Финансовая страховка от бухгалтерских ошибок       Бесплатная регистрация ООО   |   ИП       4 способа сэкономить на налогах       CRM, Склад, Торговля, Аналитика в одном месте       Программа для учета в магазинах (54-ФЗ)
Новый Бизнес.Ру

Что такое электронная подпись и как её получить

3 декабря 2019
136
Средний балл: 0 из 5
Что такое электронная подпись и как её получить

Электронная подпись помогает упростить и ускорить документооборот. С её помощью можно сдавать онлайн-отчетность в налоговую, заверять документы и даже участвовать в электронных торгах. Как работает инструмент, и что необходимо для ее получения, расскажем в статье.

Электронная цифровая подпись (ЭП) - общее понятие

ЭП представляет собой электронный эквивалент личной подписи, обладающий полной юридической силой (ФЗ-№63  «Об электронной подписи»). 

Электронная подпись используется не только для того, чтобы подтвердить целостность и подлинность документа, но и чтобы  зафиксировать любые изменения, внесенные в документ после его подписания.

В каких сферах используется этот вид подписи:

  • при обмене сообщениями и документами внутри организации, а также во внешнем электронном документообороте с контрагентами;
  • для сдачи электронной отчетности в контролирующие госорганы, что дает возможность подавать документы удаленно;
  • для получения госуслуг;
  • как универсальный инструмент для участия в электронных аукционах, тендерах и торгах: торги по ФЗ-№44, ФЗ-№223, торги банкротств, коммерческие торги;
  • в арбитражных разбирательствах в качестве письменных доказательств, где рассматриваются электронные документы, подтвержденные ЭП.

Как выглядит электронная подпись

Электронная подпись - это значение, формирующееся специальной криптографической программой, которая в режиме онлайн генерирует сертифицированный ключ. На электронном носителе ЭП может выглядеть по-разному, в зависимости от установленного способа защиты. Способы защиты бывают следующие:

  1. Изображение в виде комбинации букв и цифр, которая на первый взгляд кажется произвольной. Но в действительности комбинация обозначает ключ, который написан в проверочном сертификате.

Электронная подпись

  1. Графическая картинка в виде обычного штампа, содержащего подпись и печать организации.

Электронная подпись

  1. Невидимая ЭП. Этот способ считается наиболее защищенным, так как нельзя увидеть ее наличие - подпись зрительно не определяется, а значит и подделать практически невозможно. Для подтверждения подписи в строке сообщений для документа отображается значок, указывающий на состояние подписи. 

Читаем по теме: Как сделать электронную подпись для Госуслуг, налоговой и почты России

Виды ЭП

ЭП, согласно ФЗ-№63, подразделяется на несколько видов, в зависимости от процесса формирования ЭП и области ее использования:

  • простая электронная подпись (ПЭП);
  • усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП);
  • усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Простая ЭП - наименее защищенный вариант электронной подписи, который подтверждает факт формирования ЭП конкретным лицом (ФЗ-№63). Используется ПЭП без подтверждения личности подписанта, когда услуги предоставляются в рамках оферты: сервисах онлайн-банкинга, онлайн-страхования, в области госуслуг для физ лиц, в сфере услуг связи и т.д. посредством использования кодов, логинов, паролей или иных средств.

Читаем по теме: Электронная подпись для ИП: зачем нужна и в чем преимущества

Неквалифицированная электронная подпись создается в виде уникальной последовательности символов, которые связаны между собой - это ключ электронной подписи и ключ ее проверки. Эта связка формируется путем использования средств криптографической защиты. С помощью НЭП можно установить лицо, подписавшее документ, а также выяснить, вносились ли какие-либо изменения в документ после его подписания.

НЭП используется для:

  • визирования внутренней документации компании: договоров, приказов, платежек;
  • для подписания документов с контрагентами;
  • при сотрудничестве с физлицами; 
  • предоставления электронных документов в арбитражный суд;
  • для участия в торгах, где не требуется КЭП.

Подпись оформляется в УЦ, который должен быть связан с той информационной системой, где будет использоваться ЭП. 

Усиленная квалифицированная электронная подпись обладает такими же характеристиками как НЭП, но для ее создания и проверки используются средства криптозащиты, которые сертифицированы ФСБ. Это обеспечивает максимальную степень защиты документа по сравнению с двумя предыдущими ЭП. Помимо этого, сертификаты КЭП выдаются только аккредитованными Минкомсвязью удостоверяющими центрами. Местонахождение ближайшего УЦ можно уточнить на сайте Госуслуг.

ФЗ-№63 устанавливает, что электронный документ, подписанный ПЭП и НЭП, признается равнозначным бумажному носителю при соблюдении обязательного условия. Между участниками электронного взаимодействия должно быть заключено соответствующее соглашение с обязательством соблюдать конфиденциальность и правила определения подписавшего лица, дающие понять, что подпись настоящая. 

Например, в соглашении стороны прописывают, что конкретный электронный адрес или телефон идентифицирует отправителя и равнозначен его собственноручной подписи. В отношении КЭП - необходимость заключения дополнительного соглашения не предусмотрена. 

КЭП относится к наиболее  «полновесному» виду электронных подписей. Именно такой вид подписи требуют госорганы для работы в своих личных кабинетах для подачи отчетов. И если для подписи документов разрешена НЭП, то также вы сможете использовать и КЭП.

Участники электронного взаимодействия вправе использовать любой тип ЭП, если законодательством РФ не установлено использование конкретной ЭП в зависимости от цели и задач при ее использовании. Например, электронный счет-фактура является документом для вычета НДС только тогда, когда он утвержден КЭП. 

Если вы боитесь запутаться в особенностях электронной подписи или сомневаетесь в законности использования того или иного вида ЭП, советуем обратиться за помощью к юристам. По этой ссылке вы можете получить бесплатную консультацию по юридическим и бухгалтерским вопросом, а также узнать много полезной информации - как экономить на налогах, решать проблемы с фискальными органами и оптимизировать документооборот. 

Какую подпись выбрать

Электронной подписью может воспользоваться как ИП, представитель юрлица (чаще всего директор), так и физлицо.

С помощью простой ЭП гражданин может подать заявление на оформление документов на сайте Госуслуг (например, загранпаспорта), получить информацию о штрафах ГИБДД или имеющихся налоговых задолженностях и т.д. То есть достаточно лишь зарегистрироваться на портале. За получение этой подписи платить не нужно.

На сайте Госуслуг есть несколько уровней учетной записи. Для стандартных и упрощенных уровней услуг достаточно ПЭП. Но для получения доступа ко всем услугам потребуется квалифицированная ЭП. Документы, сдаваемые в контролирующие органы, такие как ФНС, ПФР, ФСС, признаются имеющими юридическую силу, если подписаны усиленной КЭП. 

Для подачи электронной отчетности в ЕГАИС также потребуется квалифицированная электронная подпись для ООО, которые занимаются производством и продажей алкоголя.

Участники торгов используют КЭП, чтобы аккредитоваться на электронных торговых площадках и участвовать во всех электронных процедурах: открытых конкурсах, двухэтапных конкурсах, конкурсах с ограниченным участием, запросах котировок и т.д.

Для получения услуги на сайте ФНС через личный кабинет используется неквалифицированная электронная подпись документов. Подписанные НЭП электронные документы признаются равнозначными бумажному носителю, подписанными собственноручно налогоплательщиком. 

Получить ЭП можно бесплатно через «Личный кабинет» в разделе «Профиль». Ключ может хранится в компьютере пользователя либо в защищенном хранилище налоговой службы. Сертификат проверки ключа действует один год.

Нередко предпринимателям приходится оформлять несколько ЭП, подчиняясь требованиям разных госструктур, поскольку универсальной электронной подписи в России, подходящей для всех контролирующих органов, не существует.

Кто выдает электронную подпись

Выдачей сертификата ЭП занимаются удостоверяющие центры. Срок действия сертификата зависит от степени защиты информации, а также удостоверяющего центра, который оформляет сертификат. Как правило, срок действия устанавливается на один год.

Какие документы потребуются для оформления ЭП

Статус получателя

            Список документов

Физлицо

  • паспорт;
  • СНИЛС;
  • заявление на выдачу ЭП.

ИП

Те же документы, что и для физлица, а также регистрационный номер записи о госрегистрации в качестве ИП

Директор юрлица

  • паспорт;
  • СНИЛС;
  • заявление на ЭП;
  • ИНН заявителя;
  • Устав юрлица;
  • свид-ство о госрегистрации юрлиц;
  • свид-ство о постановке на учет в ФНС;
  • доверенность, если документы подает третье лицо.

Пошаговая инструкция получения ЭП

Шаг 1. Выбираем УЦ. У каждого УЦ своя форма бланка. Не помешает поинтересоваться наличием необходимой лицензии и аккредитации. Для оформления КЭП удостоверяющий центр должен иметь аккредитацию в Минкомсвязи.

Шаг 2. Заполняем заявление. В некоторых УЦ заявление при вводе данных заявителя заполняется автоматически. Его нужно только распечатать, проверить и подписать. Подписывается заявление синей ручкой. При дистанционной подаче после подписи документ снова сканируется и отправляется обратно в УЦ.

В течение одного дня с заявителем свяжется оператор и проконсультирует, какой комплект документов необходим для получения сертификата подписи.

Заявитель оплачивает счет и занимается сбором необходимых документов. Чтобы ускорить процесс оформления документов, их можно переслать по электронной почте. Однако не все сканы документов могут принять. Обратите внимание, что документы должны легко читаться, быть без разводов и размытых элементов, желательно в цветном изображении. 

Шаг 3. Забираем сертификат ЭП. Забирать ЭП придется лично. Оператор УЦ сверит данные паспорта с оригиналом и выдаст сертификат ЭП. Если лично забрать подпись не получается, то на основании доверенности получить ее сможет доверенное лицо. Это же касается получения ЭП за директора бухгалтером или заместителем. Доверенное лицо должно предоставить доверенность от компании, заверенную подписью и печатью уполномоченного лица.

Сотрудник УЦ запишет сертификат и ключи ЭП на сертифицированный электронный носитель - флеш-накопитель или электронную карту. Также в центре можно приобрести дополнительные средства криптозащиты информации.

В УЦ составляется заявка на выпуск КЭП. Данные внесенные в заявку регистрируются УЦ в ЕСИА (единая система идентификации и аутентификации) согласно п.5, ст.11 ФЗ-№63. 

Услуга получения ЭП платная. Для физлиц - средняя цена составляет тысячу рублей. Для юрлиц и ИП стоимость устанавливается УЦ и будет зависеть от области применения ЭП. Стандартная КЭП, которая дает возможность участвовать в госзакупках, сдавать отчеты и пользоваться сайтом госуслуг, стоит две-три тысячи рублей

Для сдачи бухотчетности цены на ЭП варьируются в пределах от двух до пяти тысяч рублей, для работы с ЕГАИС - от трех до пяти тысяч. А для участия в торгах подпись обойдется от 10 тысяч рублей и выше.

Срок выдачи сертификата также устанавливается УЦ, обычно это три дня после оплаты заявки. В некоторых УЦ предлагается услуга ускоренной выдачи, заплатив дополнительно от двух до четырех тысяч рублей, ЭП можно получить через несколько часов.


Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.



logo
×
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
×
Регистрация

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Продолжить
×
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.