Чтобы получить отпуск за свой счет, нужно заявление сотрудника и согласие работодателя. В статье разберем, как оформить отпуск без сохранения зарплаты, приведем образцы заявления и приказа для скачивания
Отпуск без сохранения зарплаты, или административные дни, компания предоставляет по просьбе сотрудника. Обычно его оформляют, когда работник израсходовал ежегодный оплачиваемый отпуск. Причины могут быть разными: срочный переезд, вызов в суд или налоговую инспекцию, семейные обстоятельства и прочее, но условия предоставления отпуска одинаковые и указаны в статье 128 ТК РФ.
Перечислим основные особенности отпуска без сохранения зарплаты.
- Если сотрудник заболел в течение бесплатных выходных, больничный лист ему не оплачивают.
- Если сотрудник оформляет административный более чем на 14 дней, он теряет отпускной стаж, то есть право на ежегодный оплачиваемый отпуск отодвигается на тот же срок. Например, бухгалтер начала работать в компании 1 марта 2018 года и на 30 дней оформила отпуск за свой счет. Значит, ее следующий отпускной стаж начнется с 1 апреля 2019 года.
- Уйти в отпуск можно только с согласия работодателя.
- Праздничные дни входят в отпуск за свой счет и не продлевают его.
- Минимальная продолжительность бесплатного отпуска — один день, максимальная — зависит от конкретной необходимости и желания сотрудника. Он может взять административный, например, на три дня, а затем продлить еще на неделю, если работодатель не возражает.
Важно! Отпуск без сохранения зарплаты предоставляется только по желанию сотрудника. Работодатель не может по своему усмотрению отправить сотрудника в неоплачиваемый отпуск. В случае нарушения его ждет штраф до 50 тысяч рублей.
Отпуск без сохранения зарплаты: кому предоставить, а кому — отказать
Отправить сотрудника в отпуск за свой счет или отказать — решает руководитель. Например, он может отказать, если отпуск работника экономически невыгоден компании. Однако, закон (ст. 128 ТК РФ) оговаривает случаи, когда работодатель обязан отпустить сотрудника в отпуск без сохранения зарплаты. Например, при рождении ребенка, смерти родных и близких, регистрации брака. На дополнительный бесплатный отпуск имеют право работающие пенсионеры, участники и ветераны ВОВ.
Компания может предоставить отпуск по семейным обстоятельствам и другим причинам, которые работодатель сочтет уважительным. Когда сотруднику выйти на работу решается по договоренности между работодателем и работником.
Читайте по теме: Что такое административный отпуск и как его оформить
Максимальная продолжительность отпуска без сохранения зарплаты
Отпуск за свой счет рассчитывается в календарных днях. Некоторым категориям сотрудников государство устанавливает максимальный срок отпуска без сохранения зарплаты.
Категория работников |
Продолжительность отпуска в днях |
Ссылка на ТК РФ |
Все работники в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников |
по 5 дней на каждый случай |
статья 128 |
Работающие инвалиды |
60 |
статья 128 |
Участники Великой Отечественной войны |
35 |
статья 128 |
Работающие пенсионеры по старости (по возрасту) |
14 |
статья 128 |
Семьи военнослужащих, сотрудников ОВД, федеральной противопожарной службы, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы |
14 |
статья 128 |
Работники, которые совмещают работу с получением высшего образования |
15 |
статья 173 |
Работники, которые совмещают работу с получением среднего профессионального образования |
10 |
статья 174 |
Родитель, опекун, попечитель ребенка до 16 лет, работающий в районах Крайнего Севера |
1 день в месяц |
статья 319 |
Работающие на Крайнем Севере |
Чтобы доехать до места и обратно |
статья 322 |
В остальных случаях длительность административного отпуска обговаривается с работодателем. Сотрудник не может уйти на неопределенный срок. Если человек не знает точной даты выхода на работу, он пишет заявление до конкретной даты, а затем продлевает срок отпуска.
Читайте по теме: Как оформить отпуск по трудовому законодательству
Как оформить отпуск без сохранения зарплаты: пошаговый алгоритм для работодателя
Для предоставления отпуска нужно пройти четыре шага:
Шаг 1. Получить заявление. Сотрудник пишет письменное заявление в свободной форме на имя директора. В нем указывает причину и сроки отпуска — дата начала и окончания. Например, «Прошу предоставить мне отпуск без сохранения зарплаты на 10 календарных дней: с 14 по 23 августа по семейным обстоятельствам».
Вместе с заявлением сотрудник предоставляет копии документов: свидетельство о рождении, заключение о смерти, медицинское заключение, справку с места работы и прочее. Грамотное оформление отпуска без сохранения зарплаты может вызывать трудности у работодателя, не имеющего специальных знаний. Если вы не готовы разбираться в тонкостях составления документа, поручите решение вопроса специалистам сервиса Главбух Ассистент.. Они возьмут на себя бухгалтерскую работу и задачи, связанные с кадровым документооборотом.
Читайте по теме: Как составить график отпусков
Важно! Сотрудник прикладывает копии документов по собственному желанию. Требовать их предоставить — неправомерно.
Шаг 2. Убедиться, что сотрудник входит в льготную категорию работников. Если компании нерентабельно отпускать сотрудника в отпуск, льготнику работодатель отказать не можете. Поэтому необходимо пересчитать, сколько дней сотрудник уже отдыхал бесплатно в этом году.
Если сотрудник не входит в льготную категорию, работодатель подписывает заявление и ставит свою резолюцию: согласен или возражаю.
Шаг 3. Подготовить приказ о предоставлении отпуска за свой счет. Приказ не имеет единого формата, и работодатель разрабатывает его самостоятельно. За основу можно взять унифицированную форму № Т-6 или бланк приказа, подготовленного нашими специалистами.
Главное — указать в приказе данные на работника: Ф. И. О., должность, отдел, сроки отпуска в календарных днях и поставить резолюцию «без сохранения заработной платы».
Приказ подписывают директор и сотрудник, который уходит в отпуск.
Шаг 4. Проверить, подписал ли приказ сотрудник. Поскольку отпуск предоставляется без сохранения зарплаты, особенно важна подпись работника. Иначе будет сложно объяснить трудовой инспекции, что работодатель ознакомил сотрудника с приказом и поэтому ему не начислили отпускные.
Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.