Торговля и Склад онлайн
Попробовать бесплатно

Управление дебиторской задолженностью

1242
Управление дебиторской задолженностью
Управление дебиторской задолженностью предполагает не только правильный учет и своевременное списание дебиторской задолженности. Прежде всего, работа с дебиторской задолженностью направлена на ее своевременное взыскание, чтобы просроченная задолженность по договору не портила вашу финансовую карму. При этом дебиторская задолженность бывает не только внешняя, но и внутрикорпоративная. Не упустить из виду важные детали поможет эта статья.

Содержание:

1. Учет дебиторской задолженности
2. Работа с дебиторской задолженностью
3. Взыскание просроченной дебиторской задолженности
4. Погашение дебиторской задолженности внутри компании
5. Списание дебиторской задолженности - безнадежная задолженность

Учет дебиторской задолженности

Управление дебиторской задолженностью – это необходимый инструмент регулирования финансового положения компании и неотъемлемая часть взаимоотношений с контрагентами. Снижение дебиторской задолженности – ваша важная задача, поскольку такие меры увеличивают оборачиваемость средств. Уменьшая объемы дебиторки, ваш бизнес работает на себя, а не спонсирует должников.

Дебиторская задолженность подразделяется на текущую и просроченную. Текущая дебиторская задолженность представляет собой суммы, срок выплаты которых должником еще не наступил. Эту группу долгов контролировать и взыскивать проще всего. Нужно только своевременно отслеживать сроки выплат по договорам и напоминать контрагенту о погашении задолженности. В этом поможет программа автоматизации, где данные о расчетах с каждым контрагентом собраны на отдельной странице, а на главной странице выводится общая информация о финансовом состоянии компании с необходимой детализацией расчетов по группам. Напомнить ответственным сотрудникам о необходимости взыскания дебиторской задолженности с контрагента тоже удобно через программу автоматизации. Вы контролируете не весь процесс детально, а лишь ключевые точки, экономя свое время.

Просроченной дебиторская задолженность становится, если вы не организовали учет дебиторской задолженности правильно или если ваши контрагенты оказались недобросовестными. В свою очередь, просроченная дебиторка делится на:

  • ожидаемую к погашению;
  • сомнительную;
  • безнадежную.

Работа с дебиторской задолженностью

Если вы согласовали с проблемным контрагентом условия погашения просроченной дебиторской задолженности, ее можно считать ожидаемой. При этом предполагается, что у должника есть возможность все-таки выполнить свои обязательства.

Сомнительная дебиторская задолженность – это долг, не обеспеченный ни дополнительными договоренностями, ни третьими лицами (поручителями или банковской гарантией). Такая задолженность считается реальной к взысканию в течение срока исковой давности. В общем случае он составляет три года, если иное не предусмотрено договором. По истечении этого срока долг переходит в категорию безнадежной дебиторской задолженности. Срок исковой давности прерывается, если должник признает свои обязательства – например, начинает выплаты или переговоры с кредитором о реструктуризации задолженности.

Как уже отмечалось, в первую очередь нужно контролировать погашение текущей дебиторской задолженности. Это нормальная составляющая взаиморасчетов, и ее нужно предусмотреть в рамках обычных операций и служебных обязанностей сотрудников. Если эта часть работы с должниками у вас отлажена с помощью программы автоматизации, возникновения просроченной задолженности и связанных с ней проблем, возможно, удастся вообще избежать.

Взыскание просроченной дебиторской задолженности

Взыскание просроченной дебиторки – это всегда дополнительные, незапланированные расходы для компании. Ведь при заключении договоров вы ориентируетесь на возвращение ваших денег в срок. Нарушение этих сроков означает ваши потери – в том числе, от снижения оборотов. Безнадежная дебиторская задолженность – это ваши прямые финансовые убытки.

При работе с просроченной дебиторской задолженностью принимайте во внимание:

  • реальность погашения задолженности;
  • размер долга;
  • общий характер взаимоотношений с должником;
  • усилия и средства, требуемые для взыскания дебиторской задолженности.

Затраты на взыскание дебиторской задолженности – это, прежде всего, стоимость рабочего времени (вашего и ваших сотрудников), которое нужно потратить на выбивание долга. Оценивайте это время не только напрямую по суммам оплаты труда, но и в терминах упущенной выгоды. Например, вы потеряли час на попытку получить трехрублевый долг, а могли бы посвятить его получению сторублевой прибыли.

Можно применить финансовый критерий и при оценке необходимости взыскания долгов через суд. Иногда судиться бывает дольше и дороже, чем просто забыть о долге. Если вы прибегаете к услугам коллекторов, тоже посчитайте, не обойдутся ли вам их усилия дороже, чем вся сумма взыскиваемой задолженности.

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы. Подробнее о программе >>

Если просроченная дебиторская задолженность образовалась в расчетах с постоянным клиентом, в первую очередь выясните ее причины. Разовые затруднения, вызванные форс-мажорными обстоятельствами, простительны. Систематические неплатежи потребуют изменения статуса контрагента в вашей системе скидок и надбавок – то есть, проще говоря, пересмотра условий сотрудничества.

Приоритеты во взыскании просроченной дебиторской задолженности по разовым контрактам будут зависеть от размера и характера долга. Маленькие и практически нереальные к взысканию долги дешевле будет оставить без внимания, а основные усилия лучше бросить на получение крупных сумм ожидаемой задолженности. Правда, вам придется доказать налоговикам, что вы предприняли меры по снижению дебиторской задолженности. Иначе они могут не позволить вам списать убытки. Один из вариантов работы с дебиторкой – это продажа дебиторской задолженности.

Погашение дебиторской задолженности внутри компании

Помимо задолженности по договорам, нужно контролировать:

  • объемы ущерба от растрат и хищений;
  • недостачи;
  • своевременно не возвращенные сотрудниками в кассу подотчетные средства.

Эти суммы также входят в состав дебиторской задолженности. Поэтому работа с дебиторской задолженностью организации должна включать и меры, направленные на уменьшение долгов такого рода. Контролировать своих сотрудников легче, чем стороннюю компанию-должника. А снижение дебиторской задолженности, вызванной действиями работников, благоприятно повлияет на общие финансовые показатели компании.

Программа автоматизации поможет наладить финансовую дисциплину. Прежде всего, проводите периодические инвентаризации – на складе, в магазине, инвентаризации других активов и обязательств. Для эффективного управления дебиторской задолженностью разных видов предусмотрите в учетной политике организации более частые инвентаризации, чем обязательная ежегодная. Плановые проверки с корректным обновлением информации в программе автоматизации помогут контролировать остатки на складе и расчеты с подотчетными лицами проще, дешевле и комфортнее для сотрудников, чем внеплановые.

Недостачи по результатам инвентаризации уменьшатся, если за каждый участок и каждую операцию назначить ответственного, который организует процесс и обновляет данные в программе автоматизации. Повысится добросовестность и внимательность работников – а значит, снизятся риски растрат, хищений, порчи товара. Таким образом, вы минимизируете дебиторскую задолженность, образующуюся в результате потерь.

Кроме того, прямо в программе автоматизации контролируйте выполнение сотрудникам поставленных задач – в том числе, отчеты по полученным на руки деньгам. При этом контролировать можно не только подотчетное лицо, но и бухгалтера, который обязан следить за состоянием расчетов и вовремя взыскивать дебиторскую задолженность с работников. Естественно, в программе автоматизации должна своевременно отражаться информация о каждой подотчетной сумме с указанием получателя, целей и сроков отчетности. Иначе корректный учет внутренних расчетов невозможен.

Списание дебиторской задолженности - безнадежная задолженность

Безнадежная (нереальная к взысканию) дебиторская задолженность списывается на внереализационные расходы. Списание дебиторской задолженности возможно:

  • по истечении срока исковой давности;
  • по обстоятельствам непреодолимой силы, мешающим выплате долга;
  • в случае ликвидации юрлица-должника (или смерти физлица) – если не назначен правопреемник, который будет отвечать по его долгам.

Для списания безнадежной дебиторской задолженности нужен определенный набор документов:

  • подтверждающие ее возникновение первичные документы;
  • инвентаризационная опись расчетов;
  • оправдательные документы, из которых ясна нереальность долга к взысканию;
  • бухгалтерская справка;
  • внутренние документы компании, обосновывающие списание долга (решение инвентаризационной комиссии с обоснованием и ваш приказ).

После списания дебиторской задолженности с баланса ведется забалансовый учет безнадежной задолженности в течение пяти лет. Если положение должника улучшится и долг можно будет взыскать, суммы задолженности опять переводятся на баланс. Также дебиторская задолженность вновь отражается в балансе, если компания вдруг получит сумму полной или частичной оплаты просроченной задолженности. Если никаких изменений не произойдет, через пять лет вашим приказом можно списать такую дебиторскую задолженность и с забалансового учета.

Смотрите также:

Анализ дебиторской задолженности
Расчет лимита остатка кассы
Управление кредиторской задолженностью

Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг

  • Торговый и складской учет
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)



Живое общение с редакцией



Рассылка

© 2016 Business.ru – интернет-издание об эффективности вашего бизнеса

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции Business.ru. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность по законодательству РФ.