Финансовая страховка от бухгалтерских ошибок       Бесплатная регистрация ООО   |   ИП       4 способа сэкономить на налогах       CRM, Склад, Торговля, Аналитика в одном месте       Программа для учета в магазинах (54-ФЗ)
Новый Бизнес.Ру

Как автоматизировать документооборот в компании

25 октября 2019
43
Средний балл: 0 из 5
Как автоматизировать документооборот в компании

Автоматизация бумажной рутины может сэкономить ресурсы компании и упростить ведение бизнеса. Разбираем, как организовать электронный документооборот на предприятии, какие программы в этом помогут и можно ли совместить этот процесс с традиционным бумажным документооборотом.

Что такое система электронного документооборота

Документооборот компании - один из самых больших пожирателей времени и ресурсов. Бумаги нужно распечатать и отнести тому, для кого они предназначены. Затем хранить, защищать от утери и повреждения, доставать из архива, если сведения понадобились спустя некоторое время.

Еще сложнее обстоят дела, когда один договор или письмо хотят согласовать сразу много людей. Или предприятия состоят из разветвленной и удаленной сети, а бумаги, созданные в одном филиале, будут использовать в другом.

Большинство этих затруднений может решить система электронного документооборота (ЭДО). Идея такого способа обмена информацией состоит в том, что при создании каждого носителя информации в компании, он сразу поступает с помощью специальных компьютерных программ оператору ЭДО.

Оператор — уполномоченная компания, обладающая лицензией для работы с программами ЭДО. Через собственные программные продукты оператор получает, шифрует защищенной подписью, передает и хранит документацию клиентов. Внутрисистемные транзакции проходят через облачные сервисы такого провайдера, поэтому получатели внутри компании и контрагенты получают информацию уже через 3-5 секунд после отправки.

Отличие, например, от электронной почты здесь состоит в том, что переданные таким способом документы имеют юридическую силу. Во-вторых, получатель может проводить с этими посланиями различные операции, например, может вернуть на доработку. Причем все, кого документ касается, сразу же видят любые изменения статуса. 

При большом количестве положительных сторон электронный документооборот в компании имеет определенные недостатки. Плюсы и минусы такого подхода представлены в таблице.

Положительные стороны

Сложности или отрицательные моменты

  • Уменьшается время согласования документов внутри компании
  • Снижаются расходы на бумагу, печать и доставку
  • Происходит экономия времени сотрудников
  • Облегчается поиск нужных документов в архивах
  • Документы при хранении не занимают место
  • Сокращается время на передачу документов между сотрудниками и подразделениями, а также при взаимодействии с контрагентами
  • Проще вносить коррективы в готовые документы
  • Документ практически невозможно потерять
  • Улучшаются бизнес-процессы внутри компании
  • Все установленные законом форматы при использовании электронного документооборота всегда поддерживаются в актуальном состоянии.
  • Необходимо потратить время на разработку и внедрение системы
  • Нужно подобрать подходящий программный продукт и регулярно оплачивать его
  • Надо обучить сотрудников
  • Требуется квалифицированная электронная почта
  • Нужен постоянный доступ к интернету

Органы власти и контролирующие инстанции активно внедряют, а часто обязывают предпринимателей переходить на цифровые форматы, особенно в сфере отчетности. В частности, Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ регламентирует порядок использования цифровой подписи. Приказ ФНС от 24.03.16 № ММВ-7-15/155@ вводит в обращение формат счета-фактуры, обязательный для применения организациями, а приказ Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н трактует порядок передачи и обмена счетами-фактурами и другими документами.

Многие отчеты в налоговой и Пенсионном фонде уже не принимают в бумажном виде. С 2020 года разрешена подача бухгалтерского баланса без «живой» подписи руководителя. По мере цифровизации экономики переход на ЭДО из приятной опции превращается в обязательный инструмент для бизнеса.

Читайте еще: СЗВ-СТАЖ — кто должен подавать отчёт в электронном виде.

Как организовать электронный документооборот

Есть несколько этапов перехода на новую систему. Для начала отбирают те процессы и документы, которые:

  • нужны для электронной отчетности перед контролирующими органами;
  • требуют квалифицированной подписи при передаче контрагентам;
  • поглощают максимум ресурсов;
  • участвуют в передаче на расстояния: контрагенты или филиалы в других городах.

Следующим этапом будет выбор оператора ЭДО. Здесь, помимо цены за количество документов, следует обратить внимание на то, какие из ваших контрагентов уже подключены к операторам.

Важно также, смогут ли провайдеры ЭДО интегрировать существующую в вашей компании инфраструктуру в свою систему. Обратите внимание, есть ли у компании четкие инструкции по пользованию и программы для обучения персонала.

После выбора подходящего провайдера заключите с ним договор, а через некоторое время измерьте результат в сэкономленных часах, деньгах и проценте роста эффективности проходящих бизнес-процессов. Реальные цифры станут подтверждением того, насколько эффективно ЭДО помогает экономить ресурсы. Автоматизация не зря считается наиболее эффективным способом оптимизации наряду с аутсорсингом непрофильных процессов - бухгалтерии, юридической поддержки. Передав часть функций  на аутсорс и сократив затраты на ведение бумажных и рутинных дел, вы сэкономите расходы компании. Убедитесь в выгоде сами. 

Читайте еще: Как оформить вкладыш в трудовую книжку.

Экономика уже по многим направлениям переходит на цифровые форматы. Пример того, как средства электронного документооборота применяют в глобальном масштабе — электронная бухгалтерская отчетность и повсеместное введение онлайн-касс. Если у вас есть сложности с применением онлайн-касс, изучите этот материал.

Применение систем электронного документооборота в малом бизнесе

Меньше всего потребность в переходе на новый формат работы ощущают руководители небольших компаний. Такие предприятия генерируют не очень много документов.

Тем не менее, уклон в сторону цифровизации экономики и позиция контролирующих органов дают четко понять, что скоро и малый бизнес перестанет быть исключением. Пока ещё есть поблажки для организаций численностью до 25 человек, которым разрешена подача отчетов в бумажном виде.

Однако, так долго не будет продолжаться — по НДФЛ-2, НДФЛ-6 и РСВ с 2020 года численность организаций, имеющих право на «бумажную» отчетность, уже снизили с 25 до 10 человек. Поэтому малому бизнесу, вероятно, стоит задуматься о создании электронного документооборота еще до введения подхода в приказном порядке — будет время изучить, протестировать и приучить сотрудников.

К тому же, не обязательно переводить весь обмен на предприятии на электронный документооборот. Часть из существующих коммуникаций можно оставить в традиционном бумажном виде, сначала перевести наиболее важные, а затем подключать новые. Это поможет сэкономить в первое время на количестве транзакций через оператора ЭДО и попробовать функционал на практике и с небольшими затратами.

Читайте еще: Сколько нужно хранить бухгалтерские документы. 

Лучшие компьютерные технологии электронного документооборота

Прежде чем выбрать вендора, определитесь с нужными вам действиями и тем функционалом, который предлагают компании. Системы ЭДО, кроме отправки, хранения и электронной подписи, могут решать много задач. Это регистрация входящих, нумерация и ведение реестра, отслеживание дублей, постановка задач для исполнения, отслеживание пути документа и стадии, в которой он находится.

Вообще отличный вариант для выбора — наличие демо-версии: компания, которая настроена обеспечить вам хороший сервис, обязательно предоставит пробную версию. Всего систем ЭДО на рынке - несколько десятков, поэтому рассказываем о самых распространенных. 

  • Дело —  включает интеграцию с 1 С, обеспечивает управление документами, делопроизводством и договорами. Есть возможность вести проекты, ставить задачи и контролировать их исполнение. Включены модули управления закупками и совещаниями, юридический документооборот. Существует мобильная версия.
  • 1 С Документооборот — один из модулей платформы 1 С. Есть калькулятор для расчета стоимости, обучающая программа, поддержка. Существует специальная версия для малых предприятий. Бесплатная демоверсия без регистрации.
  • Е1 Евфрат — программа, отличающаяся большим количеством собственных находок и разработок. В наличии функционал распознавания и сжатия информации, отслеживание маршрутизации, вход и регистрация посланий, создание отчетов.
  • Диадок — дает  возможность проверить, кто из контрагентов подключен к программе, работает мобильное приложение. Диадок интегрируется с 1 С и большинством других учетных программ (Oracle, Elma, Docsvision и т.д).

Читайте еще: Онлайн бухгалтерия для ИП.

Автор Легкий Сергей


Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.



logo
×
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Присоединяйтесь к клубу предпринимателей Бизнес.Ру

— Актуально о продвижении и развитии бизнеса в вашей отрасли
— Советы от реальных участников рынка и экспертов
— Новым участникам бизнес-подарок

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Продолжить
×
Регистрация

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Продолжить
×
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.