Торговля и Склад онлайн
Попробовать бесплатно

Эффективное ведение складского документооборота

14896
Эффективное ведение складского документооборота
Как известно, все процедуры по приему, хранению, перемещению, отпуску товаров со складов должны оформляться с помощью соответствующих документов и отражаться в складском учете. Составление документов вручную уходит в прошлое: сегодня работники ведут складской учет при помощи специальных программ и сервисов. Об автоматизации операций складского учета и программах для ведения складского документооборота – читайте в нашем материале.

Содержание:

1. Автоматизация операций складского учета
2. Виды складской документации
3. Программа для ведения складского документооборота «Бизнес.ру»

Автоматизация операций складского учета

Эффективное ведение складского документооборота

Несколько десятков тысяч единиц может насчитывать номенклатура товаров на складе среднестатистической фирмы. И именно от качества ведения складского учета зависит сохранность такого большого количества товаров. Некоторые склады с небольшим ассортиментом товаров ведут складской учет в «Excel», но современные предприниматели, которые стараются вести свой бизнес в ногу со временем, давно оценили преимущества и удобство программ автоматизации складских процессов. Для чего же необходима автоматизация работы склада?

В первую очередь, автоматизация необходима потому, что возникновение проблем в работе складов может повлечь за собой значительные финансовые потери для владельцев бизнеса. К примеру, из-за неправильного расположения товаров, из-за ненадлежащего оформления отчетности, плохого учета остатков товаров, из-за человеческого фактора – невнимательности, ошибок персонала, а также нерационального использования складской территории весь процесс работы склада тормозится, система выстроена неправильно, а значит она, безусловно, даст сбои.

Неавтоматизированными могут оставаться небольшие склады с узким перечнем товаров, но если владелец бизнеса нацелен на развитие и не хочет останавливаться на достигнутом, то автоматизация операций складского учета – это важнейший шаг в работе, который принесет видимый результат уже спустя самое короткое время. Основные преимущества автоматизации склада – это:

  • Адресное хранение товаров.
  • Систематизация номенклатурного справочника товаров.
  • Оперативный учет поступающей продукции.
  • Быстрое приходованные, расходование, списание товаров.
  • Детализация расположения товаров на складе.
  • Контроль запасов и остатков товаров в онлайн-режиме.
  • Управление резервированием.
  • Составление документов для организации работы склада в автоматическом режиме.
  • Облегчение проведение процесса инвентаризации товаров.
  • Облегчение процесса поиска товаров на складе.
  • Сокращение числа ошибок, случаев неправильного учета товаров.
  • Сокращение объема работ для сотрудников склада.
  • Печать ценников и этикеток.
  • Отслеживание процессов и стадий заказов товаров клиентов в онлайн-режиме.
  • Грамотное и эффективное управление складской территорией.
  • Повышение производительности работы склада.

И это лишь основные преимущества, которые приобретает любой склад после автоматизации процессов. Автоматизировать склад можно при помощи различных программ и на разных уровнях: частичном, базовом, полном – все зависит от того, какие цели автоматизации преследуется руководством фирмы и какой результат планируется получить. То есть, автоматизировать можно, к примеру, только основные складские операции, а можно и все складские процессы полностью от «а» до «я».

Читайте также: Как посчитать оборачиваемость товара на складе

Неоспоримым плюсом, который получит владелец бизнеса после автоматизации склада – это составление документов для организации работы склада. Как известно, все процедуры по приему, хранению, перемещению, отпуску товаров со складов должны оформляться с помощью соответствующих документов и должны отражаться в складском учете.

И, если раньше составлять документы нужно было в ручном режиме и затрачивать на это огромное количество времени, то после внедрения автоматизации склада все документы для организации работы склада будут готовы автоматически, в самое короткое время и с исключением каких-либо ошибок. Это значит, что процесс подготовки складских документов упростится и ускорится в разы.

Виды складской документации

Эффективное ведение складского документооборота

Рассмотрим основные виды первичных учетных документов, необходимые для оформления процедур по приему, хранению и сбыту товаров на складе. Документальное оформление каждой операции необходимо в первую очередь для предупреждения ошибок, нарушений персонала.

Процедура

Документ складского учета

Назначение

Прием товара

Накладная от поставщиков

Документ является основанием для оприходования товаров.

Приходная накладная

Документ сформляется на основании накладной от поставщика и необходим для учета поступающей на склад продукции

Товарно-транспортная накладная по форме №1-Т

Первичный учетный документ, оформляется для подтверждения факта приемки-передачи ТМЦ, которые были доставлены транспортом. Первая часть накладной состоит из товарного раздела, который служит для списания товаров у грузоотправителей и их оприходования у грузополучателей. Вторая часть, транспортная, служит для учета проведенной транспортной работы и расчетов за услуги транспортировки товаров.

М-4. Приходный складской ордер

Оформляется для учета материалов, товаров, которые поступают на склад от поставщиков, выписывается на все количество ТМЦ фактически поступивших в определенный день. Может быть выписан только на основании другого документа, к примеру, накладной.

М-7. Акт о приемке материалов

Оформляется при поступлении ТМЦ от поставщиков не в полном объеме или без сопроводительных документов, либо в тех случаях, когда в документации заявлено определенное качество и количество товаров, а фактически доставлено – другое, то есть, имеются расхождения. На основании Акта осуществляется составление претензии контрагенту.

ТОРГ-1. Акт о приемке товаров

Оформляется для учета ТМЦ при приемке и после проверки доставленных товаров по качеству, количеству, массе, комплектности. Заполнение Акта по форме ТОРГ-1 является подтверждением того, что принятый товар проверен и принят на склад/в магазин.

ТОРГ-2. Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке ТМЦ

Оформляется в том случае, если при приемке товаров грузополучатель обнаружит расхождения по количеству или качеству товара, которые были прописаны в договоре купли-продажи или несоответствие товара его сопроводительным документам.

Хранение товаров

ТОРГ-11. Товарный ярлык

Для учета товаров в местах их хранения применяется товарный ярлык, который составляется на каждое наименование товаров и хранится вместе с товаром. Содержит информацию: наименование товара, артикул, сорт, количество товара на складе. Информация с товарного ярлыка необходимо для заполнения инвентаризационной описи.

М-17. Карточка учета материалов

Оформляется для учета движения материалов, которые находятся на складе на хранении и учета их местонахождения. На каждый вид, сорт, размер товаров заполняется своя карточка учета на основании приходных документов, к примеру, ордера по форме М-4, в день совершения операции.

Перемещение товаров на складе

М-11. Требование-накладная

Оформляется при перемещении товаров внутри подразделений предприятия или, к примеру, между материально-ответственными лицами. Один экземпляр остается на сдающем товаре складе, а второй отдается лицу, принимающему товары.  Также этим документом оформляется сдачи на склад неизрасходованных материалов, которые были ранее получены по требованию.

ТОРГ-13. Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров. Тары

Оформляется при внутреннем перемещении товаров от головной организации до ее дочерней фирмы посредством собственного транспорта фирмы. Применяется для учета внутри организации материально- производственных запасов и составляется в двух экземплярах для сдающей товары структурной единицы и для принимающего подразделения для оприходования ценностей.

Отпуск (выбытие) товаров со склада

М-15. Накладная на отпуск материалов на сторону

Оформляется при передаче материальных ценностей из одной организации в другую, а также при выбытии материалов после их продажи. Один из экземпляров данного документа необходим для отпуска материалов со склада, а во второй передается получателю материалов. В накладной по форме М-15 указывается цена отгружаемых со склада материалов. Чаще накладная используется, когда возникает необходимость сопроводить ТМЦ со склада головного предприятия в его подразделения, территориально расположенные в других местах.

ТОРГ-12. Товарная накладная

Оформляется для непосредственного отпуска товаров со склада при их продаже сторонним предприятиям и для осуществления учета соответствующих операций. Один экземпляр товарной накладной остается у продавца и подтверждает факт списания товаров, а второй отдается грузополучателю как основание для оприходования ТМЦ.

ТОРГ-16. Акт о списании товаров

Оформляется при возникновении порчи товаров по различным причинам. На основании данного акта материалы и товары переводят из используемых в незадействованные и затем списываются.

Эти и другие бланки, формы и образцы документов, а также инструкции по их заполнению можно посмотреть в разделе - Бланки документов

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы. Подробнее о программе >>

Как мы видим, самых важных первичных складских учетных документов существует достаточно много и ручное заполнение каждого из них – это длительный и трудоемкий процесс. Современные системы автоматизации складского учета позволяет формировать различные виды таких документов сразу в электронном виде, с возможностью их распечатки и последующего хранения и использования.

Сегодня для формирования актов, накладных, карточек товаров все чаще используются компьютерные программы. Одной из самых удобных и функциональных считается Онлйан-сервис для автоматизации работы интернет-магазинов, розничной и оптовой торговли, складов под названием «Бизнес.ру». Рассмотрим возможности данной программы в части ведения складского учета и документооборота на складе.

Программа для ведения складского документооборота «Бизнес.ру»

Эффективное ведение складского документооборота

«Бизнес.Ру» предлагает все необходимые инструменты для торговли и склада как для ИП, так и для компаний среднего размера. Возможность автоматического заполнения бланков документов предусмотрена в Онлайн-программе для торговли и склада «Бизнес.Ру». Помимо этого, пользователи давно оценили и другие удобные функции программы в части автоматизации складского учета и ведения складского документооборота.

  • В сервисе «Бизнес.Ру» актуальные типовые формы документов заполняются в автоматическом режиме;
  • Документы печатаются сразу с изображением подписи и печати организации;
  • В программе «Бизнес.Ру» фирменные бланки создаются с логотипом и реквизитами фирмы;
  • Используя программу «Бизнес.Ру» для автоматизации складского учета, пользователь имеет возможность выгружать нужные документы в форматах Excel, PDF, CSV;
  • В программе встроена функция рассылки документов контрагентам по электронной почте;
  • Программа интегрируется с программой «1С:Бухгалтерия»
  • В программе Бизнес.Ру присутствует возможность составлять коммерческие предложения по собственным шаблонам пользователя;

и многие другие функции.

Неоспоримым преимуществом онлайн-программы для торговли и склада «Бизнес.ру» является наличие всех документов для организации работы склада непосредственно в системе, а также возможность печати пятидесяти актуальных бланков первичных документов.

Вам будет интересно!     Как грамотно организовать работу склада

  • Эффективное размещение товаров
  • Перемещение товаров на складе
  • Правильное хранение товаров
  • Управление товарными запасами
  • Порядок проведения инвентаризации
  • Автоматизация учета на складе
  • Оборачиваемость товаров на складе
  • Контроль остатков товара
  • Ведение складского документооборота
  • Бланки и формы документов

Подробнее>>

Читайте также: Складской учет в Excel или с помощью программ учета: что выбрать?

Автоматизировав складской учет фирмы при помощи онлайн-сервиса «Бизнес.ру», предприниматель может контролировать все складские операции по приемке, оприходованию, списанию, инвентаризации, товаров, отслеживать все внутренние перемещения товаров на складе и сроки хранения продукции, быстро и легко проводить инвентаризацию. Благодаря удобной программе, владелец бизнеса может планировать запасы товаров, учитывая темпы продаж, способы доставки и время исполнения заказов поставщиками.

Также существует возможность вести учет партий товаров, а количество складов, которые могут быть «заведены» в систему – неограниченно. Также пользователи могут получить статистику об обороте товаров по складам, партиям, и анализ по неликвидным товарам, продажи которых отсутствовали за определенный период.  Благодаря онлайн-сервису, пользователь может быстро и легко отслеживать связанные документы, выписывать все необходимые документы, счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ.

Абсолютно все пользователи программы оценили ее удобство и уверенно говорят о том, что «Бизнес.ру» приносит ощутимую выгоду бизнесу сразу с первых дней ее использования. Начать пользоваться программой «Бизнес.ру» и оценить ее возможности может абсолютно бесплатно каждый желающий уже сейчас.
 

Интересные статьи:
1. Как найти кладовщика на склад
2. Адресное хранение товаров. Как эффективно размещать товары на складе
3. Организация работы склада

Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг.

  • Торговый и складской учет
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)



Ваша персональная подборка
    Рекомендации по теме
    Живое общение с редакцией

    Сервисы для бизнеса

    Бизнес.Ру Торговля и Склад
    Облачный сервис
    Торговля - Склад - CRM

    Бизнес.Ру Розница
    Умная облачная онлайн-касса для магазинов и сетей

    Бизнес.Ру E-Commerce
    CRM для интернет-магазинов. Заказы - Поставщики - Склад

    Бизнес.Ру Эвотор
    Управление торговлей и складом для терминалов Эвотор

    Бизнес.Ру Онлайн-Чеки
    Онлайн-касса для интернет-магазинов и веб-сервисов 54-ФЗ


    Рассылка

    © 2016 Business.ru – интернет-издание об эффективности вашего бизнеса

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции Business.ru. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность по законодательству РФ.

    

    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!
    Это бесплатно и займет всего минуту.

    Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Получайте свежие материалы и новости ритейла на вашу почту.
    Только актуальная информация и тематические новости по торговле. Без спама!