Финансовая страховка от бухгалтерских ошибок       Бесплатная регистрация ООО   |   ИП       4 способа сэкономить на налогах       CRM, Склад, Торговля, Аналитика в одном месте       Программа для учета в магазинах (54-ФЗ)
Новый Бизнес.Ру

Работа с поставщиками: как наладить продуктивное сотрудничество

23 сентября 2019
1481
Средний балл: 0 из 5
Работа с поставщиками: как наладить продуктивное сотрудничество

От поставщика зависит многое в работе магазина: своевременное поступление товара на полки, итоговая стоимость и ассортимент. В статье поговорим о выстраивании сотрудничества, согласовании условий работы с поставщиками, о рисках взаимодействия и написании претензий.

О чем вы узнаете:

База знаний для директора магазина

Более 100 инструкций, практических рекомендаций и готовых решений в одном месте - базе знаний директора магазина.


Перейти >>

Виды поставщиков товаров для розничных магазинов

Средний розничный магазин взаимодействует с несколькими видами поставщиков:

  • посредниками (дилеры, дистрибьюторы, импортеры);
  • производителями.

Масштабы заказов при этом могут быть разными. Например, поставка небольшого завода или ремесленного предприятия в разы меньше, чем предлагает крупный импортер.

Производитель обычно предлагает меньшую цену, чем посредник. Но стандартные условия работы с такими поставщиками подразумевают заказ крупных партий продукции, что не всегда выгодно.

Упростить работу с поставщиками позволит программа для автоматизации работы магазина Бизнес.Ру. Благодаря автоматической загрузке прайс-листов вы всегда будете в курсе актуальных цен и остатков. Также, на основе аналитики продаж, можно формировать заказы поставщикам и отправлять прямо из сервиса. Попробовать все возможности товароучетной программы Бизнес.Ру бесплатно прямо сейчас >>

Посредники

Основные посредники, с которыми приходится сталкиваться владельцу магазина, - это дистрибьюторы и дилеры. Они отличаются следующим:

  • дистрибьютор - крупнооптовый продавец, сильно зависящий от поставщика, так как связан с ним жестким договором, в котором определяются цены продажи и т.д;
  • дилер - мелкооптовый или даже розничный (дропшиппинг) продавец, который закупает у производителя или дистрибьютера партии товара для перепродажи.

Традиционно производитель пытается выстроить сам сеть дистрибьюторов. 

Именно на нее предприятие возлагает надежды, но также навешивает обязательства и диктует правила ценовой политики. Дистрибьютор получает товар от производителя по очень выгодной цене, но часто не имеет права продать ниже установленного минимального значения.

Дилер же более мобилен. Как правило, он реализует товары сразу нескольких производителей, формируя собственный ассортимент мелкооптового магазина. Дилер самостоятельно назначает цену перепродажи.

Производители

Еще 10 лет назад на производителей можно было выйти лишь посещая выставки или получив контакт завода от коллеги-предпринимателя. Однако сейчас большинство предприятий имеют страницу в интернете, где описывают условия сотрудничества, преимущества и дают скачать каталог товаров. Поэтому даже владельцы малых магазинов в настоящее время стремятся выйти именно на производителей.

Плюсы организации работы с поставщиками напрямую с завода:

  • можно сторговаться до очень выгодных цен;
  • есть шанс получить более подробную консультацию, чем может дать дистрибьютор, а также бесплатные образцы продукции.

Минусы:

  • необходимость заказывать оптовую партию;
  • если в вашей сфере много производителей, могут быть сложности в поддержании контактов с каждым из них;
  • логистику, вероятно, придется выстраивать самостоятельно.

Если производитель находится за рубежом, могут возникнуть языковые сложности при непосредственном сотрудничестве с ним. Кроме того, заниматься растаможкой придется вам. Нужны будут знания правил внешнеэкономической деятельности, валютной бухгалтерии, торговых операцией с зарубежными компаниями.

Постоянные и временные поставщики

Работа с поставщиками - процесс непрерывный, и поэтому у каждого владельца магазина через определенное время складываются отношения с постоянными и временными поставщиками.

Первые обеспечивают основной товарооборот, с ними уже сложилась история сотрудничества и выстроена логистика. Наличие ответственных постоянных поставщиков - залог ровной работы магазина.

Временные поставщики помогают устранить сбои в поставке продукции, вызванные проблемами у постоянного дилера. Также они важны при продаже сезонной продукции.

Существует и третий тип. Это потенциальные поставщики - те оптовые компании или заводы, с которыми вы еще не сотрудничали, но планируете наладить контакт.

Записывать историю взаимодействий с контрагентами и отслеживать работу сотрудников при заказе партий товаров поможет CRM-система Бизнес.Ру. Ее можно использовать для назначения заданий, настройки IP-телефонии и быстрого поиска документации по заказам, ведь к каждому контрагенту прикреплены документы, связанные с поставками. Попробуйте CRM-систему от Бизнес.Ру прямо сейчас >>

Методы работы с поставщиками: их плюсы и минусы 

Есть три основных метода работы с поставщиками по закупкам: заказ крупных, небольших партий и закупка товара по одной штуке по мере необходимости.

Метод 1. Закупка товара одной партией

Самый дорогостоящий и рискованный способ - закупка товаров у одного поставщика крупной партией.

Преимущества метода:

  • скидка на объем;
  • снижение затрат на транспорт (по сравнению с периодическими закупками);
  • при налаженных поставках с завода есть возможность сэкономить на должности менеджера по закупкам.

Недостатки:

  • есть шанс не попасть в спрос и остаться с нераспроданной партией;
  • для хранения товара необходим большой склад.

Проблема нераспроданного товара из партии обычно подстерегает начинающих предпринимателей. 

Пример. Ирина Голуб, директор магазина детской одежды, к открытию торговой точки заказала относительно большую партию трикотажных костюмов в одной из ивановских фабрик, на 100 тысяч рублей. Заказ был сделан по интернету. Уже в магазине при попытке продажи первого костюма покупателю обнаружили, что вещи были сшиты по неудачным лекалам: рукава и проймы были узкими, штанины широкими. Одежда неплохо выглядела на манекенах, но не подходила при примерке.В итоге удалось продать только треть партии по сниженным ценам, остатки уже пять лет лежат на складе.

Метод 2. Регулярные закупки мелкими партиями

Чтобы защитить себя от риска остаться с нераспроданным товаром, большинство владельцев небольших магазинов приобретают мелкие партии товаров, делая регулярные заказы. К дополнительным плюсам мелкооптовых закупок относятся:

  • быстрая оборачиваемость капитала;
  • снижение затрат на обслуживание склада.

Недостатки подобного метода:

  • выше цена, чем заказ крупной партии;
  • необходимо нанимать на работу менеджера по закупкам, который будет отвечать за непрерывность работы с поставщиками;
  • выше затраты на доставку.

Метод 3. Получение товара по мере необходимости

В этом случае возможны заказы 1-5 единиц товара для дропшиппинга или поставок товара под заказ. 

Все о дропшиппинге >> 

Такая схема распространена в интернет-магазинах, которые не имеют собственного склада. Они выставляют товар на своем сайте, зная, что он есть у поставщика.

Когда клиент делает заказ и его оплачивает, курьер интернет-магазина едет к поставщику и забирает товары по списку, отвозит или отправляет транспортной компанией покупателю.

Минусы таких условий работы с поставщиками:

  • не все дистрибьюторы готовы исполнять поштучные заказы;
  • часто продукция отпускается по ценам, близким к розничным.

Работа с поставщиками: как наладить продуктивное сотрудничество

Где искать поставщиков

Места и способы поиска поставщиков зависят от товара, который вы собираетесь продавать.

Российских производителей можно найти в каталогах на сайтах, китайских - на Alibaba. Информацию о турецких фирмах и посредниках размещают на российских форумах, связанных с продажей обуви и одежды, на специализированных сайтах.

С представителями европейских компаний лучше встречаться на тематических выставках. Посещение деловых мероприятий, связанных с вашей отраслью, - это верный способ разнообразить количество поставщиков и ассортимент своих товаров.

Найти дистрибьютора проще, чем производителя. Посредники больше тратят денег на маркетинг, поэтому у оптового поставщика обычно есть сайт и активная группа менеджеров по продажам, которые постоянно расширяют базу розничных магазинов.

Если ваш магазин работает хотя бы год, дилеры сами вас найдут, они заинтересованы в увеличении сети распространения товаров.

Другие способы поиска оптовиков:

  • каталоги и сайты в интернете;
  • форумы предпринимателей;
  • выставки;
  • личные рекомендации.

Где лучше искать поставщиков >>

Правила работы с поставщиками

Для написания этой части мы опросили предпринимателей, которые поделились собственными правилами взаимодействия с поставщиками.

Правило 1.

Прописывайте “каждый чих” в договоре. Нюансы очень важны. Консультируйтесь с юристом перед подписанием договора. Помните, что задача поставщика - заработать на вас и продать товар. Вы как покупатель можете устанавливать собственные условия (правда, не пишите в договоре изначально невыполнимую задачу).

Договор - это основа того, как будут контролироваться отношения. Суть контактных условий - указать, что каждая из сторон должна будет сделать. Вы и партнер будете следить за выполнением обязательств для соблюдения согласованных условий договора.

Обратите внимание на такие пункты, как:

  • возврат бракованного товара;
  • пеня за задержку поставки;
  • как прописаны правила проверки товара на брак, если покупатель сдает бракованный товар.

Как правильно оформить возврат товара поставщику >>

Правило 2.

Сотрудничайте с несколькими поставщиками одновременно. Напомним, они бывают постоянными, временными и потенциальными. 

Организовав работу с поставщиком товаров на еженедельной основе, узнайте о других оптовых компаниях, работающих на рынке. Оцените условия и сделайте заказ малой партии. Пусть эти компании будут “временными” и “потенциальными”. Зато вы не останетесь без товара, если с основным дилером что-то случится.

Успешно работать с несколькими поставщиками одновременно поможет программа для автоматизации работы магазина Бизнес.Ру. Выстройте правильный процесс продажи, ассортиментную политику и найдите новые точки роста, получив при этом денежный прирост. Попробуйте весь функционал программы для автоматизации работы магазина Бизнес.Ру прямо сейчас >>

Правило 3.

Устанавливая взаимоотношения, стройте их на уважении, но не дружите. Как правило, когда поставщик понимает о супер-лояльном отношении, он забывать о договоренностях и расслабляется.

При этом отношения будут успешнее, если вы уважаете своего поставщика, и его сотрудники уважают вас. Поставщики хотят работать с теми компаниями или ИП, которые выполняют свои обещания. То есть, если вы говорите, что сможете заплатить за товар через неделю, сделайте это, а не просите новой отсрочки.

Взаимное уважение возможно, если обе стороны сделки понимают свой вклад в договор и доверяют друг другу.

Правило 4.

Если логистическая цепочка длинная, составьте календарный график поставок и требуйте отчета о движении партии товара из основных транспортных узлов. Иначе при потере сложно будет восстановить путь поставки.

Это правило важно при сотрудничестве с иностранной компанией.

Правило 5.

Мотивируйте поставщика снизить цену с той, что указана в каталоге. Для этого стоит познакомиться с владельцем компании или представителя высшего менеджмента. Именно они (а не менеджеры-продавцы) решают вопрос больших скидок.

Партия настолько мала, что говорить о крупном снижении цен, не приходится? Все равно попробуйте поторговаться. Придумайте вескую причину для скидки:

  • в другой оптовой компании товар на 5% дешевле;
  • сезон почти закончился;
  • спрос на товар упал;
  • 100% предоплата и т.д. 

Как проверить надежность поставщика

Собираясь заключать договор с новой, неизвестной вам компанией, следует проверить ее на благонадежность.

Например, если производитель оказался банкротом, при неотгрузке товара шанс получить переведенные средства обратно - призрачный. Кредиторы имеют право оспорить любую сделку с банкротом в суде. А попытаться вернуть средства можно, если подать на банкрота в суд.

Работа с недобросовестными поставщиками грозит еще и частыми визитами налоговиков. Ведь сотрудники ФНС проверяют не только подозрительные компании, но и их контрагентов. За договор с неблагонадежной компанией вас, вероятно, не оштрафуют (особенно если вы и так оказались пострадавшей стороной). Но сотрудники налоговой инспекции нервы потреплют основательно.

Методы проверки поставщика на добросовестность:

  • в бесплатной выписке из ЕРГЮЛ смотрим на годы работы, сферу деятельности (если специализируется на всем - это возможный признак однодневки), адрес регистрации, размер уставного капитала, ФИО и другие данные владельца;
  • в базе судебных приставов (если поставщик проигрывает суды и затем не платит по счетам, лучше от него держаться подальше);
  • в картотеке арбитражных дел (имея информацию о судебных разбирательствах, спросите о судах у самого поставщика, если он ответит отрицательно, это повод насторожиться);
  • в реестре банкротов.

Как проверить поставщика на благонадежность >>

Реестр недобросовестных поставщиков

реестр недобросовестных поставщиков

В чатах предпринимателей нередко дается совет проверить потенциального поставщика в “черном списке” в Единой информационной системе закупок. Это так называемый “реестр недобросовестных поставщиков”.

Туда попадают компании, нарушившие процедуры, связанные с поставками по закупкам. 

Согласно ст 104 44-ФЗ поставщика могут включить в реестр недобросовестных, если он:

  • выиграл конкурс, но уклонялся от заключения контракта;
  • расторг контракт по суду, существенно нарушив условия договора с заказчиком (например, сорвал сроки поставки или привез не тот товар);
  • заказчик отказался в одностороннем порядке от контакта из-за проблем работы поставщика (например, уклонение от обязательств по договору).

В принципе, наличие компании в реестре недобросовестных поставщиков - это признак того, что могут быть проблемы с поставками. Например, компания не может попасть в “черный список”, если:

  • договор был расторгнут по соглашению заказчика и поставщика;
  • расторжение было сделано в рамках Третейского суда (исключение - решение арбитража).

Таким образом, для занесения в реестр недобросовестных поставщиков всегда есть веские причины. К сотрудничеству с такими компаниями действительно следует подойти настороженно.

Претензионная работа с поставщиками

При взаимодействии с поставщиками не исключены случаи получения товаров ненадлежащего качества.

В этом случае с производителем или дистрибьютером ведется претензионная работа. Как оформлять претензию, зависит от времени обнаружения бракованного товара: во время поставки или при приемке на склад.

Случай 1. Бракованная продукция выявлена при приемке. 

Оформляется акт (форма ТОРГ-2) «Об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей» (в случае получения бракованных импортных товаров, оформляется ТОРГ-3.

Эти документы - основа претензионной работы с поставщиком.

Далее пишется претензия поставщику. Официально утвержденной формы не существует. Есть шаблоны, включающие такую информацию: о дате написания документа, номере договора поставки, сопроводительных документах, описания каждого из товаров с изъяном (с номерами партий и артикулами).

Шаблон претензии поставщику >>

В претензии должны содержаться требования, связанные с заменой брака, возвратом полной партии или неоплату конкретных бракованных единиц.

Претензия завершается ссылками на статьи 15 и 393 ГК РФ, которые должен соблюдать поставщик. Далее ее подписывают сотрудники, ответственные за приемку товара.

Вы собираетесь вернуть бракованный товар поставщику? Тогда нужно составить акт по форме ТОРГ-12.

Замену некондиционного товара на качественный следует сопроводить актом о замене продукции.

Скачать бланк ТОРГ-2 >>
Скачать бланк ТОРГ-3 >>
Скачать бланк ТОРГ-12 >>

Cлучай 2. Брак обнаружен на складе (при принятии).

Ответственный за приемку товара составляет «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей» (форма ТОРГ-2) при выявлении несоответствия. В нормативных документах не описано, как именно должна выглядеть форма ТОРГ-2, однако существуют шаблоны этого документа

Представители магазина при обнаружении несоответствия должны заполнить документ, указав там:

  • дату;
  • название компании;
  • суть несоответствий и факт их выявления;
  • лиц, которые выявили проблемы с поставкой товара, и других ответственных сотрудников.

Вместе с ТОРГ-2 составляется претензия отправителю товара. Этот документ пишется на имя поставщика и содержит описание проблемы, изложенной в свободной форме.

7 советов для снижения рисков при работе с поставщиками

Совет 1. Отзывы в интернете. Поищите отзывы на поставщика в интернете (на форумах, в поисковиках, чатах владельцев магазинов и в каталогах компаний). Если будет много положительных отзывов, датированных этим или прошлым месяцем, это тоже должно насторожить (отзывы покупаются и значит, поставщик по какой-то причине тратит много денег на маркетинг).

Важно! Отрицательные комментарии ищутся по запросам “имя_поставщика не отправил товар”, “имя_поставщика мошенник” и т.д.

Отсутствие отзывов - не показатель ненадежности компании. Возможно, у нее просто немного клиентов. 

Совет 2. Личные отзывы предпринимателей. Вы нашли контакт ИП, который ранее работал с этим поставщиком? Напишите ему письмо по электронной почте или отправьте сообщение: “Добрый день. Я собираюсь сделать заказ у … поставщика и знаю, что вы ранее сделали то же самое. Не могли бы вы кратко рассказать об эффективности сотрудничества”. 

Совет 3. Больше информации. Если имидж поставщика в интернете вас не разочаровал, узнайте от него как можно больше дополнительной информации. Какой минимальный объем партии? Бывают ли скидки? Какие преимущества у постоянных клиентов? Какова реакция на бракованный товар (процедура возврата и экспертизы)? 

Совет 4. Запросите образцы. Решиться выслать образцы продукции может не каждый поставщик, но стоит попробовать заказать. Образцы помогают понять, как товар действительно выглядит. Если вы собираетесь сотрудничать с несколькими производителями, получение образцов - шанс сравнить качество и выбрать оптимального партнера для бизнеса.

Совет 5. Договор - важный элемент партнерства. Попросите прислать вам договор заранее и внимательно вчитайтесь в написанное. Есть ли в договоре моменты, связанные со штрафами за задержку поставки? Каков размер неустойки? При каких условиях поставщик меняет бракованный товар? Каждая компания составляет договор так, чтобы было выгодно ей, а не партнеру. Например, встречается в договорах неустойка в 0,01% от суммы заказа за каждый день задержки поставки. Это очень мало. Правьте цифру в свою пользу и начинайте переговоры по изменениям договора.

Совет 6. Не делайте первую закупку крупной. Узнайте поставщика поближе и наработайте опыт сотрудничества с ним, прежде чем отдавать крупный аванс.

Совет 7. Всегда оценивайте внешние риски перед первой закупкой и процессом выстраивания взаимоотношений с поставщиком. В частности, оцените:

  • количество работающих в вашем и соседних регионах поставщиков;
  • может ли возникнуть дефицит продукции на рынке;
  • политические риски и возможные проблемы, связанные с географическим расположением поставщика;
  • шанс на форс-мажор.

Если шанс на внешний риск минимальны, можно выстраивать оппортунистические отношения с поставщиком. То есть работать на снижение риска по сделкам, разрывать отношения при появлении проблем.

Эффективность работы с поставщиком зависит от политики владельца (директора) магазина. Именно он должен определить адекватную рынку и товару стратегию подбора производителей и дилеров. Управленец выбирает и стратегию переговоров с поставщиками, отношение к рискованным сделкам.

Ориентируясь на указанные правила взаимодействия, можно улучшить сотрудничество, сделать партнерство более выгодным и уменьшить риски при заключении договоров с новыми компаниями.

Полноценная автоматизация магазина, онлайн-касса 54-ФЗ

  • Полноценный складской учет и инвентаризация
  • Удобный и понятный интерфейс для кассира
  • Поддержка 100 моделей ККТ, эквайринга, весов
  • ЕГАИС, Меркурий, Маркировка
  • Гибкая настройка скидок, своя система лояльности
  • Прогнозирование продаж, оптимизация остатков
  • Отслеживание выручки и прибыли в реальном времени
  • Контроль работы ККТ через мобильное приложение

logo
×
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!
Это бесплатно и займет всего минуту.

На портале размещен полезный контент для владельцев бизнеса в сфере торговли. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права, статьи находятся в закрытом доступе.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
×
Регистрация

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Продолжить
×
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.