Финансовая страховка от бухгалтерских ошибок       Бесплатная регистрация ООО   |   ИП       4 способа сэкономить на налогах       CRM, Склад, Торговля, Аналитика в одном месте       Программа для учета в магазинах (54-ФЗ)
Новый Бизнес.Ру

Вкладыш в трудовую книжку: образец и правила оформления

4 декабря 2019
113
Средний балл: 0 из 5
Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка — это документ строгой отчетности. Неправильное оформление создаст проблемы при трудоустройстве или при расчете стажа. То же самое относится к заполнению вкладыша в трудовую книжку. В статье рассказываем об условиях выдачи, правилах оформления и возможных ошибках.

В трудовой книжке ограниченное количество страниц для заполнения. При частой смене работы или внесении записей место в книжке может закончиться. Новый документ в таком случае не заводят, а используют дополнение, которое, как и сам оригинальный документ, имеет номер, средства защиты подлинности и отсутствует в свободной продаже. Точнее, бланк купить можно, но гарантии, что он будет соответствовать требованиям закона, можно получить только у лицензированных продавцов.

Бланки изготавливает предприятие Гознак, они относятся к документам, подлежащим особому учету. Купить их компания может либо у изготовителя, либо в организациях, отвечающих специальным требованиям и уполномоченных распространять такие документы.

Стоимость бланка работодатель вычитает из зарплаты сотрудника, также работник может внести деньги в кассу или перечислить на счет предприятия. Способ оплаты регламентируют внутренние документы компании. Сотрудник при этом должен написать согласие на взятие с него денег за новый бланк.

Испорченные бланки компания оплачивает самостоятельно. Также работодатель платит за новый документ, если старый утрачен из-за халатности ответственных лиц в организации. Любая компания обязана постоянно поддерживать запас всех необходимых бланков для такого случая.

Количество дополнений к одной трудовой книжке не ограничено законом, каждый следующий вкладыш прикрепляют к трудовой один за другим. Нельзя оформлять и подшивать дополнительные страницы, пока не закончится любой из существующих разделов книжки или предыдущего вложения. Без наличия оригинала трудовой дополнение как отдельно существующий документ не оформляют. При оформлении вложения в трудовую книжку вносят запись о вкладыше, образец которого звучит так: «Выдан вкладыш, серия АТ-X № 2968943». Дату выдачи не проставляют.

Факт оформления вложения обязательно фиксируют в журнале движения трудовых книжек — либо в строке, где произведена запись о номере трудовой этого сотрудника, либо отдельной строкой. Во втором случае работник должен поставить в новой строке подпись.

Кроме журнала учета трудовых книжек, действия по оформлению фиксируют в приходно-расходной книге учета бланков. Первую хранят в отделе кадров, а вторую в бухгалтерии, срок хранения обоих документов в архиве после заполнения — 75 лет. Обычно ведением и хранением трудовых книжек занимается кадровый отдел, реже — бухгалтерия компании. Если профильных специалистов, готовых взять на себя оформление вкладышей и трудовых, в вашей фирме нет, доверьте эту работу специалистам сервиса Главбух Ассистент.

Читайте еще: Справка СВЗ-стаж.

Как выглядит вкладыш

Вложение содержит 35 страниц. 2-21 страницы содержат графы информации о должностях и работе, а 22-35 — графы для записей, касающихся сведений о награждениях и поощрениях. На титульной странице обязательно присутствует изображение герба России, а также серия и номер бланка документа, которые продублированы до конца документа на каждом развороте. Кроме этого, на титульном листе указано, что приложение без трудовой книжки недействительно.

В качестве защиты от фальсификации на страницах присутствуют водяные знаки и рисунок на бумаге — они такие же, как в трудовой книжке. Кроме этого есть надписи, видимые под ультрафиолетом, а листы скреплены особым образом, исключающим подмену. Сейчас с бланками дополнительно поставляют клеящиеся голограммы, наносить которые по закону не обязательно. Однако работодатель по своему усмотрению может приклеить ее сверху на свою печать, запись или подпись, и ее невозможно будет подделать, так как при удалении голограммы повреждается и запись и бумажная основа.

Трудовая книжка: вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка: вкладыш в трудовую книжку

Читайте также: Об электронных трудовых книжках.

Правила заполнения

В момент заведения нового приложения заполняют титульный лист. В нем указывает фамилию, имя, отчество работника без сокращений; день, месяц и год рождения; образование, профессия и специальность. Далее проставляют дату заполнения вкладыша в трудовую книжку, а затем его подписывает владелец основного документа и уполномоченный по работе с трудовыми книжками сотрудник компании.

Все это слева внизу скрепляют печатью компании. Печать ставят, если организация ее использует, а при отсутствии таковой в компании бланк оставляют без печати. Все данные вносят из актуальных на момент заполнения документов — паспорт, диплом, свидетельство о специализации, т.е. в трудовой и в приложении могут быть разные фамилии, профессии и специальности.

Следующим этапом должна быть отметка в трудовой о том, что выдан вкладыш — для этого на самом первом развороте (на внутренней стороне корочки трудовой книжки или на титульном листе) ставят штамп о выдаче. Закон не уточняет место постановки штампа и ничего не говорит о том, можно ли сделать запись от руки чернилами. Важно, чтобы штамп не закрывал других записей.

Номера записей в приложении должны быть продолжением нумерации в трудовой книжке, т.е. если последняя запись в трудовой была с номером 135, новый документ начинают с номера 136. Если какой-то раздел в трудовой закончился, а другой книжки нет, то заполненный раздел начинают во вкладыше, а незаполненный продолжают в трудовой.

Если при оформлении вложения обнаружены ошибки в порядке нумерации записей трудовой, начала их исправляют обычным способом, т.е. указывают, что номер записи неправильный, очередной записью устанавливают правильную нумерацию и лишь затем с нужного номера продолжают записи на вложенных страницах. Корректирующие записи производят для каждой отдельно взятой неправильной записи.

Пример

Трудовая книжка закончилась записью 22, а приложение начали с номера 1. Исправления делаем для каждой записи.

№ записи

Дата

Сведения

Наименование, дата и номер документа

1

01

10

2012

Переведен на должность мастера.

Приказ от 25.09.2017 № 05-б

2

22

01

2019

Переведен на должность главного инженера.

Приказ от 20.01.2019 № 01-б

23

23

01

2019

Запись за номером 1 недействительна.

Переведен на должность мастера.

Приказ от 25.09.2017 № 05-б

24

23

01

2019

Запись за номером 2 недействительна.

Переведен на должность главного инженера.

Приказ от 20.01.2019 № 01-б

Если записи вложения продолжаются в той же организации, что и последняя запись трудовой, можно название компании не уточнять — просто «переведен», «награжден» и т.д. Более того, часть записи может начаться в трудовой, а продолжиться в дополнении.

До того как начать записи, новые страницы нужно вшить в книжку. Именно вшить, а не приклеить или прикрепить степплером. Закон не уточняет куда именно нужно вшивать вкладыш, поэтому можно сделать это в середине книжки, а можно пришить к задней странице. Первый вариант кажется удобнее, но если потом нужно будет вшить еще один документ, страницы первого окажутся разделены. Поэтому обычно пришивают к задней странице.

Для этого книжку открывают на последнем развороте, а приложение посередине. Перед прошивкой лучше всего сначала проколоть 4‒5 отверстий шилом, а затем прошивать иглой с ниткой. Ни цвет, ни толщина нити значения не имеют, важно только, чтобы она прошла через все отверстия по несколько раз, а затем концы выводят в отверстия около середины и завязывают несколькими узлами.

Читайте еще: Как завести трудовую.

Возможные ошибки при заполнении вкладыша

Первая и главная ошибка — отсутствие этого документа при окончании раздела трудовой книжки. Редко, но бывают попытки вносить сведения о работе в раздел о поощрениях, в котором чаще остается пустое место. Иногда пытаются подклеить или пришить степплером распечатанные листочки с графами. Это грубое нарушение, которое превратит трудовую книжку в недействительную.

На титульном листе недопустимы исправления. Если при оформлении нового дополнения допущена ошибка, бланк списывают, как негодный и заводят новый. Уничтожают испорченный бланк только в составе комиссии с оформлением акта об утилизации, а сам бланк уничтожают.

Иногда по ошибке заводят новый вкладыш в трудовую книжку, а в саму трудовую книжку делают об этом запись. В этом случае бланк документа уничтожают, а в книжке ошибочную запись объявляют недействительной, заверяют печатью организации и подписью уполномоченного сотрудника.

Ошибки, сделанные внутри новых листов, т.е. на страницах 2‒35, исправлять можно. С ними поступают так же, как при исправлениях в трудовой книжке — следующей записью уведомляют, что предыдущая запись недействительна, ставят подпись и печать. При этом нужно обязательно указать номер неверной записи. Зачеркивания неправильных записей запрещены.

Еще одна проблема, которая может возникнуть — порча бланков во время вшивания листов. Можно повредить как новый бланк, так и старую книжку. В первом случае бланк списывают и утилизируют, а при порче книжки придется делать дубликат.

За саму порчу бланков наказание не предусмотрено. Проблемы могут возникнуть у владельца книжки или вкладыша, если с ними произведут действия, делающие документы нелегитимными — неверные записи, неправильно выполненные исправления, испорченные или отсутствующие страницы.

У работодателей основные нарушения связаны с неправильным ведением или хранением. Штрафы для должностных лиц и ИП при выявлении нарушений трудовой инспекцией — от 1 тыс. рублей до 20 тысяч при повторных эпизодах. Юридическим лицам грозит наказание в 30‒70 тысяч в зависимости от тяжести проступка. Естественно, такие суммы применяют для тех случаев, когда речь не идет о подлоге, недостоверных сведениях или умышленной порче документов — за эти нарушения возможна уголовная ответственность.

Читайте еще: Трудовая книжка — заполняем правильно.

Автор Легкий Сергей


Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.



logo
×
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
×
Регистрация

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Продолжить
×
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.