Финансовая страховка от бухгалтерских ошибок       Бесплатная регистрация ООО   |   ИП       4 способа сэкономить на налогах       CRM, Склад, Торговля, Аналитика в одном месте       Программа для учета в магазинах (54-ФЗ)
Новый Бизнес.Ру

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

22 октября 2019
55
Средний балл: 0 из 5
Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

Нужно ли выплачивать компенсацию сотрудникам, которые используют личный транспорт для служебных поездок? Как рассчитать размер компенсации и провести ее по бухгалтерии? В статье рассказываем, кому и в каких размерах выплачивается компенсация и как она отражается в финансовом учете.

Кто получает компенсацию за использование личного автомобиля

В Московском городском суде (определение № 33-37107) бывшая сотрудница — региональный торговый представитель — требовала возместить компенсацию за использование личного транспортного средства в служебных целях. Работодатель с иском не согласился, так как между ним и сотрудницей соглашение на использование личного автомобиля не заключалось.

Однако по должностной инструкции, работнику необходимы навыки вождения, чтобы лично посещать каждого заказчика и искать новых клиентов. Поэтому суд обязал работодателя выплатить бывшей сотруднице расходы за использование автомобиля в размере 1200 рублей за каждый месяц работы.

Организация компенсирует расходы сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Это могут быть курьеры, менеджеры, снабженцы, прорабы, руководители компании и другие сотрудники, если разъездной характер работы закреплен в трудовом договоре и должностной инструкции.

Компенсация — это возмещение расходов, связанных с использованием и амортизацией личного транспорта. Кроме компенсации, работодатель покрывает расходы на бензин, ремонт и парковку машины в рабочее время. Когда, кому и сколько выплачивать, фиксируется в дополнительном соглашении к трудовому договору. Компенсации могут носить регулярный или разовый характер, например, компенсация за поездку главного бухгалтера в налоговую инспекции.

Читайте также: Дополнительное соглашение к трудовому договору: когда и как составлять

Как рассчитать размер компенсации

Никаких требований к размеру и расчету компенсации сотруднику за использование автомобиля в служебных целях в трудовом законодательстве не предусмотрено. Поэтому работодатель может разработать методику расчета самостоятельно.

Есть два варианта начисления компенсации:

  1. Установить компенсацию в твердой сумме, независимо от количества календарных дней в месяце. Размер компенсации за использование личного автомобиля работодатель устанавливает, например, исходя из расценок на такси, каршеринг или аренду машины.
  2. Рассчитывать размер компенсации ежемесячно, в зависимости от интенсивности поездок. Работодатель самостоятельно определяет параметры интенсивности с учетом специфики работы. Например, можно разделить поездки по городу и за городом. Или учитывать тип поездок — доставка или получение груза, встреча с клиентом, поездка в налоговую инспекцию и прочее.

Для расчета компенсации учитывают износ, срок и интенсивность полезного использования машины, затраты на текущий ремонт, техобслуживание и ГСМ. В дни, когда сотрудник не пользовался автомобилем, например, был на больничном, в отпуске или в командировке, компенсация не начисляется.

Пример. В августе 2019 года менеджеру Волкову назначили компенсацию за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок в размере 1200 руб. из учета 21 рабочего дня в месяц. В сентябре Волков был на больничном, поэтому отработал только 16 дней. Сумма компенсации составляет:

1200 руб. : 21 дн. × 16 дн. = 917 рублей

Главное — установить компенсацию в разумных суммах, чтобы у налоговиков не возникло сомнений в правдивости и целесообразности списания расходов. В последние годы наметилась тенденция в малом бизнесе – передать бухгалтерию на аутсорсинг. Эксперты проведут предварительный аудит и подхватят ваш учет на любой стадии. Финансовая ответственность удаленных специалистов застрахована — в случае ошибки штрафы платите не вы, а аутсорсер. Здесь можно посмотреть стоимость обслуживания именно для вашей компании.

Читайте также:

Как учитывать компенсацию при налогообложении

В Постановлении Правительства № 92 от 8.02.2002 определены нормы компенсации для налогового учета.

Рабочий объем двигателя

Месячная норма списания расходов на выплату компенсации, руб.

до 2000 куб. см включительно

1200-00

свыше 2000 куб. см

1500-00

по мотоциклам

600-00

Компенсация за использование личного автомобиля для служебных поездок снижает налог на прибыль только в пределах этих норм. Все суммы, превышающие нормативы нельзя включать в расходы организации.

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

Елена Воробьева, руководитель департамента бухгалтерского и юридического консалтинга MCOB

«Компенсация за использование личного автомобиля сотрудника не облагается НДФЛ, если она выплачена в пределах суммы. Страховые взносы также не начисляются, поскольку компенсация связана с выполнением сотрудником трудовых обязанностей.

Однако если компенсация превышает законодательные нормы выплат — 1200—1500 рублей, тогда ее нельзя включить в расходы компании и учесть в налоговом учете. Кроме того, организация должна документально подтвердить, что компенсацию назначили обоснованно.

Если компенсация за износ машины превысит законодательные нормы, с нее удерживают НДФЛ, кроме выплат за возмещение расходов на топливо, ремонт и прочее. Для подтверждения расходов компания должна хранить путевые листы, журнал учета поездок, отчет сотрудника с описанием целей поездок — все документы, которые могут подтвердить использование машины в рабочих целях. Если вы рассчитали размер компенсации без документальных подтверждений, есть риск доначисления НДФЛ.

Если в какие-то дни автомобиль не использовался в служебных целях, тогда выплата перестает быть компенсационной, и проверяющие органы могут доначислить НДФЛ. Потому лучше иметь общий среднемесячный расчет стоимости расходов, учитывающий оба вида компенсации: за износ и возмещение затрат на использование машины в рабочих целях. Если сможете доказать, что компенсация уже учитывает износ машины — вам не доначислят НДФЛ».

Пример расчета выплаты

Для налогового учета организация может списать выплату компенсации за использование личного транспорта в служебных целях только после того, как выдаст деньги сотруднику из кассы или перечислит их на карту сотрудника.

Пример. В августе 2019 года менеджер Волков получил компенсацию в размере 3500 рублей. В эту сумму входят затраты на содержание машины, покупку бензина АИ-95, техобслуживание и прочее. Объем двигателя автомобиля – 2500 куб. см.

Норма компенсации за автомобили с объемом двигателя больше 2000 куб. см равна 1500 рублей в месяц. Эту сумму организация может списать на затраты и снизить налог на прибыль. Сумма сверх норматива — 2000 рублей не повлияет на размер налога.

Сумма компенсации, согласно приказу руководителя не облагается НДФЛ и страховыми взносами на пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

В августе бухгалтер компании отразила в бухучете проводки:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Смысл операции

26

73

3500

Начислена компенсация за использование автомобиля для служебных поездок

73

50

3500

Выдана из кассы компенсация менеджеру Волкову

Какие документы оформить

Приводим перечень документов, которые необходимо подготовить для ИФНС и ФСС, чтобы подтвердить размер компенсации за использование личного автомобиля.

Собственнику автомобиля

Работодателю, который платит компенсацию

  • Копия свидетельства о регистрации транспортного средства
  • Копия паспорта транспортного средства (ПТС)
  • Кассовые и товарные чеки, накладные, квитанции на покупку ГСМ
  • Соглашение между работодателем и работником об использовании личного автомобиля с суммой и расчетом компенсации
  • Приказ руководства о назначении компенсации
  • Путевые листы, журнал учета служебных поездок, маршрутные листы и прочее

Размер компенсации на использование автомобиля в служебных целях оговаривается в дополнительном соглашении к трудовому договору, а выплата устанавливается приказом директора.

В приказе нужно указать:

  • технические характеристики и номер техпаспорта на машину;
  • размер ежемесячной компенсации;
  • основание — ссылка на доп. соглашение или пункт трудового договора;
  • обоснование расчета суммы компенсации: возраст автомобиля, предполагаемый пробег, расходы на ГСМ и текущий ремонт.

В приказе устанавливаются сроки выплаты компенсации — обычно до конца текущего года. Если организация досрочно прекратила платить компенсацию, руководитель издает новый приказ с указанием причины.

Сотрудник подписывает доп. соглашение, знакомится с приказом и расписывается в нем. Подпись сотрудника — свидетельство того, что он согласен с суммой компенсации.

Согласно письму Минфина от 05.12.2012 № 03-03-06/1/629 основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях достаточно приказа руководителя. Однако проверяющие инспекторы из ФНС и ФСС считают, поскольку с компенсации не удерживаются НДФЛ и страховые взносы, для подтверждения фактического использования машины нужны еще заполнить путевые листы.

Важно! Если каких-то документов не хватает, следует начислить на компенсацию «зарплатные налоги» — НДФЛ и страховые взносы.


Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.



logo
×
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Присоединяйтесь к клубу предпринимателей Бизнес.Ру

— Актуально о продвижении и развитии бизнеса в вашей отрасли
— Советы от реальных участников рынка и экспертов
— Новым участникам бизнес-подарок

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Продолжить
×
Регистрация

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Продолжить
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.