Торговля и Склад онлайн
Попробовать бесплатно

Как рассчитать товарные запасы и не допустить дефицита и затоваривания

10182
Как рассчитать товарные запасы и не допустить дефицита и затоваривания
Управление товарными запасами является важным элементом менеджмента и предпринимательской деятельности в розничной торговле. Грамотное и эффективное управление товарными запасами направлено на то, чтобы торговая точка была обеспечена товарами и запасами ровно в том объеме и количестве, в котором это необходимо на определенный срок, исходя из параметров бизнеса. В противном случае может образоваться как дефицит, так и излишек товарных запасов, что с точки зрения эффективности бизнеса недопустимо.

Содержание:

1. Виды товарных запасов
2. Факторы формирования запасов
3. Управление товарными запасами
4. Система управления запасами
5. Управление товарными запасами: товарооборот, оборачиваемость товара на складе
6. Управление товарными запасами: формула расчета

Виды товарных запасов

В зависимости от того, какую роль и какие функции выполняют запасы, их разделяют на три группы:

  • Текущие запасы. Они обеспечивают непрерывность торгового процесса и бесперебойность работы магазина между поставками.
    Например, в какой-то магазин поставки молочных, мясных, хлебных и кондитерских изделий осуществляется один раз в неделю по средам. Соответственно, на складах и на полках в магазине должно быть достаточно этих товарных групп – хлеба, молока, мяса и «кондитерки» – чтобы в течение недели от одной поставки до другой не возникло дефицита. Вместе с тем, необходимо добиться того, чтобы при каждой последующей поставке товаров не возникало неоправданных излишков.
  • Страховые или гарантийные запасы. Это те запасы, которые должны обеспечить бесперебойность работы магазина в случае непредвиденных обстоятельств. Это может быть резкий рост спроса, в том числе, временный, либо же сбой в поставках, например, из-за ухудшения погодных условий, если магазин расположен в отдаленной местности, либо по другим форс-мажорным обстоятельствам.
    Рассчитывая и формируя страховые запасы необходимо учитывать сроки годности товаров, особенно это касается продуктов питания.
  • Сезонные запасы. Они образуются под влиянием фактора сезонности. Касается это, например, сельскохозяйственной продукции. Также это касается магазинов, торгующих одеждой и обувью. Очевидно, что в летний сезон нет смысла закупать и пополнять запасы зимней одежды, а равно необходимо не допустить недостатка или дефицита актуальной летней одежды и обуви.

Читайте также: Категорийный менеджмент: эффективное управление ассортиментом товаров

Факторы формирования запасов

Процесс формирования товарных запасов зависит от следующих факторов:

1. Объем дневных продаж товаров. Запасы на складах и полках магазина и объем дневных продаж напрямую зависят друг от друга. Объем дневной реализации или проходимость магазина – главный фактор, влияющий на систему управления запасами.

Очевидно, что если магазин не проходной, то можно закупить, естественно, с соблюдением сроков годности, товаров на какой-то более или менее долгий срок (неделя, месяц), чтобы эти товары хранились на складе. Тем самым можно сэкономить деньги, снизив логистические расходы (на доставку).

Если же, наоборот, магазин находится в проходном месте, то к вопросу формирования поставок необходимо отнестись с максимальной серьезностью. Особенно это касается продуктов питания и других товаров повседневного спроса: вполне возможно, нужно будет организовать ежедневную поставку или даже несколько раз в день. Поэтому в таких магазинах система управления запасами должна работать четко, без сбоев.

Читайте также: Рынок нестационарной торговли: что есть сейчас и что будет

2. Скорость доставки. Этот фактор больше актуален для розничной торговли, когда магазин расположен не в больших городах – в деревнях, сельской местности или в труднодоступных с географической точки зрения местах.

3. Наличие и состояние складских помещений и необходимого оборудования, в частности, холодильного. Фактор складских помещений наиболее актуален для розницы, когда речь идет об организации работы магазинов в городах, особенно, крупных. Речь идет о том, что, кроме всего прочего, на эффективность розничного бизнеса оказывает влияние уровень платы за аренду площадей, используемых для работы магазина. Вместе с тем, необходимо, чтобы площадь складских помещений обеспечивала возможность хранения объема запасов для бесперебойной работы магазина.

4. Свойства товаров. Здесь имеются в виду их физико-химические свойства. Прежде всего, конечно, сроки годности. Система управления запасами должна быть выстроена таким образом, чтобы скоропортящиеся товары не залеживались на складских полках, чтобы не испортиться, но и дефицит или недостаток их также недопустим, особенно это касается повседневных продуктов питания – хлеб, молоко и другие.

При разработке собственной системы эффективного управления запасами для своего магазина предприниматель должен учитывать все эти указанные факторы вместе.

Вам будет интересно!     Как грамотно организовать работу склада

  • Эффективное размещение товаров
  • Перемещение товаров на складе
  • Правильное хранение товаров
  • Управление товарными запасами
  • Порядок проведения инвентаризации
  • Автоматизация учета на складе
  • Оборачиваемость товаров на складе
  • Контроль остатков товара
  • Ведение складского документооборота
  • Бланки и формы документов

Подробнее>>

Читайте также: Как выбрать систему автоматизации учета для магазина

Управление товарными запасами

Эффективное управление товарными запасами решает две важных задачи розничной торговли:

  • Во-первых, это обеспечение покупательского спроса, то есть, обеспечение покупателей теми товарами и продуктами, которые они хотят купить в этот и любой другой момент времени. Проще говоря, это означает не допустить дефицита какого-то товара, товарной группы и пустых полок.
  • Во-вторых, это эффективное управление оборотными средствами предприятия, то есть, деньгами магазина. Дело в том, что товары закупаются на деньги, соответственно, товаров нужно закупать ровно столько, чтобы их хватило для обеспечения бесперебойной работы в тот или иной промежуток времени.

Если же закупить товаров больше, чем нужно, это означает вывести из оборота денежные средства, которые можно было направить на другие, более эффективные или более нужные цели.

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы. Подробнее о программе >>

Проще говоря, решение второй задачи означает не допустить излишков запасов товаров и товарных групп на складах магазина и на полках.

Читайте также: Очереди в магазине: как не допустить скопления покупателей у кассы

Система управления запасами

Система управления запасами включает в себя следующие элементы или последовательные этапы:

  1. Нормирование товарных запасов. Это когда в магазине определяют, сколько каких товаров, товарных групп и в каких объемах и количествах должно находиться на складах и на полках в магазине. Нормирование запасов происходит, исходя из ряда параметров деятельности, в частности, исходя из потока покупателей, это при нормировании главный показатель.
  2. Оперативный учет и контроль товаров и запасов. Необходим постоянный текущий контроль за состоянием запасов с тем, чтобы оперативно реагировать на их изменения, чтобы не допустить дефицита или излишков.
  3. Регулирование товарных запасов. Это означает поддержание товарных запасов на установленном нормативами уровне. Собственно, это закупка товаров, когда необходимо пополнить запас до установленных нормативов. Либо же стимулирование продаж, когда появляется угроза затоваривания.

Система управления запасами или эффективное управление товарными запасами включает в себя непрерывное последовательное выполнение указанных этапов.

Читайте также: Как повысить лояльность покупателей: факторы успеха

Существуют две системы управления запасами:

1. Система фиксированного размера заказа (поставки). Это означает, что магазин всегда заказывает поставку в четко определенном объеме, то есть, поставка в магазин тех или иных товаров и продуктов осуществляется всегда в одном и том же количестве.

При этом, период поставки не определен. Предприниматель делает заказ на очередную поставку тогда, когда наличие того товара, что есть сейчас в магазине, достигло определенного нормативного порога. Снизились запасы до определенного уровня – сделал очередной заказ.

2. Система фиксированного периода. При этой системе управления товарными запасами, в отличие от первой, поставки осуществляются по определенному фиксированному графику.

При этой системе управления товарными запасами предприниматель должен решить две задачи: во-первых, к дате очередной поставки сделать так, чтобы уровень запасов на складах был равен или близок к нормативному показателю; во-вторых, он должен сделать такой заказ поставки, чтобы к следующей поставке уровень запасов на складах вновь оказался равным или близким к нормативному.

Выбор той или иной системы управления товарными запасами зависит от множества факторов: специализации магазина, уровня спроса, способа учета товаров и других.   

Читайте также: Технические требования к помещению продуктового магазина

Управление товарными запасами: товарооборот, оборачиваемость товара на складе

Для построения эффективной системы управления товарными запасами необходимо проводить постоянный мониторинг и анализ состояния запасов товаров и товарных групп на складах и полках магазинах. Делается это с помощью определения оборачиваемости товаров.

Оборачиваемость или товарооборот – это показатель, который характеризует интенсивность торгового процесса и в целом интенсивность бизнеса. Проще говоря, это скорость, с которой происходит продажа товара. Точнее, товарооборот – это интенсивность или скорость, с которой товар проходит этапы «Закупка – Хранение на складе - Продажа».

Еще товарооборот или оборачиваемость товара – это показатель, который характеризует эффективность вложенных в бизнес денег, то есть, как быстро через продажу возвращаются деньги, вложенные в закупку.

Очевидно, что чем больше товарооборот или оборачиваемость товаров, тем больше прибыль предпринимателя: каждый оборот денег несет в себе определенную рентабельность, а высокий уровень товарооборота говорит о том, что таких оборотов денег больше, значит, больше прибыль в рублях.  

Читайте также: Как продать неликвидный товар

В контексте построения эффективной системы управления запасами товарооборот или оборачиваемость запасов показывает, насколько эффективно предприниматель работает со своими запасами.

Также показатель товарооборота используется непосредственно для определения нормативов остатков, которые используются при формировании политики управления запасами в магазине.

В общем, товарооборот – это показатель, который помогает и от которого зависит, какую систему управления запасами выстроит в своем магазине тот или иной предприниматель, чтобы не допустить дефицита или затоваривания.  

Читайте также: Открытие продуктового магазина: инвестиции, окупаемость, рентабельность. Пошаговая инструкция

Управление товарными запасами: формула расчета

Товарооборот или оборачиваемость товара определяется в относительном выражении – коэффициент товарооборота или коэффициент оборачиваемости товара – или в абсолютном, в днях.

Коэффициент товарооборота определяется по формуле:

Коэффициент товарооборота = Выручка от продаж / Средняя сумма остатков.

Средняя сумма остатков находится по простой формуле:

Средняя сумма остатков = (Сумма остатков на начало периода + Сумма остатков на конец периода) / 2

Для примера найдем оборачиваемость молочной продукции в магазине за неделю. Допустим, выручка по этой товарной группе за неделю составила 142350 рублей. Запасы молока на начало периода, то есть, на утро понедельника равнялись 43548 рублей, а на конец периода, то есть, на конец рабочей смены воскресенья 38457 рублей.

Для начала найдем среднюю величину остатков молочной продукции в рублях:

Средняя сумма остатков = (43548 + 38457) / 2 = 41003 руб.  

Далее найдем коэффициент оборачиваемости:

Коэффициент оборачиваемости = 142350 / 41003 = 3,5

Прикладное значение этого найденного коэффициента оборачиваемости заключается в следующем. Он означает, что в течение одной недели молочная продукция в данном магазине делает 3,5 оборота. Другими словами, предприниматель в течение недели закупает молочную продукцию 3,5 раза.

Читайте также: Оформление прикассовой зоны в магазине

Оборачиваемость товара можно и нужно определить не только в виде коэффициента, но и в днях. Для этого нужно сначала найти коэффициент оборачиваемости, который мы уже нашли.

Оборачиваемость в днях определяется по следующей формуле:

Оборачиваемость в днях = Период в днях (для которого рассчитывался коэффициент – 7, 30, 180, 360 дней) / Коэффициент оборачиваемости

В нашем примере оборачиваемость молочной продукции в днях находится так:

Оборачиваемость в днях = 7 / 3,5 = 2

Это означает, что имеющихся на складе и на полках магазина запасов молочной продукции хватит ровно на два дня реализации.

Оба показателя оборачиваемости молочной продукции (в нашем примере) – в виде коэффициента 3,5 и в днях 2 дня – предпринимателю необходимы, чтобы выстроить эффективную систему управления своими запасами, например, составить такой график поставок, который не допустит ни дефицита, ни излишков на складах и на полках магазина.  

Так как реалии бизнеса, которые влияют на эффективность его работы, постоянно меняются – это и изменяющийся спрос на продукцию, и изменяющиеся системы поставок, и сами поставщики, и другие факторы – проводить систему мониторинга и управления запасами, включая использование формул для определения товарооборота, необходимо постоянно, без перерыва и отдельно по каждому товару, по каждой товарной группе.  

Читайте также: Как посчитать оборачиваемость товара на складе и для чего это необходимо

Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг.

  • Торговый и складской учет
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)



Ваша персональная подборка
    Рекомендации по теме
    Живое общение с редакцией

    Сервисы для бизнеса

    Бизнес.Ру Торговля и Склад
    Облачный сервис
    Торговля - Склад - CRM

    Бизнес.Ру Розница
    Умная облачная онлайн-касса для магазинов и сетей

    Бизнес.Ру E-Commerce
    CRM для интернет-магазинов. Заказы - Поставщики - Склад

    Бизнес.Ру Эвотор
    Управление торговлей и складом для терминалов Эвотор

    Бизнес.Ру Онлайн-Чеки
    Онлайн-касса для интернет-магазинов и веб-сервисов 54-ФЗ


    Рассылка

    © 2016 Business.ru – интернет-издание об эффективности вашего бизнеса

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции Business.ru. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность по законодательству РФ.

    

    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!
    Это бесплатно и займет всего минуту.

    Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Получайте свежие материалы и новости ритейла на вашу почту.
    Только актуальная информация и тематические новости по торговле. Без спама!