Отпуск без сохранения заработной платы

Отпуск без сохранения зарплаты, или административные дни, компания предоставляет по просьбе сотрудника. Обычно его оформляют, когда работник израсходовал ежегодный оплачиваемый отпуск. Причины могут быть разными: срочный переезд, вызов в суд или налоговую инспекцию, семейные обстоятельства и прочее, но условия предоставления отпуска одинаковые и указаны в статье 128 ТК РФ. 

Перечислим основные особенности отпуска без сохранения зарплаты.

• Если сотрудник заболел в течение бесплатных выходных, больничный лист ему не оплачивают.
• Если сотрудник оформляет административный более чем на 14 дней, он теряет отпускной стаж, то есть право на ежегодный оплачиваемый отпуск отодвигается на тот же срок. Например, бухгалтер начала работать в компании 1 марта 2018 года и на 30 дней оформила отпуск за свой счет. Значит, ее следующий отпускной стаж начнется с 1 апреля 2019 года.  
• Уйти в отпуск можно только с согласия работодателя.
• Праздничные дни входят в отпуск за свой счет и не продлевают его.
• Минимальная продолжительность бесплатного отпуска — один день, максимальная — зависит от конкретной необходимости и желания сотрудника. Он может взять административный, например, на три дня, а затем продлить еще на неделю, если работодатель не возражает.

Важно! Отпуск без сохранения зарплаты предоставляется только по желанию сотрудника. Работодатель не может по своему усмотрению отправить сотрудника в неоплачиваемый отпуск. В случае нарушения его ждет штраф до 50 тысяч рублей. 

Отпуск без сохранения зарплаты: кому предоставить, а кому — отказать

Отправить сотрудника в отпуск за свой счет или отказать — решает руководитель. Например, он может отказать, если отпуск работника экономически невыгоден компании. Однако, закон (ст. 128 ТК РФ) оговаривает случаи, когда работодатель обязан отпустить сотрудника в отпуск без сохранения зарплаты. Например, при рождении ребенка, смерти родных и близких, регистрации брака. На дополнительный бесплатный отпуск имеют право работающие пенсионеры, участники и ветераны ВОВ. 

Компания может предоставить отпуск по семейным обстоятельствам и другим причинам, которые работодатель сочтет уважительным. Когда сотруднику выйти на работу решается по договоренности между работодателем и работником.

Читайте по теме: Что такое административный отпуск и как его оформить

Максимальная продолжительность отпуска без сохранения зарплаты

Отпуск за свой счет рассчитывается в календарных днях. Некоторым категориям сотрудников государство устанавливает максимальный срок отпуска без сохранения зарплаты.

В остальных случаях длительность административного отпуска обговаривается с работодателем. Сотрудник не может уйти на неопределенный срок. Если человек не знает точной даты выхода на работу, он пишет заявление до конкретной даты, а затем продлевает срок отпуска. 

Читайте по теме: Как оформить отпуск по трудовому законодательству

Как оформить отпуск без сохранения зарплаты: пошаговый алгоритм для работодателя

Для предоставления отпуска нужно пройти четыре шага: 

Шаг 1. Получить заявление. Сотрудник пишет письменное заявление в свободной форме на имя директора. В нем указывает причину и сроки отпуска — дата начала и окончания. Например, «Прошу предоставить мне отпуск без сохранения зарплаты на 10 календарных дней: с 14 по 23 августа по семейным обстоятельствам». 

Вместе с заявлением сотрудник предоставляет копии документов: свидетельство о рождении, заключение о смерти, медицинское заключение, справку с места работы и прочее. Грамотное оформление отпуска без сохранения зарплаты может вызывать трудности у работодателя, не имеющего специальных знаний. Если вы не готовы разбираться в тонкостях составления документа, поручите решение вопроса специалистам сервиса Главбух Ассистент.. Они возьмут на себя бухгалтерскую работу и задачи, связанные с кадровым документооборотом.

Читайте по теме: Как составить график отпусков

Важно! Сотрудник прикладывает копии документов по собственному желанию. Требовать их предоставить — неправомерно. 

Шаг 2. Убедиться, что сотрудник входит в льготную категорию работников. Если компании нерентабельно отпускать сотрудника в отпуск, льготнику работодатель отказать не можете. Поэтому необходимо пересчитать, сколько дней сотрудник уже отдыхал бесплатно в этом году. 

Если сотрудник не входит в льготную категорию, работодатель подписывает заявление и ставит свою резолюцию: согласен или возражаю. 

Шаг 3. Подготовить приказ о предоставлении отпуска за свой счет. Приказ не имеет единого формата, и работодатель разрабатывает его самостоятельно. За основу можно взять унифицированную форму № Т-6 или бланк приказа, подготовленного нашими специалистами. 

Главное — указать в приказе данные на работника: Ф. И. О., должность, отдел, сроки отпуска в календарных днях и поставить резолюцию «без сохранения заработной платы». 

Приказ подписывают директор и сотрудник, который уходит в отпуск. 

Шаг 4. Проверить, подписал ли приказ сотрудник. Поскольку отпуск предоставляется без сохранения зарплаты, особенно важна подпись работника. Иначе будет сложно объяснить трудовой инспекции, что работодатель ознакомил сотрудника с приказом и поэтому ему не начислили отпускные.

Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.