Финансовая страховка от бухгалтерских ошибок       Бесплатная регистрация ООО   |   ИП       4 способа сэкономить на налогах       Бесплатный доступ в сервис для автоматизации бизнеса
Новый Бизнес.Ру

Складской учет в Excel: обзор популярных программ

  • 22 апреля 2019
  • 13885
Учет товаров в Эксель

Владельцы магазинов на первом этапе бизнеса пытаются сэкономить, выбирая для складского учета бесплатно программу Excel. В статье расскажем о шаблонах для учета товара в Эксель и предложим более интересный бесплатный вариант для товароучета в магазине, чем стандартный софт.

О чем вы узнаете:

Кому могут помочь электронные таблицы

Учет товара в Эксель используют те предприниматели, которые имеют 2-3 продажи в день и у них достаточно времени переносить данные о продажах в электронные таблицы.

Представим на схеме “эволюцию” товароучета в малом бизнесе. Рисунок мы составили после опроса более 10 предпринимателей, которые на сегодняшний момент являются пользователями товароучетной программы “Бизнес.Ру” (третья ступень).

Ведение складского учета в Excel: насколько это эффективно?

Большинство из них начинали работать с “тетрадкой” - вели приход и расход товаров в блокноте, но когда было необходимо делать отчет и аналитику, переносили данные из “тетрадочки” в Excel.

Скачать бланк приказа о проведении ревизии в магазине

Скачать образец приказа о проведении ревизии в магазине

Скачать образец акта ревизии

Когда бизнес начал приносить доход больше 15 тысяч рублей в месяц, а продаж становилось по 5-10 в день, появлялась необходимость в использовании специального товароучетного сервиса.

Ведь у Excel есть недостатки: главный - нельзя программу связать с кассовым программным обеспечением (необходимо фиксировать продажи вручную). Поэтому при расширении бизнеса или для борьбы с очередями (если присутствует сезонность), предприниматель использует программу для товароучета, подключенную к кассе (как “Бизнес.Ру”).

товароучетная программа Бизнес.Ру

При этом недостатке у “Эксель” есть достоинства:

  • можно найти в интернете шаблоны для программы складского учета в excel бесплатно;

  • также бесплатно можно обучиться их заполнять (по урокам из Youtube или самостоятельно, интуитивно);

  • можно самостоятельно на отдельных листах сделать таблицы для отчета по продажам и вести статистику, аналитику и прочий подсчет (однако для этого надо изучить все возможности Excel, на что понадобится не один день).

Как вести складской учет в Excel?

Для ведения складского учета в Excel данные о продажах фиксируются вручную в тетрадку при покупке, а затем вечером, после закрытия магазина проданный товар находят в таблице и количество проданного отмечается.

Таким же образом таблицу обновляют при поступлении товара.

Складской учет в Excel: особенности

Вам подойдет складской учет в Excel, если вы:

  • можете обойтись без связи таблицы учета и кассы;

  • нет очередей, две-три покупки в день, что позволяет в “окно” между покупателями заполнить таблицу учета;

  • нацелены на кропотливую работу с таблицами, артикулами и т.д;

  • не используете сканер для занесения товара в базу, а готовы забивать все вручную.

Работа с таблицами в Excel возможна, если товарным учетом занимается один или два человека, не больше. Иначе может возникнуть путаница - сотрудники могут случайно изменить данные, а вы не увидите предыдущую версию.

Чтобы в полной мере оценить все преимущества автоматизации склада попробуйте программу Бизнес.Ру. Программа обладает интуитивно понятным интерфейсом с возможностью настройки под конкретного пользователя. Все вышеперечисленные преимущества уже входят в базовый функционал программы Бизнес.Ру. Попробуйте  онлайн-сервис для автоматизации складского учета Бизнес.Ру бесплатно>>>

Рекомендации внедрения складского учета в Excel

Для товароучета в Excel можно использовать готовые шаблоны. Их можно разработать самостоятельно.

Кроме того, необходимо учесть ряд рекомендаций для подготовки к учету товаров в “Эксель”.

  1. Перед внедрением учета надо провести инвентаризацию, чтобы определить точное количество остатков товара. О том, почему лучше и как делать ночную инвентаризацию, читайте в этой статье>>>

  2. Аккуратно, соблюдая внимательность к деталям, внести данные о товаре - название, артикул. Если речь о продовольственных товарах, то следует сделать в таблице “Эксель” графу “срок годности”.

  3. Учитывать отгрузку товара надо не раньше, чем он поступил на склад. Хронология операций по складу важна, так как иначе может исказиться аналитика и итоговые графики поступлений и продаж в месяце.

  4. Если вы работаете с несколькими поставщиками, необходимо сделать страницы со справочными данными.

  5. Важна дополнительная информация в таблице - данные об экспедиторе или менеджере, у которого делался заказ, может спасти ситуацию, если появилась проблема с заказом.

Первый этап учета склада в Excel - заполнение данных о товаре и формирование столбцов в таблице - может потребовать существенного времени, от трех часов до недели. Все зависит от количества товаров в магазине и ваших навыков работы с таблицами.

Увеличить эффективность работы склада магазина можно за пять шагов - о них читайте в этой статье>>>

Структура Excel-шаблона для аналитики продаж

Самое важное для учета товаров в Эксель - подобрать удобный шаблон для занесения данных.

Например, шаблон таблиц продаж может иметь следующие графы:

  • название товара;

  • артикул;

  • единицы;

  • количество на складе;

  • цена;

  • сумма.

Ведение складского учета в Excel: насколько это эффективно?

Для удобства аналитики необходимо делать новую страницу (Лист) на каждый месяц.

Таблица для учета продаж отличается от той, что необходима для складского учета.

Таблица Excel «Складской учет»

Структура шаблона Excel для складского учета должна включать следующие разделы:

1. Артикул - берется по данным производителя, нужен для быстрого поиска товара в списке.

2. Наименование товара. Название товара и краткая характеристика. Например:

  • платье “Анфиса” синее;

  • платье “Анфиса” красное с цветами;

  • сарафан джинсовый мини синий.

Наименование можно придумать самостоятельно или же взять то, что есть у производителя в описании.

товароучетная программа Бизнес.Ру

3. Единицы измерения. Обычно это штуки, но могут быть погонные метры, кубометры, килограммы и т.д.

4. Остатки (доступно, осталось, бронь - если бронирование товара поощряется).

5. Цена (два столбца - цена продажи и цена покупки).

6. Поставщик.

Кроме того, можно делать и другие столбцы:

  • предзаказ (если между заказом товара у поставщика и привозом к вам на склад проходит много времени);

  • постоянный покупатель (для выделения постоянных клиентов и назначении им скидки или предоставление особого предложения);

  • номер скидки (если при продаже был предъявлен купон и т.д.).

Ведение складского учета в Excel: насколько это эффективно?

В отдельный лист таблицы Excel необходимо поместить справочник - таблицу с именами поставщиков.

Ведение складского учета в Excel: насколько это эффективно?

Проблемы при учете товаров Excel

Товарный учет в Excel имеет значительные минусы:

  1. Если кто-то из персонала случайно заменил в таблице цифру, нажал “Сохранить”, а затем закрыл файл, найти ошибку будет проблематично.

  2. Для ведения базы товаров удаленно можно пользоваться Excel от Google Tables, однако при увеличении числа строк до 100 и выше эта программа для учета склада в Excel сильно “тормозит”.

  3. Невозможность интеграции с кассой или программой для ведения бухгалтерии.

  4. Требуется много работы вручную, невозможно подключить сканер.

  5. Нет возможности планировать поставки, контролировать остатки по сроку годности и т.д.

  6. Нельзя использовать файл несколькими пользователями одновременно (исключение - Google Tables).

  7. Нельзя настроить автоматическую проверку на “правильность” введенных данных, кроме вида данных (числовой, буквенный и т.д.).

Обзор бесплатных программ для учета склада в Excel

Microsoft Excel - это платная программа, из-за распространенности которой некоторые пользователи думают о бесплатной установке. Однако в сети можно скачать несколько бесплатных программ, которые могут на первом этапе ведения бизнеса заменить Excel.

OpenOffice Calc

Самая популярная программа типа Excel, которую можно использовать для учета товаров, называется OpenOffice Calc. Она входит в пакет бесплатных программ Apache OpenOffice.

Ведение складского учета в Excel: насколько это эффективно?

OpenOffice Calc поддерживает русский язык, занимает меньше места на диске компьютера и быстрее загружается, по сравнению с Excel.

Программа имеет интерфейс сходный с Excel 2003 года, поэтому если вы имели опыт работы именно с такой программой, будет легче привыкнуть.

Из особенностей:

  • возможность создавать таблицы, графики, делать расчет по формулам, назначать ячейки;

  • поддержка экспорта в PDF, что бывает важно для отправке счета покупателю;

  • способность использовать “Мастер” для создания специальных функций.

Единственное неудобство - программа имеет свой формат, ODS. Обычно файлы XLS открываются в этой программе, но бывает, что открывается с ошибкой.

Также Calc может создавать файлы в формате XLS, а не более совершенном - XLSX.

LibreOffice Calc

Ведение складского учета в Excel: насколько это эффективно?

Установив LibreOffice Calc, пользователь может не отличить ее от Open Calc. И не удивительно. Эта программа была разработана бывшими программистами OpenOffice. Поэтому принцип и интерфейс был взят аналогичный.

Функционал схожий: создание таблиц, графиков, вычисление по формулам.

В отличие от OpenOffice, программа LibreOffice позволяет сохранять документы в формате EXLX.

Приложение удобно для быстрых расчетов, функционально, загружается за 7-12 секунд секунд. Есть возможность работы с функциями и макросами через “Мастер”.

PlanMaker

Ведение складского учета в Excel: насколько это эффективно?

Третья программа в нашем обзоре программ склада в Excel (скачать бесплатно ее также можно на сайте разработчика) - PlanMaker. Это софт, который входит в пакет программ SoftMaker.

Как и предыдущие программы, PlanMaker помогает делать расчеты с помощью функций (используется инструмент “Вставить функцию”). К сожалению, бесплатный PlanMaker может поддерживать только формат XLS, а XLSX доступен тем, кто установил платную версию.

товароучетная программа Бизнес.Ру

Платные программы - аналоги Excel

Отличие платных программ складского учета от бесплатных - в готовых загруженных шаблонах и поддержки нескольких складов. Представим в таблице ниже две такие программ. Все они являются десктопными, то есть загружаются в память компьютера. Это неудобно, если вы работаете с нескольких устройств - дома и в офисе, а также планируете удаленно контролировать работу сотрудников (например, во время отпуска).

Таблица - Сравнение программ “Склад Excel” и “Склад производства”

Название программы

Основные характеристики

Цена, руб

Склад в Excel

Ведение складского учета в Excel: насколько это эффективно?

  • прием заявки;

  • оприходование;

  • отгрузка или списание;

  • доставка;

  • аналитика;

  • работа с накладными;

  • формирование заявок поставщикам;

  • печать накладных;

  • справочники;

  • печать прайса;

  • возможность входа с разным видом доступа к программе.

7-8 тыс.

Склад производства

Ведение складского учета в Excel: насколько это эффективно?

  • контролирование расхода;

  • оприходование сырья;

  • комплектация;

  • формирование таблицы отгрузки  продукции;

  • аналитика поступления;

  • отчет по расходу сырья;

  • аналитика.

8,5 тыс.

В интернете встречаются ссылки для скачивания якобы бесплатных версий программ, однако по факту оказывается, что это урезанные демо-версии софта для складского учета.

Если вы ищите бесплатную или недорогую программу для складского учета, обратите внимание на “Бизнес.Ру” - это облачный сервис для всех операций на складе, который существенно облегчает процедуры оприходования, заказа товаров, работу с накладными и инвентаризацию.

Возможности “Бизнес.Ру” как бесплатной облачной программы типа Excel

Все перечисленные выше программы обладают всеми недостатками Excel. Этот софт является бесспорным помощником для организации стабильного учета в небольшой торговой точке с 2-3 продажами в день. Однако если покупателей больше, необходим более совершенный софт.

Облачный сервис “Бизнес.Ру” помогает делать все основные операции по складу и следить за продажами удаленно - с любого компьютера через интернет-подключение.

Удобно, что у “Бизнес.Ру” есть и бесплатная версия, с помощью которой можно осуществлять все операции по складу: от оприходования до выгрузки данных о товаре из Excel. В бесплатной версии разрешено хранить до 50 Мб документов.

Платные версии подразумевают более совершенные функции:

  • возможность самостоятельно создавать шаблоны документов;

  • быстрая инвентаризация;

  • автоматическая подготовка документов для списания и оприходования товаров и т.д.

Кроме того, “Бизнес.Ру” предоставляет возможность:

  • вести складской учет в нескольких складах и перемещать товары между ними;

  • просто резервировать товары, делая эту функцию более прозрачной;

  • использовать несколько единиц измерения для расчетов продаж одного товара (основная и дополнительная единица измерения);

  • работать с кассовой программой и с помощью сканера контролировать все этапы оборота товара: от поступления на склад до реализации покупателю;

  • удаленное управление складом и контроль сотрудников из любого места, где есть доступ в интернет.

Программа помогает сделать шаг к более эффективной работе со складом.

Попробуйте Бизнес.Ру прямо сейчас и оцените ее преимущества над стандартным софтом типа Excel>>>

Полноценная автоматизация магазина, онлайн-касса 54-ФЗ

  • Полноценный складской учет и инвентаризация
  • Удобный и понятный интерфейс для кассира
  • Поддержка 100 моделей ККТ, эквайринга, весов
  • ЕГАИС, Меркурий, Маркировка
  • Гибкая настройка скидок, своя система лояльности
  • Прогнозирование продаж, оптимизация остатков
  • Отслеживание выручки и прибыли в реальном времени
  • Контроль работы ККТ через мобильное приложение

logo
×
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!
Это бесплатно и займет всего минуту.

На портале размещен полезный контент для владельцев бизнеса в сфере торговли. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права, статьи находятся в закрытом доступе.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.