Финансовая страховка от бухгалтерских ошибок       Бесплатная регистрация ООО   |   ИП       4 способа сэкономить на налогах       Бесплатный доступ в сервис для автоматизации бизнеса
Новый Бизнес.Ру

Журнал регистрации трудовых договоров: правила оформления

3 сентября 2019
32
Средний балл: 0 из 5
Журнал регистрации трудовых договоров: правила оформления

Журнал регистрации трудовых договоров не является обязательным документом, но его наличие значительно облегчает работу кадровикам и руководителям. Расскажем, зачем нужен журнал, в какой форме его вести и на что обратить внимание при заполнении.

Что такое журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Журнал учета договоров — это документ, в который вносят информацию о заключении трудовых отношений или об изменениях условий работы. Он ведется специалистом кадровой службы или любым другим сотрудником, если это входит в его должностные обязанности. 

Регистрация трудовых договоров и дополнительных соглашений в журнале позволяет определить в целом или в рамках периода:

  • количество договоров и дополнительных соглашений, находящихся на хранении;
  • число истекших, заключенных, измененных, расторгнутых договоров;
  • среднюю продолжительность действия трудовых отношений.

Ведение журнала в целом ускоряет работу с трудовыми договорами и дополнительными соглашениями. Вам не придется держать под рукой оригиналы документов, искать их, чтобы подготовить справки и выписки по требованию работника или другой инстанции.

Если вы не хотите вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, то рискуете нарваться на штрафы при первом же серьезном конфликте с работником. Если у вас просто нет на это времени, освободитесь от части рутинных процессов, передав их аутсорсинговой компании.

Читайте также: Как оформить договор субподряда: правила и образец

Какой вариант журнала выбрать: бумажный или электронный

Бумажный вариант журнала предпочтительнее — его легче хранить, можно давать на подпись. Но есть и неудобства — документ нужно нумеровать, прошивать и внимательно заполнять. Однако сокращается риск утечки информации, потеря данных. 

Электронные версии, которые обычно ведут в MS Excel, могут заполнять не все кадровики. Например, если в организации ведение электронного документооборота сведено к минимуму, у некоторых сотрудников возникают сложности с освоением таблиц. Чтобы устранить проблему потребуется обучение. В целом у электронных версий больше плюсов, чем минусов: конфиденциальность, быстрый поиск и формирование копий. 

Читайте также: Как правильно уничтожить персональные данные 

Как заполнять журнал регистрации трудовых договоров

Перед началом заполнения журнала руководитель издает приказ, в котором фиксирует, кто является ответственным лицом, порядок ведения документа и форму бланков. Не запрещено использовать готовые варианты книг, обычные тетради, блокноты с твердым переплетом. Первый вариант предпочтительнее тем, что не нужно чертить таблицы. 

На титульном листе напишите название «Журнал регистрации трудовых договоров», поставьте дату. После чего пронумеруйте все страницы, а при необходимости — расчертите их. На первой странице отразите правила ведения журнала. На второй — перечислите лиц, ответственных за внесение информации. Напишите не только их Ф.И.О., но и порядковый номер, должность, причины, по которым именно этот человек заполняет документ. Лучше всего составить таблицу, так как ответственные лица могут меняться на протяжении времени. 

Заполните другие столбцы, которые содержит образец журнала регистрации трудовых договоров. Обычно в нем предусмотрены следующие графы:

  1. номер регистрации трудового договора;
  2. дата заключения соглашения;
  3. номер самого договора;
  4. Ф.И.О. работника;
  5. должность или специальность;
  6. наименование подразделения или отдела;
  7. срок действия договора;
  8. характер работы;
  9. дополнительные соглашения;
  10. примечания.

В книгу можно добавить и графу для подписи сотрудников — именно она является доказательством, что работник был ознакомлен со всеми условиями и своевременно получил документы. Без нее журнал становится лишь вашим помощником, а не защитником в спорных ситуациях. 

Читайте также: Как составить допсоглашение о продлении договора

Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров

Журнал регистрации трудовых договоров

Что делать, если нужно внести изменения в журнал учета трудовых договоров 

Образец документа хоть и не утвержден законом, но при его ведении важно придерживаться основных правил. Если кадровик допустил грубую ошибку, документ закрывают и ведут новый, а не вносят исправления. Для этого требуется издать приказ, поэтому скрыть факт невнимательности невозможно.  

Корректировки возможны только в трех случаях:

  • перевод работника в другой отдел или на другую должность;
  • отстранение от должности;
  • изменение условий труда. 

Старайтесь сразу правильно и аккуратно вносить записи, а после — перепроверяйте их. Одна опечатка в написании имени, фамилии или других данных делает журнал недействительным! Вы сможете продолжить им пользоваться, но он потеряет юридическую силу. 

Читайте также: Как избежать штрафа и не допустить блокировки счета: топ-10 ошибок предпринимателей

Какие особенности ведения журнала регистрации трудовых договоров учитывать

Существует ряд правил и нюансов, связанных с ведением журнала:

  • можно открывать новый журнал ежегодно;
  • заполненный журнал прошивают, пломбируют и сдают в архив;
  • если происходит трансформация срочных договоров в бессрочные, об этом вносят новую запись или ставят отметку;
  • подпись руководителя при заверении журнала ставится на задней обложке;
  • заполнять журнал нужно систематически;
  • явные нарушения вызовут вопросы при проверках;
  • за ошибочное внесение данных сотрудник не несет ответственности.

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров составляет 75 лет. Чтобы избежать переполненности архивов по причине ежегодного закрытия документа, сразу берите большую книгу и ведите ее до конца.

logo
×
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.