Торговля и Склад онлайн
Попробовать бесплатно

Как провести инвентаризацию в магазине

9032
Как провести инвентаризацию в магазине
Инвентаризация в магазине – процедура трудоемкая, ответственная и обязательная. Чтобы получить верные данные по итогам ее проведения, необходимо четко следовать требованиям регламента. Придерживаясь наших советов, каждый предприниматель сможет правильно провести ревизию товаров и, на основе полученных данных, усовершенствовать работу магазина в дальнейшем.

Содержание:

1. Инвентаризация в магазине
2. Шаг 1. Готовим документацию к инвентаризации магазина
3. Шаг 2. Подготовка к проведению инвентаризации в магазине
4. Шаг 3. Ход инвентаризации в магазине
5. Шаг 4. Анализ результатов инвентаризации магазина
6. Шаг 5. Что делать с излишками и недостачами

Инвентаризация в магазине

Начнем с того, что правила проведения инвентаризации регламентированы законодательством нашей страны: Министерством финансов РФ утверждены соответствующие Методические указания. С ними необходимо ознакомиться тем руководителям, которые проводят инвентаризацию впервые. Именно инвентаризация поможет вам узнать реальное количество товара в вашем магазине и сверить его с данными товарного учета. Расхождения неизбежны по разным причинам. Опытные владельцы магазинов знают, что проведение инвентаризации в магазине не только необходимость, а хорошая возможность контролировать сохранность товарно-материальных ценностей. На основе итогов инвентаризации, руководитель сможет провести анализ и сделать выводы о том, спрос на какие товары высок, а какие «залеживаются» надолго, существуют ли факты недостачи или наличие излишек, не исключена ли вероятность хищения продукции или поставки бракованных товаров. Учитывая все эти факторы, вы сможете усовершенствовать работу вашего ИП или ООО.

Как правило, полная инвентаризация проводится ежемесячно или раз в полгода – так как это действительно длительный процесс, но также существует необходимость проведения внеплановых инвентаризаций или выборочных ревизий по группам товаров. В продуктовых магазинах такой учет может проходить еженедельно. Даты проведения инвентаризаций, сроки и их количество устанавливает руководитель организации.

Читайте также: Инвентаризация товаров - порядок, сроки, необходимые документы

Шаг 1. Готовим документацию к инвентаризации магазина

В первую очередь, проведение инвентаризации в магазине требует подготовки определенной документации. И первый документ в этой череде – это приказ по предприятию по форме ИНВ-22 за подписью руководителя. С правилами заполнения данного документа вы можете ознакомиться в нашем материале. В нем указываются такие аспекты, как дата начала процедуры, ее сроки, предмет и причины инвентаризации, ответственные лица, должности членов инвентаризационной комиссии магазина.

Далее необходимо создать инвентаризационную комиссию. Как правило руководителем комиссии является директор магазина, а в ее составе должны числиться бухгалтер и материально-ответственные лица – продавцы, работники администрации, если таковые имеются –  всего не менее трех человек. Документ о составе комиссии необходимо довести до сведения и согласовать с каждым из ее членов.

Второй обязательный документ – инвентаризационная опись товароматериальных ценностей по форме ИНВ-3. В данный документ в графу «Фактическое наличие» будут заноситься все данные о товарах, а после окончания учета опись должна быть подписана каждым из членов комиссии.

Также в обязательном порядке подготовьте сличительную ведомость результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19. Данный документ необходим, если будут выявлены расхождения – в ведомость заносится информация о разнице между фактическим наличием товара в магазине и данными бухгалтерского учета. Сверку проводят, как правило, бухгалтеры на основе данных документ описи ТМЦ по форме ИНВ-3.

Также вам понадобятся акты инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути (форма ИНВ-6), инвентаризационная опись товароматериальных ценностей, которые были приняты на ответственное хранение (форма ИНВ-5) и акт о списании товаров по форме ТОРГ-16.

После того, как все документы будут заполнены и процедура учета будет окончена, необходимо издать приказ о результатах проведения инвентаризации. Параллельно с этим в специальной ведомости учета результатов инвентаризации по форме ИНВ-26 должны быть отражены все данные, о проведенных инвентаризациях за отчетный год. По итогам проведения инвентаризации руководитель может принять решение о взыскании ущерба с ответственных лиц.

Подготовьте приходно-расходные документы, на основе которых вы будете знать об операциях, которые были совершены с данными товарами. Это облегчит процедуру проведения инвентаризации магазина.

Шаг 2. Подготовка к проведению инвентаризации в магазине

Чем лучше вы подготовитесь в данному процессу, тем быстрее и успешнее пройдет инвентаризация в вашем магазине. При выборе даты и сроков ее проведения, необходимо учитывать, в какое время ваш магазин минимально загружен (ночью, если он круглосуточный, или, к примеру, рано утром) или назначить день, когда магазин (или отдел) можно будет закрыть на некоторое время с минимальными потерями. Это важно потому, что продажа или перемещение товара в ходе инвентаризации запрещена.

Вообще, инвентаризация, особенно внеплановая, должна быть организована с эффектом «внезапности» для продавцов. Это поможет исключить факты «подтасовок» результатов или неправильного подсчета. Также за несколько дней до инвентаризации исключите перемещение товаров из одной точки продаж в другую, нахождение покупателей и осуществление торговли во время проведения процедуры также не желательно.

Хорошим вариантом для упрощения проведения вашей инвентаризации будет составление товарной схемы магазина, где необходимо указать расположение продукции и её полный перечень. Разные группы товаров могут проверяться в разное время и с разной периодичностью.

Сейчас практически все товары, за редким исключением, имеют штрих-коды, что значительно экономит время при проведении инвентаризации. Работники просто считывают информацию при помощи специальных устройств в ходе приемки товара, его продажи или списания, а, следовательно, и процедуру инвентаризации проводить будет куда легче – снижается вероятность ошибок. Если же такой возможности нет, то подсчет при проведении инвентаризации необходимо выполнять вручную.

Шаг 3. Ход инвентаризации в магазине

Необходимо помнить о том, что в рамках проведения плановой инвентаризации члены комиссии должны проверять количество, качество товара, его срок годности, отсутствие бракованной продукции, соответствие нормам хранения. Все результаты в обязательном порядке заносятся в опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3. Ее необходимо будет составить в двух экземплярах. Первая будет направлена для дальнейшей подготовки сличительной ведомости бухгалтеру, а вторая – для ознакомления материально ответственному лицу. В описи фиксируются наименования ТМЦ, их характеристика, номенклатурный номер товаров, единицы измерений, код по Общероссийскому классификатору единиц измерения, инвентарный номер; в графе «Фактическое наличие» учитывается количество товара в магазине и общая стоимость за все его единицы, а в графу «По данным бухгалтерского учета» вносится соответствующее количество и общая сумма стоимости «по документам».

Проведение инвентаризации займет меньше времени, если при заполнении документов вы будете группировать товары по видам. При необходимости должно осуществляться его взвешивание, измерение, пересчет.

Удобство от автоматизации проведения плановой инвентаризации (к примеру, при помощи компьютерной программы «1С») очевидно: проверка пройдет быстрее, так как описи формируются за короткое время. Вы просто распечатаете документы о фактическом наличии товаров и можете быстро сверять по ним список продукции, которая осталась на складе или в наличии на витринах магазина.

При проведении инвентаризации «остатки» весового товара, все излишки продукции, расфасованные или неотраженные в документах товары также необходимо вносить в опись. По возможности лучше организовать «двойной» пересчёт товаров разными людьми – это исключит вероятность ошибок и обеспечит более высокую точность при подсчете в ходе инвентаризации.

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы. Подробнее о программе >>

После окончания инвентаризации удостоверьтесь:

- что количество товарных единиц равно количеству артикулов (например, при сканировании штрих-кодов);

-  что подсчет проведен правильно и каждый из видов товара был учтен в документации только один раз.

После этого акт инвентаризации должен быть заверен всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Далее за дело берутся бухгалтеры и начинают сверку фактических данных, полученных в рамках проведения ревизии, с учетными.

Шаг 4. Анализ результатов инвентаризации магазина

Анализ результатов проведенной инвентаризации значительно облегчает использование электронных программ. Все фактические данные вносятся в систему, которая сама сравнивает их с учетными показателями и выдает результат. При отсутствии возможностей электронного учета, подсчетом и сравнением занимаются бухгалтеры или сам руководитель магазина. В случае несоответствия фактического наличия товара с его учетными данными, составляется «Сличительная ведомость» по форме ИНВ-19. Также оформляются документы по форме ИНВ-6 (заполняется в случае, если товары не доставлены в точку продаж), ИНВ-5 (документ необходимо заполнить, если та или иная продукция хранится на других складах или точках), ТОРГ-15 (акт о порче, бое товара), ТОРГ-16 (акт о списании товаров).

Также все полученные в ходе сверки цифры необходимо внести в ведомость учета результатов ИНВ-26. В документе фиксируются пересортица (когда по документам числится один вид товара, а в наличии остался другой), излишки, недостачи, испорченные товары и другие отклонения. На основе полученных данных руководитель организации принимает решение. К примеру, товарные потери в пределах норм естественной убыли могут списываться на издержки обращения магазина, а потери сверх норм естественной убыли можно взыскать с виновных лиц. По итогам проведения инвентаризации необходимо выпустить приказ о ее результатах.

Читайте также: Списываем товар после инвентаризации

Шаг 5. Что делать с излишками и недостачами

О том, что делать с излишками и недостачами, выявленных после проведения инвентаризации читайте в этом материале

По возможности, недостачи можно списывать, относить их к нормам естественной убыли. Но и наличие излишек не должно радовать владельца магазина – они могут облагаться налогом на прибыль, и тогда вам придется платить за товар дважды – и государству, и поставщику. В целом же, при наличии значительного количества излишек или недостач после проведения плановой инвентаризации, стоит задуматься над усовершенствованием системы учета товаров в вашем магазине, например, автоматизировать ее, проверить квалификацию продавцов или даже прибегнуть к мерам воздействия на работников.

Мы помним, что среди основных целей проведения инвентаризации – выявление фактического наличия товара, а затем сопоставление и сверка расхождений полученной информации с данными бухгалтерского учета фирмы. Все полученные в ходе инвентаризации данные грамотный руководитель сможет проанализировать и правильно их использовать при планировании дальнейшей работы магазина.

Смотрите также:

Заполняем приказ о проведении инвентаризации правильно
Правила проведения инвентаризации склада
Излишки и недостачи при инвентаризации
Как правильно провести инвентаризацию расчетов с контрагентами
 

Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг

  • Торговый и складской учет
  • Интеграция с фискальными регистраторами
  • CRM, заказы и сделки
  • Печать первичных документов
  • Банк и касса, взаиморасчеты
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Интеграция со службами доставки
  • Интеграция с IP-телефонией
  • Email и SMS рассылка
  • КУДиР, налоговая декларация (УСН)



Живое общение с редакцией



Рассылка

© 2016 Business.ru – интернет-издание об эффективности вашего бизнеса

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции Business.ru. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность по законодательству РФ.