Торговля и Склад онлайн
Попробовать бесплатно

Как вести учет клиентов? Программа для учета клиентов и заказов

3415
Как вести учет клиентов? Программа для учета клиентов и заказов
Клиентская база – это, безусловно, самые важные сведения в деятельности каждой фирмы, и именно хранение данных о каждом партнере, контрагенте, заказчике или клиенте и заключенных сделках является важнейшей задачей и острой необходимостью для любой современной организации. Для ведения учета клиентов сегодня существует множество различных программ, и в нашем материале мы поговорим о том, как выбрать наиболее эффективную систему для реализации всех этих целей.

Содержание:

1. Как вести учет клиентов фирмы
2. Цели создания клиентской базы
3. Как выбрать программу для учета клиентов
4. Программа для учета клиентов «Бизнес.ру»

 

Учет клиентов

Учет клиентов

В любой клиентоориентированной организации со временем возникает потребность ведения клиентской базы, то есть базы данных, в которой собраны все сведения обо всех заказчиках, партнерах, покупателях, контрагентах (в том числе потенциальных), с которыми в фирме когда-либо были заключены сделки. Клиентская база может содержать различные сведения, но сегодня специалисты выделяют несколько типов данных, которые необходимо вносить в базы данных фирмы.

  • Общие сведения о клиенте. Это его полное имя (в том числе возраст, должность), регистрационные данные фирмы (в том числе ИНН, ОГРН и т.д.), адрес организации, данные о сфере бизнеса, в которой ведет свою предпринимательскую деятельность клиент. Такие данные, которые можно назвать «семантическими», можно найти в открытых источниках, а также они могут быть собраны сотрудниками фирмы, которые отвечают за ведение и наполнение клиентской базы;
     
  • История взаимодействия. Вся история работы с каждый клиентом должна также храниться в клиентской базе, включая сведения обо всех переговорах с покупателем, совершенных сделках, этапах реализации проектов. Все эти сведения в базу должны вноситься менеджерами по продажам, продавцами, сотрудниками фирмы после каждого контакта с клиентом. Только в таком случае информация будет исчерпывающей. Это важно потому, что если фирма достаточно крупная и активно развивается, то «запомнить» все данные о каждом клиенте или вести их в программе «Word» будет попросту невозможно;
     
  • Сведения о «предпочтениях» клиента. Данная информация о клиенте не менее важна, чем общие сведения о нем и история сотрудничества. Вносит данную информацию менеджер по продажам или продавец, который непосредственно взаимодействует с клиентом и может сделать выводы о его предпочтениях, потребностях и перспективах взаимодействия с ним. К примеру, в разговоре с заказчиком менеджер компании, которая занимается автоматизацией бизнес-процессов, узнает, что бизнес клиента в ближайшее время будет расширяться, будет открыто несколько новых офисов. Из этих сведений можно сделать вывод о том, что фирме заказчика также понадобится автоматизация подразделений, обучение сотрудников работе в CRM-системах и т.д.

Менеджер ставит «галочку» в клиентской базе и некое напоминание о том, что через несколько месяцев клиенту необходимо будет предложить услуги на новых условиях с весьма хорошей перспективой. Также в данный раздел важно вносить данные обо всей отрасли фирм-заказчиков в целом, эти сведения о векторах развития определенных рынков помогут в работе компании, работающей с клиентами.

Руководитель организации должен сделать все возможное, чтобы сотрудники его фирмы были сами заинтересованы в сборе данных о каждом клиенте, выполняли эту обязанность максимально добросовестно, поэтому немаловажно подумать о материальной или нематериальной мотивации персонала. Только так клиентская база будет активно увеличиваться, а собранная информация – качественно совершенствоваться.

Клиентская база

Клиентская база

Также ведение клиентской базы важно и с той точки зрения, что все собранные сотрудниками данные будут оставаться в фирме, и в том случае, если работник будет уволен из организации, руководителю не нужно будет переживать о том, что вся ценнейшая информация «уйдет» вместе с ним в его личных файлах или документах. Если данные «уйдут» просто – это еще полбеды, а вот если они «перекочуют» в конкурирующую фирму, то это может нанести компании значительный вред и негативно отразится на ее финансовом состоянии. Именно для этого, чтобы «застраховать» организацию от таких ситуаций, руководители фирмы должны серьезно задуматься созданием клиентской базы, ее ведением. Лучший вариант – автоматизировать базы данных, контролировать продажи своих сотрудников с помощью систем автоматизации то есть перевести всю информацию в электронный вид при помощи современных программ для учетов клиентов и заказов.

Читайте также: Как продавать больше с помощью email-рассылки: рекомендации экспертов

Ведение учета клиентов в фирме – действительно важная и первоочередная задача, так как наличие такой базы данных помогает достижению сразу нескольких целей.

Во-первых, это сохранение информации. К примеру, при увольнении сотрудника, который отвечал за ведение клиентской базы.

Во-вторых, это передача информации новым работникам компании, которые будут легко введены в курс дела, когда им будут переданы определенные клиенты компании для взаимодействия с ними.

Третья основная цель создания клиентской базы – это возможность проведения разностороннего анализа клиентуры компании. Можно делать выводы о «предпочтениях» фирм из различных сегментов рынка, вести статистику о покупках, сезонности заказа товаров или услуг, «просчитывать» факторы, которые влияют на покупательскую активность клиентов и т.д. Вся эта информация является по-настоящему ценной для компании, которая видит перспективы развития.

Четвертая важная цель создания клиентской базы – это «сегментирование» клиентов. Разделив всю клиентскую базу на сегменты, легче выявить потребности покупателя чтобы затем проводить рекламные акции, исследования, грамотно «воздействовать» на своих покупателей в каждом из выделенных сегментов.

Еще одна не менее важная цель, которую преследуют бизнесмены, создавая клиентскую базу – это расширение бизнеса. Действительно, многие зарубежные маркетологи говорят о том, что наличие исчерпывающих и дополнительных данных о клиентах фирмы позволяет делать своевременные предложения фирмам в соответствии с их спросом и новыми потребностями, попутно продавать дополнительные товары или услуги для повышения продаж в розничной торговле и благодаря этому расширять бизнес.

Все эти цели по-настоящему весомы для перспективно развивающейся компании, а значит созданию клиентской базы необходимо уделять большое внимание. Сегодня существует достаточное количество программ для учета клиентов и заказов, и предприниматели могут выбрать наиболее эффективную и подходящую для своего бизнеса.

Многие предприниматели задаются вопросом: «Можно ли вести учет клиентов в Excel?» Безусловно, создание и ведение базы данных о клиентах возможно в известной программе «Microsoft Excel», которая является простой и бесплатной. Но есть небольшая загвоздка: такой вариант ведения клиентской базы возможен в организациях с небольшим числом клиентов, к примеру, нескольких десятков, и при отсутствии необходимости эту базу данных расширять.

В клиентскую базу, созданную в программе Excel можно вносить имена клиентов, название компании, телефон, контакты, заказываемую им услугу или товар, добавлять комментарии, даты заказов (для возможности их дальнейшей сортировки в программе) и т.д. Количество полей в Excel может быть не ограничено.

В целом же, ведение клиентской базы в Excel имеет свои плюсы – это простота, а значит – экономия времени на ведении базы, но если компания достаточно крупная и в своей работе придерживается клиентоориентированного подхода, то для создания базы данных следует выбирать более серьезные системы учета, которые обладают большими возможностями, функциями и опциями для более продуктивной работы.

Система учета клиентов

Система учета клиентов

Сегодня каждой фирме доступно большое количество простых и довольно удобных программ для учета клиентов, которые интегрированы в CRM-системы. Их можно скачать в интернете, установить и работать в них, выплачивая разработчикам определенную сумму абонентской платы. Основные возможности, которые можно реализовать в этих программах, это:

  • запись истории сотрудничества с каждый клиентом и контрагентом, включая все звонки, встречи, проекты, отправленные сообщения и т.д.;
     
  • составление задач для сотрудников фирмы, контроль их выполнения (к примеру, план – обзвон 200 потенциальных клиентов в неделю);
     
  • создание документов напрямую из карточки клиента (к примеру, автоматическое составление уникального торгового предложения по шаблону с указанием реквизитов фирмы-заказчика);
     
  • email-рассылки для клиентов из базы данных;
     
  • построение воронок продаж (в зависимости от необходимости можно настроить построение воронки продаж по клиентам, по количеству заказов, объему продаж и т.д.);
     
  • отслеживание конверсии (сколько «холодных» звонков было сделано и каков процент из потенциальных покупателей «превратились» в клиентов и заказчиков фирмы, работа какого менеджера является наиболее эффективной – всю эту информацию можно получить при использовании специальной программы по учету клиентов);
     
  • звонки клиентам непосредственно из программы (если в нее интегрирована IP-телефония).

Все данные в таких программах можно сортировать, фильтровать по необходимым параметрам (сегмент рынка, количество заказанных товаров, размер фирмы), настраивать количество и вид полей, и, при необходимости, печатать списки прямо из программы, выгружать их в другие системы.

Важнейшей функцией, которой должна обладать качественная программа для учета клиентов фирмы – это, так называемая, «карточка клиента». Открывая данный раздел в программе учета клиентов, пользователь сразу получает полную информацию о клиенте и контрагенте: контактные данные, реквизиты организации, всю история сотрудничества: даты оформленных и доставленных заказов, время звонков, даты встреч, данные о менеджере, который «вел» клиента; а также архив документов, включая счета-фактуры, накладные, договора и многую другую, исчерпывающую информацию. Раздел «Карточка клиента» является по-настоящему важной для фирмы, и ее ведение – это возможность получить всю необходимую информацию о заказчике или покупателе в один клик.

Еще одна важная функция, на которую стоит обратить внимание при выборе программы для учета клиентов и ведения клиентской базы, необходима непосредственно руководителю фирмы. Речь идет о контроле выполнения задач подчиненными. Каждый сотрудник в работе со своими клиентами ведет ряд задач, к примеру, у каждого есть свой план по звонкам, встречам, отгрузке заказов, доставке товаров и т.д.

Все эти задачи объединяются в специальном разделе, где устанавливаются напоминания, работает календарь, который просигнализирует о каждом этапе проекта. Кроме того, узнать о ходе выполнения плана отделом продаж может руководитель компании – он простой заходит в раздел и просматривает все задачи подчиненных – выполненные или не выполненные. Такая возможность программы учета клиентов действительно необходима и важна.

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы. Подробнее о программе >>

Безусловно, современные программы учета клиентов при всем огромном наборе их функций и возможностей, помогают оптимизировать работу любого предприятия, седлать ее более эффективной, и вывести продажи на новый уровень. Сегодня программы учета клиентов – это не просто «веяние» времени, а настоящий «помощник» в работе каждого предприятия, и удобство данных сервисов оценили тысячи пользователей по всему миру.

Программа учета клиентов «Бизнес.Ру»

Система учета клиентов

Онлайн программа для автоматизации бизнеса «Бизнес.Ру» уже давно «завоевала» сердца клиентов по всей стране, благодаря своим удобству, простоте и функциональности. Большой спектр возможностей открыт в сервисе «Бизнес.Ру» в части работы с партнерами. Программа позволяет управлять взаимоотношениями с клиентами, вести работу с лидами, на всех этапах контролировать взаиморасчеты с контрагентами, и повышать эффективность работы сотрудников компании. То есть, все необходимые функции для того, чтобы вести клиентскую базу, сполна присутствуют в этой простой и удобной программе.

Читайте также: Тактика ведения переговоров с клиентами

Ни для кого не секрет, что именно индивидуальный подход к клиенту влияет на его лояльность. База данных системы будет содержать исчерпывающую информацию о каждом заказчике фирмы, а, значит, они сделают свои выводы о том, что компания действительно ценит каждого клиента и «осознает» его важность.  Благодаря программе «Бизнес.ру» пользователь получает следующие возможности:

  1. Ведение полной базы контрагентов, хранение всей истории взаимодействия с клиентами;
     
  2. Настройка функций картотеки в зависимости от нужд фирмы;
     
  3. Удобный сервис для управления работой персонала, постановки планов и задач;
     
  4. Удобный календарь для решения задач;
     
  5. Возможности Email-рассылки и sms-рассылки, загрузки различных мультимедиа;
     
  6. Возможность отслеживания взаиморасчетов с контрагентами и заказчиками, выведение сведений о долгах, платежах, финансах и многие другие функции, и опции.

По словам пользователей, подробная и функциональная клиентская база программы «Бизнес.ру», а также использование карточек контрагентов повышает эффективность телефонных переговоров сотрудников на 30%. Это понятно: вся необходимая информация хранится в одном месте и использовать ее в работе легко и удобно.

В онлайн-программе «Бизнес.Ру» хранится полная история взаимодействия с клиентами: каждая встреча, каждый телефонный звонок и заключенный договор будет отражен в карточке контрагента, при этом каждое событие можно дополнять сведениями столько, сколько это потребуется.

Сервис «Бизнес.Ру» удобен для руководителей фирмы: в программе существует возможность назначать задачи определенным сотрудникам, распределять их по степени важности, а также обсуждать и комментировать каждое поручение прямо в сервисе. Это является действительно эффективным решением, которое экономит время и руководителей предприятия, и сотрудников.

Вы можете ознакомиться о всеми возможностями Онлайн программы для автоматизации бизнеса «Бизнес.Ру»

Сегодня каждый желающий может попробовать полную версию программы «Бизнес.ру» абсолютно бесплатно в течение двух недель и самостоятельно оценить удобство, простоту использования, удобный интерфейс и функциональность данной системы. Пользователи уверены: благодаря программе «Бизнес.Ру» для учета клиентов, любая фирма сможет значительно увеличить продажи, а работу с заказчиками, партнерами и контрагентами – вывести на качественно новый уровень.

Интересные статьи:

1. Какими CRM пользуется малый бизнес: опыт предпринимателей
2. Учет товаров в розничной торговле
3. Управление оптовой торговлей: как выбрать систему автоматизации учета

Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг.

  • Торговый и складской учет
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)



Ваша персональная подборка
    Рекомендации по теме
    Живое общение с редакцией

    Сервисы для бизнеса

    Бизнес.Ру Торговля и Склад
    Облачный сервис
    Торговля - Склад - CRM

    Бизнес.Ру Розница
    Умная облачная онлайн-касса для магазинов и сетей

    Бизнес.Ру E-Commerce
    CRM для интернет-магазинов. Заказы - Поставщики - Склад

    Бизнес.Ру Эвотор
    Управление торговлей и складом для терминалов Эвотор

    Бизнес.Ру Онлайн-Чеки
    Онлайн-касса для интернет-магазинов и веб-сервисов 54-ФЗ


    Рассылка

    © 2016 Business.ru – интернет-издание об эффективности вашего бизнеса

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции Business.ru. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность по законодательству РФ.

    

    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!
    Это бесплатно и займет всего минуту.

    Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Получайте свежие материалы и новости ритейла на вашу почту.
    Только актуальная информация и тематические новости по торговле. Без спама!