text
Новый Бизнес.Ру

Инкассация денежных средств в магазине: пошаговая инструкция

  • 9 июня 2018
  • 23854
Инкассация денежных средств в магазине: пошаговая инструкция

В любом магазине, при использовании ККТ в конце рабочего дня необходимо закрывать смену и сдавать денежные средства в инкассацию. Как провести эту процедуру правильно, читайте в нашей пошаговой инструкции.

Содержание:

1. Закрытие смены
2. Порядок действий при инкассации денежных средств

3. Бухгалтерский учет средств, сданных инкассаторам

Закрытие смены

Инкассация в магазине

В любой организации в обязательном порядке должна вестись кассовая документация, а за прием, хранение и распределение денег в кассе должен отвечать кассир, назначенный приказом руководителем предприятия.

Кассир - является материально ответственным лицом. Он должен знать порядок ведения кассовых операций и в процессе работы соблюдать все  правила. Это касается сохранности денег в кассе, ведения кассовой книги, оформление документации. 

Исполнять обязанности кассира в организации могут разные сотрудники, например, бухгалтер или в небольшом магазине - продавец. Помещение кассы должно обеспечивать надлежащий уровень защиты и сохранности денег – быть по мере возможности изолированным без возможности доступа посторонних лиц.

Как известно, каждое предприятие приказом утверждает свой, так называемый, «лимит остатка кассы» – это максимальная сумма денежных средств, которая может храниться в кассе организации на конец рабочего дня.

Все денежные средства, находящиеся в кассе сверх данного лимита, в обязательном порядке должны сдаваться в банк. После чего они должны зачисляться на счет предприятия.

Читайте также: Кассовые аппараты в 2018 году: что нужно знать предпринимателю

Лимит остатка кассы магазина необходимо правильно рассчитать и согласовать с банком. Это должна быть сумма, обеспечивающая нормальную и стабильную работу магазина.

Лимит остатка кассы утверждается приказом руководителя сроком на год. При его расчете важно учитывать выручку фирмы за последние несколько месяцев, поделенную на количество рабочих дней.

Также необходимо учитывать расходы фирмы – в том числе, зарплаты, пособия, выданные работникам – после чего сумму расходов также делят на количество рабочих дней за последние несколько месяцев (например, четыре месяца). Данное число и будет среднемесячной суммой расходов фирмы.

Читайте также: Кассовые аппараты согласно 54-ФЗ

В приказе об утверждении лимита остатка кассы важным аспектом будет указание сроков, в которые магазин предположительно будет сдавать выручку. Это может быть ежедневно (например, для магазинов) или раз в несколько дней, для предприятий малого бизнеса.

Расчет лимита кассы заверяется подписью и печатью руководителя организации и бухгалтера, составляется в двух экземплярах, один из которых остается в бухгалтерии, а второй сдается в финансовое учреждение, в котором у магазина открыт банковский счет.

Руководитель и кассир организации должны следить за тем, чтобы после рабочего дня сумма денежных средств в кассе не превышала положенного лимита. Передача сверхлимитных денег в банк организуется специализированной инкассаторской службой банка.

Читайте также: Контроль за соблюдением кассовой дисциплины для ООО и ИП

Порядок действий при инкассации денежных средств

порядок инкассацииПеречислять свои денежные средства на счет в банке фирма может различными способами:

  • через кассу;
  • с помощью инкассаторской службы банка или просто воспользовавшись услугами специализированной инкассаторской службы;
  • через услуги почтовой связи или при помощи автоматических сейфов. 

При оформлении документации и передаче денежных средств инкассаторам кассир должен  руководствоваться Положением, утвержденным Центральным банком России в 2008 году №318-П «Положение о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации».

Скачать Положение № 318-П>>> 

Осуществлять кассовые операции по обработке наличных, инкассацию и перевозку денежных средств предприятий в нашей стране имеют право только организации, входящие в систему Банка России.

Нормативными актами прописываются порядок действий и кассира, и сотрудника инкассаторской службы для оказания услуги по инкассации денежных средств предприятия.

Обязательным условием передачи денег инкассаторам является документальное оформление оприходование выручки и ее сдачу приходным и расходным ордерами соответственно. Все соответствующие записи вносятся в разделы кассовой книги.

За сохранность данных вы можете не волноваться если работаете в сервисе для автоматизации магазина Бизнес.Ру Розница. Документация, отчеты и вся конфеденциальная информация хранится в датацетре. Также ограничего количество попыток авторизации и доступ к информации только у авторизованых пользователей.
Попробуйте весь функционал сервиса для автоматизации мгазина Бизнес.Ру Розница >>>

Для того, чтобы деньги организации после инкассации зачислялись на счет банка, необходимо заключить двухсторонний договор: один о непосредственной инкассации и второй договор – о перечислении полученных в ходе инкассации средств на банковский счет.

Перед тем, как сотрудники инкассационной службы осуществят выезд на фирму, им должны выдать соответствующие документы:

  • специализированная емкость для перевозки и переноса денег (сумка);
  •  ключи, явочные карты по форме 0402303;
  •  штамп;
  • доверенность на перевозку денег фирмы.

В явочной карточке, которая оформляется банком ежемесячно, указываются номера сумок, закрепленных за данным инкассатором, наименование организации, ее адрес, а также время, в которое инкассационная служба должна забрать денежные средства фирмы.

После того, как сотрудник инкассационной службы прибыл в организацию, он должен в обязательном порядке предъявить кассиру удостоверяющие его личность документы, доверенность на инкассацию денег, явочную карточку, а также пустую емкость для перевозки денег (сумку).

Если все документы удовлетворяют требованиям кассира, тот забирает пустую сумку, кладет деньги туда. Далее он предъявляет сотруднику инкассаторской службы образец пломбы, передает сумку с деньгами , а также квитанцию. Необходимо обратить внимание на качество пломбировки сумки: она должна быть опломбирована так, чтобы при ее вскрытии посторонними лицами оставались видимые следы нарушения целостности пломбы.

Также необходимо составить препроводительную ведомость – сумма денежных средств, указанная в ней, должна соответствовать сумме денег в реестре всех проведенных операций – его заполнение является также обязательным аспектом проведения процесса инкассации. 

Далее кассир заполняет явочную карточку инкассатора и проставляет в ней сумму денежных средств, которые передаются инкассатору – эта сумма должна соответствовать суммам, поставленным в накладной по форме и квитанции. 

Читайте также: Как составить договор с материально ответственным лицом

Далее инкассатор должен проверить правильность заполнения кассиром всех документов, целостность пломбы, а также ее соответствие образцу, соответствие номеру сумки с деньгами ее номеру, указанному в явочной карточке.

Также он должен пересчитать денежные средства в сумке и сравнить сумму с суммой денежных средств, проставленной в накладной и квитанции. Если качество пломбы, правильность заполнения всех документов устраивает инкассатора, он принимает сумку.

При приеме сумки с наличностью фирмы инкассатор подписывает квитанцию: проставляет дату приемки наличности, ставит печать и возвращает квитанцию кассиру. Если сумка с деньгами не будет принята инкассатором, кассир в явочной карточке ставит «отказ», описывает подробно причины отказа и заверяет карточку своей подписью.

С программой для автоматизации работы магазина Бизнес.Ру Розница вы будете получать актуальные данные об остатках в кассе в режиме онлайн и сможете вызвать инкассацию даже из дома. Также программа позволит автоматически оформлять основные документы кассира, такие как приходные и расходные кассовые ордера, всего в несколько кликов!
Попробуйте весь функционал программы для автоматизации магазина Бизнес.Ру Розница бесплатно>>>

Бухгалтерский учет средств, сданных инкассаторам

Передачу наличных денежных средств фирмы сверх лимита остатка кассы необходимо отразить в бухгалтерском учете. Для этого оформляется расходный кассовый ордер и используется счет 57 «Переводы в пути». Для бухгалтерского учета передачи денег фирмы через инкассатора в банк используются следующие бухгалтерские проводки:

  • Дебет 57 – Кредит 50 – «Переданы наличные денежные средства из кассы инкассаторам» (проводится на основании двух документов – расходного кассового ордера и квитанции, полученной от инкассатора);
  • Дебет 51 – Кредит 57 – «Зачислены денежные средства на расчетный счет в банке» (проводится на основании выписки банка по расчетному счету);
  • Дебет 91.2 – Кредит 51 – «Списана комиссия банка за прием и пересчет наличных денежных средств» (проводится на основании выписки банка по расчетному счету).

Читайте также как правильно работать с кассой: 

  1. Контроль за соблюдением кассовой дисциплины для ООО и ИП
  2. Как работать на кассе
  3. Все, что нужно знать об онлайн-кассах в 2018 году 
  4. Перерегистрация ККТ: когда и как проводить 
  5. Как выбрать онлайн-кассу без переплат
     

Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг.

  • Торговый и складской учет
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)

Рекомендации по теме
Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!
Это бесплатно и займет всего минуту.

Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
вконтакте
одноклассники
×
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.