Торговля и Склад онлайн
Попробовать бесплатно

Эффективная работа с дебиторской задолженностью

834
Эффективная работа с дебиторской задолженностью
Дебиторская задолженность – это обычное явление в коммерческой деятельности любого предприятия или ИП, заключающееся по своей сути в предоставлении другим лицам и фирмам своих собственных средств во временное пользование, чаще бесплатное. А так как от обеспеченности свободными оборотными средствами (деньгами) в текущий и любой момент времени зависит в целом эффективность бизнеса, то работа с дебиторской задолженностью – это то, чему необходимо уделять должное внимание, а отчет о дебиторской задолженности, ее движении должен быть всегда на рабочем столе предпринимателя, руководителя фирмы.

Содержание

1. Дебиторская задолженность
2. Управление дебиторской задолженностью

3. Учет и управление дебиторской задолженностью в онлайн-сервисе «Бизнес.Ру»

Дебиторская задолженность

Согласно классическому определению – это сумма всей задолженности (долгов) предприятию или предпринимателю. В управленческом и бухгалтерском учете «дебиторка» относится к оборотным средствам предприятия.

Читайте также: Как контролировать продажи своих сотрудников с помощью системы автоматизации

Она возникает вследствие обычной коммерческой деятельности. Ее источником бывают:

1. Предприятия контрагенты, например, покупатели. В этом случае долг возникает тогда, когда товар (продукт, оказанная услуга) отпускается, передается покупателю, клиенту, но тот на определенную дату пока еще не рассчитался за покупку.

Это чаще всего случается тогда, когда покупателю предоставляется рассрочка по платежам, отсрочка. Например, поставщики или производители, поставляющие свою продукцию в торговые сети, деньги получают не сразу в момент поставки, а в течение определенного срока отсрочки, который, в зависимости от продукции и сроков ее хранения, может достигать периода больше 1 месяца.

В течение всего этого периода отсрочки сумма за проданные изделия у поставщика ил производителя будет записана (учтена) в разделе «Дебиторская задолженность». Скорее всего, в управленческом учете это будет отдельный документ – отчет о дебиторской задолженности.

2. Поставщики тоже могут быть дебиторами, то есть, должниками. Это случается тогда, когда вы что-то заказали у поставщика или производителя работ и услуг и передали ему аванс. Деньги (часть денег в виде аванса) вы передали, а сам товар (услуга, продукт) еще не поступил в ваше распоряжение. И вот в течение этого временного промежутка между тем, как вы передали аванс и тем, как получили товар, у вас, как у заказчика, сумма аванса будет записана в отчет о дебиторской задолженности.

3. Работники предприятия. Им можно выплатить аванс: пока не закончится рабочий период, точнее, пока работник не отработает этот аванс, сумма эта должна быть вписана в отчет о дебиторской задолженности.

Командировочные работники. Когда вы отправляете человека в командировку, вы выдаете ему денег, например, на аренду гостиницы и на другие нужды, связанные с работой. И до тех пор, пока человек не вернется из командировки и не отчитается перед бухгалтерией, предъявив все документы (чеки, квитанции), выданная сумма также будет отражена в соответствующем разделе документа «Отчет о дебиторской задолженности».

4. Налоги. Предприниматель может либо заплатить какой-то налог авансом, либо по какой-то причине, например, в виду неправильного расчета, заплатить в бюджет больше, чем нужно. И вот до следующего платежа эта сумма переплаты в виде долга бюджета перед предпринимателем также будет записана в отчет о дебиторской задолженности. Скорее всего, как это бывает в большинстве случаев, данная сумма переплаты будет зачтена при следующем расчете платежей по налогам.

5. Займы. Предприниматель или фирма может прокредитовать, то есть, дать в долг другому предпринимателю или другой фирме денег взаймы. Соответственно, должник будет дебитором, а сумма займа запишется в отчете о дебиторской задолженности.

Читайте также: Контроль остатков товара на складе

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы. Подробнее о программе >>

Виды задолженностей

  1. Текущая. Она возникает вследствие обычной коммерческой деятельности и вытекает из условий договора, когда по договору одна сторона либо предоставляет другой стороне отсрочку по платежам (магазин покупателю), либо одна сторона выплачивает другой стороне (магазин поставщику) аванс.
    Период отсрочки или аванса, предусмотренного договором – это период дебиторской задолженности. Текущая «дебиторка» предсказуемая, ожидаемая.
  2. Просроченная. Это когда одна из сторон нарушила договорные условия. Например, не рассчиталась вовремя за проданный товар или вовремя не произвела поставку товара, за который уже получила аванс.
    Просроченная – это по которой уже необходимо проводить определенный комплекс мероприятий, направленных на ее взыскание.
  3. Безнадежная. Вероятность ее взыскать, то есть, вернуть крайне мала, близка к нулю. В большинстве случаев по ней истек срок исковой давности (обычно три года).

Кстати, фирма может создавать резервы для того, чтобы можно было наиболее безболезненно компенсировать свои потери от безнадежных долгов – это резервы по сомнительным долгам.

По срокам «дебиторка» бывает:

  1. Краткосрочная – сроком до 12 месяцев.
  2. Долгосрочная – сроком более 12 месяцев.

Читайте также: Как организовать деятельность менеджера по работе с клиентами

Управление дебиторской задолженностью

«Дебиторка» по своей экономической сути является кредитованием контрагента, потому что он в течение какого-то времени должен вам деньги. Причем, чаще всего это кредитование бесплатное. Поэтому вашему должнику выгоднее как можно дольше долг не отдавать, а вам, соответственно, выгоднее, чтобы все долги возвращались в установленные договорные сроки и раньше.

Конечно, в договорах обычно пишут условие, что в случае нарушения сроков платежей должник за каждый день просрочки должен будет выплатить пени, которые обычно равны 1/300 учетной ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки. Но это все равно меньше, чем ставка по обычному кредиту в коммерческом банке.

Когда вам должны – это всегда деньги, временно отвлеченные из оборота. Это означает, что в то время, пока кто-то пользуется вашими деньгами в виде «дебиторки», эти же деньги вы могли бы вложить в более выгодное мероприятие – закупить товар и продать его, возможно, даже несколько раз или элементарно положить на депозитный счет в банке.

В связи со всем этим предприниматель должен всегда уделять должное и особенное внимание управлению этим видом своих активов. В общем смысле под таким управлением понимается «держать руку на пульсе»: главным образом, не допускать, чтобы «дебиторка» критически увеличивалась или переходила из разряда текущей в просроченную или даже в безнадежную. К примеру, можно всем своим покупателям товар продать в рассрочку, а пока ждать от всех постепенных платежей, фирму придется закрыть.

Читайте также: Нужно ли контролировать сотрудников: опыт предпринимателей

Инвентаризация

Управляя своими активами, предприниматель должен провести ревизию или инвентаризацию дебиторской задолженности. Ее вообще необходимо делать периодически, например, вместе с инвентаризацией товаров.

Проводя инвентаризацию, необходимо выявить всех должников, вписать их в соответствующий отчет или реестр. С кем из контрагентов ясности в расчетах очевидной нет, необходимо провести сверку. Результат такой сверки оформляется в акт сверки взаиморасчетов. Это бухгалтерский документ. Сверкой обычно занимается тот, кто с этим конкретным контрагентом работает, то есть, определенный менеджер.

Читайте также: Как организовать работу с клиентской базой

Оборачиваемость дебиторской задолженности

Это один из самых важных показателей финансового анализа деятельности фирмы, предпринимателя. Коэффициент оборачиваемости находится достаточно просто:

КоДЗ = В / ДЗср

В этой формуле:

КоДЗ – коэффициент оборачиваемости.

В – выручка от продаж за какой-то период, например, за квартал или за год. Выражается в рублях.  

ДЗср – Среднее значение дебиторской задолженности в рублях за тот же период.

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы. Подробнее о программе >>

Среднее значение находится тоже достаточно просто:

ДЗср =  (ДЗн + ДЗк) / 2    

В этой формуле:

ДЗср – среднее значение «дебиторки»

ДЗн и ДЗк – значения соответственно на начало периода и на его конец, например, на первое число квартала (года) и на последнее.

Экономический смысл этого коэффициента означает то, что он показывает, сколько выручки, которую магазин получил в течение отчетного периода, было «заморожено» в виде «дебиторки», то есть, временно выведено из оборота. 

Нормальных показателей коэффициента оборачиваемости, к которым нужно стремиться и которых нужно придерживаться нет: все зависит от сферы бизнеса, даже в торговле приемлемые показатели могут и будут отличаться друг от друга в зависимости от того, чем вы торгуете.

Вместе с тем, необходимо знать, что чем этот коэффициент больше, тем лучше.

Читайте также: Особенности работы с ключевыми клиентами

Оборачиваемость определяют также не только в виде коэффициента, еще и в днях. Экономическая суть этого показателя, найденного в днях, сводится к тому, что он показывает, в течение скольких дней она оборачивается, то есть, превращается из долга в деньги – из «замороженных» денег в деньги «живые».

Или, что то же самое: в течение скольких дней денежные средства остаются «замороженными», то есть, выведенными из оборота в виде «дебиторки».

Оборачиваемость в днях находится так:

Оборачиваемость в днях = Т / КоДЗ

В этой формуле:

Т = отчетный период, для которого производится расчет. Если это месяц, то Т = 30, если квартал, то Т = 90, а если год, то Т = 365.

КоДЗ = коэффициент оборачиваемости, найденный для того же периода (месяц, квартал или год) по формуле, описанной выше.

Здесь тоже нет нормальных значений: все зависит от специфики бизнеса и от того, что вы продаете. Но этот коэффициент в днях должен быть чем меньше, тем лучше.

Указанные коэффициенты называют в экономическом анализе показателями деловой активности. Они являются очень важными, так как характеризуют эффективность вашего бизнеса.

Читайте также: Как составить правильное продающее коммерческое предложение

Взыскание

Если ваш контрагент (должник) нарушил сроки погашения, то придется предпринять ряд мер по взысканию долга. Это происходит обычно следующим образом:

1. Претензионная работа. Этот этап проводится до того, как вы подадите в суд на своего должника. Сводится к тому, что в адрес должника вы пишите письмо (претензию) с требованием исполнить свои обязательства и отдать вам деньги.

К тому же, в претензии необходимо указать, что возвращение долга необходимо осуществить в определенный срок. И что, если в течение этого срока долг возвращен не будет, вы подадите иск в суд.

2. Судебное взыскание. Если должник проигнорировал тем или иным образом вашу претензию, ваше законное требование, вам остается подать в арбитражный суд. туда нужно будет предоставить все необходимые документы, доказывающие, что та фирма должна вам деньги: договоры, приложения к договорам, акты сверок, выписки с расчетных счетов и т. д.

Успешность этих мероприятий зависит, в том числе и во многом, от правильно организованной юридической работы.

3. Если должником является работник фирмы, то взыскать с него долг проще, если он к тому времени все еще работает у вас: взыскать за счет зарплаты. Если работник уже не работает по каким-то причинам, но остался вам должен денег, то алгоритм работы с дебиторской задолженностью точно такой же: сначала требование в виде претензии, а потом, если проигнорирует, то в суд. Правда, в случае с физическим лицом, обращаться нужно будет не в арбитражный, а в общегражданский суд.

Читайте также: Как создать клиентскую базу

Регламент работы по управлению задолженностью

Предпринимателю, руководителю фирмы будет совершенно не лишним составить и утвердить регламент - положение по работе с дебиторской задолженностью. Это внутренний документ, в котором расписано, кто, что и как должен делать, чтобы максимально эффективно работать с взаиморасчетами и долгами.  

Положение по работе с дебиторской задолженностью – это своего рода инструкция, даже должностная инструкция для тех, от кого зависит правильное и эффективное управление. Обычно на предприятии этим занимаются следующие работники:

  • Менеджер по продажам.
  • Начальник отдела продаж.
  • Коммерческий директор.
  • Директор по продажам.
  • Генеральный директор.
  • Бухгалтер по взаиморасчетам.
  • Главный бухгалтер.
  • Юрист.

В регламенте четко должно быть расписано, кто, что, в какие сроки и при наступлении каких обстоятельство должен делать.

Читайте также: Как создать отдел продаж и организовать его работу

Учет и управление дебиторской задолженностью в онлайн-сервисе «Бизнес.Ру»

Когда у предпринимателя контрагентов несколько, работа с расчетами с ними может осуществляться в ручном режиме или с применением всем известного табличного процессора Excel. Однако очевидно, что в современных условиях ритейл и любая другая отрасль коммерческой деятельности имеет дело с десятками, сотнями и тысячами контрагентов.

Количество договоров, счетов, платежных документов и всего остального, что имеет отношение к расчетам и формированию всех видов задолженности, уже представлено в огромном количестве, которое требует, чтобы все процессы управления были автоматизированы.

Делается это с помощью различных специальных программ. Одним из оптимальных решений для этого является онлайн-сервис «Бизнес.Ру»

В сервисе «Бизнес.Ру» находит отражение все, что связано с реализацией:

  • Продажи.
  • Расчеты наличными. 
  • Расчеты безналичным способом.
  • Дебиторская задолженность.

По дебиторской задолженности можно сформировать отчет за любой период, в котором на отчетную дату будет приведен список всех контрагентов-дебиторов с указанием задолженности на эту дату.

Кликнув на контрагента, можно получить историю взаиморасчетов с ним на эту дату

Эффективная работа с дебиторской задолженностью

Читайте также: Как контролировать каждый входящий звонок и письмо в компанию

Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг

  • Торговый и складской учет
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)



Ваша персональная подборка
    Рекомендации по теме
    Живое общение с редакцией


    Рассылка

    © 2016 Business.ru – интернет-издание об эффективности вашего бизнеса

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции Business.ru. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность по законодательству РФ.

    

    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!
    Это бесплатно и займет всего минуту/

    Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль