text
Новый Бизнес.Ру

Как правильно составить деловое письмо

  • 14 июня 2018
  • 115780
Как правильно составить деловое письмо

Деловое (или официальное) письмо - незаменимый документ деловой переписки, с помощью которого осуществляется взаимодействие между участниками бизнес-процесса. В нашей статье расскажем как правильно составлять документ и приведем примеры.

Cодержание:  

1. Все виды и образцы деловых писем
2. Как написать деловое письмо
3. Пример и структура делового письма



Не забывайте о возможности больше времени уделять бизнесу, передав часть рутинных функций на аутсорс.


Все виды и образцы деловых писем

С помощью деловых писем решаются организационные, коммерческие, снабженческие, юридические и многие другие вопросы.

Стиль делового письма отличается лаконичностью, строгостью, ясностью, простотой и чёткостью формулировок, использованием экономической, юридической и другой соответствующей терминологии.

как написать деловое письмо

Письма также могут делиться: 

  • на обычные и циркулярные (от одного адресанта нескольким получателям);
  • регламентированные (используются в стандартных экономических ситуациях, составляются по определенному образцу);
  • нерегламентированные (которые пишутся в свободной форме).

 Полный список актуальных бланков документов на 2018 год>>>

Как написать деловое письмо

деловое письмо образецФорма делового письма не так жёстко регламентирована, как, например бланки первичной документации или различные договора, но всё же имеет определённую структуру и содержит несколько обязательных пунктов. 

На заметку. Правильно оформить бухгалтерскую и налоговую документацию можно здесь

Многие из деловых писем имеют юридическую силу и в качестве доказательств используются в судах.

Как и другие бланки делового документооборота, официальные письма регистрируются и хранятся в организациях в папках входящей и исходящей корреспонденции.

Комментарий эксперта

Если вовремя не оплатите услуги или товары, исполнитель или продавец имеет право запросить гарантийное письмо. Составьте его на фирменном бланке компании или на обычной бумаге. Обязательно укажите реквизиты документа, который подтверждает задолженность, например договора, накладной, акта приемки. В письме обозначьте конкретную дату погашения задолженности. Укажите, что за нарушение срока заплатите пени в том размере, который прописан в договоре. Отправьте гарантийное письмо любым удобным способом.

Хотите легко ориентироваться в заполнении разного рода документации? В базе Бизнес.Ру большой перечень документов, форм и бланков. Здесь вы сможете найти необходимый документ и подробную инструкцию по его заполнению.
Попробуйте заполнять документы с Бизнес.Ру прямо сейчас>>>

Как написать деловое письмо. Пошаговая инструкция. Видео

Пример и структура делового письма

Пример делового письма: 

образец делового письма

Будьте подкованными в оформлении официальной документации вместе с Бизнес.Ру. Здесь вы найдете большой перечень документов, форм и бланков, а главное подробную инструкцию по их заполнению.
Попробуйте заполнять документы с Бизнес.Ру прямо сейчас>>>

Структура делового письма имеет общие для всех деловых писем черты:

  • реквизиты отправителя (как правило, для удобства оформления и представительности);
  • наименование организации-адресата, должность и ФИО ответственного лица, на имя которого отправляется письмо;
  • номер письма (исходящий/входящий - если необходима регистрация) и дата его получения/отправления;
  • заголовок письма (кратко обозначенная его тема - запрос, предложение, претензия и т.п.);
  • обращение к адресату, желательно, по имени-отчеству («Уважаемый Петр Петрович!» и т.д.);
  • вступительная часть, в которой описывается причина оформления официального письма, или его цель («Согласно вашему предложению...», «В целях скорейшего решения вопроса...», «Исходя их пунктов договора №...», «Доводим до вашего сведения...» и т.п.)
  • основное содержание письма, в которой подробно, лучше всего по пунктам, излагается суть проблемы, способы её решения, подробности дела, предложения, пожелания, и прочее.
  • заключительная вежливая фраза, выражающая, например, надежду на дальнейшее сотрудничество, на взаимопонимание, на скорейшее разрешение конфликта и т.д.
  • заверяющие письмо данные отправителя - его должность, подпись и её расшифровка (ФИО).

Письма также могут сопровождаться различными поясняющими документами: копиями счетов, фотографиями, другими подтверждающими содержание письма документами.

Читайте также, как правильно составлять официальные письма: 

  1. Как написать коммерческое предложение 
  2. Как написать комерческое предложение на поставку товара 
  3. Полный список актуальных бланков документов на 2018 год
  4. Особенности оформления генеральной доверенности
  5. Как написать гарантийное письмо о задолженности
     

Правильно составить бухгалтерскую документацию поможет сервис Главбух Ассистент. Попробуйте - первый месяц бесплатно. 

Не забывайте о возможности больше времени уделять бизнесу, передав часть рутинных функций на аутсорс.


Остались вопросы по теме статьи?

Задайте вопрос эксперту:


Задать вопрос


Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг.

  • Торговый и складской учет
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)

Рекомендации по теме
Мы в соцсетях
×
Требуется регистрация

Зарегистрируйтесь и получайте ответы от экспертов бесплатно

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Для скачивания бланка необходимо зарегистрироваться!
Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачивать все бланки без ограничений, а также читать все статьи и получить доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Бухгалтерский аутсорсинг от создателей журнала «Главбух» — Ваш учет будет вести гуру бухгалтерии!

Посмотреть цены Оптимизировать налоги

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.