Финансовая страховка от бухгалтерских ошибок       Бесплатная регистрация ООО   |   ИП       4 способа сэкономить на налогах       Бесплатный доступ в сервис для автоматизации бизнеса
Новый Бизнес.Ру

Сколько должны храниться бухгалтерские документы

20 сентября 2019
97
Средний балл: 0 из 5
Сколько должны храниться бухгалтерские документы

У любого документа существует предусмотренный законом период хранения. Изучаем информацию о сроках хранения бухгалтерских документов и разбираемся, произошли ли в 2019 году какие-либо изменения в этом вопросе.

Зачем хранят документы

Все документы, созданные в компании или полученные от партнеров, подлежат хранению в архиве или в том отделе, где они были созданы. Это относится не только к бумажным носителям, но и к тем форматам, которые существуют в электронном виде. Важно помнить, что некоторые виртуальные документы требуют наличия электронной подписи в соответствии с 63-ФЗ от 2011 года. Если ее нет, то хранить документы можно только в бумажном виде.

Длительное хранение необходимо с несколькими целями. Во-первых, для перепроверки в тех случаях, когда в расчетах, декларациях или других формах найдены ошибки. Также архивные бумаги могут понадобиться при расхождении сведений, имеющихся у сотрудников или контрагентов. Например, человек, вышедший на пенсию, полагает, что ему неверно рассчитали пособие.

Третья причина обязательного хранения — проверки контролирующих органов. Правильное ведение и хранение документов поможет избежать штрафов от налоговой и трудовой инспекции. Для того, чтобы предупредить претензии от надзорных органов, можно передать ведение всего документооборота компании специалистам на аутсорсе. Они помогут вести отчетность и подскажут, как правильно хранить документы.

Читайте еще: Правильно оформляем книгу доходов и расходов.

От чего зависит срок хранения бухгалтерских документов

Периоды сохранения документации определены законом о бухгалтерском учете от 2011 года — 402-ФЗ и законом об архивном деле 125-ФЗ от 2004 года. Третий регламентирующий акт — перечень, разработанный Министерством культуры РФ и закрепленный приказом по этому ведомству № 558 от 25.08.2010. Нормативы с тех пор не менялись, поэтому в 2019 году следует руководствоваться указанными там сроками.

Длительность пребывания бумаг в архиве зависит только от характера самого документа. Форма собственности, размер организации и количество сотрудников никак на эти параметры не влияют. Срок хранения бухгалтерских документов в ООО будет таким же, как для ИП, АО и ПАО.

Читайте еще: Все о проверках ИП.

Срок хранения бухгалтерской отчетности

Закон о бухучете устанавливает период хранения не менее 5 лет. При этом в законе не указаны конкретные сроки для каждого документа, а есть отсылка на перечень Министерства культуры. В то же время в перечне есть бухгалтерские документы с указанным сроком 4 года, например, счета-фактуры или книга покупок и продаж с дополнительными листами. Поэтому, лучше всего хранить все документы не менее 5 лет, а при более длительном хранении руководствоваться перечнем Минкульта.

Основные периоды для хранения: 5 лет для основной массы документов, 6 лет для документов по страховым взносам, 75 лет — для расчетно-платежных ведомостей по форме № Т-49, если в организации нет лицевых счетов сотрудников. Остальные документы хранят до конца существования компании.

Однако, есть случаи продления длительности хранения. Если основное средство, например, автомобиль продали с убытком (ниже амортизационной стоимости), то такой убыток подлежит переносу до полной амортизации. В этом случае нельзя избавляться от отчетов и расчетов, показывающих эти убытки, и вообще ни от одного документа, связанного с покупкой автомобиля, продажей и т.д. Всю документацию хранят до момента полного списания, даже если оно продолжается 10‒15 лет, плюс еще четыре года после этого.

То же самое касается учета безнадежной дебиторки. Ее не всегда удается списать в год возникновения. Контрагент может скрываться, а его компанию долго не исключают из госреестра. В этих случаях срок хранения связанных с этими отношениями документов начинают отсчитывать после окончательного списания дебиторской задолженности.

После истечения положенного срока архивированные документы уничтожают. Для этого назначают комиссию, которая определяет ценность бумаг с истекшим сроком и то, нет ли оснований для продления, после чего актируют перечень за подписью директора предприятия и членов комиссии.

Читайте еще: Сколько хранить журнал инструктажа на рабочем месте.

Ошибки и нарушения

Во-первых, работодателю всегда стоит помнить, что хранение и обработка персональных данных сотрудника возможна только с его разрешения, поэтому один из важных документов, который должен обосновывает и сам подлежит хранению — информированное согласие работника.

Одна из ошибок — неверный подход к расчету периода хранения. Срок отсчитывают не от момента создания документа, а от следующего года с даты его последнего использования. К примеру, если последняя запись в книге доходов и расходов сделана 1 января 2019 года, отсчет срока хранения следует начать только с 2020 года.

Часто допускаемая ошибка — ориентация на 5-летний период архивации, указанный в Законе о бухучете. Однако, следует помнить, что такой период в основном относится к срокам хранения первичных бухгалтерских документов, а, например сведения по страховым взносам хранят 6 лет в соответствии с Приказом Минкульта. Обратный пример — счет-фактуру по минкультовскому приказу хранят 4 года, а 402-ФЗ требует сохранения всей бухгалтерской документации в течение не менее 5 лет без разбивки на тип документа. Чтобы избежать недоразумений, лучше сравнивать нормативы Приказа Минкульта и Закона 402-ФЗ и выбирать максимальное значение срока архивации.

Внимательно следует относиться к тем моментам, когда срок может быть пролонгирован. Например, при отсутствии в организации лицевых счетов при начислении зарплаты, зарплатные ведомости хранят до 75 лет. Также должны быть продлены периоды архивации для случаев реализации основных средств с убытком или с безнадежной дебиторкой.

При отсутствии документов организацию оштрафуют на 10‒30 тысяч рублей и пересчитают налоги расчетным методом, не учтут расходы по налогу на прибыль и единому налогу, отменят компенсации по НДС.

Читайте еще: Что такое конфиденциальная информация.

Автор Легкий Сергей

Для ленты новостей мы запустили специальный канал в Telegram и группу в Фейсбуке. Присоединяйтесь!


logo
×
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Присоединяйтесь к клубу предпринимателей Бизнес.Ру

— Актуально о продвижении и развитии бизнеса в вашей отрасли
— Советы от реальных участников рынка и экспертов
— Новым участникам бизнес-подарок

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Продолжить

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.