Финансовая страховка от бухгалтерских ошибок       Бесплатная регистрация ООО   |   ИП       4 способа сэкономить на налогах       Бесплатный доступ в сервис для автоматизации бизнеса
Новый Бизнес.Ру

Электронные трудовые книжки: правила перехода для ИП и ООО

9 августа 2019
5689
Средний балл: 0 из 5
Электронные трудовые книжки

В 2020 году привычные трудовые книжки сменит цифровой аналог. Переход на электронные трудовые книжки будет постепенным, а у некоторых работников останется возможность отмечать свой трудовой стаж по старинке – на бумажных листах. В чем преимущества и недостатки нововведения, как подготовиться к этому работодателям – разберемся подробно.

Порядок перехода на электронные трудовые книжки

Трудовая книжка в электронном виде будет выполнять те же функции, что и ее бумажный собрат: в нее планируется заносить все данные, связанные с трудоустройством. Ключевое отличие – в способе передачи и хранения информации. Сведения о трудовой деятельности каждого работника будут передаваться по сети Интернет и храниться в информационной базе ПФР. Это предполагает:

  • удобную, интуитивно понятную систему навигации, что позволит быстро находить необходимые сведения о конкретном работнике;
  • возможность одновременного доступа к информации представителей других государственных структур – Центр занятости, Министерство труда и социального развития, ФСС;
  • усиленную защиту сведений от несанкционированного доступа, сведение к минимуму вероятности потери данных.

Электронные трудовые книжки начнут вводить с 1 января 2020 года – но работодателям придется еще долго действовать на два фронта – обеспечивать одновременно ведение и бумажных, и цифровых носителей. С 2021 г. на тех, кто впервые устраивается на работу, можно будет заводить только электронный вариант.

Трудящиеся со стажем смогут продолжать пользоваться бумажной версией, для этого нужно написать соответствующее заявление. Но данные о них работодателю все равно придется подавать и в электронном виде тоже. Сотрудники, которые не напишут заявление, получат бумажные трудовые книжки на руки. Полностью отказаться от них планируется к 2027 г.

Читайте также Трудовая книжка: ненужная рутина или важный документ?

Электронные трудовые книжки: аргументы «за» и «против»

Бумажная версия давно стала объектом многочисленных претензий: книжку легко испортить, потерять, а восстановить бумажный вариант сложно, займет много времени. Компании несут солидные затраты на хранение этой «макулатуры», а мошенники часто подделывают бланки.

Электронные трудовые книжки

Татьяна Козлова, директор по персоналу ООО «Байкал-Сервис ТК»

Использование электронного формата взамен бумажного исключит все эти минусы и для работника, и для организации. В организациях упростится кадровое делопроизводство: исчезнет необходимость в затратах на подготовку и заверение копий. Однако, на мой взгляд, существуют и минусы. Поскольку все сведения будут храниться в базе данных, то всегда есть опасность утечки информации. Более того, в небольших компаниях, которые находятся в удаленных регионах, может не оказаться элементарных условий для такого перехода - нет необходимого ПО или вовсе отсутствует доступ в интернет.

По сравнению с бумажным аналогом сторонники «оцифровки» данных говорят о явных плюсах электронных книжек.

Для работодателя

Для работника

Возможность удобной систематизации данных о всех сотрудниках в цифровом виде, наличие единой базы по всем работникам.

Оперативный доступ к данным электронной трудовой книжки, быстрое получение выписки о трудовой деятельности – даже если организация уже ликвидирована.

Сокращение расходов на ведение документооборота за счет автоматизации процесса.

Отсутствие вероятности обмана и манипуляций со стороны работодателя (затягивание с выдачей трудовой книжки, внесение недостоверных сведений). Сведения об отчислениях с заработной плату будут формироваться автоматически и ПФР сможет легко этот процесс отслеживать.

Оперативное подтверждение данных о квалификации и стаже работника, которые он указывает в резюме или, например, озвучивает на собеседовании.

Минимальный риск утраты информации из трудовой книжки: в отличие от бумажной цифровая не может сгореть или потеряться. Вероятность доступа к ней постороннего человека также минимальна.

Отсутствие возможности использования работником поддельных бланков, внесения «липовых» записей.

Возможность в любой момент проверить достоверность сведений, запросив справку в ПФР или на портале госуслуг.

Из минусов «электронки» называют:

  • потребность в больших расходах на перевод бумажного документооборота в цифровой вид;
  • сложности с реализацией программы в районах, где часто возникают проблемы с доступом в Интернет;
  • вероятность заражения базы вирусами, сбоя в программе.

Основные опасения многих работодателей касаются рисков потери данных – восстановить базу при глобальном сбое системы будет очень сложно.

Электронные трудовые книжки

Надежда Миллер, HR-директор otc.ru

Каким образом люди в этом случае будут подтверждать свой трудовой стаж и вредность? А если сбой случится не через 10 лет, например, когда еще будет возможность бумажных запросов для подтверждения, а когда дублирование бумажной трудовой и электронной прекратится? Поэтому я, сколько это возможно, буду помимо электронной трудовой книжки параллельно вести также учет в бумажном виде, со всеми записями, подписями и печатями.

Читайте по теме: Работа по договору без трудовой книжки: когда это возможно?

Как перейти на электронные трудовые книжки

В Минтруде пояснили, какую информацию придется передавать работодателям в ПФР с введением электронных трудовых книжек. По сути, это те же сведения о трудовой деятельности застрахованных граждан, что ранее вносились в бумажную книжку, единственное исключение - решения о вынесении поощрений:

  • место работы – следует указать название компании полностью, ее регистрационный номер, данные о переименовании;
  • периоды трудовой деятельности – информация о приеме на работу и увольнении, переводе на другую работу;
  • наименование должности, профессии с указанием квалификации;
  • информация о распоряжениях, на основании которых были зарегистрированы трудовые взаимоотношения.

Работодателям предстоит заранее подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки:

  • внести соответствующие изменения в локальные нормативные документы, а также в содержание коллективных договоров и соглашений;
  • обеспечить готовность технического оснащения для своевременной передачи электронных сведений в ПФР;
  • каждого работника письменно известить о грядущих нововведениях и его правах по использованию трудовой книжки старого формата.

Сведения нужно будет предоставлять ежемесячно: в 2020 году – не позднее 15-го числа месяца, который следует за отчетным периодом; с 2021 года – не позднее рабочего дня, который следует за датой издания соответствующего распоряжения.

При увольнении работодатель обязан будет выдать сотруднику выписку с данными о его трудовом стаже – на бумажном носителе, со всеми необходимыми подписями и печатями. Этот документ с работника потребуют при новом трудоустройстве.

Электронные трудовые книжки

Татьяна Афонина, HR-директор платежного сервиса CloudPayments

Сейчас видится риск оперативного получения информации о работнике. База данных будет храниться в ПФР, где у каждого будет свой личный кабинет. До конца непонятен формат взаимодействия с ПФР — в каком виде будет осуществляться предоставление информации о сотруднике и с какой скоростью. Понятно, что мы как работодатели должны подавать сведения в госорган. Но как быстро они будут обновлять эти данные, насколько будут сведены к минимуму ошибки по внесению этих данных, будут ли базы работать корректно — вопросы, которые нас волнуют.

В отношении работодателей, которые будут задерживать передачу сведений, планируется ввести административную ответственность. Точные размеры штрафных санкций пока неизвестны.

Читайте также: Как поставить иностранного работника на миграционный учет по новым правилам

Для ленты новостей мы запустили специальный канал в Telegram и группу в Фейсбуке. Присоединяйтесь!


logo
×
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Присоединяйтесь к клубу предпринимателей Бизнес.Ру

— Актуально о продвижении и развитии бизнеса в вашей отрасли
— Советы от реальных участников рынка и экспертов
— Новым участникам бизнес-подарок

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Продолжить

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.