Торговля и Склад онлайн
Попробовать бесплатно

Документальное оформление приемки товара

8738
Документальное оформление приемки товара
Приемка товаров на складе или в магазине организуется по четкому алгоритму. Есть готовые инструкции по приемке-передаче товара и оформлению сопроводительных документов. Учесть все тонкости и составить необходимые акты поможет этот материал.

Содержание:

1. Товарно-сопроводительные документы
2. Инструкции по приемке товара по количеству и качеству
3. Акты приемки-передачи товаров
4. Акт недостачи товара при приемке

Товарно-сопроводительные документы

Оформление сопроводительных документов на товар – первый этап документального сопровождения приемки товара на складе или в магазине. Товарно-сопроводительные документы делятся на:

  • количественные;
  • качественные;
  • расчетные;
  • комплексные.

Вам будет интересно!     Все, что нужно знать об открытии магазина

  • С чего начать бизнес
  • Расчет затрат и прибыли
  • Юридические вопросы
  • Требования к магазину
  • Правовая база
  • Оборудование и автоматизация
  • Как найти поставщика
  • Управление ассортиментом
  • Маркетинг и реклама
  • Формы и бланки документов

Подробнее>>

Сопроводительные документы первой группы, как следует из ее названия, содержат информацию о количественных характеристиках принимаемого товара. Во-первых, к ним относятся описания товара, присутствующие в упаковке или прилагаемые к ней, – например, спецификации, упаковочные листы, заборные листы, отвесы. Во-вторых, в эту же группу включаются документы, оформляемые непосредственно во время приемки товаров, – акты отбора образцов, коммерческие акты, акты о расхождении в количестве товаров (акты о недостаче товара). В сопроводительных документах по количеству указываются данные об объемах (размерах) поставляемого товара. И в количественных, и в качественных товарно-сопроводительных документах есть сведения о наименовании товара.

Сопроводительные документы по качеству, в свою очередь, несут в себе информацию о качестве товаров (стандартное, нестандартное и так далее), их сорте (высший, первый, второй и так далее), дате выработки или отгрузки (что позволяет определить срок годности). Обязательные качественные товарно-сопроводительные документы – это сертификаты и декларации соответствия для тех товаров, которые обязательно сертифицировать или декларировать. К необязательным, например, относится удостоверение качества. До приемки выясните, какие документы обязательно прилагаются к заказанному вами товару, и проконтролируйте их наличие, чтобы не столкнуться с претензиями при проверках.

Расчетные сопроводительные документы определяют условия поставки, не указанные в договоре. К расчетным товарно-сопроводительным документам относятся протокол согласования цен, счет, счет-фактура, а также письменные договоренности о распределении транспортных и других затрат между поставщиком и вами. Счет-фактура – обязательный документ, на основании которого производится оплата товара. Он также важен для налогового учета и отчетности.

Комплексными товарно-сопроводительными документами называются, прежде всего, накладные. Железнодорожные, товарно-транспортные, приходно-расходные накладные используются в качестве основных документов, обеспечивающих учет товаров при транспортировке и приемке. Они одновременно включают в себя информацию о стоимости, количестве и качестве поставляемых товаров. Без накладных провести приемку товара вы не сможете.

Инструкции по приемке товара по количеству и качеству

Основные инструкции о порядке приемки товаров регулируют процесс приемки товаров по количеству и качеству. Они уже не обязательны к применению, но описывают стандартные, отработанные на практике, а потому удобные в использовании алгоритмы приемки товара. Это:

  • инструкция по приемке товара по количеству П-6;
  • инструкция по приемке товара по качеству П-7.

Обеими инструкциями о порядке приемки товаров поставщику предписано обеспечить сохранность груза при транспортировке, а также простоту приемки товаров в магазине или на складе. Для этого поставщику нужно соответствующим образом упаковать товар, опломбировать и нанести маркировку на каждое грузовое (тарное) место. Кроме того, поставщик отвечает за подготовку полного комплекта товарно-сопроводительных документов в таком виде, чтобы упростить приемку.

У получателя, то есть у вас, – свои обязательства. Например, вы должны предложить представителю поставщика участвовать в приемке, а самостоятельно проводить приемку – только если он откажется. Также вы обязаны выделить для приемки товара особую зону, обеспечить там сохранность груза и исключить доступ туда посторонних лиц, не занятых при приемке. Если же обнаружено несоответствие качества или количества товара записям в документах, по инструкциям вы приостанавливаете приемку и уведомляете поставщика. Дальнейшее назначение приемки товаров возможно только с согласия поставщика.

Инструкция П-6 описывает такой порядок приемки товаров по количеству. Вы проверяете целостность грузовых мест, маркировку груза, количество и вес тарных мест, сверяясь с товарно-сопроводительными документами. Если на этом этапе все сошлось, вскрывать тару и проверять внутритарные вложения не нужно. Полную их проверку вы проведете уже сами при окончательной приемке. По итогам же предварительной приемки вы подписываете сопроводительные документы на товар и отдаете экземпляр сотрудникам поставщика (водителю, экспедитору) в знак того, что все в порядке.

В инструкции П-7 определен следующий порядок приемки товаров по качеству. Поставщик отвечает за соответствие товаров качественным товарно-сопроводительным документам и утвержденному вами эталону. Перевозчик – за соблюдение заранее оговоренных условий крепления и транспортировки товара, позволяющих сохранить его качество. Вы, в свою очередь, при приемке отвечаете за проверку соблюдения всех этих требований. По договоренности с поставщиком вы проводите выборочную проверку качества и комплектности и экстраполируете ее результаты на всю поставку.

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы. Подробнее о программе >>

Если по условиям договора вы берете пробы (образцы) для проверки качества товара, делать это могут только специальные сотрудники. Один образец вы отправляете поставщику, один оставляете себе. Если привлекаются сторонние эксперты, еще один экземпляр получают они. Каждая проба маркируется, чтобы ее можно было легко опознать.

Также инструкция П-7 предлагает метод урегулирования претензий к качеству со стороны ваших клиентов – конечных покупателей товара. Вы передаете поставщику заявление клиента на обмен или возврат, свое документальное подтверждение брака и расписку клиента в получении обменянного товара или денег. А поставщик может перепроверить эту продукцию и опротестовать браковку, если его результаты проверки не сойдутся с вашими.

Если вы хотите пользоваться инструкциями при организации приемки товаров, этот момент нужно уточнить в договоре поставки. Однако вы с поставщиком можете установить в договоре свои правила приемки товаров.

Акты приемки-передачи товаров

Образец акта приемки товара не установлен законодательством. Однако есть обязательные реквизиты акта приемки-передачи товара:

  • наименование, место и дата создания акта (то есть дата приемки);
  • наименование, стоимость и количество принимаемого товара;
  • номер и дата договора, на основании которого производится поставка и приемка;
  • подписи ответственных лиц с обеих сторон – поставщика и вашей.

Кроме, собственно, факта приемки, актируются любые несоответствия между сопроводительными документами на товар и реальным состоянием принимаемой продукции. В частности, акты составляются, если:

  • грузовые места вскрывали, нарушена их пломбировка;
  • не соблюдены условия транспортировки товара;
  • не сходится документально зафиксированное и фактическое количество тарных мест или их вес;
  • нарушена упаковка или маркировка товара;
  • из-за вышеперечисленных нарушений проведена проверка внутритарных вложений (актируются ее результаты);
  • представитель поставщика или перевозчика отказался ждать, пока вы проведете предварительную приемку с проверкой соответствия (вместо акта можно сделать отметку об этом на товарно-транспортной накладной);
  • при предварительной приемке выявлены качественные или количественные характеристики товара, не указанные в товарно-сопроводительной документации.

Если вы подписали акт приемки товара по качеству, а затем при предпродажной подготовке товара или при его обработке (если она необходима) обнаружился производственный брак – это неприятно, но не страшно. Актировать выявленные таким образом производственные недостатки можно в течение 4 месяцев с момента приемки товара. Составить акт на товар, чей гарантийный срок отсчитывается со времени продажи продукции, можно в любой момент до продажи независимо от даты приемки.

Акт недостачи товара при приемке

Если в процессе приемки товара выявлена недостача или излишек, придется составить акт недостачи товара. Один экземпляр акта недостачи вы отправляете поставщику. Такой акт заполняется в день выявления недостачи товара при приемке. В акте указываются:

  • реквизиты поставщика и ваши;
  • фамилии, имена, должности сотрудников, проводивших приемку;
  • реквизиты товарно-сопроводительных документов;
  • отметки о датах и времени отправки и доставки груза, а также вскрытия транспортного средства, которым он доставлен;
  • сведения о состоянии упаковки (в том числе данные о том, кто упаковывал товар – изготовитель или поставщик);
  • при выборочной проверке – основания и условия отбора товаров для нее;
  • фактическое и указанное в документах количество или вес недостающего товара;
  • способ определения недостачи;
  • возможно ли было уместить товар целиком в грузовое место и транспортное средство;
  • стоимость и точное количество недостающего товара;
  • заключение о месте и причинах образования недостачи;
  • другие сведения, необходимые вам.

Все оформляемые в процессе приемки документы фиксируются в вашей программе автоматизации. На основании этих документов в ней меняется статус товара. Это обеспечивает корректный учет товаров и облегчает подготовку отчетности – внутренней, для вашего пользования, а также бухгалтерской и налоговой.

Смотрите также:

Организация приемки товаров
Контроль остатков товара на складе
Проведение инвентаризации склада

Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг.

  • Торговый и складской учет
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)



Ваша персональная подборка
    Рекомендации по теме
    Живое общение с редакцией

    Сервисы для бизнеса

    Бизнес.Ру Торговля и Склад
    Облачный сервис
    Торговля - Склад - CRM

    Бизнес.Ру Розница
    Умная облачная онлайн-касса для магазинов и сетей

    Бизнес.Ру E-Commerce
    CRM для интернет-магазинов. Заказы - Поставщики - Склад

    Бизнес.Ру Эвотор
    Управление торговлей и складом для терминалов Эвотор

    Бизнес.Ру Онлайн-Чеки
    Онлайн-касса для интернет-магазинов и веб-сервисов 54-ФЗ


    Рассылка

    © 2016 Business.ru – интернет-издание об эффективности вашего бизнеса

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции Business.ru. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность по законодательству РФ.

    

    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!
    Это бесплатно и займет всего минуту.

    Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Получайте свежие материалы и новости ритейла на вашу почту.
    Только актуальная информация и тематические новости по торговле. Без спама!