должен ежеквартально (лучше ежемесячно) подавать директору план предстоящих выплат в бюджет. Не происходит это в 90% случаев при многочисленных ошибках базы 1С. В этом случае с сотрудником лучше расстаться: крупные налоговые штрафы исчисляются сотнями тысяч рублей, за нарушения налогового законодательства предусмотрена уголовная ответственность.

Перечисленные пункты легко контролировать самостоятельно, помощь аудитора понадобится при более детальном анализе документов.

Проверка банковских выписок

Контролировать банковские документы необходимо, чтобы спать спокойно. Ниже мы рассмотрим наиболее распространенные схемы злоупотреблений, пользующиеся спросом, у главных бухгалтеров компаний.
Проверка главного бухгалтера руководителем: точки контроля, часть 1

Откаты от дебиторов

С ними сталкиваются организации, имеющие большую клиентскую базу, торгующие с отсрочкой платежа. Полная информация о размере задолженности, сроках оплаты, причинах отсрочки, должна быть не только у бухгалтерии. Иначе можно столкнуться со схемой: за перенос сроков оплаты, клиент в конверте платит вашему бухгалтеру (суммы доходят до 0,3% за день), или рассчитывается услугами, товаром. Избежать этого можно устраивая периодические проверки дебиторской задолженности, обязав бухгалтерию сообщать о возникновении просрочки платежа в день ее появления.

Другие виды откатов

Финансовый директор, главбух, перераспределяют денежные потоки компании. У них всегда есть возможность словчить, а рассчитаться с ними могут не наличкой, а выставив счет на оплату курсов повышения квалификации, семинара. Если страсть подчиненного к учебе стала внушать подозрения, среди банковских выписок за полгода есть оплата нескольких подобных мероприятий, поговорите с ним. Выясните подробно где, когда проходит семинар, кто его ведет, кто участвует. Не поленитесь, переговорите с руководителями других участников семинара.

Воровство при нехватке оборотных средств

Поступление денег происходит неравномерно, компании периодически сталкиваются с ситуацией, когда необходимо сделать платежи, в том числе налоговые, на определенную сумму за короткий срок, а есть только ее половина, вторая появится через несколько дней. Вот тут и наступает момент, которым пользуется нечистый на руку бухгалтер. Сначала он налоговые выплаты делает вовремя, потом может ими пожертвовать. Отслеживайте сроки выплат в бюджет, их исполнение полностью. За первоочередное перечисление денег одному кредитору вместо другого он может вымогать откат. Хорошо, если об этом сообщат, но ситуация может остаться тайной. По этой схеме могут действовать мошенники и в организациях, не испытывающих проблем с оборотными средствами. Они искусственно создают дефицит, наживаясь на «левых» вознаграждениях. Сообщником главбуха может быть снабженец, руководитель отдела поставок, начальник отдела продаж.

Махинации с учетными программами

Кроме 1С существует несколько специализированных программ для ведения отчетности. Обычно решение о покупке того или иного вида программного обеспечения принимается коллегиально: руководитель, главный бухгалтер, редко — начальник IT-департамента. Фирма, устанавливающая купленное ПО, обычно берет плату не только за официальную версию программы, но и за абонентское обслуживание. Она может предложить откат за покупку того или иного программного обеспечение, вплоть до установки на одном предприятии 2-3 видов. Бухгалтер мотивирует это тем, что каждая программа обладает своими достоинствами, в одной кассу удобно вести, в другой делать отчеты и т.д.

Смена банка

Владельца предприятия должно насторожить, если без видимых причин главный бухгалтер предлагает сменить банк обслуживания. Причиной такого поведения может быть вознаграждение, предложенное банкирами. Рычагом давления может выступать ссуда, выданная предприятию на более выгодных условиях, расширенная линия овердрафта. Помните, банк никогда не будет действовать в убыток себе, откат главбуху оплатит ваша компания в той или иной форме.

Откаты от поставщиков канцелярии, оргтехники, прочих расходников

Размер затрат на перечисленное у большинства фирм определяет бухгалтерия. Присмотритесь, не стали ли счета больше, а замены офисной техники чаще.

Решение проблем с фискальными органами.

У схемы несколько вариантов. Первый выглядит так: главбух сообщает, что ему стало известно о грядущей проверке, есть люди, которые за вознаграждение проблему уладят. Второй: руководителю говорят, что есть проблемы с налоговой, «грузят» специальными терминами, обещают решить за «долю малую». Он может действовать не один, а с представителем государственной службы. Критично относитесь к подобным предложения, проверяя банковские документы, будьте в курсе размеров, сроков налоговых отчислений.

Увеличение стоимости кассового обслуживания

Если банковские выписки содержат растущие суммы за снятие наличных, сравните документы полугодовой, годовой давности, прочитайте договор банковского обслуживания. 

Неполное оприходование наличных кассой

Банки ежеквартально устанавливают лимит снятия наличных для предприятий, работающих с безналом, расходующийся на зарплату, хозяйственные нужды. Заявку подает лицо, имеющее право подписи банковских документов. Держите его под контролем, сравнивайте с суммами, учтенными кассой фирмы.

Выплата зарплаты «мертвым душам»

Это могут быть уволенные работники, которых «забыли» убрать из зарплатной ведомости; никогда не работавшие в компании; находящиеся в декрете, отпуске по уходу за ребенком (они получают пособие). Отслеживайте размер фонда заработной платы, изменения численности коллектива.

Кража безналичных средств с помощью фирм, занимающихся обналичкой

Такая контора «Рога и копыта» выставляет счет на оплату безналом, а потом передает наличку за минусом определенного процента. Проверяя выписки, обратите внимание на новых поставщиков, при их появлении — соберите хотя бы минимум информации.

Потайное кредитование

Возможно только в организациях с большими оборотами безналичных средств. Главный бухгалтер самостоятельно дает деньги, принадлежащие компании, под проценты другим юридическим или физическим лицам. Отследить такие операции по банковским выпискам вполне реально.

Обналичка

Главбух крупной торговой сети, имеющий доступ к большому объему наличных, может потихоньку заниматься незаконным обналичиванием средств. Сторонняя фирма перечисляет безнал, он вычитает процент, выдает наличные. Это уголовно наказуемое действие, отследить которое можно сравнивая поступление, расход наличных, оборот безнала.

Завышение стоимости услуг, работ, товаров от поставщиков

Платит организация, разницу прикарманивает главбух.

Мошенничество с материальными ценностями

Неполное оприходование, преждевременное списание. Банковские выписки дадут достоверную информацию сколько заплатили вы, а сверить со среднерыночной стоимостью можно просто сняв телефонную трубку или воспользовавшись интернетом.

Списанная естественная убыль, вызывающая сомнения

Помните как в «Следствие вели знатоки» списали два вагона помидоров? Вроде убыль нормы не превышает, а преступление на лицо.

Фиктивный возврат товара

По бумагам партию вернули, а поступлений средств нет.
Это далеко не полный перечень злоупотреблений, которые может выявить руководитель контролируя банковские выписки. Такая проверка деятельности бухгалтера убережет от материальных потерь, даже от скамьи подсудимых.


Ваша персональная подборка
    Рекомендации по теме
    Живое общение с редакцией

    Сервисы для бизнеса

    Бизнес.Ру Торговля и Склад
    Облачный сервис
    Торговля - Склад - CRM

    Бизнес.Ру Розница
    Умная облачная онлайн-касса для магазинов и сетей

    Бизнес.Ру E-Commerce
    CRM для интернет-магазинов. Заказы - Поставщики - Склад

    Бизнес.Ру Эвотор
    Управление торговлей и складом для терминалов Эвотор

    Бизнес.Ру Онлайн-Чеки
    Онлайн-касса для интернет-магазинов и веб-сервисов 54-ФЗ


    Рассылка

    © 2016 Business.ru – интернет-издание об эффективности вашего бизнеса

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции Business.ru. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность по законодательству РФ.

    

    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Получайте свежие материалы и новости ритейла на вашу почту.
    Только актуальная информация и тематические новости по торговле. Без спама!