Торговля и Склад онлайн
Попробовать бесплатно

Подготовка к инвентаризации и опись имущества

1933
Подготовка к инвентаризации и опись имущества
Важным этапом проведения инвентаризации в розничном магазине является подготовка к данной процедуре. Сюда относится издание приказа о проведении инвентаризации, создание комиссии, подготовка товарно-материальных ценностей и многие другие аспекты. Об этом, а также о составлении основной документации в рамках проверки наличия имущества предприятия, читайте в нашем материале.

Содержание:

1. Приказ о проведении инвентаризации
2. Создание инвентаризационной комиссии

3. Основные правила проведения инвентаризации
4. Опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3

Напомним, инвентаризация – это проверка достоверности документов бухгалтерского учета и фактического наличия товарно-материальных ценностей организации на определенную дату путем сопоставления данных. Помимо этого, данная процедура является действенным способом наблюдения за сохранностью имущества организации и отличной проверкой правильности ведения документации на предприятии.

В соответствии с Законом о бухгалтерском учете, все предприятия обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчётности, так как без проверки наличия имущества данные бухучета не могут являться достоверными.

Читайте также: Инвентаризация в магазине в 2016 году: сроки, требования, порядок проведения

Перед проведением процедуры инвентаризации в магазине, руководитель организации обязан подготовить соответствующую документацию, и, в первую очередь, это приказ по унифицированной форме ИНВ-22.

Приказ о проведении инвентаризации

В данном документе указывается название организации, в которой планируется проведение инвентаризации, структурные подразделения в которых должна осуществляться данная процедура и, самое главное, – назначаются члены инвентаризационной комиссии и ее председатель с полной расшифровкой должности, фамилией, именем и отчеством ответственных лиц. Председатель инвентаризационной комиссии является ответственным лицом за осуществление процедуры, а в составе инвентаризационной комиссии должно быть не менее трех человек, в том числе представители администрации предприятия.

Далее необходимо обозначить объекты инвентаризации, к примеру, имущество организации, товарно-материальные ценности, основные средства и т.д.; и причину проведения инвентаризации. Это могут быть особые случаи, когда проведение данной процедуры является обязательным – это ликвидация организации или выявление фактов хищения и порчи имущества, а может быть и плановая проверка и т.д.

Обязательно в приказе по форме ИНВ-22 указывается дата, в которой необходимо приступить к инвентаризации и дата окончания процедуры. Также в специальной графе делается отметка о том, до какого срока участники инвентаризационной комиссии обязаны сдать в бухгалтерию материалы по итогам учетной процедуры.

Внизу ставится должность, подпись и расшифровка подписи руководителя организации. Готовится такой приказ не менее, чем за десять дней до проведения инвентаризации.

Согласно правилам проведения инвентаризации, приказ по форме ИНВ-22 необходимо зарегистрировать в специальном журнале по форме ИНВ-23 «Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации». В данном журнале ведется учет всех инвентаризаций предприятия за все годы работы, и назначается лицо, ответственное за ведение данного журнала.

Читайте также: Излишки и недостачи при инвентаризации

Всего в журнале 22 графы, среди которых – наименование инвентаризуемого структурного подразделения организации, ФИО материально-ответственного лица в данном подразделении. Далее указывается номер и дата приказа о проведении инвентаризации, состав инвентаризационной комиссии, учитываются факты ознакомления ответственных лиц с приказом о проведении учетной процедуры, а также даты ее проведения. Отдельная графа журнала посвящена предварительному и окончательному результату проведения инвентаризации, затем есть раздел об утверждении ее результатов руководителем и принятии мер для погашения недостач.

Создание инвентаризационной комиссии

Но прежде чем, оформить приказ по форме ИНВ-22, руководитель организации должен создать инвентаризационную комиссию – ее работа является обязательным аспектом проведения процедуры. Специалисты выделяют три вида инвентаризационных комиссий:

  • разовые (как правило, проводят выборочные инвентаризации и состав разовых инвентаризационных комиссий каждый раз утверждается новым приказом руководителя организации);
  • рабочие (занимаются непосредственным проведением плановых инвентаризаций товарно-материальных ценностей, подводят результаты процедур. Создаются такие комиссии, как правило, в организациях с несколькими подразделениями и утверждаются составы комиссий на весь отчетный год);

Читайте также: Документальное оформление приемки товара

  • постоянно действующие (ее члены занимаются проведением плановых и выборочных инвентаризаций, а также проверок в период между основными крупными инвентаризациями. Обычно для проведения инвентаризаций на предприятии создается именно этот вид комиссий).

Необходимо отметить тот факт, что, если во время проведения инвентаризации будет отсутствовать хотя бы один член инвентаризационной комиссии, результаты процедуры могут быть признаны недействительными.

Если в штате фирмы числится только один сотрудник – директор – то создание инвентаризационной комиссии не требуется. Ее функции и берет на себя руководитель. Участие материально ответственных лиц в инвентаризации и других проверках сохранности вверенного им имущества оговаривается условиями договора об индивидуальной ответственности данной категории лиц.

Для того, чтобы инвентаризационная комиссия могла достоверно осуществлять возложенные на нее функции, руководитель организации обязан:

  • обеспечить условия для проведения качественной проверки наличия имущества организации и в срок;
  • предоставить контрольно-измерительные приборы в распоряжение комиссии, весь необходимый инвентарь;

Читайте также: Контроль остатков товара на складе

  • обеспечить подготовку товарно-материальных ценностей к проведению процедуры инвентаризации (сюда входит группировка по виду товаров, сотру, наименованиям и т.д.);
  • обеспечить комиссию инвентаризационными описями и прочей документацией, необходимой для проведения процедуры;
  • оформить все приходные и расходные документы (при помощи работников бухгалтерии).

После того, как приказ о проведении инвентаризации будет издан, состав комиссии сформирован, следующим этапом станет сбор расписок от материально-ответственных лиц. Расписка должна содержать следующую формулировку: «К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие на мою ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход».

Читайте также: Приказ о проведении инвентаризации. Форма ИНВ-22. Правила заполнения

Данный документ необходим для подтверждения того, что материально-ответственные лица готовы к проверке и описи имущества фирмы и подтверждают полноту передачи документов в бухгалтерию.

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы. Подробнее о программе >>

Для того, чтобы работа инвентаризационной комиссии была строго регламентирована, руководитель предприятия может принять решение об утверждении дополнительных внутренних документов. В них, с учетом специфики организации и ее рода деятельности, может отразиться методика проведения процедуры инвентаризации, порядок действий ее членов и урегулирования претензий в случае их возникновения, а также утверждение определенных форм документов для проведения инвентаризации на основе унифицированных и т.д.

Основные правила проведения инвентаризации

Непосредственно перед началом процедуры инвентаризации председатель инвентаризационной комиссии получает на руки приходные и расходные документы, отчеты и реестры, анализирует их и ставит свою визу с пометкой: «До инвентаризации на «__»_____ ___года».

Во время проведения инвентаризации должны соблюдаться следующие основные правила:

  • Инвентаризация всех ценностей и товаров осуществляется одновременно, вне зависимости от их нахождения, то есть на всех складах, в торговых помещениях и т.д.
  • Товарно-материальные ценности не должны поступать и выбывать из организации, то есть приемка и выдача товаров должна быть остановлена.

Читайте также: Порядок проведения инвентаризации на складе

  • Если же возникает необходимость приемки товаров во время инвентаризации, то товары принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов комиссии, но приходуются по реестру уже после процедуры и заносятся в отдельный документ – опись под названием: «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации».  На приходном же документе делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату создания описи ТМЦ.
  • Если инвентаризация «растягивается» на несколько дней, то помещения организации, где лежат учетные ТМЦ, склады, должны быть опечатаны по окончании работы инвентаризационной комиссии, а доступ к ним должен быть закрыт вплоть до начала работы комиссии на следующий день.
  • В случае если в работе комиссии будет сделан перерыв, все описи ТМЦ должны быть спрятаны в сейф или заперты в закрытом помещении.
  • Начинать опись имущества комиссией можно только после получения последнего товарного отчета и отчета о движении денежных средств.
  • Пересчет и взвешивание товарно-материальных ценностей и составление описей осуществляется только в присутствии материально-ответственного лица и только членами инвентаризационных комиссий.
  • Пересчитываются абсолютно все товары и ценности в организации.
  • Параллельно с описью имущества члены комиссии должны осуществлять проверку качества товаров, может быть выборочную: его соответствие документам, нормативам, наименованиям, сроки годности.
  • При проверке наличия товарно-материальных ценностей на предприятии члены комиссии заполняют первичные учетные документы – инвентаризационную опись и акт инвентаризации. Формы данных документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ №88:

ИНВ-1 – для описи основных средств

ИНВ-1а – для описи нематериальных активов

ИНВ-3 – для описи товарно-материальных ценностей

ИНВ-4 – акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных

ИНВ-5 – для описи товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение

ИНВ-6 – акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути

ИНВ-8 – акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них

ИНВ-8а – для описи драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях

ИНВ-9 – акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них

ИНВ-10 – акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств

Читайте также: Как правильно провести инвентаризацию расчетов с контрагентами

ИНВ-11 – акт инвентаризации расходов будущих периодов

ИНВ-15 – акт инвентаризации наличных денежных средств

ИНВ-16 – для описи ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности

ИНВ-17 – акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.

  • Инвентаризационные описи можно заполнять как в электронном виде, так и от руки. Главное требование – отсутствие ошибок на данных документах.
  • Исправления допускаются лишь в следующем виде: неправильные цифры или данные зачеркиваются, а сверху над ними проставляются верные цифры, также все исправления в описях должны быть согласованы с каждым из членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами.
  • Все незаполненные графы или строчки в инвентаризационных описях и актах инвентаризации должны быть прочекрнуты.
  • Все описи составляются в двух экземплярах и должны быть в конце подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Один экземпляр необходимо сдать в бухгалтерию, а второй – материально-ответственному лицу.
  • Если какая-либо часть имущества находится в аренде, получена для переработки или остается в организации на ответственном хранении, необходимо заполнение отдельных описей.
  • После окончания процедуры инвентаризации, все описи и акты передаются в бухгалтерию для составления сличительной ведомости.

Читайте также: Штрафы за несдачу отчетности для ИП и ООО в 2016 году

Опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3

Основным документом, который заполняют члены инвентаризационной комиссии, является Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей по форме ИНВ-3. Именно в ней отражаются все данные фактического наличия товаров в организации.

В обязательном порядке составляются описи и на испорченные товары, а при обнаружении товаров, которые не были отражены в документах учета, они также включаются в инвентаризационную опись. На каждый вид товарно-материальных ценностей составляется своя опись по форме ИНВ-3.

  1. На первой странице бланка необходимо заполнить графы: «Организация», «Структурное подразделение», «Основание для проведения инвентаризации» (это номер приказа или распоряжения по фирме), «Дата начала инвентаризации», «Дата окончания инвентаризации», «Вид операции», «Номер документа», «Дата составления документа», «Вид товарно-материальных ценностей» (учет которых будет вестись, например, мужская обувь), «Находящиеся» (например, в собственности организации или находящиеся в аренде).
  2. Далее идет раздел «Расписка», после текста которого идут подписи и должности всех материально-ответственных лиц.
  3. Обязательному заполнению подлежит графа «Произведено снятие фактических остатков ценностей по состоянию на «__» ____ __ года».
  4. Вторая страница формы ИНВ-3 – это непосредственная опись всех товаров. Первая графа – порядковой номер, вторая графа – это счет и субсчет (в соответствии с документами бухгалтерского учета), третья графа – это наименование и характеристика товарно-материальных ценностей. К примеру, «туфли женские», «сандалии мужские». В четвертой графе обязательно вносится код или номенклатурный номер товара. В пятой графе необходимо внести код по ОКЕИ (Общероссийскому классификатору единиц измерения), а в шестой – наименование товара. В случае с обувью наименованием будет «пара». Седьмая графа формы ИНВ-3 посвящена цене товара в рублях с копейками. Восьмая и девятая графа формы посвящены инвентарному номеру и номеру паспорта товара (если таковые имеются). В десятую графу члены инвентаризационной комиссии вносят точную информацию о фактическом наличии товаров – о его количестве (штучно), а в 11 графу вносится информация об общей стоимости товара – количество единиц, умноженное на стоимость за штуку. В 12 и 13 графе формы ИНВ-3 вносится информация о товаре по данных бухгалтерского учета – количество поштучно и общая сумма в рублях.
  5. После того, как опись определенного вида товаров завершена, незаполненные строки прочеркиваются буквой «Z» на все графы.
  6. Внизу, в строке «Итого» вносится общее количество единиц обуви, которое есть в фактическом наличии организации, затем – общая стоимость всех единиц пар обуви. Следом за фактическим наличием в графе «Итого» идет наличие товаров по данным бухгалтерского учета. Здесь также приводится информация о том, сколько должно быть всего единиц пар обуви в организации и их общую стоимость, согласно документам.
  7. После таблицы на 2 и 3 страницах формы ИНВ-3, на 4 странице идет раздел «Итого по описи» где в строки «Количество порядковых номеров», «Общее количество единиц фактически» и «На сумму фактически» прописью вносится вся полученная информация по итогам подсчета.
  8. Далее идет отметка о верности подсчетов, где под формулировкой «Все цены, подсчеты итогов по строкам, страницам и в целом по инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей проверены» должны расписаться председатель инвентаризационной комиссии и все ее члены.
  9. Далее под формулировкой: «Все товарно-материальные ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи с №___ по №____, комиссией проверены в натуре в моем (нашем) присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею (не имеем). Товарно-материальные ценности, перечисленные в описи, находятся на моем (нашем) ответственном хранении» должны идти подписи лиц, ответственных за сохранность товарно-материальных ценностей.
  10. В подразделе «Указанные в настоящей описи данные и расчеты проверил» расписывается и ставит дату проверки или бухгалтер организации, или ее руководитель.

Другие материалы по теме:

Унифицированные печатные формы и бланки документов (более 200 бланков и форм)
Новый журнал учета продаж алкоголя в 2016 году
Внеплановая проверка Роспотребнадзора. Как подготовиться к проверке

Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг.

  • Торговый и складской учет
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)



Ваша персональная подборка
    Рекомендации по теме
    Живое общение с редакцией

    Сервисы для бизнеса

    Бизнес.Ру Торговля и Склад
    Облачный сервис
    Торговля - Склад - CRM

    Бизнес.Ру Розница
    Умная облачная онлайн-касса для магазинов и сетей

    Бизнес.Ру E-Commerce
    CRM для интернет-магазинов. Заказы - Поставщики - Склад

    Бизнес.Ру Эвотор
    Управление торговлей и складом для терминалов Эвотор

    Бизнес.Ру Онлайн-Чеки
    Онлайн-касса для интернет-магазинов и веб-сервисов 54-ФЗ


    Рассылка

    © 2016 Business.ru – интернет-издание об эффективности вашего бизнеса

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции Business.ru. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность по законодательству РФ.

    

    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!
    Это бесплатно и займет всего минуту.

    Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Получайте свежие материалы и новости ритейла на вашу почту.
    Только актуальная информация и тематические новости по торговле. Без спама!