Финансовая страховка от бухгалтерских ошибок       Бесплатная регистрация ООО   |   ИП       4 способа сэкономить на налогах       CRM, Склад, Торговля, Аналитика в одном месте       Программа для учета в магазинах (54-ФЗ)
Новый Бизнес.Ру

Как заполнять трудовую книжку: пошаговая инструкция

26 ноября 2019
89
Средний балл: 0 из 5
Как заполнять трудовую книжку

Рассмотрим основные правила ведения и заполнения трудовой книжки, а также важные нюансы, о которых знают только опытные кадровики.

Трудовая книжка – это документ, в котором зафиксирована история всей трудовой деятельность человека. На ее основания подсчитываю страховой стаж и начисляют пенсию. Ведение трудовой книжки – обязанность работодателя, закрепленная в законе (ст.66 ТК). Давайте разбираться, как это делать правильно.

Не хотите тратить время на кадровое делопроизводство? Поручите это профессионалам из Главбух Ассистент. Бухгалтерия и кадры в надежных руках профессионалов.

ТК нужно вести на:

  • постоянных штатных работников;
  • тех, с кем оформлен временный трудовой договор;
  • сезонных работников, если данная вакансия является для них основной;
  • внештатных сотрудников, подлежащих социальному страхованию;

Внимание! Оформлять ТК на внешних совместителей не нужно.

Заполнение трудовой книжки

Законодатели грозятся в 2021 году избавить нас от трудовых книжек и ввести электронный учет. Но до этого времени нужно помнить назубок правила заполнения ТК. Любая ошибка может сделать запись недействительной, исправление же возможно только через полное повторное внесение записи, а иногда может потребоваться выдача дубликата. Поэтому лучше сразу сделать все правильно.

Титульный лист

Если сотрудник пришел к вам после обучения и не имеет стажа, необходимо завести на него трудовую книжку. Форма документа является унифицированной, это бланки государственного образца. Работник может сам принести пустой бланк, либо его приобретает работодатель.

Чтобы завести ТК, необходимы следующие документы – паспорт, диплом об образовании, а также документы, подтверждающие изменение личных данных (если, например, соискатель сменил фамилию после вступления в брак).

На титульном листе необходимо указать:

  • ФИО владельца полностью;
  • дату рождения - число, месяц, год (указываем только цифрами, например, 11.09.1996);
  • образование (начальное, среднее, среднее профессиональное, высшее);
  • профессию или специальность согласно диплому (например, дизайнер интерьеров);
  • дату заполнения книжки;
  • подпись работника;
  • подпись лица, ответственного за заполнение документа.
После заполнения работодатель ставит печать. Титульный лист заполняют в течение 6 дней с даты трудоустройства.

Смотрите также: Полный алгоритм приема нового сотрудника на работу

Сведения о работе

Запись о каждой новом рабочем месте начинается с того, что кадровик пишет полное и сокращенное юридическое название организации. Например:

Общество с ограниченной ответственностью «Рассвет» (ООО «Рассвет»)

Затем в записи нужно зафиксировать прием на работу. Обратите внимание, что это нужно сделать в течение пяти дней с момента поступления сотрудника.

Как заполнять трудовую книжку на странице «Сведения о работе»? Тут есть 4 графы, опишем каждую из них подробно

Графа

Пояснение

Графа 1 - № записи

Первая запись имеет порядковый номер 1, далее нумерация идет по порядку

Графа 2 - дата

Дата поделена на три ячейки – число, месяц и год. Вписывайте данные исключительно цифрами. Год указывайте полностью. Например: 21.07.2019. Дата должна совпадать с данными подтверждающих документов. Если это приём на работу, то дата такая же, как и в трудовом договоре. Если перевод на другую должность – дата такая же, как и в приказе.

Графа 3 – сведения о приеме на работу, переводе на другую должность, квалификации, увольнении

Как и в других записях, тут нельзя сокращать слова. Если вы принимаете человека на руководящую должность или вакансию специалиста, то необходимо употребиться слово «должность». Пример:

ООО «Весна». Принята на должность заместителя директора.

Если это рабочая специальность, то слово «должность» употреблять не нужно. Пример:

Псковская швейная фабрика. Принята портнихой в швейный цех

Если вы вносите запись об увольнении, обязательно указывайте причину – по собственному желанию, по согласию сторон и пр.

Графа 4 – наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

Каждая запись должна быть подтверждена документом – приказом о приеме на работу или увольнении, распоряжением, удостоверением о смене квалификации и тому подобное. Пример:

Приказ от 25.07.2019 №174

Сведения о награждениях

Какие награды и знаки отличия сюда можно вписывать? Дипломы, звания, грамоты, награды, нагрудные значки, если это предусмотрено российским законодательством, либо прописано в коллективном договоре и других локальных актах организации.

Обратите внимание! Денежные премии, включенные в систему оплату труда, не нужно фиксировать в ТК. То же самое относится к устной благодарности.

Порядок ведения трудовой книжки в разделе поощрений такой же, как и в основном разделе:

Графа 1. Ставим порядковый номер. Обратите внимание, что нумерация награждений не прикреплена к нумерации сведений о работе. То есть, мы тут начинаем с цифры 1, потом ставим 2, 3, и так далее.

Графа 2. Указываем дату.

Графа 3. Сообщаем о поощрении (тип, за какие заслуги, по случаю чего и пр.). Примеры: За хорошую работу объявлена благодарность и вручена денежная премия. За хорошую работу занесен в книгу почета завода. За хорошие успехи в работе награждена почетной грамотой.

Графа 4. Приказ (или другой документ), дата и номер.

Часто работодатели выдают грамоты, дипломы, благодарности без записи в ТК. Такая похвала – всего лишь «филькина грамота». Сотрудник имеет право потребовать официальной фиксации подобных поощрений. В таком случае издайте приказ о награждении/поощрении/благодарности, на основании распорядительного документа бухгалтер или кадровик оформит запись в книжку.

Правила ведения трудовых книжек в РФ 2019: частые вопросы

Мы осветили главные принципы ведения ТК, но есть частные случаи, о которых полезно знать.

Что делать, если сотрудник работает по совместительству в другой фирме?

Запись можно не делать, но если работник настаивает, то попросите его принести документы, которые подтверждают совмещение в другой компании (приказ, трудовой договор). На их сновании оформите соответствующую запись с порядковым номером, должностью и пр.

Внимание! Нельзя выдавать трудовую сотруднику на руки для предоставление на другое место работы. Вы отвечаете за сохранность документа до момента увольнения человека. Не забудьте зафиксировать увольнение из места работы по совместительству.

Читайте также подробнее о совместительстве

Кроме трудоустройства/увольнения, что еще нужно указывать?

Есть ряд дополнительных сведений, которые нужно заносить в трудовую:

  • получение второй профессии;
  • перевод на другую должность;
  • присвоение разряда или категории;
  • переименование компании (если это не реорганизация с увольнением и последующим принятием на работу).
  • Пример: «В связи с введением новых тарифных условий оплаты труда установить пятый разряд портной по пошиву легкой одежды».

Важно! Если вы не перевели работника на другую должность, а переименовали должность, то просто впишите новое название должности и дайте ссылку на документ-основание.

Что делать, если закончилось место для записей?

Иногда у работника заканчивается свободное место для записей. В таком случае на основании постановления правительства о трудовых книжках необходимо завести вкладыш. Он ведется по тем же правилам, что и основная книжка. В инструкции не указано, в каком конкретном месте необходимо подшить вкладыш, удобнее делать это на последней странице.

Проставьте на титульном листе ТК штамп «вкладыш выдан», а также запишите серию и номер вкладыша. Теперь это неотъемлемая часть трудовой, заполнять бланк нужно точно так же, ориентируясь на советы этой статьи. Обратите внимание, что на вкладыше нумерация записей будет продолжаться от ТК.

Важно! Если вы испортили бланк вкладыша при первичном заполнении, уничтожать его нужно по правилам утилизации бланков строгой отчётности (с комиссией и оформлением акта утилизации).

Как хранить?

Правила ведения и хранения трудовых книжек возлагают на работодателя целый ряд обязанностей. Он отвечает за их сохранность и не имеет права разглашать конфиденциальную информацию о работниках (п.42 «Постановления о трудовых книжках»). Вы можете хранить ТК в металлическом шкафе, специальном помещении или сейфе. Третий вариант наиболее удобный.

Помните, если документ будет утрачен по вине работодателя, то он обязан сделать дубликат за свой счет. Подробнее об этой процедуре читайте здесь.

Относитесь бережно не только к заполненным книжкам, но и к чистым бланкам. Это материальная ценность компании, их хранят как бланки строгой отчетности и учитывают в расходно-приходной книге. При утере бланков ответственный работник (кадровик или бухгалтер) должен возместить материальный ущерб. Также на него налагают дисциплинарное взыскание.


Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.



logo
×
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
×
Регистрация

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Продолжить
×
Да, это бесплатно!

— Регистрируйтесь и качайте!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Займет минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.