Финансовая страховка от бухгалтерских ошибок       Бесплатная регистрация ООО   |   ИП       4 способа сэкономить на налогах       Бесплатный доступ в сервис для автоматизации бизнеса
Новый Бизнес.Ру

Автоматизация бизнеса: основные задачи и реальная польза

3 октября 2019
126
Средний балл: 0 из 5
Автоматизация бизнеса: основные задачи и реальная польза

Автоматизация бизнес-процессов – это замещение рутинной ручной работы современными технологиями и инструментами. Как с помощью автоматизации сократить расходы, исключить ошибки, снизить период адаптации новых сотрудников рассказывают топ-менеджеры из разных областей бизнеса.

Одними из первых под автоматизацию попали бухгалтерия и кадровое дело. Ведь гораздо удобнее и выгоднее один раз вложить средства в оборудование, чем содержать раздутый штат специалистов. В отличие от человека машина не ошибается в расчетах, мгновенно обрабатывает информацию.  

Сейчас список сфер, которые можно автоматизировать, значительно расширился. Даже такие «неповоротливые» отрасли, как машиностроение, постепенно начинают оптимизировать взаимодействие с клиентами и дилерами через специальные сервисы. 

Цели и преимущества автоматизации бизнеса

Главная цель автоматизации — упростить те или иные производственные задачи, сэкономить время, создать условия для дальнейшего развития. Раскрываем ее основные преимущества.

Сокращение издержек

Переход на программы или облачные сервисы стоит дешевле, чем расходы на штатного специалиста  

Нивелирование человеческого фактора

 

Процесс работы ускоряется, так как сокращены или исключены замедляющие факторы — отпуска и больничные сотрудников, ошибки, срывы сроков, конфликты в коллективе, утечка информации и пр.

Повышение качества услуг

 

Мгновенный отклик на запрос: яркий пример – чат-боты, которые за доли секунд отвечают на сообщения клиентов

Параллельное решение нескольких задач

 

Использование сервисов, которые объединяют разрозненные системы на единой платформе — это помогает ускорить взаимодействие

Кроме того, каждая отрасль автоматизации имеет свои специфические плюсы. Например, если это HR-система, то она помогает облегчить адаптацию новых сотрудников. Облачные сервисы торговли и складского учета объединяют в себе кассу, аналитику, CRM-систему, автоматизацию закупок и много других возможностей. Роботизация бухгалтерского учета включает вычисление и подготовку платежей (налоги и сборы), создание выборок и сводных отчетов, хранение справочной информации, заполнение бланков первички. Если вы еще не автоматизировали бухгалтерию, передайте рутинную часть финансового учета на аутсорс.

Автоматизация бизнес-процессов

Маргарита Бокштейн, специалист в управлении бизнесом, основатель лаборатории бизнес-решений NAU LAB

Больше всего бизнес выигрывает от автоматизации рутинных процессов — хотя бы потому, что машины выполняют такую работу лучше, чем люди, реже ошибаются, работают без выходных, не болеют, не опаздывают. Например, база данных, в которую интегрированы несколько табличек в Excel, при составлении отчетов в разы уменьшает количество ошибок, неизбежных при ручном наборе.

Чат-бот в Telegram, подключенный к базе, ежедневно в 11 часов предоставляет отчеты по базе без отклонений, опозданий и опечаток. Кроме того, текст, сообщаемый машиной, читается иначе и не создает эмоционального давления. Но и «уговорить» робота невозможно — вы получите те данные, которые есть в базе, даже если они кому-то не нравятся.

Машины идеальны для оформления стикеров на товар, где данные из базы нужно определенным образом расположить на наклейке. Я до сих пор помню колоссальное облегчение, которое мы испытали, перестав собирать стикеры «руками» 12 лет назад.

Читайте также: Упущенная выгода. Как рассчитать и доказать недополученный доход

Кому подойдет система автоматизации бизнеса?

Различные вспомогательные сервисы можно и нужно внедрять даже в очень маленькой компании, например, программа 1С тоже считается автоматизацией. Обычно фирмы начинают как раз с бухгалтерии и бумажных задач, а далее по мере развития и расширения осваивают новые технологии.

Каждая организация имеет свой набор бизнес-процессов. Перечисляем сферы, которые можно оптимизировать.

Автоматизация бизнеса: основные задачи и реальная польза
Автоматизация бизнеса: основные задачи и реальная польза
Автоматизация бизнеса: основные задачи и реальная польза

Обратите внимание, что автоматизация основных и вспомогательных процессов служит разным целям.

  1. Автоматизация основных бизнес-процессов направлена непосредственно на увеличение продаж, объема выпускаемой продукции, повышения качества товара или обслуживания. То есть, она направлена на повышение доходности вашего предприятия. 
  2. Автоматизация поддерживающих процессов предприятия — например, делопроизводства — напрямую не влияет на увеличение доходов, но помогает уменьшить временные и финансовые затраты, избавиться от рутинной работы, сократить штат.
Автоматизация бизнес-процессов

Маргарита Бокштейн, специалист в управлении бизнесом, основатель лаборатории бизнес-решений NAU LA

Важным моментом в успехе автоматизации является устоявшийся, стабильный рутинный процесс, который люди делают каждый раз одинаково. Такие процессы легко превратить в алгоритм.

Самой большой ошибкой является желание автоматизировать хаотическую работу, потому что это приводит к закреплению хаоса, да еще и само по себе гораздо дороже, чем понятные и устойчивые алгоритмы внятных рутинных процессов.

Читайте также: Как оптимизировать работу вашей компании

Автоматизация бизнес-процессов: примеры

Как мы уже выяснили, автоматизировать можно все, начиная от сбора баз данных, и заканчивая сложными финансовыми операциями. Мы попросили специалистов из разных отраслей рассказать, чем может быть полезна та или иная система.

Автоматизация бухгалтерии

Автоматизация бизнес-процессов

Елена Моисеева, руководитель отдела бухгалтерского аутсорсинга «Главбух Ассистент»

Сейчас бухгалтерия — это скорее технология, а не человек. И столько возможностей, сколько дает технологичный аутсорсинг, штатный специалист предложить уже не может. Автоматизация бухгалтерии предполагает не только сдачу отчетности и работу с документами. Например, у нас в «Главбух Ассистент» в стандартный пакет входят юридическая поддержка, услуги кадровика, оптимизация налогов, страхование от рисков, общение с налоговиками, проверка контрагентов и многое другое. При среднем чеке в 7,5 тыс. руб. мы предлагаем перечень услуг из 68 пунктов. Еще одно преимущество аутсорсеров - это страхование финансовой ответственности. Профит для клиентов - уверенность в том, что учет в порядке, экономия на штатных специалистах и налогах, которые мы каждому оптимизируем бесплатно. Подробные тарифы смотрите в этой таблице.

Автоматизация процесса адаптации сотрудников

Автоматизация бизнес-процессов

Шаров Денис, сооснователь сервиса Team Sintez

В среднем новый сотрудник адаптируется в новой компании за 24—32 недели. Получается, что он начнет себя «окупать» через 6—8 месяцев! В современных условиях это непозволительная роскошь.

Кроме того, если процесс адаптации проходит неправильно, это может привести к текучке кадров. Например, среди линейного персонала в ритейле около 50% новых сотрудников принимают решение об увольнении в первую неделю работы, а 75% работают в компаниях менее 6 месяцев. Рассказываю, как мы решили такую проблему. Мы перенесли процесс адаптации в мобильное приложение и превратили его в игру. Для сотрудника это выглядит как квест: обучение разбито на несколько этапов. Каждый этап включает в себя набор заданий: посмотреть видеоролик, прочитать статью, пройти тест для закрепления результатов. За выполнение каждого задания сотруднику начисляются баллы, которые позже он сможет потратить в корпоративном магазине. Подобные программы помогают быстрее обучать новичков, снизить уровень стресса и мотивировать на хорошую работу.

Автоматизация для банковских систем

Автоматизация бизнес-процессов

Иван Кривушин, генеральный директор IT-компании «БюроБюро»

Мы разработали технологии автоматизации бизнеса для целого ряда клиентов. Для «дочки» Райффайзенбанка — УК «Райффайзен Капитал» мы автоматизировали процессы по управлению своим инвестиционным портфелем, дав клиентам компании возможность работать с инвестициями, не вставая с дивана. Для компании «Сименс Финанс» мы создали полноценный онлайн-офис, который максимально упрощает все операции по лизинговым договорам. Оператору «Мотив Телеком» помогли автоматизировать процедуру перехода от другого оператора с сохранением номера, управление своим лицевым счетом. Страховой компании «Югория» — сервис рассылки электронных полисов. Список бизнес-процессов, которые подлежат автоматизации, можно продолжать еще долго.

Автоматизация управления бизнесом в сфере HoReCa

Автоматизация бизнес-процессов

Людмила Алямовская, коммерческий директор Tillypad — системы автоматизации ресторанов

Системы автоматизации в сфере HoReCa позволяют оптимизировать практически все бизнес-процессы: от приема заказа и расчета с гостями до управления персоналом и составления сложных аналитических отчетов.

По нашему опыту использования системы Tillypad, обслуживающий персонал обучается работе с системой за полчаса, а бухгалтеры-калькуляторы — до двух рабочих дней.

Процессы, которые нужно автоматизировать, зависят от формата бизнеса. Например, коктейльному бару потребуется автоматизация отправки накладных в ЕГАИС, а фабрике-кухне необходимо автоматизировать весь цикл доставки еды — от приема заказа до расчета с курьерами.

Начинающему ресторатору не всегда нужны навороченные системы управления закупками или электронный документооборот. Но выбирая систему автоматизации, стоит иметь в виду возможное расширение бизнеса, открытие новых заведений. Поэтому важно убедиться, что добавлять POS-терминалы и открывать новые рестораны не составит особых усилий.

Читайте также: Что такое бизнес-миссия и зачем она нужна?

Как выбрать систему автоматизации бизнес-процессов

В каждой отрасли есть много компаний, которые разрабатывают сервисы автоматизации. Они имеют разную функциональность, цены, особенности работы. 

Поскольку некоторые предприниматели испытывают сложности при выборе систем автоматизации, они обращаются к компаниям-вендорам, детально изучают информацию в сети. Кроме того, узнают мнение коллег по бизнесу, хотя ответы носят субъективный характер, так как многое зависит от масштабов предприятия, специфики отрасли и пр.

Необходимо учесть еще один важный момент: практически каждый крупный вендор продает следующие типы решения:

  • On-premise — это коробочный набор программ. Предприятие покупает его, устанавливает на своих серверах, внедряет и самостоятельно поддерживает либо обращается к специалистам-айтишникам. Такое решение используют корпорации, т. к. оно является довольно дорогим, но позволяет сохранить единоличный контроль и безопасность данных.
  • Cloud — облачный набор сервисов. Необходимые программы расположены на сервере вендора, который их обслуживает и оказывает техническую поддержку клиентам. За подключение к облачным сервисам предприниматель вносит арендную плату. Это решение больше подходит для небольших компаний с типовыми процессами.
Автоматизация бизнес-процессов

Людмила Алямовская, коммерческий директор Tillypad — системы автоматизации ресторанов

Хорошая система должна позволять вам расти, легко интегрируясь в другие программные решения. Программное обеспечение, которое не позволяет вносить изменения и добавлять интеграции, на начальном этапе будет стоить дешевле. Но когда ваши потребности вырастут, придется его заменить. А это чревато ненужными затратами. Поэтому выбирайте платформу, которая может масштабироваться вместе с вашим бизнесом.

Чек-лист: Как выбрать систему автоматизации бизнес-процессов

  • Содержит ли программа функции, которые мне действительно нужны?
  • Предназначена ли эта программа специально для моей сферы?
  • Насколько система быстрая, надежная, удобная в использовании?
  • Какие затраты потребуются на старте?
  • Насколько надежен производитель программного обеспечения?
  • Предусматривает ли программа возможность масштабирования?
  • Есть ли в сети отзывы существующих клиентов?

Для ленты новостей мы запустили специальный канал в Telegram и группу в Фейсбуке. Присоединяйтесь!


logo
×
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.