text
Новый Бизнес.Ру

Как рассчитать товарные запасы и не допустить дефицита и затоваривания

  • 1 июля 2018
  • 15903

Управление товарными запасами является важным элементом предпринимательской деятельности в розничной торговле. Грамотное и эффективное управление направлено на то, чтобы торговая точка была обеспечена товарами ровно в том объеме и количестве, в котором это необходимо на определенный срок. В противном случае может образоваться как дефицит, так и излишек товарных запасов, что с точки зрения эффективности бизнеса недопустимо.

Содержание:

1. Виды товарных запасов
2. Факторы формирования запасов
3. Управление товарными запасами
4. Система управления запасами
5. Управление товарными запасами: товарооборот, оборачиваемость товара на складе
6. Управление товарными запасами: формула расчета

Виды товарных запасов

В зависимости от того, какую роль и какие функции выполняют запасы, их разделяют на три группы:

  • Текущие запасы. Они обеспечивают непрерывность торгового процесса и бесперебойность работы магазина между поставками.
    Например, в какой-то магазин поставки молочных, мясных, хлебных и кондитерских изделий осуществляется один раз в неделю по средам.

    Соответственно, на складах и на полках в магазине должно быть достаточно этих товарных групп – хлеба, молока, мяса и «кондитерки» – чтобы в течение недели от одной поставки до другой не возникло дефицита.

    Вместе с тем, необходимо добиться того, чтобы при каждой последующей поставке товаров не возникало неоправданных излишков.

Читайте также: Категорийный менеджмент: эффективное управление ассортиментом товаров
 

  • Страховые или гарантийные запасы. Это те запасы, которые должны обеспечить бесперебойность работы магазина в случае непредвиденных обстоятельств.

    Это может быть резкий рост спроса, в том числе, временный, либо же сбой в поставках, например, из-за ухудшения погодных условий, если магазин расположен в отдаленной местности, либо по другим форс-мажорным обстоятельствам.

    Рассчитывая и формируя страховые запасы необходимо учитывать сроки годности товаров, особенно это касается продуктов питания.
     
  • Сезонные запасы. Они образуются под влиянием фактора сезонности. Касается это, например, сельскохозяйственной продукции или магазинов, торгующих одеждой и обувью. Очевидно, что в летний сезон нет смысла закупать и пополнять запасы зимней одежды, а необходимо не допустить недостатка или дефицита актуальной летней одежды и обуви.

Автоматизация ведения складского учета при помощи программы Бизнес.Ру поможет вам в реальном времени контролировать движение товаров, управлять его остатками и запасами, свести к минимуму рутинную работу с бумагами, значительно уменьшить количество ошибок, допускаемых при проведении типовых операций складского учета.
Попробуйте все возможности онлайн сервиса для автоматизации складского учета Бизнес.Ру бесплатно>>>

Факторы формирования запасов

Процесс формирования товарных запасов зависит от следующих факторов:

1. Объем дневных продаж товаров. Запасы на складах или полках магазина и объем дневных продаж напрямую зависят друг от друга. Объем дневной реализации или проходимость магазина – главный фактор, влияющий на систему управления запасами.

Очевидно, что если магазин не проходной, то можно закупить, естественно, с соблюдением сроков годности, товаров на какой-то более или менее долгий срок (неделя, месяц), чтобы эти товары хранились на складе. Тем самым можно сэкономить деньги, снизив логистические расходы (на доставку).

Если же, наоборот, магазин находится в проходном месте, то к вопросу формирования поставок необходимо отнестись с максимальной серьезностью.

Особенно это касается продуктов питания и других товаров повседневного спроса: вполне возможно, нужно будет организовать ежедневную поставку или даже несколько раз в день. Поэтому в таких магазинах система управления запасами должна работать четко, без сбоев.

Товарные запасы: определение и виды

Читайте также: Как просчитать проходимость магазина

2. Скорость доставки. Этот фактор больше актуален для розничной торговли, когда магазин расположен не в больших городах – в деревнях, сельской местности или в труднодоступных с географической точки зрения местах.

3. Наличие складских помещений и необходимого оборудования, в частности, холодильного. Фактор складских помещений наиболее актуален для розницы, когда речь идет об организации работы магазинов в городах, особенно, крупных.

Речь идет о том, что, кроме всего прочего, на эффективность розничного бизнеса оказывает влияние уровень платы за аренду площадей, используемых для работы магазина.

Товарные запасы в магазине

Вместе с тем, необходимо, чтобы площадь складских помещений обеспечивала возможность хранения объема запасов для бесперебойной работы магазина.

4. Свойства товаров. Здесь имеются в виду их физико-химические свойства. Прежде всего, конечно, сроки годности. Система управления запасами должна быть выстроена таким образом, чтобы скоропортящиеся товары не залеживались на складских полках,  но и недостаток их также недопустим, особенно это касается повседневных продуктов питания – хлеб, молоко и другие.

При разработке собственной системы эффективного управления запасами предприниматель должен учитывать все эти указанные факторы вместе.

Читайте также: Как выбрать систему автоматизации учета для магазина

Управление товарными запасами

Эффективное управление товарными запасами решает две важных задачи розничной торговли:

  • Во-первых, это обеспечение покупательского спроса, то есть, обеспечение покупателей теми товарами и продуктами, которые они хотят купить. Проще говоря, это означает не допустить дефицита какого-то товара, товарной группы и пустых полок.
  • Во-вторых, это эффективное управление оборотными средствами, то есть, деньгами магазина. Дело в том, что товары закупаются на деньги, соответственно, товаров нужно закупать ровно столько, чтобы их хватило для обеспечения бесперебойной работы в определенный промежуток времени.

Если же закупить товаров больше, чем нужно, это означает вывести из оборота денежные средства, которые можно было направить на другие, более эффективные или более нужные цели.

Проще говоря, решение второй задачи означает не допустить излишков запасов товаров и товарных групп на складах магазина и на полках.

Поможет не допустить излишков товаров на складе поможет программа для автоматизации работы склада Бизнес.Ру. Управляйте ассортиментом, отслеживайте продажи конткретных товаров и на основе полученных данных делайте заказы поставщикам.
Попробуйте все возможности онлайн сервиса для автоматизации складского учета Бизнес.Ру бесплатно>>>

Система управления запасами

Система управления запасами включает в себя следующие элементы или последовательные этапы:

  1. Нормирование товарных запасов. Это когда в магазине определяют, сколько каких товаров, товарных групп и в каких объемах и количествах должно находиться на складах и на полках. Главный показатель при нормировании это поток покупателей;
  2. Оперативный учет и контроль товаров и запасов. Необходим постоянный контроль за состоянием запасов, чтобы оперативно реагировать на их изменения;
  3. Регулирование товарных запасов. Это означает поддержание товарных запасов на установленном нормативами уровне. Собственно, это закупка товаров, когда необходимо пополнить запас до установленных нормативов. Либо же стимулирование продаж, когда появляется угроза затоваривания.

Система управления запасами или эффективное управление товарными запасами включает в себя непрерывное последовательное выполнение указанных этапов.

Читайте также: Как повысить лояльность покупателей: факторы успеха

Существуют две системы управления запасами:

1. Система фиксированного размера заказа (поставки). Это означает, что магазин всегда заказывает поставку в четко определенном объеме и количестве.

При этом, период поставки не определен. Предприниматель делает заказ на очередную поставку тогда, когда наличие того товара, достигло определенного нормативного порога. Снизились запасы до определенного уровня – сделал очередной заказ.

Товарные запасы в магазине

2. Система фиксированного периода. При этой системе управления товарными запасами, в отличие от первой, поставки осуществляются по определенному фиксированному графику.

Предприниматель решает две задачи: во-первых, как к дате очередной поставки сделать так, чтобы уровень запасов на складах был равен или близок к нормативному показателю; во-вторых, он должен сделать такой заказ, чтобы к следующей поставке уровень запасов вновь оказался равным или близким к нормативному.

Выбор системы управления товарными запасами зависит от множества факторов: специализации магазина, уровня спроса, способа учета товаров и других.   

Читайте также: Технические требования к помещению продуктового магазина

Управление товарными запасами: товарооборот, оборачиваемость товара на складе

Для построения эффективной системы управления товарными запасами необходимо проводить постоянный мониторинг и анализ состояния склада и полок в магазине. Делается это с помощью определения оборачиваемости товаров.

Оборачиваемость или товарооборот – это показатель, который характеризует интенсивность торгового процесса и в целом интенсивность бизнеса. Проще говоря, это скорость, с которой происходит продажа товара.

Точнее, товарооборот – это интенсивность или скорость, с которой товар проходит этапы «Закупка – Хранение на складе - Продажа».

Еще товарооборот или оборачиваемость товара – это показатель, который характеризует эффективность вложенных в бизнес денег, то есть, как быстро через продажу возвращаются деньги, вложенные в закупку.

Очевидно, что чем больше товарооборот или оборачиваемость товаров, тем больше прибыль предпринимателя: каждый оборот денег несет в себе определенную рентабельность, а высокий уровень товарооборота говорит о том, что таких оборотов денег больше, значит, больше прибыль в рублях.  

Читайте также: Как продать неликвидный товар

В контексте построения эффективной системы управления запасами товарооборот или оборачиваемость показывает, насколько эффективно предприниматель работает со своими запасами.

Также показатель товарооборота используется непосредственно для определения нормативов остатков, которые используются при формировании политики управления запасами в магазине.

В общем, товарооборот – это показатель, который помогает и от которого зависит, какую систему управления запасами выстроит в своем магазине предприниматель, чтобы не допустить дефицита или затоваривания.  

Управление товарными запасами: формула расчета

Товарооборот или оборачиваемость товара определяется в относительном выражении – коэффициент товарооборота или коэффициент оборачиваемости товара – или в абсолютном, в днях.

Коэффициент товарооборота определяется по формуле:

Коэффициент товарооборота = Выручка от продаж / Средняя сумма остатков.

Средняя сумма остатков находится по простой формуле:

Средняя сумма остатков = (Сумма остатков на начало периода + Сумма остатков на конец периода) / 2

Пример, найдем оборачиваемость молочной продукции в магазине за неделю. Допустим, выручка по этой товарной группе за неделю составила 142 350 рублей. Запасы молока на начало периода, то есть, на утро понедельника равнялись 43 548 рублей, а на конец периода, то есть, на конец рабочей смены воскресенья 38 457 рублей.

Для начала найдем среднюю величину остатков молочной продукции в рублях:

Средняя сумма остатков = (43 548 + 38 457) / 2 = 41 003 руб.  

Далее найдем коэффициент оборачиваемости:

Коэффициент оборачиваемости = 14 2350 / 41 003 = 3,5

Прикладное значение найденного коэффициента оборачиваемости означает, что в течение одной недели молочная продукция в  магазине делает 3,5 оборота. Другими словами, предприниматель в течение недели закупает молочную продукцию 3,5 раза.

Читайте также: Оформление прикассовой зоны в магазине

Оборачиваемость товара можно и нужно определить не только в виде коэффициента, но и в днях. Для этого нужно сначала найти коэффициент оборачиваемости:

Оборачиваемость в днях определяется по следующей формуле:

Оборачиваемость в днях = Период в днях (для которого рассчитывался коэффициент – 7, 30, 180, 360 дней) / Коэффициент оборачиваемости

В нашем примере оборачиваемость молочной продукции в днях находится так:

Оборачиваемость в днях = 7 / 3,5 = 2

Это означает, что имеющихся на складе и на полках магазина запасов молочной продукции хватит ровно на два дня реализации.

Читайте подробнее: Как посчитать оборачиваемость товара на складе и для чего это необходимо

Оба показателя оборачиваемости молочной продукции (в нашем примере) – в виде коэффициента 3,5 и в днях 2 дня – предпринимателю необходимы, чтобы выстроить эффективную систему управления своими запасами, например, составить такой график поставок, который не допустит ни дефицита, ни излишков на складах и на полках магазина.  

Так как реалии бизнеса постоянно меняются – это и изменяющийся спрос на продукцию, и изменяющиеся системы поставок, и сами поставщики, и другие факторы – проводить систему мониторинга и управления запасами необходимо постоянно и отдельно по каждому товару, по каждой товарной группе.  
 

Читайте подробнее об управлении складом:

  1. Как посчитать оборачиваемость товара на складе и для чего это необходимо
  2. Что делать с неликвидным товаром
  3. Как просчитать проходимость магазина
  4. Категорийный менеджмент: эффективное управление ассортиментом товаров
  5. Как повысить лояльность покупателей: факторы успеха
     

Товароучетная программа для небольших розничных магазинов

  • Торговый и складской учет
  • Полная поддержка 54-ФЗ и ЕГАИС
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)

Рекомендации по теме
Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!
Это бесплатно и займет всего минуту.

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.