Новый Бизнес.Ру

Инвентаризация склада: хитрости проведения и все необходимые документы

  • 28 февраля 2019
  • 19862
инвентаризация склада
инвентаризация товаров на складе

Если у вас уходит много времени на инвентаризацию товаров на складе, рекомендуем обратить внимание на эту статью. В ней мы рассказали, как автоматизировать часть процедур сверки товара, оформить недостачу или избыток продукции.

О чем вы узнаете:

Зачем нужна инвентаризация товаров на складе

инвентаризация склада

Инвентаризация – это сверка реального наличия товара с количеством, которое указано в документах.

Скачать бланк приказа о проведении инвентаризации (ИНВ-22)>>>

Скачать бланк инвентаризационной описи (ИНВ-3)>>>

Скачать бланк сличительной ведомости (ИНВ-19)>>>

Скачать бланк инвентаризационной описи (ИНВ-5)>>>

Скачать бланк акта инвентаризации расчетов за товары, находящиеся в пути (ИНВ-6)>>>

Скачать бланк ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (ИНВ-26)>>>

Скачать бланк акта о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей (ТОРГ-15)>>>

Скачать бланк акта о списании товаров (ТОРГ-16)>>>

Скачать нормы естественной убыли продовольственных товаров>>>

Инвентаризация в складском помещении применяется в разных ситуациях.

Закон требует организацию обязательной ревизии склада, в случаях:

  • компания, владеющая складом, меняет собственника;
  • бухгалтер составляет годовой отчет;
  • увольняется сотрудник, который несет материальную ответственность;
  • есть случаи воровства;
  • произошла порча имущества на складе (из-за внештатной проблемы), и надо определить объем ущерба.

Владелец может сам назначить дополнительную ревизию. Например, если речь идет о крупном складе, на котором хранится свыше тысячи единиц мелкой продукции. Сверка необходима для оценки качества работы персонала – нет ли случаев воровства или ошибок в работах и документах.

Обязательная инвентаризация может быть назначена судом при продаже имущества магазина «с молотка».

товароучетная программа Бизнес.Ру

Еще проверка имущества на складе понадобится перед обращением к кредитору за финансовой помощью или после ЧП на складе. К примеру, если в здании из-за талого снега протекла крыша, и часть товара пришла в негодность.

Подробнее о причинах неотложной инвентаризации в магазине читайте здесь>>> 

Инвентаризация товаров на складе делится на категории:

  • плановая и внеплановая – в зависимости от цели;
  • сплошная и выборочная – в зависимости от количества проверяемого товара.

Обычно внеплановая ревизия организуется, чтобы держать работу персонала на контроле. Плановая проверка часто требуется в конце года для отчета, либо в случаях, указанных в законе.

Главным документом об инвентаризации, на который все опираются, принято считать приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

В приказе зафиксированы основные моменты проведения этой ревизии.

Подробнее о порядке проведения инвентаризации в 2019 году читайте тут>>>

Состав комиссии инвентаризации на складе

инвентаризация товаров на складе

Плановая и внеплановая инвентаризация на складе начинается с подготовки приказа или иного распоряжения о проверки. Он пишется по форме ИНВ-22, и там публикуются данные о сроках и составе комиссии для проверки.

В приказе №49 четкого состава группы, которая должна быть ответственной за проверку, нет. Но есть несколько важных нюансов:

  1. в состав комиссии должны входить бухгалтер, представитель управленческого аппарата, прочие специалисты;
  2. состав выбирается руководителем организации;
  3. материально ответственное лицо не может быть включено в проверяющую группу, потому что его работу проверяют в ходе ревизии.

Подробнее о правах и обязанностях материально ответственного лица при инвентаризации читайте тут>>>  

Итак, обычно председателем комиссии назначают заместителя руководителя или другого представителя администрации.

Важно! В состав группы могут входить любые работники, кроме материально ответственных, но обязательно одним из них должен быть бухгалтер. Минимальное количество членов комиссии – двое.

Контролировать работу всех сотрудников можно в CRM-системе Бизнес.Ру. Она дает возможность назначать подчиненным задачи и составлять персональный распорядок дня: видя задания в календаре, они не пропустят задачу по ревизии в складском помещении. Попробовать весь функционал CRM-системы Бизнес.Ру можно прямо сейчас>>>

Как правильно провести инвентаризацию на складе

как правильно провести инвентаризацию на складе

Выделяют 4 этапа этой процедуры:

  • подготовка;
  • подсчет;
  • анализ и сверка с количества товара в документах;
  • публикация итогов.

Суть подготовительной части в написании приказа по форме ИНВ-22. Несмотря на то, что бланк этого документа утвержден более 20 лет назад, на него до сих пор ориентируются при формировании распоряжения приказа.

Подпись под приказом может ставить руководитель компании, заместитель руководителя или главбух.

Подробно о плюсах проведения ночной инвентаризации читайте здесь>>> 

Виды инвентаризаций склада

В приказе надо отразить, какой вид инвентаризации склада проводится с точки зрения причины:

  • контрольная проверка;
  • смена ответственных лиц;
  • переоценка продукции и т.д.

В графе «инвентаризации подлежат» следует написать либо «товары на складе», либо «имущество».

Порядок проведения инвентаризации на складе: основной этап

порядок проведения инвентаризации на складе

Основной этап инвентаризации склада – подсчет и сверка продукции.

Существует как минимум три варианта, как это сделать.

Первый вариант выглядит так:

  • один член комиссии считает;
  • второй член комиссии пересчитывает;
  • третий заносит результаты в программу или таблицу на компьютере.

Второй вариант подсчета:

  • один член комиссии считает и пишет на стикере, сколько товара получилось;
  • второй пересчитывает и через ноутбук заносит в программу.

Третий вариант подсчета:

  • каждый товар «пропикивается» сканером, и в программе появляется реальное количество упаковок;
  • второй член комиссии проверяет те позиции, где выявились несоответствия, вручную.

Третий способ наиболее быстрый, но при неопытности можно наделать ошибок (пропустить товар или пробить один и тот же два раза).

Опись и сличительная ведомость может создаваться в программе, однако, если инвентаризация проводится для налоговой или кредиторов, лучше оформить все по приказу №49:

  • опись по форме ИНВ-3;
  • сличительную ведомость по форме ИНВ-19.

Бланк ИНВ-5 понадобится, если часть товара продается через фулфилмент и хранится на стороннем складе.

Форма ИНВ-6 нужна, если по документам продукция находится на складе, но фактически она в пути к покупателю (например, интернет-магазин отправил товар клиенту с оплатой при получении).

Анализ – сравнение фактических результатов количества товаров с теми, что указаны в системе учета – может проводиться с помощью сличительных ведомостей и без них.

Перемещение товаров

перемещение товаров при инвентаризации

При инвентаризации склада есть требование – ограничить перемещение товаров.

  1. Запрещается перемещать их между стеллажами и ячейками.
  2. Не стоит проводить прием продукции во время ревизии. Если же это случилось, надо составить опись по бланку ИНВ-3.
  3. Отгружать товар тоже не следует. Если без этого никак не обойтись, нужно согласие руководителя компании или главбуха, которые подписывают документы (по ИНВ-2 и ИНВ-4).

Заполнять бланки можно сразу в товароучетной программе от Бизнес.Ру. Она упрощает проведение инвентаризации, поддерживает все складские операции, позволяет подсчитывать рентабельность продукции и осуществлять закупки на основе анализа продаж. Оценить возможности программы Бизнес.Ру можно прямо сейчас>>>

Какие факты свидетельствуют о фальсификации результатов

Бывают случаи фальсификации результатов инвентаризации, так как члены комиссии могут быть в сговоре с сотрудниками склада, допустившими утрату продукции.

Руководитель должен всегда просматривать результаты инвентаризации, и уточнять информацию по количеству, если:

  • нет расхождений вообще (при норме в 2% расхождений);
  • в группах с мелкими товарами нет расхождений (учет «мелочей» более сложен, именно в этих группах больше всего ошибок).

Завершение инвентаризации

Итоги ревизии оформляются, ориентируясь на бланк ИНВ-26.

Финальный документ должен описывать размер излишка, недостачи или пересортицы. При этом фиксируется сумма в рублях, в которую оценен исчезнувший на складе товар.

товароучетная программа Бизнес.Ру

Если есть порча или бой продукции, придется оформить документ по бланку ТОРГ-15.

Обычно наказание за нехватку единиц ложится на материально ответственное лицо. Однако в случае наводнения или другого ЧП порча продукции фиксируется без поиска виновных.

Недостача и излишки

недостача и излишки при инвентаризации

Какая реакция должна быть, если цифры и фактическое наличие товара не сходятся?

Ответ на вопрос зависит от уровня расхождений. Нормой считается 2%. Если ошиблись на 5%, то надо:

  • либо сформировать документ для списания продукции (ТОРГ-16), чтобы наказать работников;
  • либо назначить новую комиссию, которая пройдется по тем позициям, где выявлено больше всего расхождений.

При окончательном выявлении недостачи бухгалтер склада должен оформить все по правилам, даже если сумма потерь небольшая.

Подробнее о правилах списания товаров после инвентаризации читайте тут>>> 

Рассмотрим варианты оформления на примерах.

Естественная убыль

Например, на складе супермаркета была обнаружена естественная усушка и утряска товара в размере 3 тысяч рублей.

Бухгалтер зафиксирует это в дебет счета 94 («Недостачи и потери от порчи») и кредит подходящего счета (41 (товары), 43 (готовая продукция)).

Нормы естественной убыли продовольственных товаров отмечены в разных документах (см. таблицу).

Нормы естественной убыли

Скачать нормы естественной убыли продовольственных товаров>>>

Недостача по вине персонала склада

Если недостача выше, чем естественная усушка, утряска, то значит, она появилась по вине работников склада. Бухгалтер отразит данные в дебете счета 73 («Расчеты по возмещению ущерба») и в кредите счета 98 («Доход следующих периодов»), так как предстоит взыскать сумму недостачи.

Если работники склада не признают вину, для взыскания потребуется создать группу, которая займется расследованием инцидента и составит акт, описывающий проблему и ситуацию.

Если сумма ущерба может быть взыскана из заработной платы, взыскать ее можно с помощью приказа руководства фирмы. Если же сумма больше, а сотрудник увольняется, придется обратиться с суд.

Бывают случаи, когда виновными признают нескольких сотрудников. В этом случае целесообразно все равно выяснить степень вины и наказать в соответствии с этим.

Если обнаружены излишки

излишки при инвентаризации

Излишки обнаруживаются на складе крайне редко. Например, если найдена коробка с продукцией, которую потеряли и списали при прошлой инвентаризации.

В любом случае излишки – это нехорошо, так как свидетельствует о некачественной работе персонала.

Бухгалтер фиксирует излишки как «прочие доходы» компании.

Вести качественный складской учет помогает программа от Бизнес.Ру. С ее помощью можно проводить инвентаризацию, оприходование, списание и комплектацию товаров, анализировать выручку и перемещать излишки. Попробовать функционал товароучетной программы от Бизнес.Ру можно бесплатно>>>

Как ускорить инвентаризацию товаров на складе благодаря спецпрограммам и сервисам

Как провести инвентаризацию остатков в многомиллионном складе?

Ревизию и учет товаров на складе можно сделать проще, если вооружить членов комиссии сканерами штрих-кода.

Другим важным инструментом работы являются товароучетные сервисы, которые помогают сверять фактические данные с цифрами на бумаге.

Например, товароучетная программа Бизнес.Ру не только помогает сверять количество, но поможет заполнить форму ИНВ-3, выполнить оприходование и списание.

Как провести инвентаризацию с помощью «Бизнес.Ру»

Рассмотрим пошагово, как с помощью сервисов «Бизнес.Ру» упростить эту процедуру.

  1. Как создать документ об инвентаризации: для этого надо открыть меню «Склады» и подраздел «Инвентаризация» и нажать «Создать».

инвентаризация с помощью «Бизнес.Ру»

Откроется окно, где надо выбрать:

  • число проведения ревизии;
  • название фирмы и склад.

сервис «Бизнес.Ру» для инвентаризации

Далее необходимо добавить товары, которые были посчитаны на складе. Это можно сделать через кнопку «Добавить». Если хочется автоматизировать добавления товаров, можно заносить в таблицу:

  • группами, выбрав «Занести из группы»;
  • с помощью сканера штриховых кодов.

Возле товара будут отмечены остатки на складе, которые есть по документам.

Членам комиссии надо будет лишь заполнить столбец с реальным количеством товаров, подсчитанным вручную.

инвентаризация в товароучетном сервисе

Программа сама выделит отклонения от учтенного числа. Цифры с плюсовым или минусовым знаком появятся в соответствующем столбце.

проведение инвентаризация в сервисе Бизнес.Ру

Далее необходимо создать документы для оформления излишков или недостачи на складе. Это делается автоматически.

Оприходование товара через «Бизнес.Ру»

товароучетная программа Бизнес.Ру

Излишки, выявленные в результате ревизии, необходимо оприходовать. Только так фактическое количество занесется в систему.

Для создания документа надо выбрать «Оформить оприходование».

По результатам таблицы будет составлен документ, при необходимости туда можно будет внести изменения.

оприходование товара через «Бизнес.Ру»

Как оформить списание через «Бизнес.Ру»

Когда при ревизии выявилась недостача, товар надо списать. Для этого существует кнопка «Оформить списание». Документ, как и в первом случае, будет создан автоматически.

списание через «Бизнес.Ру»

Рекомендации по теме
×
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!
Это бесплатно и займет всего минуту.

На портале размещен полезный контент для владельцев бизнеса в сфере торговли. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права, статьи находятся в закрытом доступе.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.