Финансовая страховка от бухгалтерских ошибок       Бесплатная регистрация ООО   |   ИП       4 способа сэкономить на налогах       Бесплатный доступ в сервис для автоматизации бизнеса
Новый Бизнес.Ру

Что такое административный отпуск и как его оформить

1 августа 2019
33
Средний балл: 0 из 5
Что такое административный отпуск и как его оформить

Помимо планового оплачиваемого отдыха любой сотрудник может рассчитывать на отпускные дни без оплаты или, иначе говоря, на административный отпуск. В каких случаях можно взять отпуск за свой счет и каким категориям работников руководство не имеет право отказывать в отдыхе, расскажем в статье.

Отпуск за свой счет: особенности

Понятие «административный отпуск» законодательно не закреплено, но зачастую именно этот термин применяется в кадровом делопроизводстве при оформлении отпускных дней без сохранения заработка. Принципы его предоставления определены статьей 128 Трудового Кодекса. Такой вид отпуска отличается от обычного очередного следующими характеристиками:

  1. Время отдыха не оплачивается.
  2. Основанием для отпуска служат уважительные обстоятельства (в т. ч. семейного характера) и определенные законодателем конкретные случаи и категории граждан, Во всех остальных ситуациях решение об административном отпуске принимается руководителем по условиям коллективного договора.

Административный отпуск без сохранения заработной платы по письменной просьбе подчиненного руководство обязано предоставить в указанных случаях:

Категории/обстоятельства

Максимально гарантированная продолжительность, предусмотренная трудовым правом

Участники ВОВ

35 дней за год

Работающие пенсионеры, получающие пенсию по возрасту

14 дней за год

Родители, супруги военных, сотрудников МВД, таможни, противопожарной службы, УФСИН, которые погибли (умерли) из-за ранения, увечья, заболевания, полученных во время службы

14 дней за год

Лица с инвалидностью

60 дней за год

Работники при рождении детей, смерти близких родственников, вступлении в брак

5 дней по каждому случаю

Абитуриенты на время поступления

в ВУЗы – 15 дней;

среднее профобразование – 10 дней.

Абитуриенты подготовительных отделений ВУЗов на время итоговой аттестации

15 дней

Студенты учреждений среднего профобразования для аттестации

промежуточной – 10 дней в учебном году;

итоговой – 2 месяца.

Работники с 2-мя или более детьми до 14-ти лет или ребенком-инвалидом до 18-ти лет, одинокие родители с ребенком до 14-ти лет

14 дней за год

Совместители:

  • при продолжительности оплачиваемого отпуска по работе по совместительству менее чем по основному месту трудоустройства;
  • по основаниям, гарантированным трудовым правом (например, свадьба, похороны).

  • продолжительность, равная разнице в днях до отпуска по основному месту;
  • сроки, как для основного персонала

Герои СССР, РФ, СоцТруда, полные кавалеры Ордена Боевой и Трудовой Славы

21 день за год

Нюансы ситуаций

Длительность административного отпуска для указанных ситуаций максимальна и по желанию самого гражданина может быть сокращена. Для обстоятельств, когда речь идет о гарантированной продолжительности в совокупности за год, дни могут быть разбиты на периоды по взаимному согласию сотрудника и руководства. Для семейных и других причин Трудовым Кодексом длительность не ограничивается: возможен по ситуации административный отпуск на 1 день, пару недель или на месяц.

В отношении того, кто именно является близким родственником, ТК пояснений не дает, поэтому работодатель с полным правом может руководствоваться Семейным Кодексом, признающим таковыми родителей, детей, дедушек, бабушек, внуков, братьев, сестер. Поэтому в ситуациях смерти других родственников, например, дяди, решение отпустить сотрудника в административный отпуск остается за руководителем.

Может случиться, что гражданину дано по закону несколько оснований для отпуска. По таким ситуациям ТК разъяснений не дает. Исходя из судебной практики, сотрудник вправе рассчитывать не на суммированную продолжительность, а на максимальную продолжительность, соответствующую только одной из причин.

Важно и такое ограничение: в отличие от планового отдыха неоплачиваемые отпускные дни при совпадении с нерабочими праздниками не переносятся и не продлеваются.

В помощь предпринимателю материалы по очередному отпуску, как правильно:

Процедура оформления

Чтобы корректно оформить административный отпуск, соблюдайте алгоритм действий:

  1. Проанализируйте обоснованность заявления на отпуск (законодательная обязанность, значимость причин).
  2. Определите продолжительность дней отдыха.
  3. Оформите стандартные кадровые документы (указаны далее).

Как и в варианте очередного отпуска для предоставления дней без оплаты необходимо письменное заявление от сотрудника, которое регистрируется принятым в компании порядком. В заявлении указывается продолжительность и основание предоставления отпуска. Уточнение причин обязательно: руководителю нужно оценить необходимость отпуска, включая свою обязанность как работодателя. Возможно, для обоснования значимости мотивов от заявителя потребуются соответствующие подтверждающие документы. На заявлении руководитель пишет резолюцию: положительную – при согласии либо при обязанности по закону; отрицательную – при возражении.

При одобрении отпуска издается приказ с использованием типового бланка ф. Т-6 или образца, принятого в компании. В приказе помимо стандартных сведений (должность, подразделение, табельный номер, ФИО работника) укажите тип предоставляемого отпуска, начало и окончание, количество календарных дней. Издание распорядительного документа и ознакомление с ним сотрудника обязательно! В противном случае отсутствие подчиненного на рабочем месте будет расценено как прогул. Приказ необходимо зарегистрировать в журнале приказов по личному составу.

На основании приказа и указанных в нем параметров по отпуску факт отражается в личной карточке сотрудника с уточнением, что предоставляется отпуск без сохранения зарплаты. Сотрудник, ответственный за учет кадров, в табеле рабочего времени отмечает дни отдыха с кодировкой, соответствующей причине предоставления:

  • УД (13) – на обучение,
  • ДО (16) – по разрешению дирекции,
  • ОЗ (17) – по законодательству,
  • ДБ (18) – как ежегодный дополнительный для родителей с детьми.

Приводим образец заявления на административный отпуск:

«СОГЛАСОВАНО»

Руководителю ООО «__________________ »

________________ Руководитель

от __________________________________

«____» _________ г.

___________________________________

(должность, подразделение, Ф.И.О. работника)

Заявление

о предоставлении отпуска за свой счет

Прошу предоставить отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью ____ календарных дней с«___ » ________ ___ г. по«___ » ________ ___ г. в связи со следующим основанием

____________________________________________________________________________.

Приложение:

«___ » ________ ___ г.

____________________________________/________________

(Ф.И.О.) (подпись)

Административный отпуск: последствия

Заработная плата при отпуске без сохранения заработка считается исходя из пропорции отработанных дней к нормо-часам в месяце.

Пример

Норма рабочего времени за июль 2019 г. 184 часов, работник брал отпуск 4 рабочих дня (32 часа) с 22.07.2019 по 25.07.2019 и отработал в месяце 152 часа. Оклад 43000 руб., фактический заработок составит 35521,74 руб. = 43000/184*152.

Дни за свой счет исключаются не только из месячной зарплаты, но и из расчетного периода для определения среднего заработка. Не учитываются они в страховом пенсионном стаже, в испытательном сроке при трудоустройстве, в расчете больничного пособия. Количество «бесплатных» отпускных дней влияет на учет отработанного стажа для ежегодного оплачиваемого отпуска: если общая продолжительность административного отпуска превышает 14 дней в году, то дни сверх двух недель при расчете стажа не учитываются. На это количество продлевается рабочий год работника для получения очередного отпуска.

Пример

Бухгалтер принят на работу с 12.02.2018 г. В сентябре 2018 сотрудник брал 9 дней без содержания и потом еще в ноябре 8 дней, то есть всего за рабочий год с 12.02.2018 по 11.02.2019 получается 17 дней. Новый рабочий год для исчисления права на очередной отпуск смещается на три дня и начинается с 14.02.2019 г.

Как видите, такой вид отпуска влечет за собой немало сложностей для обеих сторон. Если нет уверенности, что вы сами или ваш кадровик справитесь как с рядовыми, так и с нестандартными ситуациями, рассмотрите передачу кадрового учета на аутсорсинг специалистам сервиса Главбух Ассистент, сэкономив таким решением и свое время и финансовые затраты по фонду оплаты труда.

Административный отпуск, когда инициатор-работодатель

Отпуск за свой счет по трудовому праву возможен по инициативе самого гражданина. Если работодатель сам принудительно отправляет подчиненного в бесплатный отпуск, то он рискует быть привлеченным к административному наказанию по ст.5.27 КоАП, где предусмотрены штрафы для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей в объеме 1000-5000 руб. и для организаций 30000-50000 руб.

Если инициатива предпринимателя происходит в силу вынужденного решения (плохое экономическое состояние компании, недозагрузка персонала), ситуация классифицируется как простой. Штрафных санкций для руководства не последует, но тогда работодатель уже должен оплачивать все время такого вынужденного отпуска из расчета не менее 2/3 от оклада.

logo
×
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!
Это бесплатно и займет всего минуту.

При регистрации на этой неделе вы получите эксклюзивную книгу в подарок

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.