Финансовая страховка от бухгалтерских ошибок       Бесплатная регистрация ООО   |   ИП       4 способа сэкономить на налогах       Бесплатный доступ в сервис для автоматизации бизнеса
Новый Бизнес.Ру

Фотография рабочего дня, пример заполнения

30 августа 2019
158
Средний балл: 0 из 5
Фотография рабочего дня, пример заполнения

Рассказываем, зачем нужна карта фотографии рабочего времени, как ее составить и сделать правильные выводы.

«Как ни зайду в офис, мои подчиненные то курят, то чай пьют, то ногти красят», - жалуется руководитель одной компании. Может, это совпадение, а может, работники действительно саботируют свои задачи. Узнать истину поможет фотография рабочего дня (ФРД).

Что такое фотография рабочего времени?

Это методика наблюдения с целью вычислить реальную занятость сотрудника. Ее итогом будет рабочий день, расписанный по минутам. Так вы сможете узнать, сколько времени человек тратит на решение рабочих вопросов, а сколько – на личные нужды и просто безделье.

ФРД полезна для:

  • корректировки штатного расписания, должностных инструкций;
  • составления планов и бюджета компании;
  • выявления «кандидатов» на увольнение;
  • установления причин низкой производительности труда;
  • оценки условий труда и работы оборудования.
Фотография рабочего дня

Мария Цуркан, сооснователь и владелец школы руководителей «Я начальник»:

«Если у руководителя появляется необходимость контролировать, сколько времени сотрудник тратит на работу, а сколько проводит в праздном безделье, значит, у такого начальника есть серьезные проблемы с его управленческой компетентностью.

Возможные причины проблем:

  1. Руководитель занимается микроменеджментом. Он каждому говорит, что конкретно делать в данный момент, вместо того, чтобы делегировать процессы. И он просто не успевает каждому раздать мелкие поручения. Вот сотрудники и занимают время, чем могут.
  2. Он не доверяет сотрудникам. А для недоверия в работе может быть лишь одна причина - незнание мотивации, неумение управлять мотивацией. И здесь снова вопрос к руководителю: каким образом, не умея работать с мотивацией, он выстраивает работу в подразделении?
  3. Сотрудники саботируют рабочие задачи. А значит, шеф не сумел обосновать своих решений сотрудникам.

Поэтому, прежде чем начинать анализ и обработку карт фотографии рабочего времени, необходимо проанализировать, какие управленческие ошибки вы допустили в своем коллективе».

Как составить фотографию рабочего дня

Для начала разберемся, какими бывают виды ФРД

Вид ФРД

Цели и особенности

Индивидуальная

Наблюдение за работой одного сотрудника, с максимальной детализацией

Групповая

Такие ФРД помогают определить, соблюдает ли коллектив правила внутреннего распорядка, как проходит взаимодействие между сотрудниками

Комплексная

Наблюдение за всеми рабочими процессами (в том числе за работой оборудования, ритмом коллектива, взаимодействием с начальством). Цель – оптимизация, глобальная «перезагрузка» всей компании

Самофотографирование

Сотрудник сам фиксирует свой рабочий день, чтобы повысить свою эффективность.

Некоторые особенности

  1. Эту работу поручают обычно кадровику или менеджеру по персоналу (если это не самофотографирование).
  2. Прежде чем начать ФРД, определите цели наблюдения, а также пропишите должностные обязанности для наблюдателя.
  3. Записывать показания нужно в наблюдательный лист фотографии рабочего дня в реальном времени. При этом проявлять максимальную щепетильность и фиксировать все «мелочи» - беседы на личные темы, перекуры и пр.
  4. Фотографировать можно не целый день, а какие-то отдельные рабочие процессы и стадии.
  5. Для точной картины ФРД проводят несколько дней или даже недель.
  6. Проводить наблюдение можно явно или скрыто. «Тайная» ФРД дает более правдивые результаты.

Фотография рабочего дня. Пример заполнения

Для фиксации времени уполномоченный человек составляет наблюдательный лист. Вы можете составить свой бланк, либо скачать готовый. Заполнять ФРГ можно от руки или в электронном виде.

Фотография рабочего дня пример заполнения для бухгалтера

Вначале запишите ФИО сотрудника, название организации, продолжительность рабочего дня, перерывы на обед.

Фотография рабочего дня, пример заполнения

В нашем примере бланк имеет 4 колонки.

  • 1 и 2 колонка – начало и окончания действия;
  • 3 колонка – название действия (например, переговоры, звонки клиентам, работа за ПК);
  • 4 колонка – количество затраченного времени.

Эти колонки необходимо заполнять строго по времени:

Фотография рабочего дня, пример заполнения

Когда рабочий день закончится, нужно подсчитать количество времени, затраченное на выполнение прямых рабочих обязанностей:

Фотография рабочего дня, пример заполнения

В нашем примере видно, что на выполнение прямых обязанностей сотрудник тратит 3 часа 20 минут, а это меньше половины рабочего времени. Такое бывает в маленьких компаниях, где нагрузка на бухгалтера минимальна. Отличное решение – передать обязанности на аутсорс и отказаться от штатного бухгалтера.

Современные технологии фотографии рабочего дня

Классический метод наблюдения имеет ряд недостатков:

  • он трудоемкий и сложный – нужно отвлекать кадровика или другого подчиненного от работы, чтобы он занялся ФРД;
  • требуется много времени, ведь снимок одного дня малоинформативный;
  • высокая погрешность – если работники знают, что за ними «следят», они будут всячески имитировать бурную трудовую деятельность.

Поэтому вы можете внедрить более современный подход - специальные технологии.

Фотография рабочего дня

Виктор Субботин, эксперт в разработке специализированного ПО, видеоаналитики и IoT

«Если это офисные сотрудники, то мы используем компьютерные программы. Они фиксируют открытые приложения (программы), время активности, время неактивности, ведут статистику по времени в разрезе задач и др.

Если мы говорим о рабочем персонале (цех, завод, ремонтно-монтажные бригады, стройка), то там, разумеется, другая технологии и принципы. Это видеоаналитика, датчики, технологии компьютерного зрения. Такой софт решает разные задачи. Например, подсчитывает количество персонала в разных рабочих зонах (зонах отдыха) в реальном времени, фиксирует время простоя оборудования на объекте, находит «мертвые души», за которых принесли пропуска, но по факту их нет».

Анализ и выводы после снимков рабочего дня

По окончанию наблюдений можно составить наглядную аналитику для каждого сотрудника.

Образец фотографии рабочего дня в виде диаграммы:

Фотография рабочего дня, пример заполнения

На практике многие подчиненные даже не догадываются, что львиная доля времени уходит на такие «мелочи», как проверка сообщений в соцсетях или беседы с коллегами. Это поможет им обратить внимание на слабые места.

Также после анализа ФРЖ руководитель может принять решение:

  • уменьшить или увеличить зарплату;
  • эффективнее распределить обязанности между сотрудниками, вывести некоторые задачи на аутсорс;
  • перевести работников на другие должности, если они не справляются с обязанностями;
  • провести обучающие семинары;
  • обновить оборудование, ввести новые методики работы.

Читайте: Оптимизация бизнес-процессов. Как настроить компанию на работу

Для каких профессий подойдет ФРД?

ФРД идеально подойдет для тех, кто выполняет рутинную работу – слесарей, швей, кадровиков, бухгалтеров, операторов call-центров, упаковщиков, офисных сотрудников. А вот следить за продуктивностью творческих людей в «трудоминутах» не имеет смысла, ведь их деятельность имеет совсем другой характер. Некоторые профессии нельзя оценить по техническим причинам – например, курьеров или тех, кто работает на удаленке.

Фотография рабочего дня

Павел Трубецков, Директор по маркетингу CS-Cart:

«Мы работаем в IT-бизнесе. Делаем платформы для интернет-магазинов и маркетплейсов. И большинство задач требуют аналитического подхода и поиска максимально эффективного решения. Одну и ту же цель можно достичь за 1 час или 10 часов. Результат будет одинаковый. Часто решение за 1 час будет лучше. И масштабироваться оно будет лучше. Для таких задач подходит лучше всего управление по целям – мы ставим задачу, человек ее выполняет. И тут уже не важно, сколько человек«курит»или«сидит в интернете". Он может как оголтелый бить весь день по клавишам и ничего не добиться. А может пол дня зависать в икс бокс и найти нужное решение.

Поэтому я не слежу за тем, что конкретно и в какой момент делают мои сотрудники. Это демотивирует. Зато я слежу за тем, решают ли они поставленные задачи или нет»

Интересный вопрос: можно ли составлять ФРД для руководителей? Человек, который занимает высокую должность, сам заинтересован в том, чтобы его рабочий был максимально эффективным. Поэтому он может провести контрольное самофотографирование, чтобы выявить, какие дела «съедают» его время.

logo
×
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!
Это бесплатно и займет всего минуту.

При регистрации на этой неделе вы получите эксклюзивную книгу в подарок

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.