Финансовая страховка от бухгалтерских ошибок       Бесплатная регистрация ООО   |   ИП       4 способа сэкономить на налогах       CRM, Склад, Торговля, Аналитика в одном месте       Программа для учета в магазинах (54-ФЗ)
Новый Бизнес.Ру

Документы при увольнении: что и в какие сроки выдать работнику

4 декабря 2019
67
Средний балл: 0 из 5
Какие документы выдать сотруднику при увольнении

Проволочки с выдачей документов увольняющемуся сотруднику могут грозить компании штрафом на 50 тысяч рублей, а при повторном нарушении — до 70 тысяч. Рассказываем о том, почему нельзя тянуть с выдачей трудовой и какие документы выдаются работнику в обязательном порядке, а какие — только по письменному запросу.

Николай М. работал менеджером филиала крупной компании в Казани. Головной офис находился в Москве. В день увольнения Николай получил уведомление, что он может получить трудовую книжку в Москве или дать письменное согласие на ее пересылку. Николай согласия не дал и получил книжку только через месяц.

На другой день он подал жалобу в суд о нарушении его прав: ему не отдали трудовую книжку в день увольнения, что помешало ему устроиться на новую работу. Суд встал на сторону сотрудника — поскольку в последний день Николай был на рабочем месте, то обязанность работодателя выдать книжку на руки. Компания выплатила сотруднику компенсацию в виде месячного заработка.

Какие документы выдаются при увольнении

Все документы, выдаваемые при увольнении, условно можно разделить на обязательные и выданные по письменному заявлению сотрудника. Обязательные документы выдаются сотруднику в последний рабочий день, а по заявлению — в течение трех рабочих дней.

Обязательные документы

По письменному запросу сотрудника

  • Трудовая и мед. книжка работника;
  • Справка о заработке за два последних календарных года перед увольнением;
  • Копия СЗВ-СТАЖ;
  • Копия СЗВ-М;
  • Копия раздела 3 расчета по страховым взносам.
  • Справка о доходах;
  • Справка для получения пособия по безработице;
  • Другие документы, связанные с работой — копии приказов о приеме, переводе, поощрении, справка о размере заработной платы, документ о перечисленных страховых взносах и прочие документы;
  • Сведения из реестра застрахованных лиц по форме ДСВ-3 (в случае уплаты дополнительных взносов на накопительную часть пенсии)

Обязательные документы

В последний день работы сотрудник получает на руки пакет документов:

Заполненную трудовая книжку. Запись в ней делается на основании приказа директора со ссылкой на ТК РФ. Например, при увольнении сотрудника по собственному желанию в 2019 году в документе запись выглядит так: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ».

Заполненный бланк будет таким:

N записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

53

19

08

2019

Уволен по собственному желанию,

Приказ от 18.08.2019

пункт 3 часть 1 статья 77 Трудового Кодекса Российской Федерации

№ 121-л

Руководитель отдела кадров: М.В. Валеева .

Кроме причины увольнения в книжку вносятся: дата расторжения трудового договора, порядковый номер и дата внесения записи. Работодатель визирует запись своей подписью и печатью организации. Кроме него вносить изменения в трудовую книжку могут главного бухгалтер и руководитель отдела кадров. Сотрудник ставит свою подпись в трудовой и расписывается в журнале движения трудовых книжек.

Если сотрудник вовремя не забрал трудовую книжку,отдел кадров направляет ему уведомление о получении книжки. Как только работодатель отправил уведомление, с него снимается вся ответственность за задержку выдачи книжки. Если этого не сделать, трудовая инспекция может оштрафовать на сумму до 50 тысяч рублей. Выдать трудовую книжку другому человеку нельзя.

Для предпринимателя, не обладающего специальными знаниями в кадровом учете, самостоятельная подготовка документов, необходимых при увольнении, может оказаться сложной задачей. Если у вас нет специалистов, готовых взять на себя эту работу, воспользуйтесь помощью сотрудников сервиса Главбух Ассистент. Они решат все задачи, связанные с учетом, отчетностью и кадровым документооборотом.

Читайте также:

Правила увольнения: как расстаться с сотрудником и не нарушить закон

Виды и особенности трудовых договоров

Как заполнить трудовую книжку: пошаговая инструкция

Справка о заработке за два последних календарных года. Работодатель оформляет справку о зарплате и других выплатах, на которые начислялись взносы по временной нетрудоспособности или в связи с материнством. Главный бухгалтер оформляет справку на бланке № 182н в бумажном или электронном формате, ставит подпись и печать организации. После выдачи справки в нее нельзя вносить исправления. В справке фиксируются сведения о доходах сотрудника за последние два года, предшествующие увольнению.

Копию раздела 3 расчета по страховым взносам. Работодатель делает копию расчета на увольняющегося работника и указывает его личные данные — ИНН, СНИЛС, ФИО, дата рождения, гражданство, паспортные данные и признак застрахованного лица. Кроме этого, в справке собрана информация о выплатах работнику и начисленных пенсионных взносах во время работы в компании.

Копия отчета по СЗВ-СТАЖ. В нем фиксируется стаж работника для Пенсионного фонда. После увольнения сотрудника работодатель передает сведения о стаже в ПФР, а копию документа сотрудник предъявит на новом месте работы.

Копия СЗВ-М — это индивидуальная копия отчета в ПФР о застрахованных лицах. Работодатель не может выдать копию всего отчета, иначе нарушит закон о защите персональных данных. Он готовит индивидуальную выписку для сотрудника, где есть его данные, из общего отчета.

Что выдать по письменному запросу

Сотрудник пишет заявление на получение остальных документов, выдаваемые при увольнении. На подготовку бумаг уходит три дня. Отсчет ведется с того дня, когда сотрудник написал заявление. Все документы выдаются сотруднику лично, если пришел его представитель, ему нужно предъявить доверенность.

Справка о доходах и суммах налога физического лица. Это «бывшая» справка 2-НДФЛ. С 2019 года появился новый бланк справки о доходах, согласно приказу ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. При увольнении в 2019 году один документ выдают сотруднику, другой — направляют в налоговую инспекцию.

Заявление о выдаче справки о доходах и суммах налога сотрудник пишет в произвольном виде. Можно использовать такой вариант:

Директору

ООО «Аргамак К»

А.В. Волкову

от Е.И. Кругловой

Заявление

Согласно пункту 3 статьи 230 НК РФ прошу выдать мне два экземпляра справки о доходах и суммах налога за 2018 год и за период с начала 2019 года по день увольнения — 15 августа 2019 года.

15.08.2019 ____________ Е.И. Круглова

Сведения из реестра застрахованных лиц ДСВ-3. Это новый отчет в ПФР о дополнительных взносах на накопительную часть будущей пенсии сотрудника. Если работодатель перечислял взносы, то при увольнении работника нужно передать ему эти сведения.

Справка для оформления пособия по безработице. Она потребуется в службе занятости для оформления пособия. Каждая организация разрабатывает свой бланк справки, главное — указать в ней сведения о работнике, его среднем заработке и о работодателе.

Другие документы по работе. Сотрудник может запросить копии кадровых приказов — о приеме на работу, об увольнении, о переводах и прочее. На всех приказах должны стоять реквизиты работодателя.

Если увольняется будущий пенсионер, он может подать заявление с просьбой сделать и сдать на него отчет СЗВ-СТАЖ для назначения пенсии. На выдачу любых документов у работодателя только три рабочих дня.

Читайте также: Основания прекращения трудового договора: как уволить сотрудника

Регулярные ошибки работодателей при увольнении сотрудников

Большинство судебных споров при расторжении трудовых отношений связаны с увольнением сотрудника — кому-то указали некорректное основание, другому не выдали весь пакет документов, третий получил неполный расчет в последний день. Такие недочеты могут привести к восстановлению сотрудника на работе и выплате компенсации за вынужденный прогул.

Сотрудник не получил расчет в день увольнения. Работодатель в последний день работы выдает зарплату, компенсацию за неиспользованный отпуск, выходное пособие и другие выплаты, оговоренные в трудовом договоре. Если этого не сделать, нанимателю придется выплатить работнику компенсацию, рассчитанную по 1/150 ставки ЦБ, организацию ждет штраф до 50 тыс. руб., а должностное лицо — до 20 тыс. руб.

Уволили сотрудника, который был на больничном или в отпуске. Работодатель может уволить такого работника только в двух случаях — при ликвидации компании и если сотрудник увольняется по собственному желанию, хотя находится в отпуске или на больничном. Во всех других случаях расстаться с сотрудником можно в первый день его выхода на работу.

Не выдали трудовую книжку. В последний рабочий день работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки сотруднику, независимо от местонахождения офиса. В противном случае, работник может оспорить увольнении, заявить о получении компенсации за вынужденный прогул и восстановление на работе. Кроме того, компанию может оштрафовать трудовая инспекция на сумму до 50 тысяч рублей.

Что будет, если не выдать вовремя документы при увольнении

За нарушения штрафы грозят не только компании, но и должностным лицам:

Штраф при первичном нарушении

Штраф при повторном нарушении

Организация

30 000 — 50 000 рублей

50 000 — 70 000 рублей

Сотрудник, ответственный за выдачу документов при увольнении

1000 — 5000 рублей

10 000 — 20 000 рублей

или лишение должностных обязанностей на срок от 1 года до 3 лет

Предприниматель

1000 — 5000 рублей

10 000 — 20 000 рублей


Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.



logo
×
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
×
Регистрация

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Продолжить
×
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.