Торговля и Склад онлайн
Попробовать бесплатно

Инвентаризация в магазине в 2016 году: сроки, требования, порядок проведения

3902
Инвентаризация в магазине в 2016 году: сроки, требования, порядок проведения
Необходимость проведения инвентаризации в организации закрепляет статья 26 Приказа министерства финансов Российской Федерации от 29 июля 1998 г. N34н «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», а вот порядок проведения инвентаризации регламентируют соответствующие «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», утвержденные приказом Министерства финансов РФ №49 от 13.06.1995 года. В серии наших материалов, посвященных инвентаризации в магазине, мы рассмотрим сроки, требования, правила и порядок проведения данной процедуры, правильность заполнения документации, актов, ведения учета товаров.

Содержание:
1. Общие правила проведения инвентаризации
2. Порядок проведения инвентаризации: пошаговая инструкция

Общие правила проведения инвентаризации

Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; а также проверка полноты отражения в учете обязательств.

Как известно, решение о проведении инвентаризации принимается руководителем, но есть и особые случаи, когда проведение данной процедуры является обязательным. Это, согласно Приказу №34-н:

  1. В случае передачи имущества организации в аренду, его выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия, а также при реорганизации или ликвидации организации;
  2. Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (в том случае, если инвентаризация имущества проходила не ранее 1 октября отчетного года) при смене материально ответственных лиц;
  3. В случае выявления фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  4. В случае тех или иных чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями и в других случаях.

Читайте также: Как провести инвентаризацию в магазине

Законодательно не закреплено в какие конретно сроки и с какой периодичностью должна проводиться инвентаризация в организации – это опять же решает сам руководитель предприятия. Именно он приказом по компании должен определить, когда должна проводиться инвентаризаиця, утвердить перечень имущества для проведения данной процедуры – это может быть полная проверка всех товаров или выборочная. Порядок проведения инвентаризации закрепляется в уставе и в учетной политики фирмы, который затем нужно неукоснительно соблюдать, а вот менять по своему желанию порядок проведения данной процедуры уже не получится.

Плановые инвентаризации товарно-материальных ценностей в магазине могут проходить в любой удобный день и с любой периодичностью – при необходимости даже еженедельно. Но, по словам руководителей организаций, наиболее целефообразно проводить инвентаризации первого числа месяца – это удобно с точки зрения ведения бухгалтерской отчетности (именно первого числа месяца выводится сальдо по счетам бухучета) и отпадает необходиомсть расчета промежуточных итогов оборота товаров и сальдо.

Читайте также: Как заполнить приказ о проведении инвентаризации

Но есть и еще один вид инвентаризаций – внеплановые. Они, как правило, проводятся внезапно для работников организации торговли и тем самым позволяют наиболее точно проанализировать процесс прибытия и убытия товаров, оценить его сохранность и компетентоность материально ответственных лиц вашего предприятия. Также специалисты считают правильным проведение внеплановых инвентаризаций товарно-материальных ценностей в случаях:

  • когда были выялены определнные нарушения в ходе приемки, хранения, учета и реализации товарно-материальных ценностей;
  • когда на работу принимаются новые материально ответственные лица и необходимо проверить качество их работы, компетентность и честность;
  • когда запасы товарно-материальных ценностей резко возрастают по тем или иным причнам.

Читайте также: Порядок проведения инвентаризации на складе

В ходе сплошной инвентаризации проверяется:

  • имущество, которое является собственностью организации;
  • имущество, которое находится в организации на отвтетственном хранении;
  • имущество, взятое в аренду;
  • имущество, полченное для последующей переработки;
  • готовая продукция;
  • имущество, которое не было учтено.

Если в компании в наличии большая номенклатура товарно-материальных ценностей, то помимо сплошной инвентраизации могут проводиться выборочные инвентаризации. В рамках них проверяется:

  • определенная часть имущества организации, отделенная по каким-либо принципам (в магазине, например,  только продовльственные товары или непродовольственные);
  • товары, ответственность за которые ведет определенное материально ответственное лицо;
  • товары, находящиеся в определенном месте (в торговом зале, на складе, в офисе организации, в одном из ее филиалов).

Таким образом, по решению руководства организации и в зависимости от ее величины, а также видов деятельности может проводиться неограниченное количество инвентаризаций.

Читайте также: Излишки и недостачи при инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации: пошаговая инструкция

В первую очередь необходимо помнить о том, что результаты инвентаризации могут быть признаны только в том случае, если процедура ее проведения соблюдена согласно утвержденным правилам. Существует ряд документов, обязательных для заполнения в ходе инвентаризации, а также ряд ключевых моментов, которые должны соблюдаться в организации в рамках данной процедуры. Рассмотрим порядок проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей.

Название процедуры

Описание процедуры

I Этап проведения инвентаризации. Подготовительный

1

Определиться с датой проведения инвентаризации

Назначить день для проведения сплошной, выборочной, плановой или внеплановой инвентаризации – процедура может занять от нескольких часов до нескольких дней. Чаще всего выбирают даты и время, когда торговые точки наименее загружены или могут быть закрыты при минимальных потерях.

2

Подготовка приказа о проведении инвентаризации

Приказ по предприятию о проведении инвентаризации составляется по форме ИНВ-22 за подписью руководителя. В документе указываются дата начала процедуры, конкретные сроки ее проведения, предмет и причины инвентаризации, ответственные лица, должности членов инвентаризационной комиссии магазина, ее состав.

3

Создание инвентаризационной комиссии

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.  При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Если в организации есть ревизионная комиссия, то проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

4

Допускается разработка определенных внутренних документов

Это, к примеру, правила и последовательность дейтсвий инвентаризационной комисси при проведении проверки; порядок действий в случае возникнования определенных претензий к работе и отдельным членам инвентаризационной комиссии; формы документов и актов для оформления результатов процедуры.

5

Получение инвентаризационной комиссией приходных и расходных документов

До начала проверки инвентаризационная комисия должна получить приходные и расходные документы организации или отчеты о движении ТМЦ – последние документы, на момент проведения процедуры. Документы при получении визирует председатель инвеноаризационной комиссии.

6

Опломбировка помещений и проверка исправности приборов

Перед проведением инвентаризации комисиия должна опломбировать склад, места хранения ценностей, подсобные помещения, подвалы, чтобы не допустить присутствие посторонних лиц и исключить возможность подлога. Также в обязанности инвентаризационной комиссии входит проверка исправности приборов для измерения веса товаров, точности показаний приборов.

7

Отменить прием и выдачу товаров в ходе проведения инвентаризации

Принимать или продавать товары до тех пор пока не будет окончен процесс инвентаризации не разрешается.

8

Расписки материально-ответственных лиц

Перед началом инвентаризации материально-ответстенные лица должны дать расписки, в которых указываются: факт и момент сдачи всех расходно-приходных документов в бухгалтерию, факты оприходования ценностей, поступивших под ответственность лиц, факты списания выбывших ценностей.

9

Подготовка к инвентаризации товарно-материальных ценностей

Для удобства подсчета количества товаров перед проведением инвентаризации его необходимо подготовить или в присутствии инвентаризационной комиссии или заблаговременно: сгрупппировать по наименованиям, размерам, сортам, видам товаров.

10

Подготовка документации для проведения инвентаризации

Среди обязательных документов – инвентаризационная опись товароматериальных ценностей по форме ИНВ-3, сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19, акты инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути (форма ИНВ-6), инвентаризационная опись товароматериальных ценностей, которые были приняты на ответственное хранение (форма ИНВ-5) и акт о списании товаров по форме ТОРГ-16. Все данные формы необходимо подготовить, чтобы их можно было заполнить в ходе или после проведения инвентаризации.

11

Составление товарной схемы магазина

Данная схема значительно упростит процесс проведения инвентаризации, так как будет наглядно иллюстрировать полный перечень товаров и его расположение в торговой точке или на складе.

II Этап проведения инвентаризации. Опись товаров

12

Осуществление инвентаризации

Когда комиссия осуществляет инвентаризацию, в ее обязанности входит: пересчет, измерение, взвешивание, опись всех товаров или имущества организации. Подсчитывать необходимо все товары и все материальные ценности, а наличие или отстутсвие имущества должны подтверждать материально ответственные лица – опись ведется в их присутствии. Задача комиссии – наиболее полно внести всю информацию о товарах и инвентаризационные описи и акты.

13

Составление инвентаризационных описей и актов

Члены комиссии должны проверяют количество, качество товара, его срок годности, отсутствие бракованной продукции, соответствие нормам хранения. Все результаты в обязательном порядке заносятся в опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3. Все описи и акты о фактическом наличии товаров необходимо заполнять в двух экземплярах – один в последствии отдается бухгалтеру, а второй – для ознакомления материально ответственному лицу. Для имущества, которое оставлено на хранении в организации или взятое в аренду описи должны оформляться отдельно. Товары в опись заносятся по каждому отдельному наименованию, с указанием всех необходимых данных, начиная от названия, заканчивая артикулом. Все товары должны быть подсчитаны правильно и занесены в описи только один раз.

14

Подтверждение документов лицами, производившими проверку

После того, как опись товаров будет окончена, а документы и описи проверены на точность заполнения, все лица, производившие проверку, а также материально-ответственные лица, должны раписаться на последней странице описи. Также материально-ответственные лица дают подтверждение(расписку), что подтверждают правильность и законность осуществления инвентаризации в их присутствии, согласны с ее итогами и претензий к работе членов комиссии не имеют.

III Этап проведения инвентаризации. Сопоставление и анализ полученных данных

15

Сверка фаткических данных о количестве товаров с учетными

Сверкой фаткических данных о количестве товаров с учетными в организации занимаются бухгалтеры. Но в первую очередь они проверяют правильность заполнения документов и проведения подсчетов в ходе инвентаризации. Они получают от инвентаризационной комиссии описи и акты и начинают анализ данных, заполняя так называемые «сличительные ведомости». То есть, в случае несоответствия фактического наличия товара с его учетными данными, составляется «Сличительная ведомость» по форме ИНВ-19. Также оформляются документы по форме ИНВ-6 (заполняется в случае, если товары не доставлены в точку продаж), ИНВ-5 (документ необходимо заполнить, если та или иная продукция хранится на других складах или точках) или документ по форме ТОРГ-15  - акт о порче, бое товара или ТОРГ-16  - акт о списании товаров. Все полученные в ходе сверки результатов цифры бухгалтер вносит в ведомость учета результатов инвентаризации по форме ИНВ-26. В нем отображаются данные об испорченных товарах, пересортице, излишках, недостачах и другая информация. Сличительные ведомости заполняются бухгалтерами в двух экземплярах, один из которых передается для ознакомления материально ответственному лицу, а второй остается в бухгалтерии. Также материально ответственным лицам передается справка о результатах инвентаризации и копия инвентаризационной описи.

16

Проверка учетности товаров

Помимо заполнения документов и сверкой фактических данных, бухгалтеры одновременно должны проверять качество учета твоарно-материальных ценностей: вся ли продукция числятся в учете, все ли товары оприходованы, списаны и также затем учтены.

17

Издание приказа по результатам инвентаризации

По результатам инвентаризации о ее итогах должен быть выпущен приказ по организации: выявленных недостачах, а также мерах, которые руководитель предприятия собирается принять в отношении виновных лиц. Зачастую директор предприятия по фактам недосдачи и порчи имущества решает провести проверку, установить виновников и определить меры по возмещению ущерба. Также итоги инвентаризации в обязательном порядке отображаются в бухгалтерском учете предприятия.

IV Этап проведения инвентаризации. Использование  полученных данных

18

Выявление причин недостач или излишков

Если по итогам проведения инвентаризации на предприятии выявляется значительное количество недосдач товаров или излишек, основных причин этому может быть две. Это или неправильное ведение учета в организации – это повод для руководителя организации пересмотреть систему учета товаров. Вторая причина – это виновные действия сотрудников организации. Как известно, на предприятиях торговли не исключены случаи хищения товаров, а значит значительные недостачи – это повод задуматься над квалификацией и компетенцией материально ответственных лиц организации и честности продавов. После получения неудовлетворительных итогов данной процедуры зачастую руководители фирм принимают управленческие и кадровые решения и меры воздействия к виновным лицам.

19

Отражение излишков и недостач в бухгалетрской отчетности

Выявленные в результате инвентаризации излишки имущества принимаются к учету, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации. Недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц.

20

Принятие мер воздействия к виновным лицам

Недостачи можно возместить за счет материально-ответственного лица в том случае, если с ним заключен договор о полной материальной ответственности. Также возможно увольнение работника по статье 87 ТК РФ «В связи с утратой доверия». Крайней мерой в отношении материально-ответственного лица может быть возбуждение уголовного дела – зачастую в случае значительных недостач.

Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг.

  • Торговый и складской учет
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)



Ваша персональная подборка
    Рекомендации по теме
    Живое общение с редакцией

    Сервисы для бизнеса

    Бизнес.Ру Торговля и Склад
    Облачный сервис
    Торговля - Склад - CRM

    Бизнес.Ру Розница
    Умная облачная онлайн-касса для магазинов и сетей

    Бизнес.Ру E-Commerce
    CRM для интернет-магазинов. Заказы - Поставщики - Склад

    Бизнес.Ру Эвотор
    Управление торговлей и складом для терминалов Эвотор

    Бизнес.Ру Онлайн-Чеки
    Онлайн-касса для интернет-магазинов и веб-сервисов 54-ФЗ


    Рассылка

    © 2016 Business.ru – интернет-издание об эффективности вашего бизнеса

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции Business.ru. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность по законодательству РФ.

    

    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!
    Это бесплатно и займет всего минуту.

    Вы получите доступ к уникальному контенту, который закрыт для незарегистрированных пользователей!

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    ×
    Получайте свежие материалы и новости ритейла на вашу почту.
    Только актуальная информация и тематические новости по торговле. Без спама!